Aufbewahrungsfristen für Akten, Schriftstück u

Aufbewahrungsfristen für Akten, Schriftstück u.dgl.
der Gemeindeverwaltung Uedem
Amt
V = unter Lfd. Bezeichnung
Verschluß Nr.
A) es sind dauernd aufzubewahren (Archiv):
10
1
Satzungen, ordnungsbehördliche Verordnungen
(Polizeiverordnungen), Steuer- und Gebührenordnungen
10
2
Geschäfts- und Dienstanweisungen, Verwaltungsanordnungen
10
3
Je 1 Stück der gebundenen lokalen Tageszeitungen
10
4
Statistische Jahrbücher und statistische Mitteilungen der
Gemeinde, des Kreises und des Landes NRW
10
5
Sechs Verwaltungsberichte für jeden Berichtszeitraum
6
Sitzungsniederschriften der Vertretungskörperschaften, ihrer
Ausschüsse, Kommissionen usw.
10
7
Verträge usw. über die Ver- und Entsorgung im Gemeindegebiet
10
8
Darlehen, Schuldverschreibungen, darlehnsähnliche
Rechtsgeschäfte
9
Personalakten der Beamten und Angestellten in Stellen von
besonderer Bedeutung
10
10
V
V
10
10 Akten über das Gemeindegebiet, auch über Grenzveränderungen
10
11 Akten über Ehrenbürger und ehrenamtlicher Tätigkeiten wie z.B.
Schiedsmann (Verleihung von Ehrenzeichen)
10
V
12 Prozeßakten von besonderer Bedeutung
10
13 Sonstiges Schriftgut von geschichtlicher, wirtschaftlicher,
rechtlicher oder kultureller Bedeutung, dessen Vernichtung
nachteilig sein könnte (z.B. Wappen, Siegel, Flaggen, Jubiläen
10
14 Öffentlich-, rechtliche Vereinbarungen
10
15 Schulentwicklungspläne
10
16 Errichtung und Zusammenlegung von Schulen
10
17 Gesetz- und Verordnungsblätter
10
18 Mitgliedschaften in Verbände und Vereine
10
19 Schulstammrollen
20
20 Zwei Haushaltspläne mit Anlagen für jedes Haushaltsjahr
20
21 Kassen-, Haushalts- und Vermögensrechnungen (einschl. zwei
Rechenschaftsberichten)
Amt
V = unter Lfd. Bezeichnung
Verschluß Nr.
20
22 Sachbücher und Belege des außerordentlichen Haushalts bzw.
Vermögenshaushaltes
20
V
23 Grundsteuerakten (sortiert nach Aktenzeichen Finanzamt)
20
V
24 Gewerbesteuerakten von besonderer Bedeutung (nach Alphabet)
32
V
25 Verträge über den Erwerb, den Tausch oder die Veräußerung von
Eigentum und anderen Rechten an Grundstücken und
dazugehörigen Unterlagen, sowie Pachtzinsakten von
herausragender Bedeutung
32
V
26 Personenstandsregister mit Belegen (Dienstanweisung für die
Standesbeamten)
32
27 Melderegister und –karteien
32
28 Katastophenabwehrpläne
32
29 Akten über Umlegungsverfahren
50
30 Vertriebenenunterlagen (Ausweise, Statistiken)
60
31 Baumaßnahmen wie Hochbau, Straßenbau, Parkplätze, Kanäle,
Abwasserbehandlungsanlagen, Wasserläufe, Grünanlagen,
Spielplätze, Sportanlagen und sonstige von besonderem Wert
60
32 Sonderbauvorhaben
(Großversorgungsunternehmen, Pipilines, militärische Anlagen)
60
33 Abgrabungen
60
34 Planungsunterlagen
60
60
a)
Verkehrsplanungen
Bundesautobahnen, Bundesstraßen, Landstraßen,
Kreisstraßen, Radwege, Gemeindeverkehrsplanung)
b)
Allgemeine Planungen – Überregional
(Landesentwicklungspläne, Gebietsentwicklungspläne,
Kreisplanung – auch Landschaftsplanung)
c)
Allgemeine Planungen – örtlich
(Bauleitplanung = Flächennutzungsplan,
Bebauungspläne, sonstige Ausführungspläne,
Gemeindeentwicklungsplanung, Naherholung,
Agrarstrukturplanung, Sanierungen, städtebauliche
Maßnahmen, Wohnumfeldverbesserungen,
Wirtschaftspläne und Neuordnung des Grund und
Bodens.
Entwässerungsplanung/Generalentwässerungsentwurf)
35 Unterschutzstellung von Denkmälern
V
36 Akten über Baugenehmigungen
60
37 Straßen- und Wegepläne
60
38 Jagdpachtverträge
Amt
V = unter Lfd. Bezeichnung
Verschluß Nr.
60
39 Primärkataster und Liegenschaftsbücher
66
40 Flurkarten
70
41 Kriegsgräberverzeichnisse
B) 30 Jahre sind aufzubewahren (Aktenablage):
10
V
1
Personalakten der bisher nicht genannten Beamten und
Angestellten, gerechnet vom Ablauf des Jahres, in dem die letzten
Zahlungen an den Beschäftigten oder seine Hinterbliebenen
geleistet sind (mindestens bis zum Eintritt des Rentenalters)
10
V
2
Besoldungslisten und Lohnnachweise der Beamten, Angestellten
und Arbeiter
10
3
Prozeßakten, soweit nicht dauernd aufzubewahren (siehe
Abschnitt A)
20
4
Bücher und Zeitschriften für die Gemeindekasse und Kämmerei
(z.B. Kommunale Kassenzeitschrift, die Gemeindekasse, der
Steuerzahler)
20
5
Gewerbesteuerakten soweit nicht unter Abschnitt A Nr. 24
32
6
Gewerbeakten
32
7
Namensänderungsakten
32
8
Einbürgerungsakten
32
9
Verträge über LS-Sirenen
32
10 Obdachlosenstatistik
32
11 Akten über angerechnete
Erschließungsbeiträge/Abschlussbeiträge
32
12 Anordnung von Verkehrszeichen
50
13 Absendelisten über Invalidenquittungs- und
Angestelltenversicherungskarten
50
14 Verzeichnisse über Rentenantragsteller, Rentenempfänger
50
15 Sozialhilfe – Darlehensakten
50
16 Blutspendeunterlagen
60
17 Gewährleistungsverzeichnisse
c) 20 Jahre sind aufzubewahren (Aktenablage):
10
1
Kulturelle Veranstaltungen
Amt
V = unter Lfd. Bezeichnung
Verschluß Nr.
10
2
Feuerwehrunterlagen
32
3
Verzeichnis Fischereischeine
32
4
Verzeichnis Jagdscheine
32
5
Kartei über ausgestellte Ausweispapiere
60
6
Jagdwesen – Abrechnungen und Belege über Jagdpachtgelder
60
7
Vergünstigungen für den Wohnungsbau
D) 15 Jahre sind aufzubewahren (Aktenablage):
10
1
Fachzeitschriften außer Gemeindekasse
20
2
Finanzausgleich (Kreisumlage, Krankenhausinvestitionsumlage,
Konzessionsabgabe)
20
3
Finanzstatistik
60
4
Bodenverkehrsgenehmigungen
66
5
Gewässerunterhaltung
66
6
Unterhaltung von Wirtschaftswegen
70
7
Verkehrssicherungspflichtige Anlagen des Baulastträgers –
Schulwegsicherung
70
8
Gebäudeunterhaltung – Unterhaltung von Straßen-Wege-Plätze
70
9
Unterhaltung und Herrichtung von Grünanlagen
C) 10 Jahre sind aufzubewahren (Aktenablage):
10/32/50
1
Akten für den Bereich Jugendpflege und Jugendschutz
10
2
Abgelaufene Versicherungsscheine
10
3
Sonstige Akten über Beihilfegewährung (Jugend- und Sportamt)
20
4
Kassenprüfungsberichte und Schlussberichte zur Jahresrechnung
20
5
Haushaltsüberwachungslisten
20
6
Kassenbücher und Kassenkontrollen
20
7
Einzelne Steuerakten ohne Grund- und Gewerbesteuer
20
8
Umsatzsteuer/Mehrwertsteuer
20
9
Sozialer Wohnungsbau
20
10 Kassen- und Rechnungsbelege, soweit nicht dauernd
aufzubewahren (siehe Abschnitt A)
Amt
V = unter Lfd. Bezeichnung
Verschluß Nr.
20
11 Soll – Listen
32
12 Einzelakten des Ordnungsamtes
32
13 Meldezettel
32
14 Unfallakten des Versicherungsamtes
32
15 Einzelakten über Wohngeld
32
16 Akten über Kampfmittelräumdienst
32
17 Bodennutzungserhebungen
32
18 Akten über Obdachlose
32
19 Zwangszuweisungen nach dem Psych KG
32
20 Anordnungen Straßenverkehrsamt – Besichtigung
32
21 Ausländerakten
32
22 Wehrerfassungsakten
50
23 Unterstützungsakten des Sozialamtes, Zuschüsse Altenheime,
Altentagesstätten
50
24 Sozialamt – ADV Zahl- und Buchungslisten
50
25 Sozialamt – Abrechnungen, Statistiken, Prüfungsberichte
70
26 Baumpflanzungen
70
27 Chemisch – Technische Untersuchungen
70
28 Müllbeseitigung
70
29 Statistiken und Energieverbrauchsdaten der öffentlichen Gebäude
70
30 Inventarlisten über Maschinen-Geräte-Werkzeuge
70
31 Unfallverhütungsvorschriften
F) 5 Jahre sind aufzubewahren (Aktenablage):
10
1
Terminkalender leitender Kräfte
10
2
Posteingas- und Postquittungsbücher
10
3
Schülerfahrtkosten
10
4
Lehr- und Lernmittel
10
5
Nicht berücksichtigte Personalbewerbungen
20
6
Tagesabstimmungen bei der Gemeindekasse
20
7
Akten über Amts- und Rechtshilfe für andere Behörden
20
8
Kontroll- und Dienstbücher des Vollziehungsbeamten
20
9
Akten und Verzeichnisse des Vollstreckungswesens
Amt
V = unter Lfd. Bezeichnung
Verschluß Nr.
20
10 Pfändungsniederschriften
20
11 Karteien und Listen des Steueramtes, die keine Sollstellungen
aufweisen.
20
12 Kontoauszüge der Gemeindekasse
20
13 Überweisungslisten der Gemeindekasse (ADV)
32
14 Fundlisten
32
15 Miet- und Pachtzinsakten soweit nicht unter Abschnitt A Nr. 25
50
16 Abrechnungsbelege für Besucher aus der DDR
50
17 Kontrollunterlagen des Sozialamtes
50
18 Rundfunkgebührenbefreiungen
60
19 Bodenverkehrsgenehmigungen und Vorkaufsrecht der Gemeinde
60
20 Unberücksichtigte Angebote von Ausschreibungen
60
21 Bautagebücher
66
22 Mitteilung über die Erweiterung von Versorgungsanlagen (Gas,
Wasser, Post, RWE)
70
23 Kanalreinigung
70
24 Stundennachweise und Berichte der Arbeiter – Praktikanten –
Sozialhilfeempfänger sowie Einsatzpläne und Nachweise bei
Katastrophen – Winterdienst – Straßenreinigung
70
25 KFZ-Kartei – Mängel – Zulassung, Fahrtenbücher
70
26 Abgelaufende Wartungsverträge
G) 2 Jahre sind aufzubewahren (Aktenablage):
70
1
Anfragen – Anzeigen – Beschwerden – Anregungen aus der
Bevölkerung
70
2
Rechnungen und Belege bei Einsatz der Gemeindearbeiter für
Private und Verbände