Benutzerhandbuch OneGov GEVER

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Benutzerhandbuch
Version 1.0
1. September 2013
Inhaltsverzeichnis
1. Übersicht
1.1. OneGov GEVER
1.1.1. Was ist OneGov GEVER?
1.1.2. Funktionsbereiche
1.1.3. Schlüsselelemente von OneGov GEVER
1.2. Verein OneGov.ch
1.3. Über diese Unterlagen
7 7 7 7 8 8 9 2. Mit Dossiers arbeiten
2.1. Ein neues Dossier eröffnen
2.1.1. Reiter Allgemein
2.1.2. Reiter Ablage
2.1.3. Reiter Sichtbarkeit
2.1.4. Reiter Lebenszyklus
2.1.5. Dossieransicht nach dem Speichern
2.2. Ein Dossier bearbeiten
2.2.1. Metadaten bearbeiten
2.2.2. Deckblatt oder Geschäftsdetail ausdrucken
2.2.3. Dossier-Eigenschaften anzeigen
2.2.4. Einem Dossier Beteiligte hinzufügen
2.2.5. Ein Dossier abschliessen und ablegen
2.2.6. Ein Dossier wieder eröffnen und wieder ablegen
2.2.7. Ein Dossier stornieren
2.2.8. Wer hat Zugriff auf das Dossier – der Reiter „Info“
2.2.9. Wer hat wann, was gemacht – der Reiter „Journal“
11 11 11 14 15 16 16 18 18 18 18 19 20 22 23 23 23 3. Mit Dokumenten arbeiten
3.1. Ein neues Dokument erstellen
3.1.1. Ein Dokument heraufladen (importieren)
3.1.2. Ein Dokument aus einer Vorlage erstellen
3.1.3. Option: Ein Dokument mit DocuComposer / DocuGate erstellen
3.1.4. Ein Dokument erstellen, das nur in Papierform vorhanden ist
3.1.5. Dokumente mit Drag & Drop hinzufügen
3.2. Dokumente bearbeiten (auschecken, einchecken)
3.2.1. Nur Metadaten (Eigenschaften) bearbeiten
3.2.2. Dokument auschecken und bearbeiten
3.2.3. Dateitypen, die mit External Editor bearbeitet werden können
3.3. Dokumente ohne External Editor bearbeiten
3.3.1. Aufeinanderlegen von Dokumentversionen
3.3.2. Dokumente ohne External Editor bearbeiten
25 25 25 28 30 31 31 32 33 33 35 37 37 37 3.4. Ausgecheckte Dokumente finden
3.4.1. Anzeige beim Verlassen des Programms
3.4.2. Mit der erweiterten Suche
3.5. Dokumentenversionen
3.5.1. Ansehen und Zurücksetzen
3.5.2. Versionen im Originalformat herunterladen (ohne auszuchecken)
3.6. Ein bestehendes Dokument einsehen (Lesemodus)
3.7. Ein Dokument in den Papierkorb verschieben
3.8. Ein Dokument kopieren
3.9. Ein Dokument per E-Mail versenden
3.10. Eine E-Mail im Dossier ablegen
3.10.1. Eine E-Mail importieren
3.11. Eine E-Mail gleichzeitig ins Dossier senden
3.12. Drag & Drop
3.12.1. Mail-Anhänge separat speichern
3.12.2. Den E-Mail-Titel anpassen
3.12.3. Ein in OneGov GEVER abgelegtes E-Mail erneut versenden
38 38 39 39 39 41 43 45 46 47 48 48 49 50 50 52 52 4. Mit Subdossiers arbeiten
4.1. Subdossiers eröffnen
4.2. Subdossiers bearbeiten
4.3. Dossiers mit Subdossiers abschliessen
4.3.1. Regeln für den Abschluss von Dossiers mit Subdossiers
4.3.2. Verschieben von Elementen aus dem Hauptdossier in Subdossiers
4.3.3. Abschliessen und Ablegen
4.4. Ein Subdossier wieder öffnen
55 55 55 55 55 56 57 58 5. Suchen und Filtern
5.1. Suchtypen
5.1.1. Regeln und Operatoren für alle drei Suchtypen:
5.2. Einfache Suche
5.2.1. Suchen mittels Eingabe von Wortanfängen (Sofortsuche)
5.2.2. Suchen mittels Eingabe von exakten Begriffen
5.3. Erweiterte Suche
5.4. Filtern
59 59 59 59 59 61 61 61 6. Mit Tabellen arbeiten
6.1. Allgemein
6.1.1. Zeilen auswählen
6.2. Spalten
6.2.1. Spaltenbreite beeinflussen
6.2.2. Spalten sortieren
6.2.3. Spalten ein- und ausblenden
63 63 63 64 64 64 65 ONEGOV GEVER – Benutzerhandbuch
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6.2.4. Spalten verschieben
6.2.5. Nach Spalte gruppiert darstellen
6.2.6. Einstellungen zurücksetzen
6.3. Anzeige / Ausdruck von Einträgen über mehrere Seiten
65 66 68 68 7. Mit Aufgaben arbeiten
7.1. Eine Aufgabe erstellen
7.1.1. Reiter Allgemein
7.1.2. Reiter Erweitert
7.2. Eine Unteraufgabe erstellen
7.3. Übersicht über den typischen Aufgabenworkflow
7.4. Eine empfangene Aufgabe als Verantwortlicher bearbeiten
7.4.1. Aufgabe akzeptieren
7.4.2. Aufgabe ablehnen
7.4.3. Aufgabe neu zuweisen
7.4.4. Mit den Aufgaben verknüpfte Dokumente (Verweise) bearbeiten
7.4.5. Dokumente in einer Aufgabe
7.4.6. Aufgabe erledigen
7.5. Erledigte Aufgabe abschliessen oder überarbeiten
7.6. Auflistung von Statusänderungen, Antworten und Dokumenten
7.7. Mandantenübergreifende Zusammenarbeit
7.7.1. Eine mandantenübergreifende Aufgabe erstellen
7.7.2. Mandantenübergreifende Aufgaben bearbeiten
7.7.3. Spezialfall mandantenübergreifende Zur Kenntnisnahme
7.7.4. Spezialfall Delegieren
7.8. Aufgaben überwachen (Pendenzenkontrolle)
7.8.1. Persönliche Aufgabenkontrolle
7.8.2. Zentrale Aufgabenkontrolle
69 69 70 72 72 73 75 75 76 76 76 77 78 78 80 80 80 82 90 92 94 95 96 8. Mit Kontakten arbeiten
8.1. Übersicht
8.1.1. Reiter Lokal
8.1.2. Reiter OGDS (OneGov Global Directory Service)
99 99 99 100 9. Posteingänge erfassen und weiterleiten (Weiterleitungen)
9.1. Funktion Posteingang
9.2. Einen Posteingang erfassen
9.2.1. Interne Posteingänge
9.2.2. Posteingänge abschliessen
9.2.3. Posteingänge neu zuweisen
9.3. Mandantenübergreifende Posteingänge
9.3.1. Den Posteingang erfassen
9.3.2. Den Posteingang weiterleiten
101 101 101 101 107 108 108 108 108 ONEGOV GEVER – Benutzerhandbuch
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9.4. Einen Posteingang aus einem anderen Mandanten bearbeiten
9.4.1. Posteingang akzeptieren
9.4.2. Posteingang durch Sekretariat weiterverarbeiten
110 110 111 10. Mit Standardabläufen arbeiten
10.1. Was ist ein Standardablauf
10.2. Einen Standardablauf auslösen
117 117 118 11. Dokumenten-Vorlagen verwalten
11.1. Die Anwendungskomponente "Vorlagen"
11.2. Verwendungszweck von Dokumenten-Vorlagen
11.3. Eine neue Dokumenten-Vorlage erstellen
11.4. Dokumenten-Vorlagen bearbeiten / löschen
121 121 121 121 122 12. Der Rollenmanager
12.1. Wozu dient der Rollenmanager?
12.2. Bedienung
12.2.1. Änderung der Berechtigungen bei einem Dossier
12.2.2. Berechtigungen einschränken
12.2.3. Berechtigungen erweitern
12.2.4. Wiederherstellen von Berechtigungen auf Stufe Dossier
12.2.5. Änderung der Berechtigungen bei einer Ordnungsposition
125 125 126 126 126 128 131 131 ONEGOV GEVER – Benutzerhandbuch
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1.
Übersicht
1.1.
OneGov GEVER
1.1.1.
Was ist OneGov GEVER?
ONEGOV GEVER ist eine Webanwendung zur Verwaltung dokumentengestützter Geschäfte. Mit ONEGOV GEVER werden alle geschäftsrelevanten Informationen bewirtschaftet, die bei der Erfüllung von Aufgaben empfangen,
erstellt und bearbeitet werden. Es ist aber nicht nur ein Dokumenten- und
Dossiermanagement-System, sondern stellt auch Funktionen für die Prozesssteuerung und Geschäftskontrolle bereit.
Durch die systematische Informationsverwaltung ermöglicht ONEGOV GEVER
eine nachvollziehbare und transparente Geschäftstätigkeit und gewährt
dadurch Rechtssicherheit. ONEGOV GEVER entspricht der internationalen
Norm zur Schriftgutverwaltung DIN-ISO-Standard 15489. Die vier zentralen
Anforderungen an die Aktenführung (Zuverlässigkeit, Authentizität, Integrität
und Benutzbarkeit der Unterlagen) werden somit erfüllt; der Informationspflicht gegenüber Bürgerinnen und Bürgern sowie anderen Organen wird
nachgekommen.
1.1.2.
Funktionsbereiche
Die drei Funktionsbereiche Aktenführung (Records Management), Prozesssteuerung und Geschäftskontrolle werden in OneGov GEVER in eine einheitlichen Benutzeroberfläche integriert.
Die Aktenführung umfasst die flächendeckende und systematische Aufzeichnung von Geschäften mit den dazugehörigen Prozessinformationen. So wird
eine Übersicht über die laufenden Geschäfte möglich. Ebenso kann mit
ONEGOV GEVER der Stand eines einzelnen Geschäfts aufgezeigt werden.
ONEGOV GEVER dient als Ablage der geschäftsrelevanten Akten. Sie ist Basis
für die elektronische Aktenführung und die elektronische Langzeitarchivierung.
Die Aktenführung ist das Herzstück der elektronischen Geschäftsverwaltung,
aber auf das Engste mit dem Prozessmanagement verknüpft. Die Prozesssteuerung erlaubt, Schritte eines Geschäfts zu definieren, Verantwortlichkeiten und Termine festzulegen, Schritte auszuführen und nachzuverfolgen. Auch
können andere Amtsstellen an Geschäften beteiligt werden. Die Geschäftskontrolle ist wichtiger Teil von ONEGOV GEVER. Sie ermöglicht eine Statusübersicht über die Geschäfte und Aufgaben. Mittels integrierter Pendenzen-
verwaltung können Fristen und Termine kontrolliert werden. Die Geschäftskontrolle umfasst auch statistische Auswertungen.
1.1.3.
Schlüsselelemente von OneGov GEVER
ONEGOV GEVER ist eine standardisierte Open-Source-Lösung, die in Zusammenarbeit mit Fachleuten aus der öffentlichen Verwaltung und Privatwirtschaft entwickelt worden ist. Technisch basiert ONEGOV GEVER auf den neuesten Web-Technologien sowie zahlreichen weiteren Modulen aus der
ONEGOV BOX. ONEGOV GEVER ist eine reine Weblösung. Sie kann mit herkömmlichen Browsern plattformunabhängig betrieben werden und unterstützt so die mobile Arbeitsweise. ONEGOV GEVER lässt sich über weite Strecken intuitiv bedienen, verschiedene Tools und Icons erscheinen vertraut. Jede/r Benutzer/in arbeitet mit einer personalisierten Benutzeroberfläche.
ONEGOV GEVER ist mit beliebigen Betriebssystemen wie auch mit OfficePakten kompatibel. Es zeichnet sich durch eine hohe Integrierbarkeit in die
Umsysteme aus. Für die generelle Anbindung an Drittsysteme ist die standardisierte Dossierschnittstelle eCH0039 vorgesehen. ONEGOV GEVER kann für
einen einzelnen Mandanten bzw. eine Amtsstelle oder ein Organ eingesetzt
werden, aber auch für beliebig viele Mandanten in grossen und arbeitsteilig
gegliederten Verwaltungen. Die Applikation ist modular erweiterbar und kann
so Kundenbedürfnissen angepasst werden.
Initiale Lizenzgebühren für die Software entfallen, da ONEGOV GEVER unter
der GNU General Public License GPL Version 2 der Schweizerischen Informatikkonferenz SIK1 entwickelt worden ist. Das dem verwendeten Lizenzmodell
zu Grunde liegende Copyleft ist Anreiz für eine wachsende Community rund
um GEVER, die ihre Kompetenz dynamisch in die Weiterentwicklung des Produkts einbringen kann.
1.2.
Verein OneGov.ch
Der Verein OneGov.ch wurde 2012 in Zürich gegründet und hat in erster Linie
den Zweck, eine Gemeinschaft zwischen mehreren Herstellern und Kunden zu
bilden und zu fördern. Der Verein selber bürgt für die Qualität und die Unabhängigkeit des Lösungsbaukasten OneGov Box gegenüber den Herstellern
und Kunden. Ziel ist es eine gleichberechtigte Partizipation an der Weiterentwicklung zu ermöglichen. Der Verein setzt sich zusammen aus Mitgliedern,
dem Vorstand, einer Geschäftsstelle, einem Expertenausschuss und einer oder mehreren Fachgruppen.
Der Verein OneGov.ch fördert die Nutzung des Lösungsbaukastens OneGov
Box in der Schweiz und angrenzendem Ausland, zertifiziert die zugehörigen
1
http://www.sik.ch/dok/GPL-der-SIK-2-0.pdf
ONEGOV GEVER – Benutzerhandbuch
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Software-Module, definiert und kontrolliert die Qualität und die Einhaltung
von Standards, verbindet Nutzer und Entwickler und fördert und koordiniert
Innovationen, Projekte und Weiterentwicklungen.
ONEGOV GEVER ist eine der Lösungen, die auf der OneGov Box basieren und
ist, wie alle übrigen Lösungen, ohne Lizenzkosten nutzbar. Die Lösung ist als
Opensource Lösung über https://github.com/4teamwork/opengever.core frei
beziehbar. Die Lösung wurde im Auftrag des Kantons Zug in den Jahren 2009
– 2011 durch die Firma 4teamwork AG in Bern entwickelt und wird seither
von der OneGov-Gemeinschaft gepflegt und weiterentwickelt.
1.3.
Über diese Unterlagen
Diesen Unterlagen basieren auf den Schulungsunterlagen des Staatsarchivs
des Kantons Zug, die dem Verein OneGov.ch freundlicherweise zur Verfügung gestellt wurden. Diese Unterlagen werden durch den Verein laufend
erweitert und aktualisiert.
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2.
Mit Dossiers arbeiten
2.1.
Ein neues Dossier eröffnen
Um ein neues Dossier zu eröffnen, klicken Sie auf die Ordnungsposition, unter der das Dossier erfasst werden soll, und wählen Sie Hinzufügen Geschäftsdossier.
Ein Dossier kann jeweils nur auf der untersten Gliederungsstufe des Ordnungssystems hinzugefügt werden, hier z.B. unter 1.2., aber nicht direkt unter 1
Die Erfassungsmaske ist in die vier Reiter Allgemein, Ablage, Sichtbarkeit,
Lebenszyklus gegliedert. Der jeweils aktive Reiter ist grau hinterlegt. Obligatorische Felder sind mit einem roten Quadrat markiert.
2.1.1.
Reiter Allgemein
Für die Erfassung eines Geschäfts ist der Reiter Allgemein der wichtigste. In
der Regel genügt es, diese Felder auszufüllen, allenfalls ist noch die Ablage
zu ergänzen.
Nachfolgend eine Beschreibung der verschiedenen Eingabefelder und Reiter.
Nr.
1
Feld
Titel
2
Beschreibung
Beschreibung
Im Titel wird der Geschäftsinhalt kurz, prägnant und zusammenhängend beschrieben. Der Titel enthält die Kerninformationen
zu einem Geschäft. Er sollte so gewählt werden, dass auch eine
dritte Person versteht, worum es geht. Abkürzungen sind deshalb
zu vermeiden.
Ausführliche Beschreibung des Geschäfts (fakultativ).
Informationen, die im Titelfeld nicht Platz haben, können im Feld
Beschreibung ergänzt werden. Die Gliederung erfolgt primär
durch Satzzeichen. Absätze und Leerzeilen im Hinblick auf die digitale Archivierung bitte ganz vermeiden.
Bei der Suche wird das Feld Beschreibung (wie die übrigen Textfelder) ebenfalls berücksichtigt; in der Dossierliste wird jedoch nur
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3
Schlagworte
4
Beginn
5
Ende
6
Kommentar
7
Federführend
der Titel angezeigt. Die zentralen, identifizierenden Geschäftsinformationen müssen daher im Titelfeld enthalten sein.
Zusätzlich zu Titel und Beschreibung kann das Dossier mit
Schlagworten versehen werden.
Das Beginndatum eines Geschäfts entspricht dem ersten Dokument eines Dossiers.
Standardmässig wird in ONEGOV GEVER das aktuelle Tagesdatum
vorgegeben. Das Datum kann auf zwei Arten angepasst werden:
a) Mit Klick auf das Kalendersymbol öffnet sich ein elektronischer
Kalender, mit dem das gewünschte Datum ausgewählt werden kann; das aktuelle bzw. gewählte Datum ist farbig markiert.
b) Manuelle Eingabe des gewünschten Datums. z.B. 23.9.2011
Das letzte Dokument bestimmt das Enddatum eines Dossiers und
zugleich das Jahr, in dem es abgelegt wird. Die Eingabe erfolgt
analog zum Beginndatum.
Das Feld Kommentar kann für Erläuterungen zum Dossier
oder zum Dossierverlauf verwendet werden.
Federführend ist diejenige Person, die für die Führung des Dossiers verantwortlich ist. Federführend ist immer eine Person aus
dem eigenen Mandanten. Standardmässig schlägt ONEGOV GEVER im Feld Federführend die angemeldete Person vor.
Änderung der Federführung: Im Textfeld werden mindestens 3
Buchstaben des Vor- oder Nachnamens oder das Kürzel eingegeben. Aus der darauf erscheinenden Liste wird die gewünschte
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8
Person mit Klick ausgewählt.
Verwandte Dos- Mit diesem Feld kann auf verwandte Dossiers verwiesen werden.
siers
a) Kennt man den Dossiertitel oder Bestandteile davon, wird der
Text direkt ins Feld eingegeben. Darauf erscheint die in Frage
kommende Liste, aus der das gewünschte Dossier ausgewählt
werden
kann.
b) Kennt man den Dossiertitel nicht, klickt man auf "hinzufügen"
und navigiert durch das Ordnungssystem. Mehrfachauswahl
ist mit der Ctrl-Taste möglich.
Die referenzierten Dossiers können unter den Eigenschaften eines
Dossiers aufgerufen werden.
2.1.2.
Reiter Ablage
Die Felder unter diesem Reiter beziehen sich auf die Papierablage des Dossiers. Sie sind alle fakultativ.
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Nr.
1
Feld
Ablage-Präfix
2
3
Behältnisart
Anzahl
Behältnisse
BehältnisStandort
Aktenzeichen
4
5
6
2.1.3.
Früheres
Aktenzeichen
Beschreibung
Im Pulldown-Menü kann die Ablage ausgewählt werden, z.B. Amt, Leitung, Direktionssekretariat, Regierungsrat
Werte: Dossier, Ordner, Schachtel
Anzahl Dossiers etc.
Standort der Dossiers. Dieses Feld ist dann nützlich,
wenn es für die Ablage mehrere Standorte gibt.
Aktenzeichen des Dossiers, das sich aus dem Kürzel
des Mandanten, der Nummer der Ordnungsposition,
unter der das Dossier abgelegt ist, und einer fortlaufenden Dossiernummer (bezogen auf die Ordnungsposition) zusammensetzt.
Wird ein Dossier von einer Ordnungsposition unter
eine andere verschoben, wird in diesem Feld automatisch das frühere Aktenzeichen eingetragen.
Reiter Sichtbarkeit
In den angezeigten Feldern sind bereits jene Werte eingetragen, die auf Stufe Ordnungsposition hinterlegt sind. Bei Bedarf können die Werte auf dieser
Stufe verschärft, aber nicht abgeschwächt werden.
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Beispiele: In diesem konkreten Fall kann statt „Nicht klassifiziert“ der Wert
„Vertraulich“ gewählt werden. Jedoch kann der Öffentlichkeitsstatus nicht auf
„öffentlich“ gesetzt werden.
2.1.4.
Reiter Lebenszyklus
In den Feldern des Reiters Lebenszyklus werden jene Werte angezeigt, die
bei der korrespondierenden Ordnungsposition hinterlegt sind.
2.1.5.
Dossieransicht nach dem Speichern
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Nr.
1
Feld
Blauer Balken
2
Byline
Federführung
Status
Beginn
Ende
Laufnummer
Aktenzeichen
Ablagenummer
E-Mail-Adresse
3
Bearbeitungsmöglichkeiten
4
Reiter des Dossiers
Beschreibung
Anzeige des im Titelfeld eingetragenen Textes (Geschäftstitel)
In der Byline befinden sich weitere zentrale Informationen
zum Dossier.
Federführender Sachbearbeiter, federführende Sachbearbeiterin
Bei der Eröffnung eines Dossiers wird automatisch der Status
„In Bearbeitung“ gesetzt. Weitere Status-Werte sind: „Abgeschlossen“, „Storniert“. Sie können bei entsprechenden
Rechten über „Weitere Aktionen“ ausgewählt werden.
Beginn-Datum
Ende-Datum (wird erst angezeigt, wenn eingetragen)
Fortlaufende Dossiernummer (unabhängig davon, ob es sich
um ein Dossier oder um ein Subdossier handelt)
Das Aktenzeichen eines Dossiers setzt sich aus folgenden
Elementen zusammen: Kürzel Mandant, Nummer der Ordnungsposition, Dossierzähler unterhalb der Ordnungsposition.
In unserem Beispiel: SKA-ARCH 1.2 / 5
Diese wird erst angezeigt, wenn nach Abschluss des Dossiers
eine Ablagenummer vergeben worden ist.
Über die E-Mail-Adresse des Dossiers können beliebige EMails in ONEGOV GEVER importiert werden.
Unterhalb der Byline stehen verschiedene Bearbeitungsmöglichkeiten und Aktionen zur Verfügung.
Die Inhalte des Geschäfts sind unter verschiedenen Dossierreitern abgelegt.
Der standardmässig eingeblendete Reiter Übersicht zeigt die
neusten Inhalte der Reiter Subdossier, Dokumente, Aufga-
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ben und Beteiligungen an. Ausserdem zeigt er den Text im
Feld Beschreibung an, sofern dieses Feld ausgefüllt wurde.
Der Reiter Journal listet auf, wer wann welche Aktionen auf
Stufe Dossier durchgeführt hat. Unter dem Reiter Info können die Zugriffsberechtigungen überprüft werden.
2.2.
Ein Dossier bearbeiten
2.2.1.
Metadaten bearbeiten
Klickt man auf Bearbeiten, öffnet sich die Dossiermaske, und die Eigenschaften
(Metadaten des Dossiers) können bearbeitet werden.
2.2.2.
Deckblatt oder Geschäftsdetail ausdrucken
Über Aktionen kann das Deckblatt oder das Geschäftsdetail gedruckt werden.
2.2.3.
Dossier-Eigenschaften anzeigen
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Wählt man die Aktion Eigenschaften anzeigen werden sämtliche Metadaten des
Dossiers angezeigt. Referenzierte Dossiers können von hier aus direkt ausge-
wählt werden.
2.2.4.
Einem Dossier Beteiligte hinzufügen
In ONEGOV GEVER werden vier Dossier-Rollen unterschieden. Obligatorisch
ist nur die Rolle „Federführung“. Die übrigen Rollen können fakultativ zu Dokumentationszwecken vergeben werden.
Dossier-Rolle
Federführung
Mitwirkung
Schlusszeichnung
Kenntnisnahme
-
-
Erläuterung
Verantwortliche(r) SachbearbeiterIn, führt das
Dossier, ist für die Vollständigkeit des Dossierinhalts verantwortlich.
Interne oder externe Beteiligte, die an der Durchführung des Geschäfts aktiv beteiligt sind.
Besondere Form der Mitwirkung.
Keine aktive Beteiligung am Geschäft, erhaltene
Dokumente dienen lediglich der Information.
Federführend ist immer eine Person aus dem eigenen Mandanten.
Weitere Beteiligte können aus demselben oder aus anderen Mandanten stammen. Externe
Beteiligte können ebenfalls ausgewählt werden, vorausgesetzt sie sind un-ter dem Anwendungsbereich Kontakt erfasst.
Eine Beteiligung hat keine Zugriffsrechte auf das Dossier zur Folge.
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Während die Federführung direkt in der Eingabemaske des Dossiers eingegeben wird, werden die übrigen Beteiligungen über Hinzufügen  Beteiligung
hinzufügen oder über den Dossier-Reiter Beteiligungen ergänzt.
Zunächst wird die gewünschte Person ausgewählt:
Danach wird ihr eine Rolle zugewiesen und die Beteiligung mit Erstellen bestätigt.
2.2.5.
Ein Dossier abschliessen und ablegen
Dossiers abschliessen können nur Personen mit Sekretariatsrechten bzw. speziell berechtigte Sachbearbeiter/innen. Bei den übrigen Berechtigungsgruppen erscheint diese Aktion nicht.
Wählen Sie die Aktion Abschliessen:
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Darauf erscheint folgendes Formular:
Nr.
1
Feld
Ablage-Präfix
2
Ende
3
Ablage-Jahr
Beschreibung
Im Pulldownmenü kann eine Ablage ausgewählt werden, z.B. Amt, Leitung, Direktionssekretariat, Regierungsrat.
ONEGOV GEVER schlägt als Ende-Datum das Datum
des jüngsten Dokuments im Dossier vor (sofern Dokumente im Dossier vorhanden sind). Dieses Datum kann
mit dem Kalender angepasst werden.
(Das Ende-Datum kann auch direkt im Geschäftsdossier über Bearbeiten eingetragen werden.)
Das Ablage-Jahr entspricht dem Jahr, in dem das
jüngste Dokument des Dossiers erstellt wurde.
ONEGOV GEVER schlägt das Ablagejahr automatisch
vor, sofern im Dossier Dokumente vorhanden sind; ansonsten muss es manuell eingetragen werden.
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4
Aktion
Beim Abschliessen kann zwischen zwei Aktionen gewählt
werden:
- Abschliessen und Ablagenummer vergeben: Beim
Speichern wird das Dossier in den Status Abgeschlossen gesetzt und die Ablagenummer automatisch vergeben. Pro Ablage wird eine eigene Nummernserie
geführt.
-
Aufbau
der
Ablagenummer:
Mandantenbezeichnung (1), Ablage (2), Ablagejahr
(3), Laufnummer (4)
Nur abschliessen (keine Ablagenummer vergeben):
Das Dossier wird in den Status Abgeschlossen gesetzt,
ohne dass eine Ablagenummer vergeben wird.
Mit dem Speichern werden die Informationen in der Byline angepasst:
Regeln für den Abschluss eines Dossiers:
• Alle Dokumente müssen eingecheckt sein
• Alle Aufgaben müssen abgeschlossen sein.
Im Status Abgeschlossen können Dossiers nicht mehr bearbeitet werden.
2.2.6.
Ein Dossier wieder eröffnen und wieder ablegen
Dossiers wieder eröffnen können nur Personen mit Sekretariatsrechten bzw.
Sachbearbeiter/innen mit entsprechender Berechtigung. Um ein Dossier wieder zu reaktivieren wählen Sie Aktionen  Wieder öffnen. Dadurch wird der Status wieder In Bearbeitung gesetzt, und das Dossier kann weiterbearbeitet werden.
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen im Dossier vor und wählen Sie Aktionen  Abschliessen.
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Falls sich das Ablagejahr nicht verändert hat, wählen Sie Abschliessen und die
existierende Ablagenummer verwenden. Andernfalls wählen Sie Abschliessen und
Ablagenummer neu vergeben. Einmal gelöschte Ablagenummern stehen nicht
mehr zur Verfügung.
2.2.7.
Ein Dossier stornieren
Wurde ein Dossier versehentlich eröffnet, kann es mit Aktionen  Stornieren
storniert werden. Stornierte Dossiers können nicht mehr bearbeitet werden.
Personen mit Sekretariatsrechten bzw. Sachbearbeiter/innen mit entsprechender Berechtigung können stornierte Dossiers wieder aktivieren (Aktionen
 Aktivieren).
2.2.8.
Wer hat Zugriff auf das Dossier – der Reiter „Info“
Unter dem Reiter Info ist ersichtlich, welche Gruppen auf das Dossier Zugriff
haben.
Klickt man auf eine Gruppe, werden die Mitglieder angezeigt.
Die Berechtigungen werden auf Stufe Ordnungsposition vergeben und von
dort auf die korrespondierenden Dossiers vererbt.
2.2.9.
Wer hat wann, was gemacht – der Reiter „Journal“
Unter dem Reiter Journal wird angezeigt, wer wann welche Veränderungen
am Dossier vorgenommen hat. Das Journal dient der Nachvollziehbarkeit. Es
kann nicht bearbeitet werden.
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3.
Mit Dokumenten arbeiten
3.1.
Ein neues Dokument erstellen
Das Menü Hinzufügen bietet drei Möglichkeiten an, um ein neues Dokument
zu erzeugen:
1. Dokument heraufladen (importieren)
2. Dokument aus Vorlage erstellen
3. Dokument mit DocuComposer erstellen
Alternativ können Dokumente mit Drag & Drop hinzugefügt werden.
3.1.1.
Ein Dokument heraufladen (importieren)
Auf die Dokumenten-Erfassungsmaske gelangen Sie, indem Sie Hinzufügen
Dokument wählen. Die Erfassungsmaske ist in die beiden Reiter Allgemein und
Sichtbarkeit gegliedert; der jeweils aktive Reiter ist grau hinterlegt. Obligatorische Felder sind mit einem roten Quadrat markiert.
3.1.1.1.
Reiter Allgemein
Nr
1
Feld
Titel
Beschreibung
Kerninformationen zum Dokument. Abkürzungen und
Codes sollten vermieden werden, damit die Information
für Dritte ebenfalls verständlich ist.
Das Titelfeld lässt bei der Eingabe zwei Varianten zu:
• Der Titel wird manuell eingegeben: Die angehängte Datei übernimmt den eingegebenen Titel automatisch.
• Es wird kein Titel eingegeben: Der Titel der angehängten Datei wird automatisch ins Titelfeld
übertragen.
Dateiname und Titel werden immer miteinander synchronisiert, auch bei einer späteren Änderung des Titels.
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2
3
Beschreibung
Schlagworte
4
5
Fremdzeichen
Dokumentdatum
6
7
8
9
10
Eingangsdatum
Ausgangsdatum
Dokumenttyp
Autor
Datei
11
In
Papierform
aufbewahrt
12
Verwandte
Dokumente
Erläuterungen, Ergänzungen zum Dokumentinhalt
Zusätzlich zu Titel und Beschreibung können Schlüsselwörter vergeben werden.
Aktenzeichen des Absenders
Datum, an dem das Dokument erstellt wurde (nicht zu
verwechseln mit dem Datum der Erfassung, das automatisch vergeben wird).
Datum, an dem das Dokument eingetroffen ist
Datum, an dem das Dokument versandt wurde
Bericht, Antrag, etc.
Verfasser des Dokuments
Mit Klick auf Durchsuchen wird der Explorer geöffnet,
und die gewünschte Datei kann hinzugefügt werden.
Gibt an, dass das Dokument in Papierform aufbewahrt
wird. Pro Mandant kann eingestellt werden, ob der
Standardwert "in Papierform aufbewahrt" gesetzt werden soll oder nicht.
Mit diesem Feld kann auf verwandte Dokumente verwiesen werden.
• Kennt man den Dokumenttitel oder Bestandteile
davon, wird der Text direkt ins Feld eingegeben.
Darauf erscheint die in Frage kommende Liste,
aus der das gewünschte Dokument ausgewählt
werden
kann.
•
Kennt man den Dokumenttitel nicht, klickt man
auf Hinzufügen und navigiert durch das Ordnungssystem
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Die referenzierten Dokumente werden in den Dokumenteigenschaften angezeigt und können von dort aus direkt angeklickt werden.
3.1.1.2.
Reiter Sichtbarkeit
Bei den Feldern Klassifikation, Datenschutzstufe und Öffentlichkeitsstatus
werden jene Werte angezeigt, die bereits auf Stufe Dossier bzw. Ordnungsposition hinterlegt sind. Bei Bedarf können die Werte auf Dokumentstufe
noch verschärft, aber nicht gelockert werden. Beispiel: Statt "Nicht klassifiziert" kann "Vertraulich" oder "Geheim" gewählt werden.
3.1.2.
Ein Dokument aus einer Vorlage erstellen
Über Hinzufügen  Dokument ab Vorlage werden die Dokumentvorlagen aufgerufen.
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Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus und tragen Sie den Dokumenttitel
ein. Nach dem Speichern wird im Hintergrund die Dossierhülle mit den Metadaten erstellt und danach das Dokument mit EXTERNAL EDITOR2 geöffnet.
Für die Dauer der Bearbeitung vergibt EXTERNAL EDITOR dem Dokument einen temporären Dateinamen (rw… Dokumentenlaufnummer), der nach dem
Einchecken wieder verschwindet:
Speichern und schliessen Sie die Datei nach dem Bearbeiten und checken Sie
die Datei ein.
Weitere Angaben zum Ein- und Auschecken finden Sie in Kapitel 3.2.
Der EXTERNAL EDITOR ist eine Hilfsanwendung, die ein Dokument aus ONEGOV GEVER herunterlädt, als lokale Kopie auf dem PC des Benutzers speichert und diese mit
der zugehörigen Anwendung (z.B. WORD) öffnet. Der EXTERNAL EDITOR prüft diese
Kopie regelmässig auf Änderungen und schreibt diese nach ONEGOV GEVER zurück.
2
Seite 29/132
3.1.3.
Option: Ein Dokument mit DocuComposer / DocuGate erstellen
Falls die Vorlagenverwaltungssoftware DOCUCOMPOSER oder deren Nachfolger DOCUGATE der Firma Leuchter AG installiert und konfiguriert ist, können
Dokumente in ONEGOV GEVER sehr einfach über diese Vorlagenverwaltung
erzeugt werden.
Wählen Sie Hinzufügen  Dokument mit DocuComposer.
Füllen Sie die Erfassungsmaske aus, wie unter Abschnitt 3.1 beschrieben; klicken Sie anschliessend auf Erstellen. Wählen Sie aus dem DOCUCOMPOSERFenster die gewünschte Vorlage (Hinweis: Wenn DOCUCOMPOSER bereits ge-
öffnet ist, muss das Fenster aus der Task-Leiste geholt werden).
Grundsätzlich funktioniert die Bedienung von DOCUCOMPOSER genau gleich
wie ausserhalb von ONEGOV GEVER. Folgende Hinweise sollten jedoch beachtet werden:
• Die Datei muss im Filesystem zwischengespeichert werden.
• Nach dem Zwischenspeichern kann das Dokument geschlossen werden. Darauf checkt der Browser das Dokument automatisch ein. Hierauf kann das Dokument erneut ausgecheckt und in ONEGOV GEVER
bearbeitet werden.
• Wenn das Dokument versehentlich nicht zwischengespeichert worden
Seite 30/132
ist, erscheint beim Schliessen folgender Hinweis:
Klicken Sie „Ja“, um das Dokument im Filesystem zwischenzuspeichern.
(Wenn Sie das Dokument nicht speichern möchten, klicken Sie „Nein“.
Schliessen Sie Word und wählen Sie die Option Nicht speichern. Auf diese
Weise wird das Dokument verworfen und nicht in ONEGOV GEVER zurückgeschrieben).
3.1.4.
Ein Dokument erstellen, das nur in Papierform vorhanden ist
Mit Hinzufügen  Dokument wird die Dokumentmaske aufgerufen und wie unter 3.1 beschrieben ausgefüllt. Der Unterschied zu einem elektronischen Dokument besteht lediglich darin, dass keine Datei heraufgeladen wird.
Dokumente ohne Datei sind am Icon
erkennbar. Es dient als Stellvertreter
für Dateien, die lediglich in Papierform vorhanden sind:
Soll nachträglich eine elektronische Datei hinzugefügt werden – z.B. weil man
einen Brief inzwischen eingescannt hat – kann dies über Metadaten bearbeiten
ausgeführt werden.
3.1.5.
Dokumente mit Drag & Drop hinzufügen
Seite 31/132
Dokumente können mittels Drag & Drop in ein Dossier, in den Eingangskorb
oder in die Vorlagen importiert werden. Hierzu das gewünschte Dossier öffnen und das Dokument in den grauen Bereich ziehen. Bei Dokumenten, die
mit Drag & Drop hinzugefügt werden, wird beim Dokumentdatum automatisch das aktuelle Datum gesetzt. Über Metadaten bearbeiten kann das Dokumentdatum verändert und beispielsweise der Autor ergänzt werden.
Unter Windows funktioniert Drag & Drop mit Internet Ex plorer ab Version
10. Drag & Drop funktioniert mit den Browsern Firefox, Safari oder Chrome unter Windows respektive Mac OS X.
3.2.
Dokumente bearbeiten (auschecken, einchecken)
Um Dokumente bearbeiten zu können, müssen sie ausgecheckt werden. Im
ausgecheckten Zustand sind Dokumente nur noch für den Bearbeiter bzw. die
Bearbeiterin verfügbar.
Ein ausgechecktes Dokument erkennt man daran, dass in der Dokumentliste
die Spalte „In Bearbeitung“ ausgefüllt ist.
Seite 32/132
3.2.1.
Nur Metadaten (Eigenschaften) bearbeiten
•
Klicken Sie in der Dokumentliste auf das Dokument, dessen Eigenschaften (z.B. Titel, Beschreibung) Sie bearbeiten möchten.
•
Darauf wird die Eigenschaftenmaske des Dokuments geöffnet. Klicken
Sie auf „Metadaten bearbeiten“.
•
In der Dokument-Erfassungsmaske können anschliessend
gewünschten Änderungen vorgenommen werden.
3.2.2.
die
Dokument auschecken und bearbeiten
Klicken Sie beim Dokument, das Sie auschecken und bearbeiten möchten, auf
das Bleistift-Icon.
Die Datei wird nun durch den EXTERNAL EDITOR3 mit der entsprechenden An3
Der EXTERNAL EDITOR ist eine Hilfsanwendung, die ein Dokument aus ONEGOV GEVER
herunterlädt, als lokale Kopie auf dem PC des Benutzers speichert und diese mit der zugehöri-
Seite 33/132
wendung, geöffnet und kann bearbeitet werden. Während der Bearbeitung
setzt der EXTERNAL EDITOR einen temporären Dateinamen, der nach dem Einchecken wieder verschwindet:
Speichern Sie während der Bearbeitung die Datei regelmässig, insbesondere
bevor Sie den Arbeitsplatz für längere Zeit verlassen. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, schliessen Sie bitte die Datei und die Anwendung (z.B.
MICROSOFT WORD). In der Version 1.3.1 zeigt der EXTERNAL EDITOR nach Abschluss der Bearbeitung, je nachdem, ob Änderungen gemacht wurden oder
nicht, eine entsprechende Hinweismeldung an, die mit OK quittiert werden
kann.
Wichtig: Eine Datei kann jeweils nur einmal zur Bearbeitung in der entsprechenden Anwendung geöffnet sein. Will man dasselbe Dokument während
dieser Zeit via Bleistift-Icon oder Link auf der Dokument-Ansicht in ONEGOV
GEVER nochmals öffnen, so erscheint folgender Hinweis (das bedeutet, dass
die Datei offen und somit in der Task-Leiste aufrufbar ist):
Nach dem Schliessen wird die Eigenschaftenmaske des Dokuments mit den
weiteren Bearbeitungsmöglichkeiten angezeigt.
gen Anwendung (z.B. Word) öffnet. Der EXTERNAL EDITOR überprüft diese Kopie regelmässig
auf Änderungen und schreibt diese nach ONEGOV GEVER zurück.
Seite 34/132
1
Aktion
Weiterbearbeiten
im External Editor
2
Widerrufen
3
Einchecken
Beschreibung
Mit Klick auf die Datei wird das Dokument wieder im
EXTERNAL EDITOR geöffnet und kann weiterbearbeitet
werden. Dies funktioniert jedoch nur, wenn das Dokument ausgecheckt ist. Im eingecheckten Zustand
erscheint ein pdf oder die schreibgeschützte Originaldatei.
Die vorgenommenen Änderungen am Dokument
werden rückgängig gemacht und die Datei auf den
zuletzt eingecheckten Zustand zurückgesetzt.
Wählt man Einchecken, erscheint ein Eingabefenster, in
dem fakultativ ein Kommentar zu den Änderungen am
Dokument eingegeben werden kann.
“Einchecken“ gibt das Dokument wieder für die übri-
4
Metadaten
bearbeiten
3.2.3.
gen Sachbearbeiter/innen frei.
Die Dokument-Erfassungsmaske wird geöffnet und
kann bearbeitet werden.
Dateitypen, die mit External Editor bearbeitet werden können
Der EXTERNAL EDITOR unterstützt die gängigen Dateiformate zur Bearbeitung
von Text und Tabellen (MICROSOFT WORD, MICROSOFT EXCEL, MICROSOFT
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POWERPOINT, OPENOFFICE, ADOBE ACROBAT) sowie zusätzlich einige viel verwendete Anwendungen (MINDMANAGER, MICROSOFT PROJECT, MICROSOFT VISIO). Bedingung dazu ist, dass die jeweilige Anwendung auf dem PC installiert
ist.
Die Bearbeitung von Adobe Grafikdateien (PHOTOSHOP, ILLUSTRATOR, INDESIGN) mit dem EXTERNAL EDITOR funktioniert zwar, wird aber nicht empfohlen,
da es zu unerwarteten Fehlern kommen kann. Für solche und ähnliche Dateien sollte untenstehender Hinweis befolgt werden.
Nicht unterstützte Dateiformate müssen über einen Umweg bearbeitet werden. Dazu muss das Dokument unter “Aktionen“ ausgecheckt werden (vgl.
Kapitel 3.2). Es wird somit in Bearbeitung gesetzt, aber nicht mit dem Editor
geöffnet. Nun kann die Datei heruntergeladen, ausserhalb von ONEGOV GE-
VER bearbeitet und abgespeichert und danach unter “Metadaten bearbeiten“
wieder eingesetzt werden (Option "Mit neuer Datei ersetzen" anwählen).
Nach dem Einchecken ist das bearbeitete Dokument als neue Version in
ONEGOV GEVER gespeichert.
Seite 36/132
3.3.
Dokumente ohne External Editor bearbeiten
Auf der Dokumentenmaske steht unter Aktionen Auschecken zur Verfügung.
Mit der Aktion Auschecken werden sowohl die Datei selber als auch die Metadaten ausgecheckt. Es entsteht dabei eine neue Version des Dokuments,
egal, ob man nur die Eigenschaften oder das Dokument bearbeitet. Für das
normale Aus- und Einchecken wird empfohlen, direkt die Aktion Auschecken
und Bearbeiten zu wählen.
3.3.1.
Aufeinanderlegen von Dokumentversionen
Wählen Sie die Aktion Auschecken. Klicken Sie nach dem Auschecken auf Metadaten bearbeiten, wodurch sich die Dokumentenmaske öffnet.
Wählen Sie nun Mit neuer Datei ersetzen und suchen Sie im Filesystem die gewünschte Datei. Mit Speichern und anschliessendem Einchecken wird die
neue Datei als neuste Version gespeichert.
3.3.2.
Dokumente ohne External Editor bearbeiten
Diese Aktion wird auch benötigt, wenn Dateien nicht mit EXTERNAL EDITOR
bearbeitet werden können oder der EXTERNAL EDITOR nicht zur Verfügung
steht.
1. Wählen Sie die Aktion Auschecken.
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2. Öffnen Sie die Dokumentversionen, wählen Sie Download und anschliessend Speichern, um die Datei im Filesystem bzw. auf dem Desktop zwischenzuspeichern.
Bearbeiten Sie die Datei und schliessen Sie sie nach dem Speichern der Änderungen.
Klicken Sie nun in ONEGOV GEVER auf Metadaten bearbeiten. Wählen Sie in
der Dokumentenmaske Mit neuer Datei ersetzen und durchsuchen Sie das Filesystem nach der geänderten Datei.
Mit Speichern und anschliessendem Einchecken wird die geänderte Datei als
neuste Version gespeichert.
3.4.
Ausgecheckte Dokumente finden
3.4.1.
Anzeige beim Verlassen des Programms
Wenn Sie ONEGOV GEVER über "GEVER verlassen" beenden,
wird Ihnen untenstehende Meldung angezeigt, falls Sie noch ausgecheckte
Dokumente haben. Durch Anwählen des Dokumententitels werden Sie direkt
zum entsprechenden Dokument geleitet.
Seite 38/132
3.4.2.
Mit der erweiterten Suche
In der erweiterten Suche kann beim Inhaltstyp „Dokument“ nach ausgecheckten Dokumenten eines Sachbearbeiters/einer Sachbearbeiterin gesucht werden.
3.5.
Dokumentenversionen
3.5.1.
Ansehen und Zurücksetzen
Bei jedem Eincheck-Vorgang wird eine neue Version des Dokuments gespeichert. Klickt man von der Eigenschaften-Maske des Dokuments aus auf Versionen, werden diese Versionen mit folgenden Informationen angezeigt: Versionsnummer, Bearbeiter/In, Zeitpunkt der Änderung (inkl. Erstellungsdatum
„Initialversion“), Kommentar (falls beim Einchecken angegeben).
Seite 39/132
Mögliche Aktionen:
Aktion
Datei
PDF
schau
Vor-
Beschreibung
Mit Klick auf Datei wird die Datei im Originalformat (nicht in
pdf) aufgerufen. Hinweis: Eine Datei kann von hier aus nicht direkt bearbeitet werden (schreibgeschützter Modus)! Sie kann
aber beispielsweise heruntergeladen werden (siehe 3.2)
Mit Klick auf die PDF Vorschau wird die entsprechende Version im PDF-Format angezeigt. Voraussetzung: Ein externer
PDF-Rendition-Dienst ist vorhanden und in ONEGOV GEVER
entsprechend konfiguriert.
Seite 40/132
Zurücksetzen
Zurücksetzen legt eine frühere Version über die aktuelle.
Beispiel:
Die Version 2 wurde über die aktuelle Version 4 gelegt und
erhielt dabei die Versionsnummer 5. Bei diesem Vorgang bleiben sämtliche Versionen erhalten.
3.5.2.
Versionen im Originalformat herunterladen (ohne auszuchecken)
ONEGOV GEVER öffnet eingecheckte Dokumente stets im Lese-Modus. Will
man den Inhalt einer Datei bearbeiten, muss diese bekanntlich ausgecheckt
werden. Wenn man jedoch die Originaldatei (z.B. WORD, EXCEL) ansehen, auf
den Arbeitsplatz speichern oder Inhalte aus der Originaldatei herauskopieren
will, kann man diese in den Versionen herunterladen, ohne sie dafür auschecken zu müssen. Diese Option bietet diverse Vorteile, welche nun kurz erläutert werden.
Vorgehen und Möglichkeiten beim Versionen-Download:
-
-
Aufklappen der Versionen über das [+]-Symbol (Dokument muss nicht
ausgecheckt werden)
Anklicken der Option [Download] - im Normalfall bei der aktuellsten Version (=höchste Versionen-Nr). Es können jedoch auch alle Originaldateien
oder PDFs von älteren Versionen heruntergeladen werden.
Je nach Web-Browser erscheint ein Dialogfenster mit folgenden Optionen:
o Öffnen: Die Originaldatei wird schreibgeschützt im StandardProgramm (WORD, EXCEL, etc.) geöffnet. Somit können Inhaltspassagen gelesen oder herauskopiert werden. Bei diesen Aktionen
kann die Datei danach einfach wieder geschlossen werden. Ändert
man jedoch etwas am Inhalt dieser schreibgeschützten Datei, so
erscheint der übliche Speichern-Dialog von Microsoft Office.
Achtung: Die Datei wird in diesem Fall auf dem PC abgespeichert
- die Änderungen werden nicht nach ONEGOV GEVER übernommen.
o Speichern: Wählen Sie diese Option, wenn Sie die Originaldatei auf
Ihrem PC abspeichern wollen. Die Datei kann unter dem aktuellen
Seite 41/132
Namen [Speichern] oder einem neuen Namen [Speichern unter] im
Filesystem abgespeichert und dort für andere Zwecke verwendet
werden. Am Dokument in ONEGOV GEVER ändert sich dadurch
ebenfalls nichts.
Im Internet Explorer 9:
Im Firefox 13:
Dieses Vorgehen ermöglicht die Verwendung der Originaldatei eines GEVERDokuments zu anderen Zwecken (z.B. Text kopieren), ohne dass man dazu
das Dokument auschecken muss.
Das korrekte Arbeiten mit Versionen vermindert unnötige Aus- und Eincheckvorgänge und hält somit die Datenmenge gering (möglichst wenige neue Versionen). Checkt man ein Dokument (aus Versehen) aus, ohne daran Änderungen vorzunehmen, kann der Checkout zwecks oben genannten Gründen anstatt eingecheckt einfach widerrufen werden. Das Dokument bleibt damit auf
der vor dem Checkout aktuellsten Version (d.h. es wird nicht unnötigerweise
eine neue Version mit demselben Inhalt wie in der vorangehenden Version erstellt).
Seite 42/132
3.6.
Ein bestehendes Dokument einsehen (Lesemodus)
Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn ein entsprechender PDF Rendition Dienst (z.B. ADOBE LIVECYCLE SERVER) installiert und mit OneGov GEVER
konfiguriert ist.
Klicken Sie in der Liste auf das Dokument, das Sie einsehen möchten.
Klicken Sie anschliessend in der Eigenschaften-Maske des Dokuments auf den
Dateinamen, um das Dokument im PDF-Format anzusehen. ONEGOV GEVER
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erzeugt von den Dokumenten im Hintergrund eine PDF-Datei. Auf diese Weise kann verhindert werden, dass nicht ausgecheckte Dokumente versehentlich bearbeitet werden.
Das PDF-Rendering benötigt etwas Zeit. Klickt man nach dem Einchecken sofort auf die Datei, ist möglicherweise das PDF noch nicht bereit. Es erscheint
die Meldung "PDF noch nicht vorhanden, wird noch erstellt." In diesem Fall
wird beim Klicken auf die Datei die Originaldatei angezeigt. Soll die Datei
bearbeitet werden, muss sie wieder ausgecheckt werden, ansonsten werden
die Änderungen nicht gespeichert!
Übersicht über die Dateiformate, die in ein PDF umgewandelt werden können:
Anwendung
Standard
Bild
Dateiformat
rtf, txt, jpg, htm, html
jpg, jpeg, bmp, gif, tif, tiff, png, jpf, jpx, jp2, j2k,
j2c, jpc
Flash-Videos
swf, flv
Microsoft Office Word
doc, docx
Microsoft Office Excel
xls, xlsx
Microsoft Office Power- ppt, pptx
point
Microsoft Visio
vsd
Microsoft Project
mpp
Microsoft Publisher
pub
OpenOffice Writer
odt, ott, sxw, stw
OpenOffice Calc
ods, ots, sxc stc
OpenOffice Draw
odg, otg, sxd, std
OpenOffice Impress
odf, otp, sxi, sti
Seite 44/132
AutoCAD
Corel WordPerfect
Adobe PageMaker
Adobe Framemaker
Adobe Photoshop
3.7.
dwg, dxf, dwf
wpd
pmd, pm6, p65, pm
fm
psd
Ein Dokument in den Papierkorb verschieben
Dokumente in OneGov GEVER können nicht gelöscht, sondern nur in den
Papierkorb verschoben werden. Gehen Sie dabei wie folgt vor:
1. Klicken Sie in der Dokumentenliste auf das zu löschende Dokument
2. Wählen Sie unter Weitere Aktionen die Aktion In den Papierkorb verschieben
3. Mit dieser Aktion wechselt ONEGOV GEVER auf den Reiter Papierkorb
und verschiebt das Dokument dorthin. Bei Bedarf kann das Dokument
reaktiviert werden.
Seite 45/132
3.8.
Ein Dokument kopieren
Klicken Sie in der Dokumentliste auf das zu kopierende Dokument und wählen Sie Weitere Aktionen  Kopieren.
Öffnen Sie anschliessend das Ziel-Dossier und klicken Sie auf Aktionen  Einfügen. Dadurch wird das kopierte Dokument automatisch unter dem Reiter
Dokumente abgelegt.
Das kopierte Dokument erscheint in der Dokumentenliste als "Kopie von …."
Seite 46/132
3.9.
Ein Dokument per E-Mail versenden
Wählen Sie in der Dokumentenliste das Dokument aus, das Sie versenden
möchten und klicken Sie auf Weitere Aktionen  Als E-Mail versenden.
Darauf wird das E-Mail-Formular geöffnet. Obligatorische Felder sind mit einem roten Quadrat markiert.
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Der Mailversand wird im Journal vermerkt. In der Spalte Kommentar wird das
versandte Dokument referenziert; ebenfalls dort angegeben sind die Empfänger, der Betreff und die Nachricht (vollständige Ansicht mit Mouseover).
3.10.
Eine E-Mail im Dossier ablegen
3.10.1. Eine E-Mail importieren
Jedes Dossier ist mit einer E-Mail-Adresse versehen. Soll eine E-Mail importiert werden, gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie auf die E-Mail-Adresse des Dossiers:
-
Darauf wird in OUTLOOK ein neues E-Mail-Formular geöffnet. Klicken Sie
auf Element anfügen und wählen Sie anschliessend aus dem Posteingang
das zu importierende E-Mail aus und bestätigen Sie mit OK.
Fügen Sie das E-Mail immer als Anhang hinzu, selbst wenn dem E-Mail
keine Dateien beigefügt sind. Das Feld Betreff muss nicht ausgefüllt wer-
Seite 48/132
den,
-
es
Klicken
•
3.11.
wird
Sie
nicht
auf
importiert.
Senden.
Wechseln Sie zum GEVER-Dossier und aktualisieren Sie die Website
mit der Funktionstaste F5. Das Mail wird nun in der Dossier-Übersicht
sowie
unter
dem
Reiter
Dokumente
angezeigt.
Eine E-Mail gleichzeitig ins Dossier senden
Erstellen Sie die E-Mail wie gewohnt in OUTLOOK. Kopieren Sie die E-MailAdresse des Dossiers ins Cc- oder Bcc-Feld des E-Mails. Auf diese Weise wird
die E-Mail gleichzeitig im GEVER-Dossier abgelegt.
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3.12.
Drag & Drop
E-Mails können auch durch Drag & Drop ins Dossier (und in den Eingangskorb) gezogen werden, müssen jedoch z.B. auf dem Desktop zwischengespeichert werden. Es ist auch ein Mehrfach-Upload möglich.
Hinweis für Windows-Benutzer: Ein direktes Drag & Drop nach ONEGOV GE-
VER lässt Outlook nicht zu. Auch Anhänge aus E-Mails müssen zuerst zwischengespeichert werden.
Unter Mac OS X ist ein direktes Drag & Drop möglich.
3.12.1. Mail-Anhänge separat speichern
Öffnet man in ONEGOV GEVER die E-Mail, werden die Mitteilung und eventuelle Anhänge angezeigt.
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Mit der Aktion Anhänge speichern, können die E-Mail-Anhänge separat als Dokumente gespeichert werden. Wahlweise können die Anhänge der E-Mail ge-
Seite 51/132
löscht
werden.
3.12.2. Den E-Mail-Titel anpassen
Mit der Aktion Bearbeiten kann der E-Mail-Titel in ONEGOV GEVER bei Bedarf
angepasst werden.
Der Original-Betreff bleibt auch bei einer Änderung des Titels erhalten.
3.12.3. Ein in OneGov GEVER abgelegtes E-Mail erneut versenden
In ONEGOV GEVER abgelegte E-Mails werden im programmunabhängigen
Format .eml abgelegt. Soll eine solche E-Mail wieder verschickt werden, gehen Sie wie folgt vor:
• Wählen Sie Bearbeiten und klicken Sie auf den Link der Originalnach-
richt
•
Nun können Sie die Nachricht mit OUTLOOK öffnen und beispielsweise
weiterleiten.
Seite 52/132
Seite 53/132
4.
Mit Subdossiers arbeiten
4.1.
Subdossiers eröffnen
Wählen Sie auf dem Hauptdossier Hinzufügen  Subdossier.
Die Erfassungsmasken von Haupt- und Subdossiers sind identisch (siehe Kapitel 1). Die federführende Person wird automatisch vom Hauptdossier übernommen, kann aber geändert werden. Unter einem Hauptdossier können beliebig viele Subdossiers eröffnet werden, jedoch standardmässig beschränkt
auf eine Hierarchiestufe.
4.2.
Subdossiers bearbeiten
Die Bearbeitung von Subdossiers ist identisch zur Bearbeitung von Hauptdossiers (siehe Kapitel 2.2).
4.3.
Dossiers mit Subdossiers abschliessen
4.3.1.
Regeln für den Abschluss von Dossiers mit Subdossiers
Die folgenden Bedingungen müssen erfüllt sein, damit ein Dossier mit Subdossiers erfolgreich abgeschlossen werden kann:
1. Alle Dokumente müssen eingecheckt sein.
2. Alle Aufgaben müssen abgeschlossen sein.
3. Alle Dokumente und alle Aufgaben müssen in Subdossiers versorgt
sein.
4. Alle Subdossiers erhalten automatisch das Ende-Datum des Hauptdossiers. Dieses richtet sich nach dem jüngsten Dokument in den
Subdossiers. Falls ein Subdossier ein anderes Ende-Datum haben soll,
muss dieses manuell unter Bearbeiten eingetragen werden.
4.3.2.
Verschieben von Elementen aus dem Hauptdossier in Subdossiers
Ob Dokumente (bzw. Aufgaben) in Subdossiers versorgt sind oder nicht, ist
auf der Ebene des Hauptdossiers unter dem Reiter Dokumente (bzw. Aufgaben) ersichtlich:
In der Auflistung der Dokumente wird angezeigt, welchem Subdossier sie zugeordnet sind. Fehlt eine Angabe, so liegt das Dokument noch in keinem
Subdossier.
Verschieben eines Dokuments in ein Subdossier:
Markieren Sie das entsprechende Dokument (bzw. mehrere Dokumente) und
wählen Sie Weitere Aktionen  Elemente verschieben.
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Geben Sie im Textfeld den Titel des Zieldossiers ein (oder navigieren Sie mit
dem Knopf Hinzufügen im Ordnungssystem). Mit dem Knopf Verschieben wird
das Dokument in das gewählte Subdossier gelegt.
Analog werden Aufgaben verschoben, die noch keinem Subdossier zugeordnet sind.
4.3.3.
4.3.3.1.
Abschliessen und Ablegen
Automatisches Abschliessen aller Subdossiers
Wählen Sie auf der Stufe Hauptdossier die Aktion Abschliessen.
und gehen Sie anschliessend vor, wie beim Abschluss eines Dossiers ohne
Subdossiers. Die Subdossiers werden automatisch auch abgeschlossen. Sowohl das Hauptdossier als auch alle Subdossiers erhalten dabei das Datum
des jüngsten Dokuments der Subdossiers.
4.3.3.2.
Manuelles Abschliessen der Subdossiers
Die Subdossiers können auch einzeln abgeschlossen werden. Setzen Sie dazu
das Ende-Datum manuell ein. Beim Abschliessen des Hauptdossiers bleiben
die manuell gesetzten Daten der Subdossiers erhalten, das Hauptdossier er-
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hält das Ende-Datum des jüngsten Dokuments der Subdossiers.
4.3.3.3.
Aufbau der Ablagenummer bei Dossiers mit Subdossiers
Dossierstufe
Hauptdossier
Subdossier 1
Subdossier 2
4.4.
Ablagenummer
SKA ARCH-Amt-2011-5
SKA ARCH-Amt-2011-5.1
SKA ARCH-Amt-2011-5.2
Ein Subdossier wieder öffnen
Wenn ein Subdossier wiedereröffnet werden soll, muss zuerst das Hauptdossier wieder offen sein. Anschliessend kann das Subdossier bearbeitet werden.
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5.
Suchen und Filtern
5.1.
Suchtypen
Es stehen drei Suchtypen zur Verfügung:
- Einfache Suche (live search)
- Erweiterte Suche
- Filtern
Mit der einfachen und der erweiterten Suche werden durchsucht:
- die Textfelder aller Objekte (Dossiers, Dokumente, Aufgaben)
- sowie die Datei-Inhalte (Volltextsuche).
Mit dem Filter werden Objekte (Dossiers, Dokumente oder Aufgaben) aus Listen ausgewählt.
5.1.1.
-
-
-
Regeln und Operatoren für alle drei Suchtypen:
Zwischen Gross- und Kleinschreibung wird nicht unterschieden.
Die Suchbegriffe werden immer AND-verknüpft, d.h. man kann mehrere
Suchbegriffe eingeben. Nötig ist nur ein Leerschlag zwischen den Suchbegriffen, aber keine spezielles Zeichen. Aufgezeigt werden dann die
Treffer, die alle Suchbegriffe enthalten.
* (Stern) steht als Platzhalter für kein oder mehrere beliebige Zeichen.
? (Fragezeichen) steht als Platzhalter für exakt ein beliebiges Zeichen.
- (Minus): Setzt man das Minus-Zeichen vor einen Begriff (Bsp.: unterlagen
-test), so werden Suchresultate geliefert, in denen die restlichen Suchbegriffe vorkommen, nicht aber der negierte Begriff.
"" (Anführungszeichen): Durch das Setzen von Anführungszeichen (Bsp.:
"Polizeiverordnung" wird nach dem exakten Begriff gesucht. Innerhalb
der Anführungszeichen dürfen keine anderen Operatoren vorkommen.
5.2.
Einfache Suche
Zum Suchen mit der einfachen Suche gibt es zwei Vorgehensweisen:
a) Suchen mittels Eingabe von Wortanfängen
b) Suchen mittels Eingabe von exakten Begriffen
5.2.1.
Suchen mittels Eingabe von Wortanfängen (Sofortsuche)
Der Suchbegriff kann direkt in das Sucheingabefeld getippt werden. Die ersten zehn Suchresultate werden “on the fly“ vorgeschlagen, d.h. sie erscheinen in einer Liste unterhalb des Suchfelds. Schon beim Einfüllen des Suchbegriffs setzt das System automatisch auf der rechten Seite eine Trunkierung (*).
Klickt man auf Zeige alle, so erscheint die vollständige Trefferliste, d.h. alle
Begriffe, die mit dem eingefüllten Wort(teil) beginnen, werden gefunden.
Bei der Suche mittels Wortteilen darf nicht Enter oder der Knopf Suche gedrückt werden. Die automatische Trunkierung funktioniert nur über das Anwählen von Zeige alle. Sollen in Verbindung mit der Enter-Taste alle Treffer
mit einem bestimmten Wortanfang aufgezeigt werden, so muss der Stern
manuell eingegeben werden.
Beispiel: Suche nach dem Wortanfang test
Das System setzt automatisch ein Sternchen (*) und findet alle Wörter, die mit
"test" beginnen:
Bei der Eingabe von Wortfragmenten werden nur Wortanfänge berücksichtigt.
Beispiel: Die Eingabe von test findet Testresultat, Teststrecke, aber nicht Lasttest.
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5.2.2.
Suchen mittels Eingabe von exakten Begriffen
Schreibt man in das Feld der Sofortsuche den exakt gewünschten Begriff, so
muss man anschliessend mit Enter quittieren oder den Knopf Suche drücken.
In diesem Fall werden nur die Treffer aufgelistet, die den exakten Begriff enthalten. Die Trefferliste ist entsprechend kürzer.
5.3.
Erweiterte Suche
Mit Klick auf die Erweiterte Suche wird ein detailliertes Suchformular geöffnet.
Pro Objekttyp werden spezifische Suchfelder zur Verfügung gestellt, beispielsweise der Status für das Objekt Dossier oder der Autor beim Objekt
Dokument. Die Felder auf einer Maske können beliebig ausgefüllt und kombiniert werden. Die Suche wird dadurch eingegrenzt und die Treffermenge
übersichtlicher.
Die Suche nach Aufgaben bezieht sich nur auf Aufgaben, die im eigenen Mandanten gespeichert sind, d.h. zu denen im eigenen Mandanten Dossiers vorhanden sind.
5.4.
Filtern
Ein Filterfeld steht jeweils über Dossiers-, Dokumenten- oder Aufgaben-Listen
zur Verfügung. Gibt man im Filterfeld einen Suchbegriff ein, so werden diejenigen Objekte in der darunter liegenden Liste gefunden, die im Titel oder in
anderen Metadaten den Suchbegriff enthalten. Die Filtersuche ist sehr effi-
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zient und hilfreich. Durch das Filtern – quasi das Aussortieren – erhält man in
der Regel eine überschaubare Treffermenge.
Im Ordnungssystem kann jede Position bzw. die darunter angehängten Dossiers gefiltert werden. Klickt man auf die zu durchsuchende Position, so erscheint auf der rechten Seite unterhalb des blauen Balkens das Filterfeld.
Sämtliche Tabellen im Reiter Übersicht können ebenfalls gefiltert werden. So
kann man in den eigenen Dossiers, Dokumenten, Aufgaben sowie je nach Berechtigung auch in allen Aufgaben des Mandanten eine Auswahl treffen und
gelangt sehr schnell zum gewünschten Objekt.
Das System trunkiert den eingegebenen Wortteil immer automatisch auf der
rechten Seite. Die Resultate erscheinen dynamisch und sofort. Eine allfällige
Eingabe mittels Enter ändert nichts.
Beim Filtern über Dossiers- und Aufgabenlisten werden die Textfelder der
Metadaten (Titel, Beschreibung, Schlagworte, Kommentar) sowie das Feld
Federführung durchsucht. Beim Filtern über Dokumenten-Listen werden sowohl die Textfelder der Metadaten als auch die Dokumente im Volltext
durchsucht.
Seite 62/132
6.
Mit Tabellen arbeiten
6.1.
Allgemein
Tabellen enthalten Reiter, Spalten und Zeilen, die je nach Anwendung (Dossier, Aufgaben, etc) unterschiedliche Inhalte aufnehmen.
Der aktive Reiter wird vergrössert dargestellt.
6.1.1.
Zeilen auswählen
Alle Tabellenzeilen können über die Menüpunkte Auswählen Alle bzw. Auswählen Keine an- bzw. abgewählt werden.
Einzelne Tabellenzeilen können über das Kästchen links an- und abwählt werden. Markierte Zeilen erhalten einen gelben Hintergrund und das Markierungszeichen  in der entsprechenden Zeile.
− Klicken Sie in die Auswahl, um 1 Zeile zu markieren
− Ctrl + Klick , um eine weitere bzw. mehrere nicht zusammenhängende Zeilen zu markieren
− Ctrl + Hochschaltung + Klick um einen zusammenhängenden Bereich zu
markieren
6.2.
Spalten
6.2.1.
Spaltenbreite beeinflussen
Führen Sie den Cursor in der Spaltenüberschrift an die rechte Spaltenbegrenzung bis das entsprechende Zeichen erscheint und bestimmen Sie die Breite
der Spalte mit gedrückter Maustaste.
6.2.2.
Spalten sortieren
Variante 1):
Führen Sie den Cursor in die Spaltenüberschrift und drücken Sie die linke
Maustaste. Die Zeilen werden aufsteigend sortiert. Klicken Sie nochmals in
die Spaltenüberschrift werden die Zeilen absteigend sortiert.
Variante 2):
Seite 64/132
Führen Sie den Cursor in der Spaltenüberschrift an den rechte Begrenzung
bis die Auswahlzeichen
angezeigt wird und wählen Sie die gewünschte Sortierung:
Abgebildetes Beispiel: Sortieren Spalte Federführung aufsteigend.
6.2.3.
Spalten ein- und ausblenden
Spalten können nach Bedarf ein- bzw. ausgeblendet werden. Die Einstellung
kann in jedem Spaltenfeld mit Hilfe des Auswahlzeigers vorgenommen werden.
Mit  markierte Spalten werden angezeigt.
6.2.4.
Spalten verschieben
Die Reihenfolge der Spalten können Sie beeinflussen, indem Sie mit gedrückter linker Maustaste die Spalte an ihren neuen Ort verschieben.
Beispiel: Die Spalte Autor soll nach der Spalte Titel angezeigt werden.
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− Linke Maustaste in Spalte Autor drücken:
Linke Maustaste nach Spalte In Bearbeitung loslassen.
6.2.5.
Nach Spalte gruppiert darstellen
Zur besseren Übersichtlichkeit kann der Inhalt für jede Spalte gruppiert dargestellt werden.
Das nachfolgende Beispiel zeigt das Vorgehen für eine gruppierte Darstellung der Spalte Federführend. Klicken Sie auf das Auswahlfeld im rechten
Rand der Spaltenüberschrift und klicken Sie entweder auf Nach dieser Spalte
gruppieren oder Gruppiert darstellen.
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Anzeige gruppiert nach "Federführend"
Mit Klick auf das Minuszeichen im Gruppentitel können Sie den Inhalt aus-
blenden bzw. falls das Pluszeichen angezeigt wird, wieder einblenden.
Die Gruppierung können Sie abschalten, indem Sie entweder die Spalte neu
gruppieren oder im Auswahlfeld einer Spaltenüberschrift die Gruppierung
ausschalten (Klick auf markiertes Feld Gruppiert darstellen.
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6.2.6.
Einstellungen zurücksetzen
Wählen Sie unter Weitere Aktionen den Menüpunkt Tabellenkonfiguration zurück-
stellen. Dies kann hilfreich sein, falls eine Tabelle nicht mehr oder falsch ange-
zeigt wird. Über diesen Menüpunkt werden die Standardeinstellungen für
diese Tabelle geladen.
6.3.
Anzeige / Ausdruck von Einträgen über mehrere Seiten
Pro Seite werden standardmässig 50 Einträge angezeigt. Soll mehr angezeigt
werden (z.B. für die Ausgabe in ein PDF), kann die gewünschte Anzahl Treffer
manuell eingetragen werden; maximal können 500 Treffer pro Seite dargestellt werden.
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7.
Mit Aufgaben arbeiten
7.1.
Eine Aufgabe erstellen
Es gibt zwei Möglichkeiten, um eine Aufgabe zu erstellen:
- Auf Stufe Dossier oder Subdossier rufen Sie mit Hinzufügen  Aufgabe die
Erfassungsmaske auf.
-
Wählen Sie in der Dokumentenliste eines oder mehrere Dokumente (mit
der Ctrl-Taste) aus und klicken Sie auf Aufgabe erstellen.
Die Aufgabenmaske ist in die beiden Reiter Allgemein und Erweitert gegliedert. Der jeweils aktive Reiter ist grau hinterlegt. Obligatorische Felder sind
mit einem roten Quadrat markiert.
7.1.1.
Reiter Allgemein
Seite 70/132
Nr.
1
2
Feld
Titel
Auftraggeber
3
Auftragstyp
4
Mandant
des
Auftragnehmers
5
6
Auftragnehmer
Zu erledigen bis
7
Beschreibung
8
Verweise
Beschreibung
Inhaltliche Beschreibung der Aufgabe
Diejenige Person, die den Auftrag erteilt. Standardmässig wird die an ONEGOV GEVER angemeldete Person vorgeschlagen.
Mit dem Auftragstyp wird angegeben, was vom Auftragnehmer erwartet wird. In ONEGOV GEVER werden 6 Auftragstypen unterschieden:
- Zur Kenntnisnahme*
- Zur direkten Erledigung*
- Zum Bericht / Antrag
- Zur Genehmigung
- Zur Prüfung / Korrektur
- Zur Stellungnahme
* Vom Auftraggeber wird keine Antwort erwartet,
die überprüft werden muss; daher kann bei diesen
beiden Auftragstypen die Aufgabe durch den Auftragnehmer abgeschlossen werden.
Standardmässig ist der eigene Mandant eingegeben (z.B. SKA-ARCH). Soll die Aufgabe von einem
Mitarbeiter eines anderen Mandanten erledigt werden, wird jener Mandant (z.B. BD-ARP) eingetragen
(nur bei Mehrmandanteninstallationen von ONEGOV
GEVER)
Diejenige Person, die den Auftrag erledigen soll.
Frist, bis wann der Auftrag erfüllt sein soll. Als Vorschlag wird das aktuelle Datum +5 Tage gesetzt.
Bei Bedarf kann im Beschreibungsfeld der Auftrag
detailliert beschrieben werden.
Dokumente, die in Zusammenhang mit der Aufgabe
stehen, können durch Hinzufügen oder durch direkte
Texteingabe verknüpft werden.
Seite 71/132
7.1.2.
Reiter Erweitert
Mit Ausnahme des Erledigungsdatums sind die Felder auf die Leistungserfassung ausgerichtet.
Das Erledigungsdatum wird mit der Aktion Erledigen automatisch gesetzt.
− Nach dem Speichern erhält die Aufgabe den Status offen
− Im Status offen kann der Auftraggeber die Felder der Aufgabe noch bearbeiten (z.B. Frist), später nicht mehr.
− Im Status offen kann die Aufgabe auch noch storniert werden, nachher nicht
mehr.
−
7.2.
Eine Unteraufgabe erstellen
Zu einer Aufgabe können beliebig viele Unteraufgaben eröffnet werden. Zu-
Seite 72/132
vor muss jedoch die Hauptaufgabe akzeptiert werden. Klicken Sie auf Stufe
Aufgabe Hinzufügen  Unteraufgabe.
Hierauf öffnet sich ein Formular, analog zu demjenigen der Aufgabe. Die Unteraufgabe wird in der Hauptaufgabe dargestellt:
Mit Klick gelangt man direkt auf die Unteraufgabe. Die Hauptaufgabe wird in
der Unteraufgabe ebenfalls dargestellt:
7.3.
Übersicht über den typischen Aufgabenworkflow
Nach dem Speichern ist eine Aufgabe im Status Offen.
Typische Reihenfolge der Aufgabenerledigung:
Akteur
Auftraggeber
Aktion
erstellt eine Aufgabe
Status
Auftragnehmer
akzeptiert die Aufga-
In Arbeit
Offen
Icon
D
as
Bil
d
ka
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Auftragnehmer
Auftraggeber
be
erledigt die Aufgabe
schliesst die Aufgabe
ab
Erledigt
D
a
s
Abgeschlossen
D
a
s
− Bei den Auftragstypen "Zur Kenntnisnahme" und "Zur direkten Erledigung" ist der Workflow abgekürzt, da der Auftraggeber in diesen Fällen
keine Antwort erwartet, die überprüft werden muss:
− Zur direkten Erledigung: Nach dem Akzeptieren kann die Aufgabe direkt
abgeschlossen werden.
− Zur Kenntnisnahme: Kann ohne Akzeptieren direkt abgeschlossen werden.
− Mitarbeitende, die auf den Eingangskorb berechtigt sind, können einige
Aktionen durchführen (z.B. Aufgabe akzeptieren), auch wenn sie nicht der
Auftragnehmer sind.
Spezialfälle:
Akteur
Auftragnehmer
Aktion
lehnt eine Aufgabe ab
Status
Zurückgewiesen
D
a
s
B
Auftraggeber
storniert eine Aufgabe
öffnet eine Aufgabe
nochmals, nachdem
sie bereits erledigt
war oder zurückgewiesen worden ist
Automatische Markierung in der Spalte "Zu
erledigen bis", wenn
eine Aufgabe überfällig ist. Die Markierung
wird wieder ausgeblendet, wenn der
Auftraggeber,
die
Aufgabe abgeschlossen hat.
Neu zuweisen (an einen anderen Auftragnehmer)
Storniert
D
a
s
B
Offen
D
as
Bil
d
ka
Auftraggeber
System
Auftraggeber
oder
Auftragnehmer
Überfällig
Icon
Das
Bild
kann
Status bleibt unverändert
Seite 74/132
7.4.
Eine empfangene Aufgabe als Verantwortlicher bearbeiten
Nach der Erstellung befindet sich eine Aufgabe im Status Offen. Der Aufgabe
beigefügte Dokumente befinden sich unter dem Reiter Dokumente; gleichzeitig werden sie unter dem Titel "Dokumente" aufgelistet:
7.4.1.
Aufgabe akzeptieren
Mit Aktionen  Aufgabe akzeptieren übernimmt der Auftragnehmer die Aufgabe.
Bei Bedarf kann ein Kommentar hinzugefügt werden.
Der Status wechselt nun von Offen auf In Arbeit.
Seite 75/132
7.4.2.
Aufgabe ablehnen
Wird die Aufgabe abgelehnt (z.B. wegen Ferien) wechselt der Status auf "Abgelehnt".
Der Auftraggeber hat die Möglichkeit, die Aufgabe wieder zu öffnen und einem neuen Sachbearbeiter zuzuweisen.
7.4.3.
Aufgabe neu zuweisen
Eine Aufgabe kann auch einem anderen Sachbearbeiter bzw. einer anderen
Sachbearbeiterin zugewiesen werden. Wählen Sie dazu Aktionen  Neu zuweisen. Diese Möglichkeit besteht auch im späteren Arbeitsverlauf.
7.4.4.
Mit den Aufgaben verknüpfte Dokumente (Verweise) bearbeiten
Mit den Aufgaben verknüpfte Dokumente können direkt aus der Aufgabe
heraus bearbeitet werden. Klicken Sie unter dem Reiter Dokumente auf das
Bleistift-Icon, um das referenzierte Dokument auszuchecken und zu bearbeiten. Die Änderungen werden nach dem Einchecken als neue Version gespeichert.
Seite 76/132
7.4.5.
7.4.5.1.
Dokumente in einer Aufgabe
Dokument hinzufügen
Mit Hinzufügen  Dokument kann eine Datei aus dem Filesystem importiert
werden.
Neu hinzugefügte Dokumente werden sowohl unter dem Reiter Dokumente
der Aufgabe angezeigt als auch unter der Rubrik "Dokumente" und in der
Auflistung der Antworten. Gleichzeitig werden sie automatisch in die Dokumentenliste des betreffenden Dossiers gelegt.
7.4.5.2.
Auf bestehendes Dokument verweisen
Eine bereits in ONEGOV GEVER vorhandene Datei kann beim Erledigen im
Feld Verweise referenziert werden.
Seite 77/132
7.4.6.
Aufgabe erledigen
Wählen Sie Aktionen  Erledigen.
Falls Sie auf ein im Dossier befindliches Dokument verweisen möchten, ist
dies im Feld Verweis möglich. Ein Antworttext ist fakultativ. Je nach Aufga-
benstellung kann ein Auftrag auch nur durch eine Antwort erledigt werden.
Nach dem Speichern wechselt der Aufgabenstatus auf Erledigt.
Soll der Antwort nochmals etwas hinzugefügt werden, kann die Aufgabe mit
Aktion  Überarbeiten wieder in den Status In Arbeit gesetzt werden.
7.5.
Erledigte Aufgabe abschliessen oder überarbeiten
Seite 78/132
Ist der Auftraggeber mit der Aufgabenerledigung zufrieden, schliesst er die
Aufgabe mit Aktionen  Abschliessen ab.
Fakultativ kann im Antwortfeld ein Text eingegeben werden.
Mit dem Speichern wird automatisch das Erledigungsdatum gesetzt, und der
Status der Aufgabe wechselt auf Abgeschlossen. Ist die Aufgabe einmal im
Status Abgeschlossen kann sie nicht mehr bearbeitet werden.
Soll die vom Auftragnehmer erledigte Aufgabe nochmals überarbeitet werden, kann der Auftraggeber, statt die Aufgabe abzuschliessen, mit der Aktion
Überarbeiten wieder in den Status In Bearbeitung setzen.
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7.6.
Auflistung von Statusänderungen, Antworten und Dokumenten
Statusänderungen, Antworttexte und hinzugefügte Dateien werden im unteren Teil der Aufgabenmaske aufgelistet. Dadurch kann der ganze Verlauf
nachvollzogen werden. Die neueste Antwort befindet sich dabei immer zuoberst.
7.7.
Mandantenübergreifende Zusammenarbeit
7.7.1.
Eine mandantenübergreifende Aufgabe erstellen
Das Erstellen einer mandantenübergreifenden Aufgabe unterscheidet sich nur
wenig von einer Aufgabe, die von jemandem innerhalb desselben Mandanten
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erledigt werden soll. Zur Kennzeichnung einer mandantenübergreifenden
Aufgabe wird das Icon verwendet.
Im folgenden Beispiel geht es um eine verwaltungsinterne Vernehmlassung
des Amts für Raumplanung.
- Erstellen Sie eine Aufgabe und verknüpfen Sie sie mit denjenigen Dokumenten, die der Auftragnehmer zur Bearbeitung der Aufgabe benötigt.
Alle anderen Dokumente im Dossier bleiben für den Auftragnehmer unsichtbar.4
- Wählen Sie im Feld Mandant des Auftragnehmers das entsprechende
Kürzel (z.B. SKA-ARCH).
- Als Auftragnehmer wird im Normalfall der Eingangskorb des zuständigen
Mandanten eingetragen (z.B. Eingangskorb SKA-ARCH). Gegebenenfalls
Wenn Sie vom Auftragnehmer eine Antwort erwarten, wählen Sie die Auftragstypen
Zum Bericht/Antrag, Zur Genehmigung, Zur Prüfung/Korrektur, Zur Stellungnahme.
Die Typen Zur Kenntnisnahme und Zur direkten Erledigung kann der Auftragnehmer
direkt abschliessen!
4
Seite 81/132
-
-
kann aber auch der zuständige Sachbearbeiter gewählt werden.
Wenn Sie den Eingangskorb als Auftragnehmer gewählt haben, gelangt
die Aufgabe in den Eingangskorb des betreffenden Mandanten (Reiter
Aufgaben aus anderem Mandant). Personen mit Sekretariatsrechten können die Aufgabe vom Eingangskorb aus der zuständigen Person zuweisen.
Haben Sie einen Sachbearbeiter gewählt, wird der Auftrag unter dem Reiter Übersicht/Meine Aufgaben angezeigt.
7.7.2.
Mandantenübergreifende Aufgaben bearbeiten
In ONEGOV GEVER werden bei mandantenübergreifenden Aufgaben Dossiers
nicht automatisch kopiert, sondern andere Amtsstellen an Dossiers beteiligt.
Das heisst: Die beteiligten Amtsstellen erhalten Einsichts- und Bearbeitungsrechte direkt im Dossier des Auftraggebers. Beim Auftragnehmer entsteht nur
eine Aufgabe, aber kein Dossier. Deshalb erscheint eine Aufgabe aus einem
anderen Mandanten nicht in der Dossierliste, sondern unter Übersicht / Meine
Aufgaben bzw. Alle Aufgaben oder im Eingangskorb des Mandanten, wenn
die Aufgabe noch keinem konkreten Sachbearbeiter zugewiesen wurde. Für
die Bearbeitung bietet ONEGOV GEVER die Möglichkeit, Aufgaben aus anderen Mandanten direkt im Dossier des Auftraggebers oder in einem Dossier
auf dem eigenen Mandanten zu bearbeiten.
7.7.2.1.
Öffnen, Zuweisen und Akzeptieren einer mandantenübergreifenden Aufgabe
Falls erforderlich, wird die Aufgabe aus dem Eingangskorb heraus dem verantwortlichen Sachbearbeiter durch die Aktion Neu zuweisen zugeteilt. Dies ist
nur mit den entsprechenden Rechten (Sekretariat, Leitung, Sachbearbeiter
mit
zentraler
Aufgabenliste)
möglich.
Die nun personalisierte Aufgabe kann unter dem Reiter Übersicht / Meine
Aufgaben durch Anklicken des Titels geöffnet werden.
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Nun wird man automatisch auf den Mandanten des Auftraggebers weitergeleitet, indem im Browser ein neuer Tab geöffnet wird. Der Auftragnehmer
sieht nur diejenigen Dokumente des Dossiers, auf die in der Aufgabe verwiesen wurde. Auch das Ordnungssystem ist nur reduziert sichtbar. Damit die
Übersicht gewahrt bleibt, wird der "Gastmandant" verblasst dargestellt.
Klicken Sie auf Aktionen  Akzeptieren.
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ONEGOV GEVER schlägt Ihnen nun drei Möglichkeiten vor, wie Sie die Aufgabe bearbeiten können:
1. direkt im Dossier des Auftraggebers
2. in einem bereits bestehenden Dossier in Ihrem Mandanten ablegen
3. in einem neuen Dossier in Ihrem Mandanten ablegen
7.7.2.2.
Direkt im Dossier des Auftraggebers bearbeiten
Klicken Sie beim Akzeptieren der Aufgabe auf die Option direkt im Dossier des
Auftraggebers bearbeiten.
Nun werden Sie automatisch auf den Mandanten des Auftraggebers weitergeleitet, indem im Browser ein neuer Tab geöffnet wird. Sie sehen nur diejenigen Dokumente, auf die in der Aufgabe verwiesen wurde. Das Ordnungssystem wird reduziert und verblasst dargestellt (siehe Abschnitt 7.7.2).
Die Aufgabe kann nun auf dieselbe Weise wie eine mandanteninterne Aufgabe bearbeitet werden. Dokumente können durch Auschecken / Einchecken
Seite 84/132
direkt bearbeitet oder durch Heraufladen aus dem Filesystem hinzugefügt
werden.
Abgeschlossene Aufgaben und deren Inhalte bleiben für den Auftragnehmer
(und für alle, die im Eingangskorb des betreffenden Mandanten berechtigt
sind) sichtbar, bis das Dossier beim Auftraggeber archiviert (d.h. dem Archiv
abgeliefert) wird.
7.7.2.3.
Aufgabe in einem bestehenden Dossier im eigenen Mandanten
bearbeiten
Klicken Sie beim Akzeptieren der Aufgabe auf die Option in einem bestehenden Dossier auf Mandant x bearbeiten. und klicken Sie Weiter.
Wählen Sie das Zieldossier durch direkte Texteingabe oder durch Anzeigen
des Ordnungssystems mit dem Button Hinzufügen aus. Bei der Ansicht des
Ordnungssystems werden nur die Dossiers angezeigt, die sich noch in Bearbeitung befinden.
Mit dem Speichern wird die Aufgabe samt den angehängten Dokumenten in
das gewählte Dossier kopiert. Dokumente, die mit der Aufgabe herunterkopiert werden, erhalten bei der Version automatisch den Kommentar "Dokument von Aufgabe kopiert (Aufgabe akzeptiert)". In der kopierten Aufgabe
wird auf die ursprüngliche Aufgabe im Dossier des Auftraggebers verwiesen.
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Im Dossier des Auftraggebers wird ebenfalls auf die kopierte Aufgabe des
Auftragnehmers hingewiesen. Der Status der ursprünglichen und der kopierten Aufgabe wird immer automatisch synchronisiert.
Die Aufgabe wird nun im eigenen Dossier bearbeitet, indem beispielsweise
dem Dossier neue Dokumente hinzugefügt werden oder ein mitgeschicktes
Dokument bearbeitet wird.
Bearbeitet der Auftragnehmer vom Auftraggeber mitgeschickte Dokumente, so
handelt es sich dabei um K opien, die dem Auftraggeber erneut übermittelt
werden müssen.
Seite 86/132
Beim Erledigen der Aufgabe kann aus der Auflistung der Dokumente ausgewählt werden, welche Dateien dem Auftraggeber übermittelt werden sollen.
Die gewählten Dateien werden dem Auftraggeber als Kopien an die Aufgabe
gehängt
und
ins
Dossier
gelegt.
Alle Dokumente, die der Auftragnehmer zurücksendet, erscheinen beim Auftraggeber mit der Vorsilbe AW: (Antwort). Auf Ebene Version erhalten diese
Dokumente automatisch den Kommentar "Dokument von Aufgabe kopiert
(Aufgabe erledigt)".
7.7.2.4.
Aufgabe in einem neuen Dossier im eigenen Mandanten bearbeiten
Klicken Sie beim Akzeptieren der Aufgabe auf die Option in einem neuen Dossier auf Mandant x bearbeiten und klicken Sie Weiter.
Seite 87/132
Wählen Sie die Ordnungsposition, unter der das Dossier erstellt werden soll,
durch die direkte Texteingabe oder durch Anzeigen des Ordnungssystems
mit dem Button Hinzufügen aus. Hinweis: Falls auf der gewählten Ordnungsposition mehrere Dossiertypen (z.B. Geschäftsdossier und Falldossier) hinterlegt sind, werden Sie in einem Zwischenschritt nach dem Dossiertyp gefragt.
Im nächsten Schritt wird das Dossier unter der gewünschten Position angelegt. Dabei wird automatisch der Titel des Dossiers des Auftraggebers übernommen. Dieser kann bei Bedarf geändert werden.
Gleichzeitig wird die Aufgabe samt den angehängten Dokumenten in das neu
angelegte Dossier kopiert. Dokumente, die mit der Aufgabe herunterkopiert
werden, erhalten bei der Version automatisch den Kommentar "Dokument
von Aufgabe kopiert (Aufgabe akzeptiert)". In dieser kopierten Aufgabe wird
auf die ursprüngliche Aufgabe im Dossier des Auftraggebers verwiesen.
Seite 88/132
Auch im Dossier des Auftraggebers wird auf die kopierte Aufgabe des Auftragnehmers hingewiesen. Der Status der ursprünglichen und der kopierten
Aufgabe wird immer synchronisiert.
Die Aufgabe wird nun im eigenen Dossier bearbeitet, indem beispielsweise
dem Dossier neue Dokumente hinzugefügt werden oder ein mitgeschicktes
Dokument bearbeitet wird.
Bearbeitet der Auftragnehmer vom Auftraggeber mitgeschickte Dokumente, so
handelt es sich dabei um K opien, die dem Auftraggeber erneut übermittelt
werden müssen.
Beim Erledigen der Aufgabe kann aus der Auflistung der Dokumente ausgewählt werden, welche Dateien dem Auftraggeber übermittelt werden sollen.
Die gewählten Dateien werden dem Auftraggeber als Kopien an die Aufgabe
gehängt
und
ins
Dossier
gelegt.
Alle Dokumente, die der Auftragnehmer zurücksendet, erscheinen beim Auftraggeber mit der Vorsilbe AW: (Antwort). Auf Ebene Version erhalten diese
Dokumente automatisch den Kommentar "Dokument von Aufgabe kopiert
(Aufgabe erledigt)".
Seite 89/132
7.7.3.
Spezialfall mandantenübergreifende Zur Kenntnisnahme
Soll beispielsweise ein RRB (Regierungsratsbeschluss) einem Direktionssekretariat oder einer Amtsstelle zur Kenntnisnahme übergeben werden, geht man
wie folgt vor:
- Der Auftraggeber erstellt mit dem entsprechenden Dokument eine Aufgabe vom Typ "Zur Kenntnisnahme" zuhanden des betreffenden Mandanten.
-
Der Auftragnehmer öffnet die Aufgabe im Eingangskorb (bzw. weist sie
dem zuständigen Sachbearbeiter zu, der die Aufgabe anschliessend unter
Meine Aufgaben findet).
Seite 90/132
-
Mit der Aktion Abschliessen wird die Aufgabe im Mandanten des Auftraggebers automatisch abgeschlossen
-
Im nächsten Schritt hat der Auftragnehmer die Möglichkeit, Dokumente
anzuklicken, die in ein eigenes Dossier kopiert werden sollen.
-
Mit Weiter gelangt man zur Auswahl des Zieldossiers (direkte Texteingabe
oder Auswahl mit Hinzufügen).
Seite 91/132
-
Nach dem Speichern werden die angeklickten Dokumente ins Zieldossier
kopiert. Die Aufgabe wird beim Aufgabentyp "Zur Kenntnisnahme" nicht
mitkopiert.
7.7.4.
Spezialfall Delegieren
Mit der Funktion Delegieren kann eine Aufgabe mit wenig Aufwand gleich
mehreren Adressaten zugestellt werden, sowohl mandantenintern als auch
mandantenextern. Ein möglicher Anwendungsfall ist eine Vernehmlassung.
Vorgehen:
- Erstellen Sie zunächst eine Aufgabe mit den Dokumenten, die im nächsten Schritt an andere Stellen weitergegeben werden sollen. Akzeptieren
Sie diese Aufgabe (die Funktion Delegieren steht erst dann zur Verfü-
Seite 92/132
gung).
-
Wählen Sie durch Texteingabe alle Adressaten aus, an welche die Aufgabe gerichtet werden soll und klicken Sie die Dokumente an, die der Aufgabe mitgegeben werden sollen. Achtung: Die Dokumente werden
beim Anhängen an die Aufgabe nicht kopiert; es handelt sich dabei
lediglich
um
einen
Klicken Sie auf Weiter.
Link
auf
dasselbe
Dokument!
Die Dokumente werden beim Anhängen an die Aufgabe nicht kopiert; es handelt sich dabei lediglich um einen Link auf dasselbe Dokument!
-
Passen Sie bei Bedarf den Aufgabentitel und das Datum an und speichern
Sie.
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-
Nach dem Speichern werden unter der ursprünglich erstellten Hauptaufgabe so viele Unteraufgaben erzeugt wie Sie Adressaten eingegeben haben. Die Unteraufgabe ist auf der Hauptaufgabe ersichtlich (und umgekehrt). Sollen noch mehr Adressaten hinzugefügt werden, kann das Delegieren beliebig oft wiederholt werden.
− Wurde eine Delegation mandantenübergreifend erstellt, hat der Empfänger die Möglichkeit, die Aufgabe direkt im Dossier des Auftraggebers oder in einem eigenen Dossier zu bearbeiten (analog zu einer anderen
mandantenübergreifenden Aufgabe).
− Wird die Aufgabe direkt im Dossier des Auftraggebers bearbeitet, ist zu
beachten, dass ein mitgeschicktes Dokument unter Umständen heruntergeladen werden muss, damit nicht alle mit demselben Dokument arbeiten
(z.B. bei Stellungnahmen, die von verschiedenen Amtsstellen eintreffen
sollten).
− Die Hauptaufgabe kann erst erledigt und abgeschlossen werden, wenn alle Unteraufgaben abgeschlossen sind.
7.8.
Aufgaben überwachen (Pendenzenkontrolle)
Unter der Komponente ÜBERSICHT werden die persönlichen Aufgaben sowie
diejenigen des ganzen Amtes aufgelistet. Dies ermöglicht eine persönliche
Seite 94/132
und eine zentrale Pendenzenkontrolle. Mandantenübergreifende Aufgaben
sind mit einem speziellen Icon versehen:
Die Spalte "Mandant" gibt an, in welchem Mandanten eine Aufgabe und damit das zugehörige Dossier gespeichert ist. Wurde eine Aufgabe aus einem
anderen Mandanten in ein eigenes Dossier kopiert, so wird unter der Spalte
Mandant der eigene Mandant angegeben, weil die Aufgabe hier gespeichert
ist. In der Spalte "Mandant" wird also nur dann ein anderer Mandant angegeben, wenn sich zur betreffenden Aufgabe kein Dossier im eigenen Mandanten
befindet.
7.8.1.
Persönliche Aufgabenkontrolle
Die Reiter Meine Aufgaben und Erteilte Aufgaben unter der Arbeitskomponente ÜBERSICHT dienen der persönlichen, dossierübergreifenden Aufgabenübersicht. Mit einem Klick auf den Titel öffnet sich die Aufgabe. Der
Breadcrumb-Pfad verweist auf das Dossier, zu dem die Aufgabe gehört und
auf die Position im Ordnungssystem, unter der das Dossier abgelegt ist.
Der Reiter Meine Aufgaben listet die mir zugewiesenen Aufgaben auf. Darunter können sich auch Aufgaben aus anderen Mandanten befinden, d.h. Aufgaben, zu denen im eigenen Mandanten kein Dossier besteht. In diesem Fall
ist unter der Spalte Mandant ein fremder Mandant eingetragen.
Standardmässig werden nur die pendenten Aufgaben angezeigt: Status Offen,
In Arbeit, Erledigt, Abgelehnt. Sollen auch die abgeschlossenen und stornierten
Aufgaben angezeigt werden, muss beim Status Alle gewählt werden.
Unter dem Reiter Erteilte Aufgaben sind die Aufgaben zu finden, die ich anderen Personen zugewiesen habe. Hier sind naturgemäss nur Aufgaben zu
finden, die (zusammen mit den Dossiers) im eigenen Mandanten gespeichert
sind. Die Auftragnehmer können jedoch anderen Mandanten angehören.
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Es bestehen folgende Auswertungsmöglichkeiten: Ausgewählte Aufgaben
können als PDF oder in eine Excel-Tabelle exportiert werden. Die Auswertung
muss für Meine Aufgaben und Erteilte Aufgaben separat vorgenommen werden. Zu den Sortierungsmöglichkeiten siehe Kapitel 6.
7.8.2.
Zentrale Aufgabenkontrolle
Die Reiter Alle Aufgaben und Alle erteilten Aufgaben unter der Anwendungskomponente ÜBERSICHT listen sämtliche Aufgaben und Aufträge aller Mitarbeiter/innen eines Mandanten auf. Diese Darstellung erlaubt eine Übersicht
über alle offenen und abgeschlossenen Aufgaben bzw. Aufträge einer Verwaltungsstelle. Der Zugriff auf die zentrale Aufgabenkontrolle ist nur mit spezieller Berechtigung möglich; standardmässig wird sie dem Sekretariat und der
Leitung zugeteilt.
− Reiter Alle Aufgaben (alle Aufgaben, deren Auftragnehmer Personen
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aus dem eigenen Mandanten sind): Der Reiter Alle Aufgaben listet die zu
erledigenden Aufgaben sämtlicher Mitarbeiter/innen des jeweiligen Mandanten auf. Darunter können sich auch Aufgaben aus anderen Mandanten
befinden, d.h. Aufgaben, zu denen im eigenen Mandanten kein Dossier
besteht. Dies ist dadurch ersichtlich, dass in der Spalte "Mandant" ein anderer als der eigene aufgelistet ist.
− Reiter Alle erteilten Aufgaben (alle Aufgaben, deren Auftraggeber Personen aus dem eigenen Mandanten sind): Der Reiter Alle erteilten Aufgaben listet jene Aufgaben auf, die Mitarbeiter/innen des Amts intern oder
an eine andere Amtsstelle erteilt haben. Unter diesem Reiter gibt es deshalb nur Aufgaben, die (zusammen mit den Dossiers) im eigenen Mandanten gespeichert sind. Die Auftragnehmer können jedoch anderen Mandanten angehören.
Seite 97/132
− Bei der zentralen Pendenzenliste bestehen folgende Auswertungsmöglichkeiten:
− Ausdruck einer ausgewählten Menge von Aufgaben als PDF oder Export nach MICROSOFT EXCEL. Die Auswertung muss für "Alle Aufgaben"
und "Alle erteilten Aufgaben" separat vorgenommen werden.
− Personen, die berechtigt sind, alle Aufgaben einer Amtsstelle zu sehen,
steht die Aktion Pendenzenliste zur Verfügung. Mit Klick auf diese Aktion
wird automatisch eine Liste aller pendenten Aufgaben (erhaltene und
erteilte) im PDF-Format erstellt.
Seite 98/132
8.
Mit Kontakten arbeiten
8.1.
Übersicht
Der Reiter Kontakte enthält verwaltungsexterne Personen (Subreiter Lokal)
und das zentrale Adressverzeichnis aller Mitarbeitenden der Verwaltung (Subreiter OGDS).
8.1.1.
Reiter Lokal
Unter dem Reiter Kontakte können verwaltungsexterne Personen erfasst und
verwaltet werden.
8.1.1.1.
Einen neuen Kontakt erfassen
1. Wählen Sie Hinzufügen  Kontakt
Die Informationen sind über die Tabs Persönliche Angaben, Internet, Telefon
und Adresse verteilt. Obligatorisch sind jedoch nur die Felder Vor- und
Nachname, die übrigen Felder können nach Bedarf ausgefüllt werden.
Hinweis: Bei der URL ist der vollständige Eintrag (inkl. http://www. etc.) notwendig.
8.1.1.2.
Anzeige und Bearbeiten von Kontakten
In der Listendarstellung werden standardmässig Nachname, Vorname, E-Mail
1 und Telefon Arbeit dargestellt.
Klickt man auf einen Kontakt, werden nur diejenigen Felder angezeigt, die
tatsächlich ausgefüllt worden sind:
Sollen die Angaben bearbeitet werden, wählen Sie Bearbeiten.
8.1.2.
Reiter OGDS (OneGov Global Directory Service)
Der Reiter OGDS enthält das zentrale Adressverzeichnis der aktiven der inaktiven Mitarbeitenden der gesamten Installation von ONEGOV GEVER. Dieses
Verzeichnis kann mit dem Filter durchsucht, aber nicht bearbeitet werden.
Seite 100/132
9.
Posteingänge erfassen und weiterleiten (Weiterleitungen)
9.1.
Funktion Posteingang
Posteingänge, die auf Stufe Amt/Direktion nachgewiesen werden sollen,
werden im Eingangskorb erfasst und von dort aus entweder einem Sachbearbeiter zugewiesen oder an einen anderen (den zuständigen) Mandanten weitergeleitet.
Für die Erfassung von Posteingängen sind besondere Rechte notwendig; standardmässig sind diese den Personen mit der Rolle Sekretariat oder Leitung.
9.2.
Einen Posteingang erfassen
Als erstes wird die zu erfassende Unterlage importiert. Handelt es sich um ein
Dokument, wird es mit Hinzufügen  Dokument hinaufgeladen.
Handelt es sich um eine E-Mail, wird das Dokument über die E-Mail-Adresse
des Eingangskorbs importiert.
9.2.1.
9.2.1.1.
Interne Posteingänge
Posteingang direkt einem Dossier zuweisen (einfachster Weg)
− Kreuzen Sie unter dem Reiter "Dokumente" das erfasste Dokument an und
wählen Sie Weiterleiten.
− Hierauf öffnet sich folgende Maske, in welcher der Titel, der Verantwortliche, die Frist und weitere Angaben erfasst werden können. Obligatorisch
sind nur rot gekennzeichnete Felder. Kennt man das Zieldossier, ist es am
einfachsten, wenn man zunächst den Eingangskorb als Verantwortlichen
belässt.
Nach dem Speichern erscheint der Posteingang unter dem Reiter "Weiterleitung".
Seite 102/132
− Durch Klick auf den Titel öffnet sich der Posteingang:
− Mit der Aktion Einem Dossier zuweisen können Sie wählen, ob die Weiterleitung einem bestehenden oder einem neuen Dossier zugewiesen werden
soll. Klicken Sie dann Weiter.
9.2.1.2.
Einem bestehenden Dossier zuweisen
Haben Sie die Zuweisung an ein bestehendes Dossier gewählt, können Sie
das Dossier mit folgender Maske auswählen:
Seite 103/132
Nach dem Speichern wird eine Aufgabenmaske aufgerufen, die mit den notwendigen Angaben (Auftraggeber, Auftragnehmer, Termin) ergänzt werden
kann.
Die gespeicherte Aufgabe wird im entsprechenden Dossier sowie in der Anwendungskomponente ÜBERSICHT dargestellt und kann weiterverarbeitet
werden (siehe Kapitel 0)
Seite 104/132
9.2.1.3.
Einem neuen Dossier zuweisen
Haben Sie die Zuweisung an ein neues Dossier gewählt,
können Sie im nächsten Schritt die Ordnungsposition auswählen, unter der
das neue Dossier erstellt werden soll. Klicken Sie dann auf Weiter.
Nun wird ein Dossierformular geöffnet. Ändern Sie den Titel (bei Weiterleitungen standardmässig "Eingangskorb") und passen Sie die weiteren Angaben an. Speichern Sie.
Seite 105/132
Nun öffnet sich ein Aufgabenformular, das Sie durch die noch benötigten
Angaben ergänzen können.
Nach dem Speichervorgang sind sowohl das neue Dossier als auch die entsprechende Aufgabe erstellt und zur Bearbeitung bereit.
Seite 106/132
Im Eingangskorb wird die Weiterleitung durch den Speichervorgang abgeschlossen und automatisch in den Jahresordner der erledigten Weiterleitungen gelegt.
In der Weiterleitung wird auf die daraus erstellte Aufgabe verwiesen und in
der Aufgabe auf die Weiterleitung.
9.2.2.
Posteingänge abschliessen
Ist ein Posteingang nicht dossierrelevant, kann er direkt abgeschlossen werden. Er wird darauf automatisch in den Jahresordner gelegt.
Seite 107/132
9.2.3.
Posteingänge neu zuweisen
Mit der Aktion neu zuweisen können Sie den Posteingang einer anderen Person zuweisen.
Der Posteingang wird darauf im Reiter Übersicht  Meine Aufgaben angezeigt und kann wie eine normale Aufgabe weiterbearbeitet werden.
9.3.
Mandantenübergreifende Posteingänge
9.3.1.
Den Posteingang erfassen
Siehe hierzu Abschnitt 9.2.
9.3.2.
Den Posteingang weiterleiten
Kreuzen Sie den Posteingang an und wählen Sie Weiterleiten.
Seite 108/132
Erfassen Sie in der Weiterleitungsmaske nebst dem Titel den Zielmandanten
und den Eingangskorb des Zielmandanten.
Weiterleitungen werden immer an den Eingangskorb adressiert!
Seite 109/132
Nach dem Speichern erscheint der Posteingang beim Sender unter dem Reiter Weiterleitung. Beim Empfänger erscheint der Posteingang unter dem Reiter Eingang.
9.4.
Einen Posteingang aus einem anderen Mandanten bearbeiten
9.4.1.
Posteingang akzeptieren
Noch nicht verarbeitete Posteingänge aus anderen Mandanten erscheinen im
Eingangskorb unter dem Reiter Eingang (die neusten Elemente auch im Reiter Übersicht).
Durch Klicken auf die Weiterleitung wird man auf den Eingangskorb des Sendermandanten weitergeleitet, indem sich im Browser ein neuer Reiter öffnet.
Nach Klick auf die Aktion Akzeptieren bietet Ihnen ONEGOV GEVER drei Möglichkeiten an, wie Sie die Weiterleitung bearbeiten können:
1. Im Eingangskorb Ihres Mandanten ablegen.
2. Im Eingangskorb Ihres Mandanten ablegen und in einem bestehenden
Dossier bearbeiten.
Seite 110/132
3. Im Eingangskorb Ihres Mandanten ablegen und in einem neuen Dossier bearbeiten.
Unabhängig davon, welche Variante Sie wählen, wird beim Akzeptieren die
Weiterleitung in den eigenen Eingangskorb kopiert und gleichzeitig im
Eingangskorb des Sendermandanten abgeschlossen.
− Wenn Sie die Weiterleitung ablehnen – weil Ihr Mandant nicht zuständig ist
– wird sie beim Sendermandanten im Status offen belassen.
9.4.2.
9.4.2.1.
Posteingang durch Sekretariat weiterverarbeiten
Weiterleitung im Eingangskorb ablegen
Wählen Sie …im Eingangskorb von xxx ablegen und klicken Sie Weiter. Die Weiterleitung wird dadurch in den Eingangskorb Ihres Mandanten kopiert und im
Eingangskorb des Sendermandanten automatisch abgeschlossen.
Sie haben nun 3 Möglichkeiten zur weiteren Bearbeitung:
1. Abschliessen: Weiterleitungen können direkt im Eingangskorb abgeschlossen werden, wenn sie nicht dossierrelevant sind.
2. Einem Dossier zuweisen (empfohlener Weg, siehe unten)
3. Neu zuweisen: Sie können die Weiterleitung einem Sachbearbeiter zuweisen, wenn nicht bekannt ist, welchem Dossier ein Posteingang zugeordnet
werden soll. Die personalisierte Weiterleitung ist einerseits im Eingangskorb unter dem Reiter Weiterleitungen sichtbar, andererseits beim zuständigen Sachbearbeiter unter Meine Aufgaben.
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9.4.2.2.
Weiterleitung im Eingangskorb ablegen und in bestehendem
Dossier weiterbearbeiten
Klicken Sie beim Akzeptieren der Weiterleitung auf die Option …im Eingangskorb von Mandant x ablegen und in bestehendem Dossier von Mandant x bearbeiten
und klicken Sie Weiter.
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Wählen Sie das Zieldossier durch direkte Texteingabe oder klicken Sie auf
den Button hinzufügen, um das Dossier aus dem Ordnungssystem auszuwählen.
Nach dem Speichern öffnet sich eine Aufgabenmaske, in der folgende Angaben mutiert oder ergänzt werden müssen:
− Auftraggeber: Wählen Sie einen internen Auftraggeber, da die Weiterleitung nun vom eigenen Mandanten zur Bearbeitung übernommen worden
ist.
− Auftragnehmer: Weisen Sie die Aufgabe einem internen Mitarbeitenden
zur Bearbeitung zu.
− Termin: Setzen Sie den Termin, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll.
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Mit dem Speichern wird die Aufgabe im Zieldossier abgelegt. Der verantwortliche Mitarbeiter findet die Aufgabe im entsprechenden Dossier und unter
dem Hauptreiter Übersicht / Meine Aufgaben.
Mit dem Akzeptieren und Speichern werden die Weiterleitungen sowohl beim
Sender als auch beim Empfänger abgeschlossen und in den entsprechenden
Jahresordner im Eingangskorb abgelegt.
9.4.2.3.
Weiterleitung im Eingangskorb ablegen und in neuem Dossier
weiterbearbeiten
Klicken Sie beim Akzeptieren der Weiterleitung auf die Option …im Eingangskorb von Mandant x ablegen und ein neuem Dossier von Mandant x bearbeiten und
klicken Sie Weiter.
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Im nächsten Schritt können Sie die Ordnungsposition auswählen, entweder
durch direkte Texteingabe oder durch Auswahl der Ordnungsposition mit
Hinzufügen. Klicken Sie danach Weiter.
− Nun öffnet sich eine Geschäftsmaske. Standardmässig wird bei einer Weiterleitung der Titel "Eingangskorb" angegeben (da die Weiterleitung dem
Eingangskorb zugeordnet ist). Passen Sie den Titel und die übrigen Informationen nach Bedarf an.
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Nach dem Speichern öffnet sich eine Aufgabenmaske, in der Sie die entsprechenden Informationen ergänzen bzw. anpassen können (Auftragsart, Auftraggeber, Termin etc.).
Mit dem Speichern wird die Aufgabe im neuen Dossier abgelegt. Der verantwortliche Mitarbeiter findet die Aufgabe im entsprechenden Dossier und unter dem Hauptreiter Übersicht / Meine Aufgaben. Gleichzeitig wird die Weiterleitung beim Sender- und beim Empfängermandanten abgeschlossen und
im Eingangskorb unter dem jeweiligen Jahresordner abgelegt.
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10.
Mit Standardabläufen arbeiten
10.1.
Was ist ein Standardablauf
Wiederkehrende Aufgabenketten (z.B. vorgegebene Projektschritte) können
in ONEGOV GEVER unter der Anwendungskomponente VORLAGEN hinterlegt
werden. Diese vordefinierten Aufgabenketten bzw. Aufgabenfolgen werden
Standardabläufe genannt. Standardabläufe können durch Personen mit Administrator-Rolle definiert werden.
Klickt man auf einen Standardablauf, werden die einzelnen Aufgaben und deren Details angezeigt:
a) Titel der Aufgabe
b) Auftragstyp
c) Auftraggeber
d) Auftragnehmer
e) Frist in Tagen ab Auslösung der Aufgabe
f) Vorselektion: Angabe, ob die Aufgabe automatisch ausgewählt werden
soll, wenn man sie man den Standardablauf in einem Dossier auslöst.
10.2.
Einen Standardablauf auslösen
Wählen Sie auf Stufe Dossier oder Subdossier Hinzufügen  Standardablauf
auslösen.
Wählen Sie den gewünschten Standardablauf aus und klicken Sie Weiter.
Die in der Vorlage mit Vorselektiert bezeichneten Aufgaben sind bereits ausgewählt. Mit der gedrückten Ctrl-Taste können weitere Aufgaben hinzu- oder
weggeklickt werden.
Mit Speichern werden die ausgewählten Aufgaben ins Dossier übernommen.
Der Titel des Standardablaufs wird als Hauptaufgabe vom Typ „Zur direkten
Erledigung“ dargestellt und automatisch auf den Status In Arbeit gesetzt. Die
Frist der Hauptaufgabe wird aus dem spätesten Termin der Unteraufgaben
plus 5 Tage angegeben. Aus den einzelnen Aufgabenschritten werden Unteraufgaben erstellt; diese befinden sich im Status Offen.
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Bei Bedarf können nun die Eigenschaften der Aufgaben angepasst werden
(Frist, Auftragnehmer etc.). Öffnen Sie dazu die Aufgabe und klicken Sie auf
Bearbeiten. Wird die Frist der Unteraufgabe geändert, wird passt gegebenenfalls auch die Frist der Hauptgabe automatisch angepasst (letzte Frist plus 5
Tage).
Anschliessend stehen die Aufgaben zur weiteren Bearbeitung bereit (siehe
Kapitel 0).
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11.
Dokumenten-Vorlagen verwalten
11.1.
Die Anwendungskomponente "Vorlagen"
Die Anwendungskomponente VORLAGEN befindet sich in der GEVERÜbersichtsleiste und beinhaltet die Menüs Dokumente und Standardabläufe
(siehe auch Kapitel 10, "Mit Standardabläufen arbeiten“).
11.2.
Verwendungszweck von Dokumenten-Vorlagen
Die Vorlagen in ONEGOV GEVER dienen als Grundlage für neu zu erstellende
Dokumente und unterscheiden sich in ihrer Funktion von den aus MICROSOFT
OFFICE bekannten Vorlagen-Formaten und deren Anwendungsmöglichkeiten.
Die in ONEGOV GEVER abgelegten Vorlagen werden deshalb anders als die
Office-Vorlagenformate (.dot, .xlt, .pot) im normalen Office-Format (.doc, .xls,
.ppt) in ONEGOV GEVER gespeichert und verwendet. Beim Erstellen eines
Dokuments aus einer Vorlage (vgl. Abschnitt 3.1.2) wird denn auch „nur“ eine
Kopie der abgelegten Vorlage geöffnet und zur Bearbeitung als neues Dokument in ONEGOV GEVER angelegt.
11.3.
Eine neue Dokumenten-Vorlage erstellen
Im Bereich Vorlagen können über Hinzufügen -> Dokument analog zum Erstellen
von Dokumenten in Dossiers (vgl. Abschnitt 2.1) neue Vorlagen-Dokumente
erstellt werden. Unter Datei kann dazu die zuvor im eigenen Filesystem erstellte und gespeicherte Vorlage (z.B. Office-Datei) hinaufgeladen werden. Dabei
ist bei Office-Dateien wie schon erwähnt darauf zu achten, dass die Datei im
normalen Office-Format (z.B. ".doc") heraufgeladen wird. Nach dem Spei-
chern ist die Vorlage in ONEGOV GEVER abgelegt und kann beim Erstellen
von Dokumenten aus Vorlagen (vgl. Abschnitt 3.1.2) ausgewählt werden.
11.4.
Dokumenten-Vorlagen bearbeiten / löschen
Das nachträgliche Bearbeiten von Vorlagen funktioniert analog zur Bearbeitung von normalen Dokumenten (vgl. Abschnitt 3.2). Sie können die Metadaten (Metadaten bearbeiten, z.B. Titel, Datum) sowie den Inhalt (Auschecken und
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bearbeiten) Ihrer Vorlagen jederzeit ändern. Die inhaltlichen Änderungen kön-
nen durch das Zurücksetzen auf eine vorherige Version jederzeit rückgängig
gemacht werden.
Nicht mehr benötigte Vorlagen können (wieder analog den normalen Dokumenten in GEVER-Dossiers) zwar nicht gelöscht, aber in den Papierkorb verschoben werden (vgl. Abschnitt 3.7).
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12.
Der Rollenmanager
12.1.
Wozu dient der Rollenmanager?
Die Zugriffsberechtigungen eines Mandanten sind auf Stufe Ordnungsposition hinterlegt und werden auf die darunter liegenden Dossiers vererbt.
Der Rollenmanager ist eine Zusatzberechtigung, die ausgewählten Benutzern
zugeteilt werden kann; es ist dazu kein separates Login notwendig. Benutzern, die diese Rolle besitzen, ist es erlaubt, auf Ordnungspositionen und
Dossiers die Berechtigungen anzupassen, d.h. einzuschränken oder zu erweitern. Auf Stufe Dokument gelten die Berechtigungen, wie sie auf dem Dossier
vergeben sind.
Beispiele:
1. Auf eine Ordnungsposition soll nebst der Leitung auch die Gruppe Sekretariat Einsicht nehmen können. Mit der Berechtigung Rollenmanager kann
diese Erweiterung auf Stufe Ordnungsposition vorgenommen werden.
2. Unter einer Ordnungsposition befindet sich ein Dossier, das in Abweichung zur Regel nicht von allen Gruppen, die auf die übrigen Dossiers
dieser Position Zugriff haben, eingesehen werden soll. Personen mit der
Berechtigung Rollenmanager können die Zugriffsrechte für dieses Dossier
einschränken.
− Änderungen, die der Rollenmanager an den Berechtigungen vornimmt,
werden im Journal protokolliert.
− Die Berechtigung Rollenmanager sollte nur Personen zugeteilt werden,
die alle Dossiers eines Mandanten sehen dürfen. Begründung: Personen mit der Berechtigung Rollenmanager erhalten automatisch auf jene
Dossiers oder Ordnungspositionen Zugriff, bei denen sie eine Änderung vornehmen.
− Mit dem Rollenmanager können nur Personen und Gruppen ausgewählt werden, die zum eigenen Mandanten gehören.
− Es sollten immer Gruppen, nicht einzelne Personen auf Dossiers oder
Ordnungspositionen berechtigt werden. Auf diese Weise ist bei einer
personellen Mutation die Kontinuität gewährleistet.
− In einigen Mandanten gibt es ständige Berechtigungen von Personen
aus anderen Mandanten derselben Direktion. Bei einer Erweiterung
dieser Berechtigungen sind die Empfehlungen der zuständigen Stellen
unbedingt zu beachten.
12.2.
Bedienung
12.2.1. Änderung der Berechtigungen bei einem Dossier
•
Öffnen Sie das gewünschte Dossier und klicken Sie auf Aktionen  Freigabe. Die Aktion Freigabe erscheint nur bei Personen mit der Berechtigung
Rollenmanager.
•
Hierauf öffnet sich folgende Maske, aus der ersichtlich, ist, welche Gruppen in welcher Weise auf diesem Dossier berechtigt sind:
12.2.2. Berechtigungen einschränken
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•
Soll bei einem Dossier die Berechtigung eingeschränkt werden, geben Sie
im Suchfeld “og_Kürzel Mandant“ ein (im untenstehenden Beispiel
„og_schulung-b“) und entfernen Sie das Häklein Berechtigungen von übergeordneten Ordnern übernehmen. Dies hat zur Folge, dass die Berechtigungen für dieses Dossier nicht mehr von der übergeordneten Ordnungsposition geerbt werden, sondern spezifisch für dieses Dossier vergeben wer-
den können. Klicken Sie anschliessend auf Suche.
•
Es werden nun alle Gruppen ohne Berechtigungen angezeigt. Gleichzeitig
wird die Person angezeigt, die mithilfe des Rollenmanagers die Zugriffsberechtigungen bearbeitet.
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•
Klicken Sie bei den gewünschten Gruppen auf die Berechtigungen, die
vergeben werden sollen. Mit dem Speichern werden die Änderungen
übernommen. Die Person mit der Berechtigung Rollenmanager, welche
die Änderungen vorgenommen hat, wird automatisch ebenfalls auf dem
Dossier berechtigt.
Im Dossier-Journal werden die Änderungen dokumentiert.
12.2.3. Berechtigungen erweitern
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•
Soll bei einem Dossier die Berechtigung erweitert werden, geben Sie im
Suchfeld “og_Kürzel Mandant“ ein (im untenstehenden Beispiel
“og_schulung-b“) und entfernen Sie das Häklein bei Berechtigungen von
übergeordneten Ordnern übernehmen. Klicken Sie anschliessend auf Suche.
•
Fügen Sie die gewünschten Berechtigungen hinzu und speichern Sie. Mit
dem Speichern wird die Änderung der Zugriffsberechtigung übernommen. Die Person, welche die Änderung vorgenommen hat, wird automatisch ebenfalls auf dem Dossier berechtigt
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•
Im Dossier-Journal werden die Änderungen dokumentiert.
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12.2.4. Wiederherstellen von Berechtigungen auf Stufe Dossier
Fügt man bei einem Dossier, bei dem man die Berechtigungen erweitert oder
eingeschränkt hat, das Häklein Berechtigungen von übergeordneten Ordnern
übernehmen wieder hinzu, werden wieder die Berechtigungen von der übergeordneten Ordnungsposition geerbt. Die Person mit der Berechtigung Rollenmanager wird dennoch angezeigt, da sie die Änderung vorgenommen hat.
Auch die Wiederherstellung der Vererbung wird im Journal aufgezeichnet.
12.2.5. Änderung der Berechtigungen bei einer Ordnungsposition
Die Erweiterung und die Einschränkung der Berechtigungen bei einer Ordnungsposition erfolgen gleich wie bei den Dossiers.
•
Klicken Sie auf der gewünschten Position auf Aktionen  Freigabe.
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•
Nun werden die Gruppen angezeigt, die auf dieser Position berechtigt
sind. Das Häklein Berechtigungen von übergeordneten Ordnern übernehmen,
bezieht sich auf die übergeordnete Position, in diesem Fall auf "1. Führung".
•
Um eine Erweiterung oder Einschränkung vorzunehmen, geben Sie im
Suchfeld "og_Kürzel Mandant" ein (im untenstehenden Beispiel
"og_schulung-b") und entfernen Sie das Häklein Berechtigungen von übergeordneten Ordnern übernehmen. Das weitere Vorgehen entspricht demjenigen bei der Bearbeitung von Berechtigungen bei Dossiers.
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Benutzerhandbuch OneGov GEVER

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