Vivento Customer Services

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Elektronische Personalakte beschleunigt
Prozesse bei der Deutschen Telekom
D
ie Digitalisierung aller Personalakten im Konzern Deutsche
Telekom AG ist eine der Mammutaufgaben des Personal
Service Telekom (PST). Diese komplexe Aufgabe erforderte
von Beginn an die Beteiligung eines geeigneten Dienstleisters. Anfang
des Jahres hat die Vivento Customer Services (VCS) diese Aufgabe für
den PST übernommen. Seit 2004 hat sich die VCS zu einem der
führenden Anbieter am Markt für Customer Services entwickelt. Nun
hat das Unternehmen die Servicemarke „Vivento Digital Services“
zusätzlich in ihren Leistungsverbund integriert.
Die elektronische Personalakte: Ziele des Auftraggebers
Das Projekt „Elektronische Personalakte“ verfolgt mehrere Ziele auf
unterschiedlichen Ebenen: Durch die Bündelung der Administrationsaufgaben in der Personalverwaltung und die Übertragung der Scanund Dokumentenmanagement-Leistungen auf einen Dienstleister kann
das Management des Personal Service Telekom sich stärker auf sein
eigentliches Kerngeschäft konzentrieren. Für die Mitarbeiter im
Personalmanagement bedeutet der sekundenschnelle und ortsunabhängige Zugriff auf die elektronischen Formate an ihren Arbeitsplätzen
eine Optimierung der Abläufe. Mit der Nutzung und Bearbeitung der
Abb.: Ablaufplan zur elektronischen Personalakte
elektronischen Dokumente ist zusätzlich eine erhebliche operative Zeitund Ressourcenersparnis verbunden. Für die Kunden, die Beschäftigten
im Konzern Deutsche Telekom, bedeutet der schnelle, individualisierte
Zugriff über eine konzerninterne Portallösung zudem mehr
Transparenz. In einigen Konzernteilen ist die Einsicht in die eigene elektronische Personalakte bereits heute über ein Self-Service-System realisiert, andere Konzernteile folgen sukzessive. Der persönliche Zugriff ist
gegenüber der Papierakte schneller und auch einfacher möglich.
Im Zusammenhang mit allen Tätigkeiten rund um die elektronische
Personalakte wird noch ein weiteres, übergeordnetes Ziel verfolgt: Die
ausnahmslose Einhaltung der strengen Datenschutzbestimmungen,
die beim Umgang mit hochsensiblen Personaldokumenten und deren
Archivierung gefordert ist.
Das Beispiel aus dem Konzern Deutsche Telekom zeigt, wie die
Personalabteilungen sich für die Arbeit von morgen rüsten und wie
die Kooperation mit den Anbietern von Digitalisierungsleistungen
bestmöglich gestaltet werden kann.
Zurück zum Projekt elektronische Personalakte: Wenn eine
Organisation wie der Personalservice der Deutschen Telekom vor der
Aufgabe steht, sehr große Volumen von Personalakten zu scannen, zu
strukturieren und in einem einheitlichen IT-System verfügbar zu
machen, dann bedeutet dies für die operativen Arbeiten vor Ort, dass
Ablaufpläne präzise und jederzeit zuverlässig eingehalten werden selbstverständlich bei Wahrung des Datenschutzes.
Das Projekt elektronische Personalakte kann in zwei Phasen unterschieden werden:
Phase 1: Zunächst werden die bestehenden Papier-Personalakten, so
genannte Bestandsakten, digitalisiert. Die elektronische Personalakte
wird angelegt.
Phase 2: In einem weiteren Schritt werden tagesaktuell eingehende
und ergänzende neue Dokumente digitalisiert und in die bereits
bestehende elektronische Personalakte integriert.
Projektumsetzung
Die praktische Realisierung der elektronischen Personalakte ist auf
zwei Standorte verteilt. An dem einen VCS-Standort werden die
Papierakten für den Scannprozess vorbereitet und eingescannt. Die
Nachbearbeitung der elektronischen Dokumente findet an einem weiteren VCS-Standort statt.
Im Einzelnen: Zunächst werden die im Bestand vorhandenen PapierPersonalakten unter strengen Sicherheitsvorkehrungen ins Scanzentrum geliefert, wo sie einzeln zum Beispiel durch Entklammerung,
Säuberung und das Aufkleben von Passbildern für den Scanprozess
vorbereitet und mit einem Barcode versehen werden. Damit ist jede
papierbasierte Personalakte eindeutig identifiziert. In dem Barcode ist
beispielsweise die Personalnummer des Beschäftigten hinterlegt, zu
dem diese Akte gehört. Anschließend werden die so vorbereiteten
Stapel von Papierdokumenten in einer Scanstraße digitalisiert.
Die dabei erzeugten Dateien werden auf Lesbarkeit und Vollständigkeit
geprüft, gegebenenfalls korrigiert und nach Ordnungskriterien des
Kunden weitestgehend maschinell klassifiziert. Diese Verschlagwortung
ist die Grundlage für eine systematische Struktur der elektronischen
Personalakte und garantiert den sicheren und schnellen Zugriff auf die
gewünschten Dokumente. Sollte die maschinelle Zuordnung ausnahmsweise nicht möglich sein, nimmt ein Spezialistenteam eine
manuelle Zusammenstellung vor. Damit ist die Strukturierung der elektronischen Personakten abgeschlossen. Im konkreten Falle ist sie nach
124 Einzelkriterien klassifiziert und validiert worden. In dieser Form
erreichen die Files die Personalabteilungen zur weiteren Bearbeitung.
Viele Personalakten sind heute bereits elektronisch verfügbar.
Tagesaktuell noch in Papier eingehende Dokumente werden zusätzlich von der „Vivento Digital Services“ nach dem beschriebenen
Verfahren eingescannt und der elektronischen Personalakte hinzugefügt. Parallel zu den Papierdokumenten werden vom Personal Service
Telekom (PST) auch schon zeitgenössische elektronische Dokumente
erstellt, die in die elektronische Personalakte integriert werden.
Elektronische Personalakte: Anforderungen an den Dienstleister
Auftraggeber Dr. Thorsten Bonne, Leiter Personal Service Telekom,
hebt die Bewältigung des Volumens der zu digitalisierenden
Personalakten sowie die Einhaltung der strengen Datenschutzbestimmungen als besondere Herausforderungen des Telekom-
„Als Auftraggeber erwarten wir von unserem Dienstleister neben der Einhaltung der
Sicherheitsstandards eine sehr hohe
Zuverlässigkeit und Qualität. Außerdem ist
uns eine hohe Realisierungsgeschwindigkeit wichtig; nur so ist sichergestellt, dass
wir in Realtime auf die elektronischen
Personalakten zugreifen können,“ fasst
Thorsten Bonne, Leiter des Personal
Service Telekom, zusammen.
wartete Probleme, dann wurde stets in einer offenen und vertrauensvollen Atmosphäre darüber gesprochen und gemeinsam eine Lösung
gefunden und schnell umgesetzt. „Aufgrund dieser guten Erfahrungen
haben wir die Zusammenarbeit mit der VCS im Bereich Digitale
Dienstleistungen weiter ausgebaut,“ erläutert Bonne.
Was für die Personaladministration von Unternehmen gilt, trifft auch
die Situation in anderen Bereichen mit hohen Papieraufkommen und
Schriftverkehr, etwa dem Finanz- und Controllingbereich. Mit einem
schnellen elektronisch verfügbaren Datenzugriff sollen auch hier die
Arbeitsabläufe wesentlich beschleunigt und effizienter gestaltet werden.
Vivento Customer Services mit Scan- und
Dokumentenmanagement-Dienstleistungen
Die Scan- und Dokumentenmanagement-Dienstleistungen, die
„Vivento Digital Services“ gehören seit Anfang 2008 zum Angebotsportfolio der Vivento Customer Services (VCS). Das birgt für Kunden
den Vorteil, dass die vorhandenen Ressourcen in der VCS noch flexibler eingesetzt werden können. Als Komplettdienstleister bietet die
VCS das Digitalisieren ausnahmslos aller Dokumentenarten und
Papierformate sowie Sonderformate bis DIN A0, inklusive des gesamten Scan-Prozesses (d.h. vorbereitender und nachbereitender
Tätigkeiten) an. Ein weiteres Merkmal sticht hervor: Die VCS ist, als
einer der wenigen Anbieter auf dem Markt, in der Lage sehr große
Scan-Volumen schnell und flexibel zu bearbeiten.
Meinolf Brauer, CEO und Sprecher der VCS-Geschäftsführung,
begrüßte die Entscheidung: „Die Scan- und Dokumentenmanagement-Dienstleistungen passen äußerst gut zu unserem ser-
Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten
Geschäftsbriefe, Rechnungen, Verträge, Personalunterlagen - die
Lagerung, Verwaltung und manuelle Bearbeitung von Papierdokumenten ist in vielen Unternehmen und Behörden aufwändig
und kostenintensiv. Mit der Digitalisierung von Dokumenten bietet
die VCS mit ihren „Digital Services“ auch gleichzeitig Lösungen für
ein ganzheitliches und effizientes Dokumentenmanagement an.
Damit werden die Arbeitsabläufe erheblich beschleunigt und der
Verwaltungsaufwand minimiert. Eine hohe Verfügbarkeit und ein
schneller Zugriff auf alle digitalisierten Dokumente sind garantiert.
Digitalisierung: Die Vorteile für Kunden
Zugriff in Sekunden auf alle Dokumente
Vereinfachte Suche von Dokumenten nach beliebigen Kriterien
■ Möglichkeit des standortunabhängigen Zugriffs
■ Reduzierung der Zeiten für Ablage, Rückstellung, Wiedervorlage, etc.
■ Parallele Bearbeitung von Geschäftsvorfällen
■ Sicherer Zugriff auf Akten
■ Abbildung in kundenspezifischen Akten- und Ordnerstrukturen
■ Beschleunigte Bearbeitungsprozesse
■ Parallele Bearbeitung von Geschäftsvorfällen
■ Sicheres Unterbinden von Aktenmanipulation
■ Automatisierungsmöglichkeiten dokumentenbasierter Prozesse
■ Automatische Backups kompletter Archive
■
■
Weiteres Praxisbeispiel:
Digitalisieren der Eingangspost - Effizienzsteigerungen
Für T-Mobile Deutschland digitalisiert die VCS mit ihren „Digital
Services“ den gesamten Posteingang. Die gesamte Digitalisierung,
Verschlagwortung und elektronische Zustellung der mehreren
tausend Sendungen umfassenden Eingangspost nimmt nur zwei
Stunden in Anspruch. Spätestens bis 13 Uhr werden die digitalisierten Dokumente täglich direkt zu den zuständigen Sachbearbeitern
weitergeleitet. Zudem erfolgt eine revisionssichere Ablage der
Dokumente mit Recherchefunktionalität. Mehr als eine Million
Briefe und Rückläufer werden so Monat für Monat effektiv und
zeitsparend bearbeitet.
Seit Frühjahr 2008 hat Vivento Customer Services (VCS) die
Servicemarke „Vivento Digital Services“ in ihren Leistungsverbund
integriert. Das Angebot richtet sich an Kunden in- und außerhalb
des Konzerns. Die VCS ist als Komplettdienstleister in der Lage,
auch große Scanvolumen schnell und flexibel mit allen garantierten Sicherheitsvorkehrungen zu bearbeiten. Mit der Digitalisierung
bietet die VCS neben der elektronischen Vorhaltung gleichzeitig
Lösungen für ein ganzheitliches und effizientes Dokumentenmanagement oder eine Lagerung an.
www.vivento-ds.de, www.vivento-cs.de
Tel.: 0800 INFO VDS, 0800 4636 837
Fax.: 0800 FAX2 VDS, 0800 3292 827
Vivento Customer Services GmbH, Moltkestraße 14, 53173 Bonn
E-Mail: [email protected]
vice- und kundenorientierten Dienstleistungsportfolio. Ich betrachte
die Erweiterung unseres Portfolios als eine stimmige Weiterentwicklung, die hundertprozentig dem Kunden zugute kommt.“
Provider Output-Lösungen
Projektes hervor. Für den Dienstleister Vivento Customer Services mit
seiner Servicemarke „Vivento Digital Services“ sind die Anforderungen entsprechend hoch. „Unser Partner ergänzt uns perfekt, denn
mit seinen Kernkompetenzen, die in der schnellen und kurzfristigen
Bewältigung großer zu digitalisierender Volumen liegen, entlastet er
unsere Mitarbeiter an den richtigen Stellen. Dadurch können wir uns
noch besser auf unsere Kernkompetenzen fokussieren,“ erläutert
Bonne. „Daher sehen wir in dieser Kooperation und der angebotenen
Dienstleistung einen großen Mehrwert.“ Der Dienstleister muss die
Unterlagen sowohl in exzellenter Qualität abliefern, als auch die
Sicherheitsvorkehrungen im Umgang mit hochsensiblen Personalunterlagen garantieren. Die VCS schult ihre Mitarbeiter entsprechend
umfassend und auch kontinuierlich im Projektverlauf. Zusätzlich werden alle Beschäftigten auf den Datenschutz verpflichtet sowie der
Zugang zu Gebäuden oder Gebäudeteilen kontrolliert.
Der Personal Service Telekom hebt das lösungsorientierte, pragmatische und flexible Vorgehen in der Zusammenarbeit mit dem Partner
der Vivento Customer Services hervor. Gab es im Projektverlauf uner-
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