Word 2010 - Änderungen nachverfolgen

WO.019, Version 1.0 – 05.01.2015
Kurzanleitung
Word 2010
Änderungen nachverfolgen
Bearbeiten mehrere Personen gemeinsam Dokumente, sollten alle Beteiligten nachverfolgen können, wer welche Änderungen vorgenommen hat. Word bietet mit der Überarbeitungsfunktion ein Werkzeug, das diese Anforderung erfüllt. Damit lassen sich Änderungen
im Text protokollieren und anschliessend komfortabel ins Dokument einarbeiten.
Die Überarbeitung eines Dokuments besteht aus folgenden Schritten:
1.
2.
3.
4.
Änderungsmodus einschalten
Korrekturen durchführen
Änderungsmodus ausschalten
Korrekturen einarbeiten (annehmen oder verwerfen)
Dokument überarbeiten
> Klicken Sie im Register Überprüfen in der Gruppe Nachverfolgung auf den oberen
Teil des Symbols Änderungen nachverfolgen. Das Symbol wird gelb dargestellt, was
bedeutet, dass der Änderungsmodus aktiv ist.
Schneller sind Sie mit der Tastenkombination Ctrl + Shift + e.
> Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
> Ihre Textkorrekturen werden mit sogenannten Markups gekennzeichnet. Löschungen
und Einfügungen sowie Verschiebungen und Ersetzungen von Text werden in Farbe
hervorgehoben, Formatänderungen mit Sprechblasen am Blattrand dokumentiert.
Zusätzlich wird jede Zeile, die eine Korrektur enthält, am linken Rand mit einem Rahmenstrich versehen.
> Nachdem die Korrekturarbeit abgeschlossen ist, schalten Sie den Änderungsmodus
wieder aus, indem Sie auf den oberen Teil des Symbols Änderungen nachverfolgen
klicken oder die Tasten Ctrl + Shift + e betätigen.
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Word 2010 - Änderungen nachverfolgen – 2
Der Änderungsmodus lässt sich auch in der Statusleiste anzeigen, wenn Sie diese mit
der rechten Maustaste anklicken und den Eintrag Änderungen nachverfolgen aktivieren. Nun können Sie mit einem Klick auf diese Anzeige den Änderungsmodus einoder ausschalten.
> Zusätzlich zu den Markups im Dokumenttext lassen sich die protokollierten Änderungen in einem speziellen Überarbeitungsbereich gesondert auflisten. Klicken Sie in der
Gruppe Nachverfolgung auf das Symbol Überarbeitungsbereich. Standardmässig
wird der Überarbeitungsbereich am linken Rand des Programmfensters eingeblendet.
Wenn Sie auf den Pfeil des Symbols Überarbeitungsbereich klicken, können Sie
bestimmen, ob er stattdessen am unteren Rand eingeblendet werden soll (horizontal
statt vertikal).
Die durchgeführten Änderungen werden im Überarbeitungsbereich aufgelistet und
nach Haupttext, Kopf-/Fusszeilen, Textfeldern und Fussnoten gruppiert. Sie sind
immer vollständig sichtbar. Hier ist auch ersichtlich, welche Textstellen von mehreren
Personen bearbeitet wurden. Im Kopfbereich finden Sie ausserdem eine Zusammenfassung der Überarbeitungen.
Ein Doppelklick auf den Titel einer Korrektur im Überarbeitungsbereich führt Sie direkt
zur korrigierten Textstelle im Dokument. Eingefügte Textstellen können auch im Überarbeitungsbereich verändert oder ergänzt werden.
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> Einzelne Überarbeitungskennzeichnungen lassen sich auch ausblenden, beispielsweise die Anzeige von Änderungen der Formatierung. Klicken Sie dazu auf das
Symbol Markup anzeigen in der Gruppe Nachverfolgung und deaktivieren Sie die
betreffende Kennzeichnungsart.
Mit dem Befehl Sprechblasen lässt sich bewirken, dass sämtliche Änderungen in
Form von Sprechblasen im Seitenrand dargestellt werden.
Mit dem Befehl Bearbeiter können Sie sich die Änderungen auch nach Bearbeitern
getrennt anzeigen lassen. Dieser Befehl blendet eine Liste aller Personen ein, welche
das Dokument im Änderungsmodus bearbeitet haben. Deaktivieren Sie die Namen
derjenigen Personen, deren Korrekturen Sie ausblenden möchten.
> Ein überarbeitetes Dokument lässt sich in verschiedenen Versionen darstellen. Dies
steuern Sie mit der Schaltfläche Für Überarbeitung anzeigen in der Gruppe Nachverfolgung. Standardmässig ist die Version Abgeschlossen: Markups anzeigen
aktiv.
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, werden Ihnen weitere Versionen angeboten.
Mit den Versionen Abgeschlossen und Original können Sie sich das überarbeitete
Dokument entweder in der geänderten Fassung oder in der Originalfassung, aber ohne
Änderungsmarkierungen anzeigen lassen. Wählen Sie die Version Abgeschlossen:
Markups anzeigen oder Original: Markups anzeigen, werden zusätzlich die Änderungsmarkierungen zur jeweiligen Fassung eingeblendet.
Auch wenn die Korrekturmarkierungen nicht sichtbar sind, sind sie noch immer im
Dokument vorhanden und können jederzeit eingeblendet werden. Die Ansicht Abgeschlossen bedeutet also nicht, dass das Dokument abgeschlossen ist, sondern lediglich, dass es so aussieht.
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> Um die Änderungen zu bereinigen, die Korrekturen einzuarbeiten und damit die end-
gültige Fassung des Dokuments zu erstellen, schalten Sie den Änderungsmodus mit
einem Klick auf das Symbol Änderungen nachverfolgen oder mit den Tasten
Ctrl + Shift + e aus.
> Springen Sie mit den Symbolen Weiter und Zurück der Gruppe Nachverfolgung von
einer Änderung zur andern und entscheiden Sie und von Fall zu Fall, ob Sie die Änderung akzeptieren (Symbol Annehmen) oder verwerfen (Symbol Ablehnen) wollen.
Eine Änderung annehmen bedeutet, dass diese in den Text übernommen wird und
nicht mehr als Änderung gekennzeichnet ist. Eine Änderung ablehnen bedeutet, dass
diese aus dem Dokument entfernt und der ursprüngliche Zustand wiederhergestellt
wird.
> Um alle Änderungen in einem Schritt zu akzeptieren oder abzulehnen, klicken Sie auf
den unteren Teil des Symbols Annehmen oder Ablehnen und anschliessend auf Alle
Änderungen im Dokument annehmen oder ablehnen.
> Speichern Sie das Dokument. Erst jetzt ist die endgültige Fassung erstellt und alle
Änderungskennzeichnungen sind definitiv aus dem Dokument entfernt.
Voreinstellungen
Die Darstellung der überarbeiteten Stellen im Text regeln Sie wie folgt:
> Klicken Sie im Register Überprüfen in der Gruppe Nachverfolgung auf den unteren
Teil des Symbols Änderungen nachverfolgen und wählen Sie dann den Befehl
Optionen zum Nachverfolgen von Änderungen ändern.
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> Im Fenster Optionen zum Nachverfolgen von Änderungen können Sie die Farbe für
jeden Änderungstyp einzeln auswählen. In der Einstellung Nach Autor erhalten die
Korrekturen der einzelnen Bearbeiter jeweils automatisch eine andere Farbe. Auch die
Darstellung der Sprechblasen lässt sich hier anpassen.
> Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK.
Beachten Sie, dass die Korrekturen ein- und desselben Dokuments bei verschiedenen
Personen unterschiedlich angezeigt werden können, da jede Person die Anzeige-Einstellungen selber definieren kann.
Markups drucken
Solange die Änderungen noch nicht definitiv ins Dokument eingearbeitet wurden, werden
die Änderungsmarkierungen – also die Markups – mit dem Dokument ausgedruckt und
zwar auch, wenn sie ausgeblendet wurden. Möchten Sie das Dokument ohne Markups
ausdrucken, wählen Sie im Register Datei den Befehl Drucken, klicken im Bereich Einstellungen auf den Befehl Alle Seiten drucken und deaktivieren im Abschnitt Dokumenteigenschaften die Option Markup drucken.
Auch der Inhalt des Überarbeitungsbereichs lässt sich ausdrucken. Wählen Sie im
Register Datei den Befehl Drucken, klicken Sie im Bereich Einstellungen auf Alle
Seiten drucken und anschliessend auf den Eintrag Markupliste. Dadurch wird anstelle
des Dokuments die Liste der Änderungen ausgedruckt.
Überarbeitungsschutz
Möchten Sie sicherstellen, dass Änderungen in einem Dokument, welches Sie zur Bearbeitung weitergeben, im Überarbeitungsmodus vorgenommen werden, schalten Sie vor
der Weitergabe im Dokument den Überarbeitungsschutz ein.
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> Klicken Sie im Register Überprüfen in der Gruppe Schützen auf das Symbol Bearbeitung einschr.
> Am rechten Fensterrand wird der Bereich Formatierung und Bearbeitung einschränken eingeblendet.
> Aktivieren Sie unter Bearbeitungseinschränkungen die Option Nur diese Bearbeitungen im Dokument zulassen, klicken Sie ins Feld darunter und wählen Sie den
Schutz Überarbeitungen.
> Klicken Sie anschliessend auf die Schaltfläche Ja, Schutz jetzt anwenden, geben Sie
im Fenster Dokumentenschutz anwenden ein Kennwort ein und bestätigen Sie Ihre
Änderungen mit OK.
Nun ist im Dokument der Änderungsmodus eingeschaltet. Er kann nur über die Eingabe
des Kennworts ausgeschaltet werden.
Es ist auch möglich, Textstellen zu kommentieren, statt sie direkt zu bearbeiten. Die
Beschreibung der Kommentarfunktion von Word ist in unserer Anleitung "Kommentare
einfügen" enthalten.
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