hagebau Datendienst IT-Service GmbH / Bauwaren Mahler GmbH

hagebau Datendienst IT-Service GmbH /
Bauwaren Mahler GmbH & Co. KG
Ein individueller Standard auf Basis von proALPHA
Einzel- und Großhandel
Name:
hagebau Datendienst IT-Service
GmbH, Provider
Bauwaren Mahler GmbH & Co.
KG, Endkunde
Website:
www.hagebau.com
www.mahler.de
Produkte:
hagebau Datendienst:
IT- und Prozessberatung, Softwareentwicklung, Rechenzentrum/Cloud-Services für die hagebau Gesellschafter, Betrieb der
zentralen IT der hagebau-Zentrale
Bauwaren Mahler:
Baustoffe für den Hoch-, Tiefund Innenausbau, für Dach und
Garten, Landschaftsprodukte und
Fliesen
Standort:
hagebau-Zentrale: Soltau
Standorte Bauwaren Mahler:
Augsburg (Hauptsitz), München,
Unterdießen
Mitarbeiter:
hagebau Datendienst: 160 (2015)
Bauwaren Mahler: 200 (2015)
Umsatz:
Bauwaren Mahler:
72 Mio. Euro (2014)
Entscheidung für proALPHA
„„ Voll integrierte ERP-Lösung mit
stringenter Prozesslogik
„„ Unterstützung sämtlicher
Prozesse entlang der Wertschöpfungskette
„„ Starke Basisfunktionen wie das
Dokumenten-ManagementSystem (DMS) sowie die chaotische Lager- oder Chargenverwaltung
„„ Flexibel anpassbar, daher auch
Abbildung spezifischer Großund Einzelhandelsprozesse
Benefits
„„ Optimierte (Lager-)Prozesse,
exakte Bestände
„„ Effizienzgewinne durch automatisierte Abläufe: Zum Beispiel
wurde die Auftragsbearbeitung
von der Bestellung bis zur Rechnungsstellung von drei Tagen
auf einen Tag reduziert.
„„ Optimale Steuerung der Warenwirtschaft durch automatische
Dispositionsvorschläge
„„ Volle Transparenz über Daten
und Dokumente, Suchen von
Belegen entfällt
„„ Realisierte Besonderheiten:
Kassenfunktion, Auftragsbearbeitung, Suchfunktion, Rechnungskontrolle
Die hagebau Datendienst IT-Service GmbH hat speziell für den hagebau
Baustoff- und Holzgroßhandel sowie die hagebaumärkte das integrierte
ERP-System prohibis entwickelt. Das Besondere daran: Die Lösung basiert
auf der Version 5.2 von proALPHA und ist dennoch speziell auf die Belange
des Einzel- und Fachhandels zugeschnitten. Sie stimmt nicht nur die Prozesse
der Soltauer hagebau-Zentrale perfekt aufeinander ab, sondern auch die
von 80 % der mehr als 360 kooperierenden hagebau-Gesellschafter wie des
Augsburger Baustoffhändlers Bauwaren Mahler. Dieser konnte die Auftragsbearbeitung von der Bestellung bis zur Rechnungsstellung von drei Tagen
auf nur einen Tag verkürzen.
Schnell ineinandergreifende Prozesse gut fürs Tagesgeschäft
Die hagebau Handelsgesellschaft ist ein Verbund von
über 360 mittelständischen Unternehmern, die im
Baustoff-, Holz- und Fliesengroßhandel sowie Einzelhandel zu Hause sind. „Schnell ineinandergreifende
Prozesse, die Liefergeschwindigkeit, Auftragserfüllung, Lagerbestand und Beschaffung optimieren, sind
für die Märkte ein wichtiges Erfolgskriterium, sparen
sie doch viel Zeit und Kosten im Tagesgeschäft“, sagt
Carsten Zoll, Bereichsleiter hagebau Datendienst.
„Hier unterstützt proALPHA durch die klare Prozessstruktur und die durchgängige Automatisierung, das
schafft schnelle, transparente Durchläufe.“
Diese Vorteile nutzt auch der Augsburger Baustoffhändler Bauwaren Mahler, der zahlreiche ProfiProdukte im Baustoff- und Fliesenbereich in seinem
Sortiment führt. Denn durch den Wegfall des Meisterzwangs im Jahr 2004 stieg die Zahl an Kleinbetrieben,
die geringere Mengen beziehen und die Ware sofort
mitnehmen wollen. Bauwaren Mahler muss deshalb
mehr Ware vorrätig haben als früher und vergrößerte daher die Lagerfläche. Emanuel Fischer, EDVLeiter bei Bauwaren Mahler, erläutert: „Ob Großkunde oder Kleinbetrieb, eines haben alle Kunden
„proALPHA strafft unsere Lagerverwaltung und wickelt auch kleinere
Bestellmengen problemlos ab.“
Emanuel Fischer,
EDV-Leiter Bauwaren Mahler
gemein: Sie wollen, dass die Ware schnell verfügbar
ist. Das geht nur, wenn die Lagerprozesse stimmen.“
Effiziente Lagerprozesse inklusive Chargenverwaltung
Bei Bauwaren Mahler unterstützt proALPHA daher
nicht nur die konventionelle Lagerverwaltung,
sondern auch sehr komfortabel die für den Fliesenbereich gewählte chaotische Lagerhaltung. Die ERPLösung analysiert automatisch, welche Lagerplätze
frei sind. Danach ordnet sie den Artikeln einen freien
Platz zu, was Bauwaren Mahler besonders bei den
kleineren Bestellmengen Zeit spart und Mehrkosten
vermeidet. Zudem weiß das Unternehmen jederzeit,
wo sich welche Ware befindet. Die integrierte Chargenverwaltung erlaubt darüber hinaus die lückenlose
und vollständige Rückverfolgung der Waren.
Ein Packschein dokumentiert, welche Ware in welcher
Menge für einen Kundenauftrag benötigt wird. So
lässt sich diese frühzeitig zur Auslieferung bereitstellen oder reservieren. Suchaktionen gibt es nicht
mehr. Ferner spart es dem Unternehmen Zeit, dass
sich die Aufträge anschließend automatisch in einen
Lieferschein oder eine
Rechnung
übernehmen
lassen. Das freut Fischer:
„Heute stimmen Lieferung
und Lieferschein zu 100
Prozent überein. Zudem sind
die Bestände exakter denn je.“
Damit dies nicht nur bei der
Inventur, sondern generell so ist,
wertet Bauwaren Mahler mithilfe
von proALPHA die Abverkaufsdaten
aus. So ist offensichtlich, welche
Artikel am meisten verkauft werden und
welche weniger. Größere Bestellmengen
stark nachgefragter Produkte senken die
Einkaufskosten. Zudem lässt sich besser disponieren, denn proALPHA generiert automatisch
Bestellvorschläge, zum Beispiel dann, wenn eine
bestimmte Bestandsmenge unterschritten wird
oder der Bedarf für ein kommissionspflichtiges Teil
nicht gedeckt ist.
Dokumentenmanagement und Workflow drücken
aufs Tempo
Das vollständig integrierte Dokumenten-Management-System (DMS) schafft Transparenz und spart
allen Mitarbeitern wertvolle Arbeitszeit, da sie schnell
und direkt auf alle Belege und Dokumente zugreifen
können. Langes Suchen entfällt. So
werden Rechnungen oder Lieferscheine via COLD (Computer Output
on Laser Disk) revisionssicher und
einem Vorgang direkt zugeordnet
archiviert. Mittels proALPHA
Workflow-Management
sind
diese Vorgänge automatisiert.
Dauerte es früher zum Beispiel
knapp drei Tage von der
Bestellung bis zur abschließenden Rechnungskontrolle, braucht es jetzt nur noch einen Tag. Die Durchlaufzeit hat sich also um zwei Tage verringert. „DMS
und Workflow haben unsere Prozessqualität und
-geschwindigkeit zweifelsfrei erhöht“, sagt Fischer.
proALPHA ermöglicht Besonderheiten
Aktuell nutzen mehr als 12.000 hagebau-Mitarbeiter
an über 650 Standorten in Deutschland, Österreich
und Luxemburg die auf proALPHA basierende Lösung
prohibis. Bis Anfang 2017 werden nochmals 6.000
User hinzukommen. Dann sind 80 Prozent der insgesamt 1.670 hagebau-Standorte an die Firmenzentrale
angeschlossen.
Um die Lösung auf die speziellen Belange der hagebauUnternehmen punktgenau zuzuschneiden, haben
Carsten Zoll und sein Team vom hagebau Datendienst
IT-Service sie an der einen oder anderen Stelle angepasst. Dank der flexibel einsetzbaren Entwicklungswerkzeuge von proALPHA ging das problemlos. Eine
der realisierten Besonderheiten ist prohibis cash, eine
Kassenfunktion, die im Jahr 2014 zum Beispiel rund 15
Millionen Belegdaten verarbeitet hat. Sie übernimmt
Aufträge direkt aus proALPHA und erstellt automatisch die Rechnung. Damit verbindet sie die klassische
Belegfunktion von proALPHA mit der Kasse.
Was die Kassenfunktion für den Einzelhandel ist, ist
die Auftragsbearbeitung für den Großhandel. In nur
einer Maske können die Mitarbeiter alle Belegarten
eines Kunden einsehen, bearbeiten und bei Anfragen
Auskunft geben. Um die Daten aufzurufen, bedarf
es lediglich des Kundennamens und schon hat der
Mitarbeiter die komplette Kundenhistorie vor sich.
Das macht die Auftragsbearbeitung um 25 Prozent
effizienter. Darüber hinaus steht den
Mitarbeitern in Vertrieb, Einkauf und
Stammdatenverwaltung die proALPHA
Volltextsuche zur Verfügung.
„Nur proALPHA erfüllte alle Kriterien und
lässt sich dazu noch flexibel anpassen.“
Carsten Zoll, Bereichsleiter hagebau Datendienst
Aufgrund des im Großhandel üblichen Streckengeschäfts sind im System Ein- und Verkauf speziell miteinander verbunden. Dadurch lassen sich sowohl Bestellungen als auch Rechnungen automatisch prüfen und
Letztere anschließend sofort fakturieren, obwohl die
Ware vom Hersteller direkt zum Kunden geliefert
wird. Aus jeder Eingangs- lässt sich umgehend eine
Ausgangsrechnung erstellen. Diese Effizienz ist branchenweit wohl einmalig.
Fazit: Alles gut
Die Entscheidung für proALPHA zahlt sich aus. Die
einzelnen hagebau-Gesellschafterunternehmen profitieren einerseits von dem hinterlegten Workflow und
den durchgängigen Abläufen, wodurch sich auch die
Prozessmentalität innerhalb des Verbundes deutlich
verbessert hat, andererseits von ERP-Basisfunktionen
wie dem in proALPHA integrierten DokumentenManagement-System, das dem Unternehmen zu
mehr Transparenz verhilft.
Die Bilanz von Carsten Zoll: „Wir schätzen Unternehmen und Software sehr. Aus der ohnehin schon
sehr guten Lösung proALPHA konnten wir durch
die realisierten Besonderheiten nochmals 15 Prozent
‚herauskitzeln‘, sodass wir für uns eine in sich logische, hervorragende Lösung haben. Deshalb werden
wir auch den Weg zur neuesten Version 6.2 von
proALPHA mitgehen.“
proALPHA Business Solutions GmbH
Auf dem Immel 8
67685 Weilerbach
Tel. +49 (6374) 800 - 0
[email protected]
www.proalpha.de