„Im Dienste des Mieters: Die HOWOGE macht Wohnen zum Erlebnis.“
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„Im Dienste des Mieters: Die HOWOGE macht Wohnen zum Erlebnis.“
Anwenderreportage Immobilien Vermietung Wirtschaftlichkeit MIKsolution+ „Im Dienste des Mieters: Die HOWOGE macht Wohnen zum Erlebnis.“ Während anderswo die Plattenbauten verfallen und auf den Abriss warten, hat die HOWOGE ein umfangreiches Sanierungskonzept umgesetzt – bereits jetzt sind knapp 43.000 Wohnungen komplett saniert. Berlin ist für viele eine Reise wert, doch wer ständig in der Stadt lebt, stellt andere Ansprüche an sein Wohnumfeld. Die HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mbH, Immobiliendienstleister für die Vermietung und Bewirtschaftung von fast 50.000 Wohnungen im Berliner Osten, bietet ihren Mietern deutlich mehr als ein Dach über dem Kopf. Und der Erfolg gibt ihr Recht: Während andere Unternehmen derzeit mit hohen Leerständen kämpfen, sind die Wohnungen der HOWOGE trotz höherer Preise sehr gefragt. Der Erfolg kommt nicht von ungefähr. Das Unternehmen hat sich in den letzten Jahren einem grundlegenden Strukturwandel unterzogen. Wichtige Komponente dabei: Die Einführung eines MIS (Management Informations System) von MIK. Anwenderreportage Immobilien Vermietung Der Wohnungsmarkt verhält sich wie ein Pendel, das hin und her schwingt und dabei von einem Extrem ins andere fällt. Gibt es zu wenig Wohnungen, tun die Mieter alles, um eine Bleibe zu finden, ist das Angebot groß, ist nichts gut genug. In Berlin, wo nach der Wende und vor allem nach der Wandlung zur Bundeshauptstadt ein Bauboom ohnegleichen einsetzte, herrscht seit 1997 ein Wohnungsüberangebot – hohe Leerstände und fallende Preise sind die natürliche Folge dieser Entwicklung. Nicht jedoch für die HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mbH. Und das, obwohl die meisten Wohnungen der HOWOGE nicht in exponierter Lage liegen. Der Großteil der rund 48.000 Wohnungen im Berliner Stadtbezirk Lichtenberg ist in Plattenbauweise errichtet, was anderswo die Mieter scharenweise in die Flucht treibt. Doch während der allgemeine Leerstand in Berlin derzeit bei über 6% liegt, sind es bei der HOWOGE in den sanierten Beständen nur knapp über 3% – rund 1% mehr als durch die normale Fluktuation bedingt. Und das, obwohl die Wohnungen der HOWOGE nicht zu den Billigsten gehören – das durchschnittliche Preisniveau liegt deutlich über dem Standard. Verkehrte Welt? …mehr als gewohnt Für Steffen Tersch, Leiter Betriebswirtschaft und Controlling bei der HOWOGE, ist der Erfolg der HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mbH, der die Wettbewerber gleichwohl neugierig wie neidisch macht, kein Wunder, sondern das Ergebnis einer langfristig ausgerichteten und ganz offensichtlich sehr erfolgreichen Unternehmenspolitik. »Unsere Mieter fühlen sich wohl«, so seine Feststellung. »Denn wir bieten ihnen nicht nur ein Dach über dem Kopf, sondern ein Heim, in dem sich gut leben lässt. Und das wird sehr hoch geschätzt.« Während anderswo die Plattenbauten verfallen und auf den Abriss warten, hat die HOWOGE ein umfangreiches Sanierungskonzept umgesetzt – bereits jetzt sind knapp 43.000 Wohnungen komplettsaniert. Neue Sanitäreinrichtungen, neue Bäder und Küchen, neue Fenster, Wärmedämmung, Heizung, Fassadenverschönerung: Bei der Instandsetzung und Modernisierung wird ganze Arbeit geleistet. Aber nicht nur das: Die Mieter sind aktiv in die Gestaltung der Ergebnisse einbezogen. »Jeder Mieter hat andere Bedürfnisse, deshalb bieten wir neben dem ohnehin schon hohen Standard eine Reihe Wirtschaftlichkeit MIKsolution+ Das Sanierungskonzept beschränkt sich nicht nur auf die Wohnungen, sondern schließt das gesamte Wohnumfeld mit ein. von Optionen, aus denen sich jeder das Passende aussuchen kann«, erläutert Steffen Tersch das Sanierungskonzept. Die Sanierung beschränkt sich nicht nur auf die Wohnung, sondern schließt das gesamte Wohnumfeld mit ein. So erfolgt auch die Gestaltung der Außenflächen und Höfe nach den Erkenntnissen aus den regelmäßig durchgeführten Umfragen bei den Mietern, die so mitentscheiden, in welcher Umgebung sie wohnen. Damit schaffen sie sich ihr eigenes Wohnumfeld – und fühlen sich dementsprechend wohl. Vom Verwalter zum Dienstleister Die HOWOGE versteht sich auch nicht als Verwalter von Wohnraum, sondern als Dienstleister. Sechs Kundenzentren stehen den Mietern kieznah als Anlaufpunkte zur Verfügung. Die HOWOGE bietet Dienstleistungen bis hin zur Vermittlung von Umzügen, unterstützt bei rechtlichen und organisatorischen Problemen. Weitere Pluspunkte sind die besonderen Angebote, die den Mietern regelmäßig unterbreitet werden. Die HOWOGE handelt mit anderen Unternehmen Rahmenverträge aus und ermöglicht ihren Mietern die Nutzung besonderer Rabatte – von verbilligten Kino- oder Tierparkbesuchen bis zu Preisvorteilen in Einrichtungshäusern. Noch mehr Service rund ums Wohnen bietet die HOWOGE auch durch die Einführung von Concierges – Anwenderreportage Immobilien Vermietung keine Hausmeister, sondern wie HOWOGE Wohnungsbauin Frankreich üblich Ansprechgesellschaft mbH partner im Eingangsbereich, die 1990 gegründet, betreut die HOWOGE neben einem freundlichen WillWohnungsbaugesellschaft mbH mit kommensgruß auch bei den kleiinsgesamt rund 550 Mitarbeitern nen Problemen des Alltags mit knapp 48.000 überwiegend sanierte Rat und Tat zur Seite stehen. Wohnungen im Berliner Bezirk Lich»Aus den regelmäßig durchgetenberg. Die HOWOGE sieht sich führten Mieterbefragungen wisdabei aber nicht als reines Verwalsen wir, dass die Mieter mit dietungsunternehmen, sondern als ser Betreuung und der erhöhten Dienstleister, der seinen Kunden ein Sicherheit sehr zufrieden sind«, Optimum an Betreuung zukommen weiß Steffen Tersch. lässt. Die Ergebnisse sprechen für Doch Wettbewerber, die sich: Während es in Berlin derzeit einen Teil dieser Maßnahmen einen Leerstand an Wohnungen von kopieren, werden sich schwer rund 6 % gibt, verzeichnet die tun, damit den gleichen Erfolg HOWOGE gerade mal 3 % Leerstand wie die HOWOGE zu erzielen. innerhalb der sanierten Bestände. Denn die sichtbaren Vorteile für Und in Mieterbefragungen drückt den Mieter sind nur die Spitze sich die Zufriedenheit der Mieter des Eisbergs – die HOWOGE hat sehr deutlich aus. Weitere Informasich seit dem Ende der 90er tionen über HOWOGE sind im InterJahre einem grundlegenden net unter www.howoge.de verfügbar. Wandel unterzogen. »Dienstleistung darf kein Lippenbekenntnis sein, sie ist eine Philosophie, die täglich gelebt werden muss«, so Steffen Tersch. »Das erfordert ein hohes Maß an Eigenverantwortung und vor allem an Transparenz. Und die haben wir geschaffen.« Lösung nicht nur für das Management Als die HOWOGE Anfang der 90er Jahre entstand, war sie rechtlicher Nachfolger einer reinen Verwaltungseinheit aus DDR-Zeiten. Die von ihr betreuten Wohnungen gehörten dem Staat und gingen in den Besitz des Landes Berlin über, das auch zu 100% Eigentümerin der HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mbH ist. Um die HOWOGE mit mehr Kompetenz auszustatten, wurden ihr die Wohnungen als Eigentum übertragen – mit den Vorgaben aus dem Altschuldenhilfegesetz, rund 15% davon zu privatisieren und die anderen 85% von Grund auf instand zu setzen und zu modernisieren. Wirtschaftlichkeit MIKsolution+ Ende der 90er erfolgte der Zusammenschluss mit der WBL, einer anderen städtischen Wohnungsbaugesellschaft, die Mietwohnungen im Bezirk Lichtenberg betreute. Doch dieses Wachstum stellte das junge Unternehmen vor große Herausforderungen. »Wir hatten einen Punkt erreicht, an dem es schwer wurde, den Überblick zu behalten«, gesteht Steffen Tersch. »Wir brauchten neue Strukturen, die einheitliche Definition unserer Geschäftsprozesse und vor allem: Mehr Transparenz.« In einer umfangreichen Umstrukturierung wurde aus der HOWOGE ein Konzern mit den beiden Besitzgesellschaften HOWOGE und WBL sowie fünf weitestgehend eigenständig operierenden Tochtergesellschaften. Gesteuert wird das Unternehmen über eine Konzernzentrale, die wie bei einer Holding vor allem für übergeordnete und strategische Aufgaben zuständig ist. Innerhalb dieser Struktur wurden klar definierte Prozesse eingeführt, die eine einheitliche Abarbeitung der Aufgaben ermöglichen. Um den Informations- und Steuerungsbedürfnissen innerhalb dieser neuen Unternehmensstruktur zu genügen, wurde der Einsatz eines MIS (Management Informations System) geplant. »Wir führten eine umfassende Marktuntersuchung durch. Bei elf ins Auge gefassten Anbietern entschieden wir, sechs von ihnen einen ausführlichen Anforderungskatalog zu zusenden«, beschreibt Matthias Lahne, Controller und Projektleiter für die Einführung des »In einem schwierigen wirtschaftMIS, den Auswahlprozess. lichen Umfeld ist Transparenz eine »Nach Auswertung der Unterlader wichtigsten Voraussetzungen gen luden wir drei Anbieter zur für den Erfolg. Mit dem MIS von Präsentation ein.« MIK haben wir einen großen MIK konnte diesen EntscheiSchritt in diese Richtung getan.« dungsprozess für sich gewinnen Steffen Tersch (rechts) und Matthias – wie Matthias Lahne feststellt, Lahne (links). mit deutlichem Abstand. »Wir wollten eine OLAP-Lösung, die vor allem im betriebswirtschaftlichen Bereich sehr stark ist, zusätzlich sollte die Lösung sehr flexibel und einfach zu bedienen sein«, schildert Matthias Lahne die Präferenzen der HOWOGE. »Und der Anbieter sollte bereits Erfahrungen im Bereich der Wohnungswirtschaft haben, wir wollten nicht Grundlegendes erklären müssen. Diese Voraussetzungen waren bei MIK gegeben.« Anwenderreportage Immobilien Vermietung Wirtschaftlichkeit MIKsolution+ Umfassende Neustrukturierung Im Frühjahr 2002 wurde der Vertrag mit MIK abgeschlossen, seit Januar 2003 wird die Lösung produktiv eingesetzt. Die relativ lange Einführungsphase erklärt sich durch das gründliche Vorgehen der HOWOGE. »Wie bei den meisten Unternehmen kämpften auch wir mit gewachsenen Systemen«, erläutert Matthias Lahne. »Deshalb wollten wir zunächst unser Datenmaterial in saubere Strukturen bringen, Redundanzen vermeiden und damit die Voraussetzungen für eine optimale Auswertung schaffen.« Die Zielsetzung selbst war von Anfang an klar: Das MIS sollte als zentrale Datenbank eine einheitliche Datenquelle für das Berichts- und Planungswesen im Konzern bereitstellen, für das Management, aber auch für Benutzer in unterschiedlichen Abteilungen aktuelle Berichte liefern, Planungsprozesse automatisieren sowie graphische wie tabellarische Online-Analysen ermöglichen, die über MSOffice genutzt werden können. Angesiedelt war das Projekt von Anfang an im Controlling, was besondere Anforderungen mit sich brachte. »Ein Controller ist kein Programmierer«, so Matthias Lahne, »deshalb war es für uns sehr wichtig, dass sich MIK-OLAP einfach bedienen lässt.« Die HOWOGE verfügt zwar über eine eigene IT-Abteilung, die jedoch für die Produktivsysteme sowie für die Infrastruktur zuständig ist. Bei der Realisierung des MIS gab es daher eine klar definierte Aufgabenteilung zwischen IT und Controlling. »Wir definierten die fachlichen und inhaltlichen Anforderungen bei der Würfelgestaltung, die IT-Abteilung begleitete uns bei der Datenaufbereitung, den Schnittstellen und der Netzwerkintegration. Die laufende betriebswirtschaftliche Administration ist allein Sache des Controlling.« In Kooperation mit der MIK-Niederlassung Berlin entstand so eine erste Lösung, die die Grundbedürfnisse der HOWOGE abdeckte. »Die IT-Abteilung stellt die Daten aus einer Vielzahl von Vorsystemen zur Verfügung«, beschreibt Matthias Lahne die technische Umsetzung. »Diese Daten fließen in das MIS ein, das neben Ist-Daten auch Plan- und Trend-Daten enthält. In der ersten Realisierungsstufe konzipierten wir dafür drei Datenwürfel, die von MIK umgesetzt wurden.« Auswertungen werden dreifach zur Verfügung gestellt: Analyse mit MIK-XLREPORT, graphische Auswertungen mit MIK-ONE und das standardisierte Bildschirm-Berichtswesen mit MIK-dynaSight Der erste Würfel, GuV/Bilanz, enthält die Erfolgsrechnung und die Bilanzen der Besitzgesellschaften in verschiedenen Ausprägungen, der zweite Würfel, Kennzahlen Hausbewirtschaftung, stellt die wesentlichen Kennzahlen auch für die einzelnen Wohnungen zur Verfügung und der dritte Würfel, Zusatzinfos Hausbewirtschaftung, stellt zusätzliche Textinformationen bis zum einzelnen Mieter bereit. Die Auswertungen werden dreifach zur Verfügung gestellt. Wo Mitarbeiter Daten analysieren und weiterverwenden müssen, setzt die HOWOGE auf MIK-XLREPORT, für graphische Ad-hoc-Auswertungen kommt MIK-ONE zum Einsatz und für das standardisierte Bildschirm-Berichtswesen nutzt die HOWOGE MIK-dynaSight (Eigenname »PLUS« Über MIK-dynaSight und das Intranet können Berichte im gesamten Unternehmen genutzt werden. Anwenderreportage Immobilien Vermietung – Planen und Steuern). Die Berichte werden über das HOWOGE-Intranet mittels Integration in den Internet-Explorer im gesamten Konzern zur Verfügung gestellt. Bereits in dieser ersten Realisierungsstufe konnten die grundlegenden Bedürfnisse voll abgedeckt werden. »Wir sehen das Controlling der HOWOGE als internen Unternehmensberater, der das Management bei der Entscheidungsfindung unterstützt«, erläutert Steffen Tersch. »Das MIS erfüllt dabei mehrere wichtige Aufgaben.« So liefert es dem Controlling schnell die notwendigen Daten, um Anfragen des Managements gezielt zu beantworten. Das gilt sowohl für kurzfristige Entscheidungen wie auch für die Langfristplanung. Zum Zweiten wird das gesamte Berichtswesen damit abgedeckt. »Auch vor der Einführung des MIS hatten wir Zugriff auf die wichtigen Zahlen, doch der Aufwand der Datenaufbereitung und -verdichtung war sehr hoch und die Qualität der Ergebnisse genügte nicht immer den Anforderungen«, erinnert sich Matthias Lahne. »Jetzt sind alle relevanten Informationen sehr schnell und einfach zu ermitteln und dies in einer hervorragenden Qualität.« Der dritte Aspekt ist die Verfügbarkeit der Informationen für die Anwender. »Vor der Einführung des MIS mussten alle Anfragen an das Controlling gerichtet werden, was für uns mit sehr viel Arbeit verbunden war und die Anwender dazu veranlasste, Daten zum Teil eigenständig zu halten. Uneinheitliche Definitionen und Probleme bei der Aktualisierung waren die Folge. Heute kann jeder selbst auf die benötigten Informationen zugreifen und Mitarbeiter im gesamten Unternehmen machen von dieser Möglichkeit regen Gebrauch.« Das System wächst Mit zunehmender Vertrautheit wuchsen im Controlling auch die Ansprüche. Aus den anfänglichen Usern wurden mittlerweile kompetente Entwickler. So entstanden allein in 2003 acht neue Datenwürfel – fünf Würfel für die einzelnen Tochtergesellschaften, drei Würfel für die Personalverwaltung, das Baumanagement und die Steuerung des Fremdkapitals. »Durch die gemeinsam mit MIK durchgeführte Entwicklung der ersten drei Würfel haben wir genug gelernt, um heute neue Würfel in Eigenregie zu konzipieren, zu realisieren, mit Daten zu beschicken und auszuwerten«, berichtet Wirtschaftlichkeit MIKsolution+ Matthias Lahne. »Und es gibt noch genügend Ideen für weitere Projekte.« Innovativ ist das praktizierte Sicherheitskonzept. »Wir nutzen zwei MIK-Server«, erläutert Matthias Lahne. »Ein System fungiert als Entwicklungsserver, das zweite wird als Produktivserver genutzt.« Wichtigste Aufgabe des Entwicklungssystems ist natürlich die Erstellung neuer und die Weiterentwicklung bestehender Datenwürfel, doch die HOWOGE nutzt das Entwicklungssystem auch für die Aufbereitung der Datenaktualisierungen. So werden alle Daten monatlich auf dem Entwicklungsserver eingelesen, aufbereitet und getestet. Wenn alles einwandfrei funktioniert, werden die fertigen Würfel auf das Produktivsystem überspielt. »Das geht sehr schnell«, so Matthias Lahne, »und unsere Anwender haben dadurch keine Unterbrechungen bei den Datenzugriffen.« Derzeit setzt die HOWOGE rund 140 MIK-Lizenzen ein, weitere sind geplant. Über MIK-dynaSight und das Intranet können die Berichte aber im geAnsprechpartner samten Unternehmen genutzt werden. »Wir wollten die ErgebHOWOGE nisverantwortung an die richtigen Wohnungsbaugesellschaft mbH Stellen bringen«, ergänzt Steffen Steffen Tersch Tersch, »und das ist uns mit MIK Leiter Betriebswirtschaft gelungen.« und Controlling Wie sehr das MIS heute zum Tel 030-5464-2451 Alltag gehört, zeigt sich für Fax 030-5464-2452 Matthias Lahne bei [email protected] gen und den regelmäßigen ConMatthias Lahne trollingrunden mit den FachbereiBetriebswirtschaft und Controlling chen und Tochtergesellschaften. Tel 030-5464-2459 »Früher tauchten immer wieder Fax 030-5464-2452 Fragen auf, die im Anschluss [email protected] geklärt werden mussten. Heute Alte Rhinstraße 8 ist bei jeder Besprechung ein D 12681 Berlin Notebook mit dabei. Durch die Möglichkeit, bei Bedarf bis auf MIK Berlin die Mieteinheit oder das einzelne Christiane Wiegmann Konto zugreifen zu können, lassen Regionalleiterin sich praktisch alle FragestellunWittenbergplatz 5-6 gen direkt beantworten. Das ist D 10789 Berlin Transparenz, die wirtschaftliche Tel 030-2100 36-0 Erfolge möglich macht.« Fax 030-2100 36-20 [email protected] MIK-319 5/2004 Management Information Kommunikation Niederlassungen im deutschsprachigen Raum MIK Nürnberg MIK Berlin Südwestpark 60 Wittenbergplatz 5-6 D 90449 Nürnberg D 10789 Berlin Tel +49-911-967 95-0 Tel +49-30-2100 36-0 Fax +49-911-967 95-20 Fax +49-30-2100 36-20 [email protected] [email protected] MIK Düsseldorf Am Falder 4 D 40589 Düsseldorf Tel +49-211-757 07-62 Fax +49-211-757 705 [email protected] MIK Stuttgart Wilhelm-Schickard-Straße 7 D 72124 Pliezhausen Tel +49-7127-970-000 Fax +49-7127-970-195 [email protected] MIK Hannover Wöhlerstraße 42 D 30163 Hannover Tel +49-511-69 68 47-0 Fax +49-511-69 68 47-20 [email protected] MIK Schweiz Neumarkt 1 CH 5200 Brugg Tel +41-56-462 56 00 Fax +41-56-462 5618 [email protected] MIK Mannheim Augustaanlage 27 D 68165 Mannheim Tel +49-621-120 06-0 Fax +49-621-120 06-12 [email protected] MIK Österreich Burgenlandstraße 24a A 6020 Innsbruck Tel +43-512-3700 97 Fax +43-512-37 75 97 [email protected] Im fremdsprachigen Ausland vertreten in Brasilien, Frankreich, Italien, Polen, Slowenien, Spanien, Südafrika, Tschechien/Slowakei, UK © 2004 MIK AG Reichenau. 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