Einheitliches Lohnmeldeverfahren

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A B A C U S
DOKUMENTATION
HR-LOHN
ELM 3.0 - ÜBERMITTLUNG
August 2012 / ZuerR / Version 3.00
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Inhaltsverzeichnis
1 Überblick ..........................................................................................................................2 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 Aktuelle Informationen ......................................................................................................2 Dokument ..........................................................................................................................2 swissdec ............................................................................................................................2 Überblick der Übermittlungsverfahren...............................................................................3 Security .............................................................................................................................4 2 Lohnmeldung erstellen ...................................................................................................5 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 Start der Übermittlung .......................................................................................................5 Einstellungen zur Übermittlung (1. Schritt) .......................................................................6 Perioden- und Firmenauswahl (2. Schritt) ........................................................................7 Auswahl der Institutionen (3. Schritt) ................................................................................8 Aufbereiten der Daten (4. Schritt) ...................................................................................10 Übersicht .........................................................................................................................11 Übermittlungen bestätigen (5. Schritt) ............................................................................13 3 Übermittlung einrichten ................................................................................................14 3.1 3.2 3.3 Interneteinstellungen .......................................................................................................14 Kommunikation testen .....................................................................................................15 Daten überprüfen ............................................................................................................16 4 Fehlermanagement .......................................................................................................17 4.1 4.2 4.3 Fehlermeldungsstufen .....................................................................................................17 Datenüberprüfung XSD - Dump-File ...............................................................................18 Fragen & Antworten ........................................................................................................18 5 Showcase .......................................................................................................................19 5.1 Empfangsbereite Showcase-Empfänger ........................................................................19 6 Vorabgleich - BVG .........................................................................................................20 6.2 Übermittlung im Abacus ..................................................................................................20 7 BVG - Lohnmeldung......................................................................................................21 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 BVG Berechnung der neuen Jahreslöhne ......................................................................21 Übermittlung starten ........................................................................................................23 Einstellungen zur Übermittlung (1. Schritt) .....................................................................23 Perioden- und Firmenauswahl (2. Schritt) ......................................................................24 Auswahl der Institutionen (3. Schritt) ..............................................................................25 Aufbereiten der Daten (4. Schritt) ...................................................................................26 Übermittlung bestätigen / freigeben (5. Schritt) ..............................................................26 Daten abholen (6. Schritt) ...............................................................................................27 Differenzen BVG-Lohnmeldung bearbeiten (7. Schritt) ..................................................28 Einheitliches Lohnmeldeverfahren
Seite I
Überblick
1
1
Überblick
Achtung
Die Zertifizierung dauert aktuell noch an und sollte im August 2012 definitiv abgeschlossen
werden. Erst mit der Erteilung des Zertifikates können Übermittlungen auf der neuen Plattform
durchgeführt werden.
Parallel zur Zertifizierung werden Themen wie Unternehmen, mehrere Versicherungen usw.
getestet, die nicht Bestandteil der Zertifizierung sind. Viele kleine Fehler und Verbesserungen
werden deshalb im Laufe des Sommers gelöst.
In jedem Fall sollte der Servicepack / DVD vom Herbst 2012 installiert werden, bevor mit der
neuen Plattform ELM 3.0 gearbeitet wird.
1.1
Aktuelle Informationen
Mit der Version 2012 stellt ABACUS auf die ELM-Version 3.0 um. In diesem Zusammenhang
wurde die gesamte Übermittlungsplattform im Programm 299 LOHNMELDUNG ERSTELLEN
neu entwickelt.
Folgende Funktionen wurden integriert
•
Wizzard für Übermittlungen
•
Prozessorientierte Abläufe (Schritt für Schritt / Übersicht nächster Arbeitsschritt)
•
Visualisierung der Daten
•
Neues, verbessertes Fehlermanagement
•
Einfachere Einrichtung und Vorbereitung der Übermittlung
•
Verschlüsselte Übermittlung
1.2
Dokument
Diese Dokumentation soll Kunden und Vertriebspartner im Bereich der Übermittlung
unterstützen. Das korrekte Einrichten der Versicherungen wird in diesem Dokument nicht
behandelt.
1.3
swissdec
Swissdec ist ein nicht gewinnorientierter Verein mehrerer unabhängiger Partner und das
Qualitätslabel für Lohnbuchhaltungssysteme. Als zentrale Informationsplattform zur
Standardisierung des elektronischen Datenaustausches via Lohnbuchhaltungssystemen stellt
swissdec Know-how bereit, dient dem Informationsaustausch zwischen allen Interessierten wie
Software-Anwendern, Software-Herstellern, Unternehmen, Verbänden, Ämtern und
Organisationen, garantiert und überwacht die gesetzlich konforme Datenübertragung und
zertifiziert die erfolgreich geprüften Lohnprogramme.
www.swissdec.ch
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Überblick
1.4
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Überblick der Übermittlungsverfahren
Wenn alle Definitionen im System erfolgt sind und die Löhne verarbeitet wurden, sind die Daten
grundsätzlich für die Übermittlung an die verschiedenen Institute bereit. Für das Übermitteln der
Lohnausweisdaten muss zusätzlich das Programm L2971 LOHNAUSWEISE AUFBEREITEN
Um die Daten an die gewünschten Versicherungen/Behörden zu übermitteln, gibt es aktuell
zwei verschiedene Verfahren.
¾
EINREICHEVERFAHREN
Das Einreichen von Lohndaten via ELM kann zurzeit nur jährlich erfolgen.
1. Export/Import-Verfahren (EIV)
Beim Export/Import-Verfahren wird pro Versicherung eine XML-Datei generiert. Die Daten
werden dann mittels Datenträger oder über den elektronischen Weg an das entsprechende
Institut übermittelt.
Beispielsweise kann bei der AHV die Datei über ein Webportal den Ausgleichskassen
übermittelt werden.
Dieses Verfahren entspricht nicht der eigentlichen Idee von ELM, die Daten direkt aus dem
System online als Gesamtpaket zu übermitteln, dient jedoch während den nächsten Jahren zur
Überbrückung, bis alle Institute angeschlossen sind. Der Unterschied zur alten AHV-DTASchnittstelle ist die Struktur und Datenkontrolle gemäss dem ELM-Standard.
PRO EMPFÄNGER (VERSICHERUNG/BEHÖRDE) WIRD EINE XML-DATEI GENERIERT
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Überblick
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2. Prozessintegriertes Verfahren Distributor (PIV)
Die Daten werden aus der Lohnbuchhaltung in eine XML-Datei geschrieben, welche an einen
zentralen Distributor gesendet wird. Der Distributor übernimmt dann die Verteilung an die
entsprechenden Institute.
Ein Internetanschluss am Arbeitsplatz des Lohnbuchhalters ist notwendig. Es besteht aber auch
die Möglichkeit das ELM-File lokal zu speichern (EIV) und über einen Upload link auf den
Server der Swissdec zu laden.
ES WIRD EINE XML-DATEI FÜR ALLE EMPFÄNGER (VERSICHERUNGEN) AUFBEREITET
UND AN DEN DISTRIBUTOR (VERTEILER) DIREKT ÜBERMITTELT
DISTRIBUTOR (VERTEILER)
Der Distributor hat die Aufgabe, die Daten in der XML-Datei für die einzelnen Institute
herauszufiltern und an die verschiedenen Empfänger zu verteilen. Die Filterfunktion des
Distributors stellt sicher, dass alle Empfänger nur die Daten erhalten, welche sie zur
Erfüllung ihrer Aufgabe benötigen. Die Filterung erfolgt automatisiert, wodurch Fehler
aufgrund manueller Manipulation ausgeschlossen werden. Der Betrieb des Distributors hat
jedoch keine Einflussmöglichkeit darauf, wer welche Daten erhält.
1.5
Security
Die Übermittlung von persönlichen Lohndaten über das Web erfordert Massnahmen, um die
Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Die XML-Datei wird signiert und verschlüsselt. Damit
ist gewährleistet, dass die Daten nach dem Export nicht auf einfache Art und Weise verändert
werden können. Die Übermittlung über das Internet erfolgt über eine SSL-verschlüsselte
Verbindung und die Daten werden beim Distributor nicht gespeichert.
http://www.swissdec.ch/fuer_lohnbuchhaltungs-anwender/sicherheit_datenschutz.htm
E-MAIL
Die XML-Datei darf auf keinen Fall per E-Mail übermittelt werden. Eine XML-Datei kann von
jeder Person gelesen werden, da sie nicht verschlüsselt ist.
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Lohnmeldung erstellen
2
2.1
Start der Übermittlung
2
Nach dem Starten des Programm 299 LOHNMELDUNG ERSTELLEN wird die Übersicht
angezeigt. Ohne Übermittlungen ist diese natürlich noch leer.
Mit Ausführen (F2) wird die Übermittlung gestartet.
Seite 5
2.2
2
Einstellungen zur Übermittlung (1. Schritt)
Im ersten Schritt werden die Übermittlungsart und der Übermittlungsweg ausgewählt. Jede
Auswahl wird mit einem sprechenden Hilfetext erläutert.
Seite 6
2.3
2
Perioden- und Firmenauswahl (2. Schritt)
Im zweiten Schritt wird das Periodendatum / Jahr ausgewählt. Falls Unternehmen aktiv sind
erfolgt in bei diesem Schritt auch die Auswahl des Unternehmens.
Seite 7
2.4
2
Auswahl der Institutionen (3. Schritt)
Im dritten Schritt werden die Institutionen (Versicherungen, usw.) ausgewählt. Zusätzlich
können noch einzelne, spezielle Einstellungen und Kommentare ausgewählt werden.
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2
Feldbeschreibungen
Bemerkungen
Für jede Institution steht ein Bemerkungsfeld zur Verfügung, in dem
individuelle Informationen zur Datenlieferung mit gesendet werden
können.
Ersatzlieferung
Die gesendeten Daten waren unvollständig/verfrüht. Deshalb muss
eine Ersatzlieferung durchgeführt werden. Es wird die ursprüngliche
Übermittlung als Referenz ausgewählt.
Achtung
Scheinbar unterstützen nur wenige Institutionen diese Ersatzlieferung.
Sicherheitshalber sollte beim Ersatzbedarf zuerst kurz mit der
Versicherung Kontakt aufgenommen werden.
Daten als Test
markieren
Die Daten können auch testweise übermittelt werden. Ist dieser Switch
aktiv, werden die gesendeten Daten mit einem "Testflag" versehen und
von der Institution nicht produktiv verarbeitet, selbst dann nicht, wenn
die Daten online bestätigt werden.
Kommentar
Ein kurzer Gesamtkommentar für alle Institutionen der mit gesendet
wird.
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2.5
2
Aufbereiten der Daten (4. Schritt)
Im nächsten Schritt wird die Übermittlug gestartet. Der Übermittlungsprozess gliedert sich in 4
Abschnitte.
•
Datenaufbereitung und Kontrolle (Fehler- und Warnmeldungen)
•
Datenkontrolle mit technischer Vorlage XSD
•
Übermittlung an Swissdec-Distributor
•
Verteilung an Empfänger (Institutionen)
Fehler und Warnungen
In allen 4 Abschnitten können Fehler und Warnmeldungen entstehen. Diese müssen
abgearbeitet werden. Die genaue Vorgehensweise bei Problemen wird im Kapitel
"Fehlermanagement" detailliert behandelt.
Seite 10
2.6
2
Übersicht
Nach der Übermittlung steht man wieder auf der Übersicht. In dieser Übersicht werden alle
Übermittlungen und Exporte dokumentiert. Dabei wird zwischen pendenten Läufen und
erledigten Läufen unterschieden.
Die nächsten Arbeitsschritte orientieren sich dabei an der Übermittlungsart.
Übermittlungsart
Online (PIV)
Die Übermittlungen müssen noch pro Institut gesichtet und bestätigt
werden. Dieser Verarbeitungsschritt muss für jede Institution einzeln
Es müssen zwingend weitere Arbeitsschritte erfolgen!
In Datei (EIV)
Da bei Dateiexporten keine Bestätigung möglich ist, wird der
exportierte Lauf direkt mit dem Status "Exportiert" unter den erledigten
Läufen geführt.
Es sind keine weiteren Verarbeitungsschritte nötig.
Bestätigung innerhalb 24 Stunden
Wurde die Übermittlung online durchgeführt, müssen die Daten pro Institution innerhalb 24
Stunden gesichtet und bestätigt werden. Ansonsten werden die Daten beim Empfänger
gelöscht!
Die Lohnausweise im Kanton Bern und Waadt müssen aktuell nicht freigeben werden.
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2
Weitere Verarbeitungsschritte
Freigabe
Mit einem Klick auf Freigabe wird automatisch das passende Login im
Internet gestartet.
Im Hintergrund wird bereits das UI von ABACUS geladen, mit dem der
ABACUS-Lauf als freigegeben markiert werden kann.
Information
Ob eine Übermittlung bereits bestätigt wurde, kann nicht automatisch
angezeigt werden. ELM ist noch nicht in der Lage, solche
Informationen an das Ausgangssystem wie ABACUS zurückzuleiten.
Verarbeitung
abbrechen
Die Übermittlung wird abgebrochen. Dieser Verarbeitungsschritt kann
sowohl für eine Institution als auch die Gesamtübermittlung erfolgen.
Informationen
Infos anzeigen
Unter "Infos anzeigen" finden sich viele wichtige, kleine Informationen
wie die "Übermittlungsnummern", Login, Passwörter, Links, usw. die in
einem Supportfall von Bedeutung sein können.
Zusätzlich werden die Info-, Warn- und Fehlermeldungen von den
Empfängern unter "Meldungen" aufgeführt.
In der Übersicht wird mit dem Icon
auf vorhandene
Rückmeldungen der Empfänger hingewiesen. Diese können wie im
Falle Lohnausweis Bern wie folgt lauten:
9999 – ACCEPTANCE Die Freigabe mittels Browser entfällt!
Details anzeigen
Der Inhalt des XML wird mittels PDF visualisiert. Mit dieser Anzeige hat
der Benutzer die Möglichkeit, den Inhalt des XML zu überprüfen.
Exportieren
Das gesendete XML-File sowie das Antwortfile des Distributors können
exportiert werden.
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2.7
2
Übermittlungen bestätigen (5. Schritt)
Mit einem Klick auf Freigabe wird automatisch das passende Login im Internet gestartet. Nach
der Anmeldung müssen die Daten kontrolliert und bestätigt werden. Die PDF Quittung muss
anschliessend ausgedruckt und abgelegt werden.
Quittung kontrollieren
Die Lohnsumme muss mit dem jeweiligen Journal im ABACUS übereinstimmen. Wir
empfehlen deshalb die Daten zu kontrollieren. Aus technischer Sicht dürfte es keine
Differenzen geben.
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Übermittlung einrichten
3
3
Das Kapitel "Übermittlung einrichten" konzentriert sich auf die Kommunikation mit dem
Distributor, dem Export des XML-Files und der Datenüberprüfung. Wie der Mandant zu
konfigurieren und einzurichten ist, wird in einer separaten Dokumentation beschrieben und ist
nicht Bestandteil dieser Wegleitung.
3.1
Interneteinstellungen
Die zentralen Interneteinstellungen können ab der Version 3.0 direkt im Programm 299
LOHNMELDUNG
ERSTELLEN
aufgerufen
werden.
Für
den
Aufruf
werden
Administratorenrechte benötigt, weil die Interneteinstellungen für die gesamte ABACUSInstallation gelten.
Internetverbindung testen
Die meisten Kunden können die Einstellung auf "Direkte Verbindung ins Internet" stehen
lassen. In jedem Fall sollte unbedingt der "Testbutton" angewählt werden. Mit diesem Test wird
kontrolliert, ob ABACUS mit dem Internet kommunizieren kann.
Ohne Internetverbindung kann weder der Kommunikationstest noch eine Übermittlung auf den
Distributor (PIV) erfolgreich durchgeführt werden.
Seite 14
3.2
3
Kommunikation testen
Nach dem Einrichten der Internet-Verbindung muss die Kommunikation (Interoperability Test)
mit dem Distributor überprüft werden. Dabei werden die Erreichbarkeit, die Zertifikate und die
Systemparameter überprüft.
Es muss die Meldung <Der Kommunikationstest wurde erfolgreich durchgeführt> erscheinen.
Internetverbindung testen / Erreichbarkeit Distributor kontrollieren
Bei Problemen sollte zuerst immer überprüft werden, ob die Internetverbindung von ABACUS
ins Internet richtig eingerichtet wurde. Im zweiten Schritt muss der Benutzer die Verfügbarkeit
des Distributors kontrollieren. Unter folgendem Link wird die Verfügbarkeit angezeigt:
http://www.swissdec.ch/support/distributor-verfuegbarkeit.htm
Seite 15
3.3
3
Daten überprüfen
Mit der Funktion "Daten überprüfen" wird die Vollständigkeit der Abrechnungsdaten,
Versicherungsdaten und Mitarbeiterdaten für eine ELM-Übermittlung überprüft. Das
anschliessende LOG muss durch den Benutzer abgearbeitet werden. Die gleichen
Validierungen werden auch bei der effektiven ELM-Übermittlung nochmals kontrolliert.
Es wird empfohlen die Datenüberprüfung nach der Einrichtung von ELM auszuführen und
regelmässig im Herbst frühzeitig vor der Einlieferung der Jahresendmeldungen nochmals durch
zu führen.
Was wird kontrolliert?
Alle aktivierten Institutionen und Versicherungen für ELM werden aufbereitet und kontrolliert.
Wurde beispielsweise die Einreichung der LSE-Statistik nicht aktiviert, wird diese auch nicht
kontrolliert. Das gleiche gilt für eine Unfallversicherung die nicht für ELM eingerichtet wurde.
Wie lange dauert die Überprüfung?
Der Zeitraum schwank von 30 Sekunden (Mustermandant 7777 mit 21 Mitarbeitern) bis
mehreren Stunden, abhängig von Anzahl Mitarbeitern und Anzahl Versicherungen.
Kurz warten......
Zuerst wird die Firmenkonfiguration (Lohnarten, Steuerungen im 443), die
Unternehmensdefinitionen (6312) und die Versicherungsdaten (443) kontrolliert. Dieser
Vorgang dauert auch bei grossen Mandanten nur ein paar Sekunden und bricht bei Problemen
ab.
Erst wenn die Mitarbeiter aufgelistet werden beginnt die zeitaufwändige Sequenz.
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Fehlermanagement
4
4
Fehlermanagement
In ELM 3.0 wurde sehr viel Zeit in das Fehlermanagement investiert. Für alle Felder im XML
wurden systematisch Fehler, Warnungen und automatische Korrekturen integriert. Die ganzen
Meldungen gliedern sich in Konfiguration, Unternehmen, Institution und Mitarbeiter. Damit wird
ein effizientes Abarbeiten von Problemen ermöglicht.
4.1
Fehlermeldungsstufen
Im Übermittlungsprotokoll ist detailliert ersichtlich in welchem Prozessabschnitt sich die
Übermittlung befindet.
Verarbeitungsstufe
Vorgang
Überprüfung
ABACUS
Datenaufbereitung
Fehler und Warnmeldungen die vom
Benutzer selbstständig abgearbeitet werden
müssen.
ABACUS
Datenüberprüfung XSD
Der Dateninhalt im XML wird mit der XSDVorlage validiert. Fehler in diesem Bereich
dürfen nicht vorkommen und führen zu
einem Fehlerprotokoll (Dump-File).
Kontakt
mit
aufnehmen.
DISTRIBUTOR /
SWISSDEC
Übermittlung
dem
ABACUS-Support
Die Daten werden auf dem Server
verarbeitet und an die verschiedenen
Empfänger verteilt.
Fehler in diesem Bereich kommen eher
selten vor, weil die Empfangsbereitschaft
des
Distributors
beim
Start
des
Übermittlungsprozess zuerst überprüft wird.
Die Zuständigkeit bei einem Supportfall ist
unter folgendem Link zu überprüfen:
http://www.swissdec.ch/support.htm
EMPFÄNGER
Übermittlung
Die Daten
verarbeitet.
werden
beim
Empfänger
Probleme in diesem Bereich sind mitunter
die Schwierigsten, weil nicht immer alle
Empfänger
Online
sind
und
die
Zuständigkeit für den Supportfall nicht
immer eindeutig ist.
Die Zuständigkeit bei einem Supportfall ist
unter folgendem Link zu überprüfen:
http://www.swissdec.ch/support.htm
Seite 17
Fehlermanagement
4.2
4
Datenüberprüfung XSD - Dump-File
Grundsätzlich wurden hunderte von Kombinationen getestet und alle mit Fehler- und
Warnmeldungen ausgestattet. Trotzdem ist es möglich, dass einzelne Kunden Datenbestände
und Kombinationen haben, die so nicht erwartet werden. In diesem Fall wird bei der Validierung
mit dem XSD (XML Schema Definition) ein "unerwarteter Fehler" ausgelöst. Als Folge will das
Programm ein DUMP-File erstellen, in dem alle für den Fall relevanten Informationen
gespeichert werden. Dieses File wird vom ABACUS-Support für die Problemlösung benötigt.
4.3
Fragen & Antworten
Hier werden häufige Fragen und Antworten platziert.
Seite 18
Showcase
5
5
Showcase
Der Showcase bietet die Möglichkeit die Übermittlung zu simulieren und dient in erster Linie für
Demonstrationen und Schulungen.
Der Showcase kann grundsätzlich in jedem Mandanten verwendet werden. Wir empfehlen
jedoch, den Showcase nur in Präsentationsmandanten wie dem Mandant 7777 einzusetzen.
Server nicht immer empfangsbereit
Beim Showcase handelt es sich um einen separaten Server mit eigener URL. Im Gegensatz
zum Distributor ist dieser Server nicht immer Online und bei Problemen dauert die
Reaktionszeit wesentlich länger. Es ist nur ein Demo-Server von der Firma IT-Serve!
5.1
Empfangsbereite Showcase-Empfänger
Der Showcase AHV, FAK, UVG (nur SUVA), BFS und Lohnausweis BE werden direkt von den
Versicherungen zur Verfügung gestellt.
UVG, UVGZ, KTG und BVG werden durch die IT-Serve simuliert und erscheinen deshalb in
einem einheitlichen Look und nicht mit den Originalinternetseiten. Die privaten Versicherungen
haben aktuell kein Interesse an der Umsetzung des Showcase.
Keine Identifikation Nötig
Der Showcase benötigt keine korrekten Identifikationsdaten auf den verschiedenen
Institutionen. Im aktuellen Mustermandant kann beispielsweise die UVG-Versicherung Mobiliar
ohne weitere Anpassungen gesendet werden. Im Übermittlungsvorgang muss der Switch
"Daten als Test markieren" nicht aktiviert werden.
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Vorabgleich - BVG
6
6
Vorabgleich - BVG
Möglicherweise sind die Datenstände in der Lohnbuchhaltung und im System des BVGVersicherers unterschiedlich. Ein BVG-Versicherer benötigt für den Berechnungslauf korrekte
und vollständige Personendaten. Das Bereinigen von Differenzen erfordert oft separate
Mutationen, welche in den Meldezeitpunkt fallen und damit zu unerwünschten Verzögerungen
führen. Zur Optimierung der Datenqualität und um die Datenprüfung vom Meldezeitpunkt
loszulösen, besteht die Möglichkeit eines Vorabgleich der Personenstammdaten.
Grundsätze zum Vorabgleich
− Ein Vorabgleich der Daten ist jederzeit möglich
− Der Vorabgleich bewirkt beim Versicherer keine Mutationen
− Der Ablauf beim Vorabgleich ist dem der BVG-Lohnmeldung identisch. Für die
Durchführung wird in der Lohnbuchhaltung eine separate Auswahl getroffen
− Beim
Vorabgleich
übermittelt
das
Unternehmen
die
BVG-relevanten
Personenstammdaten. Nachdem der Versicherer die Personen identifiziert hat, kann sein
Datenbestand abgerufen werden. Bei der BVG-Basis wird nur der Wert CHF 0.00
einzusetzen.
− Wenn sich das Unternehmen und der Versicherer auf das Führen von BVG-Codes
geeinigt haben, dient der Vorabgleich zur Initialisierung der Lohnbuchhaltung (Import der
BVG-Codes pro Person ins Lohnsystem)
− Die Completion (Freigabe) ist optional, der Default wert soll jedoch auf «Ja» =
Completion (Freigabe) stehen
Weitere Informationen und Quelle: Richtlinien für die Lohndatenverarbeitung ELM 3.0
6.2
Übermittlung im Abacus
Da der Ablauf des Vorabgleich mit dem BVG-Lohnmeldung identisch ist, wird der Ablauf im
Kapitel BVG-Lohnmeldung beschrieben. Der einzige Unterschied ist, dass die BVG-Basis beim
Vorabgleich nicht gerechnet werden muss, mit 0.00 übermittelt wird und folglich auch keine
BVG-Beiträge empfangen werden.
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BVG - Lohnmeldung
7
7
BVG - Lohnmeldung
Mit dieser Lösung können dem Versicherer anfangs Jahr die voraussichtlichen Jahreslöhne
(BVG Basis pro Person) aus der Lohnbuchhaltung mit ELM gemeldet werden. Dieser ermittelt
den BVG versicherten Verdienst (BVG-Lohn) und die Arbeitnehmer-Beiträge pro Person (die
Arbeitgeberbeiträge sind optional). Die BVG-Beiträge werden elektronisch beim Versicherer
abgerufen und in die Lohnbuchhaltung importiert.
Die genauen Rahmenbedingungen und Informationen zur Berechnung können in den ELMRichtlinien nachgeschlagen werden. Die Konfiguration der Berechnung und das Einrichten der
BVG-Versicherung im Abacus werden in einer anderen Dokumentation beschrieben.
7.1
BVG Berechnung der neuen Jahreslöhne
Im Programm 2965 BVG-LOHNSUMME ERMITTELN wird die BVG-Basis für die Übermittlung
berechnet. Die Basis dient als Grundlage für die weiteren Berechnungen des Versicherers. Im
Reglement als jährlicher AHV-Lohn, AHV-Jahreslohn oder ähnlich bezeichnet. Der BVG-Lohn
wird vom Versicherer selbst ermittelt und ist nicht Bestandteil der Berechnungen im ABACUS.
Die berechnete Basis kann durch den Anwender geprüft und allenfalls manuell korrigiert
werden. Speichern nicht vergessen.
Für eine Berechnung müssen immer folgende Daten ausgewählt werden:
Versicherungsvertrag / Datum / Unternehmen (sofern aktiv)
Anschliessend kann mit dem Button „Ausführen“ (Umschalt+F2) die Berechnung gestartet
werden.
Seite 21
BVG - Lohnmeldung
7
Funktionen
Berechnung
Mit dem Button Ausführen (Umschalt+F2) wird die Berechnung
gestartet.
Die Berechnungsformeln usw. werden im Konfigurationsdokument
beschrieben.
Information
Eine erneute Berechnung mit dem gleichen Datum überschreibt alle
Daten, auch die manuell angepassten Werte.
BVG-Versicherung
Es stehen alle Versicherungsverträge zur Auswahl, die im Programm
443 FIRMENKONFIGURATION für die Lohnmeldung eingerichtet
wurden.
Datum
Grundsätzlich findet die Berechnung immer per Anfang Jahr statt.
Beispielsweise 01.01.2013
Das
Datum
muss
identisch
sein
mit
dem
geplanten
Übermittlungsdatum im Programm 299 LOHNMELDUNG erstellen.
Unternehmen
Die Berechnung findet immer pro Unternehmen statt. Ganz analog
dem Übermittlungsprinzip (nur eine Firma).
Mitarbeiter
In der Übersicht werden auch im Vorjahr ausgetretene Mitarbeiter mit
der BVG-Basis 0.00 angezeigt. Dies deshalb, weil diese Mitarbeiter
genau so übermittelt werden müssen.
Spalten / Filter
Es können weitere Felder wie Versicherungscode usw. als Spalten in
der Übersicht eingefügt werden. Zusätzlich stehen weitere Filter zur
Verfügung, um einzelne Abteilungen und Mitarbeiter zu suchen.
Bearbeitete BVGBasis
Es gibt immer einzelne, spezielle Fälle in denen die BVG-Basis nicht
korrekt ermittelt werden kann. Für diese Personen gibt es die
Möglichkeit die BVG-Basis anzupassen.
Auswertung
Das Programm L2965 BVG-LOHNSUMME ERMITTELN beinhaltet
auch einen Report.
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BVG - Lohnmeldung
7.2
7
Übermittlung starten
Im Programm 299 LOHNMELDUNG ÜBERMITTELN wird mit dem Ausführen-Button (F2) der
Wizzard für die Übermittlungen gestartet.
7.3
Einstellungen zur Übermittlung (1. Schritt)
Es muss die Übermittlungsart „BVG-Lohnmeldung“ ausgewählt werden.
Nur Online (PIV) möglich
Der BVG-Lohnmeldungsprozess kann ausschliesslich online (Internetverbindung zwingend)
über den Distributor durchgeführt werden.
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BVG - Lohnmeldung
7.4
7
Perioden- und Firmenauswahl (2. Schritt)
Im zweiten Schritt muss das Meldungsdatum ausgewählt werden. Dieses Datum muss
zwingend mit dem Datum aus dem Programm 2965 BVG-LOHNSUMME ERMITTELN
übereinstimmen. Ansonsten wird eine Fehlermeldung ausgegeben.
Sind im Mandanten selbstständige, rechtliche Unternehmen aktiv, muss bei diesem
Arbeitsschritt zusätzlich das Unternehmen (Firma) ausgewählt werden.
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BVG - Lohnmeldung
7.5
7
Auswahl der Institutionen (3. Schritt)
Im dritten Schritt werden die Institutionen (Versicherungen, usw.) ausgewählt. Es werden nur
die BVG-Versicherungen aufgelistet, die im Programm 443 FIRMENKONFIGURATION für den
BVG-Lohnmeldungsprozess eingerichtet wurden.
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BVG - Lohnmeldung
7.6
7
Aufbereiten der Daten (4. Schritt)
Im nächsten Schritt wird die Übermittlug gestartet. Die Daten werden aufbereitet, als XML
gespeichert, kontrolliert und wenn keine Fehler vorhanden sind direkt versendet.
7.7
Übermittlung bestätigen / freigeben (5. Schritt)
Nach der erfolgreichen Übermittlung müssen die Daten noch pro Institut gesichtet und bestätigt
werden. Das Detail der Übermittlung muss angewählt werden und mit einem Klick auf Freigabe
wird automatisch das passende Login im Internet gestartet. Daten, die nicht innerhalb von 24
Stunden bestätigt werden, müssen nochmals eingereicht werden.
Keine Freigabe
Wenn keine Freigabe erwünscht ist, muss dies vorgängig im Programm 443
FIRMENKONFIGURATION auf dem betreffenden Versicherungsvertrag deaktiviert werden.
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BVG - Lohnmeldung
7.8
7
Daten abholen (6. Schritt)
Nach der Freigabe können die Daten abgeholt werden. Dazu kann mit dem Button „Status
updaten“ bei der Institution nachgefragt werden, ob die Daten bereits zur Verfügung stehen.
Die Verarbeitung bei der Versicherung kann ein paar Minuten bis 2 Tage dauern.
Sobald die Daten abgeholt wurden ändert der Status der Übermittlung von „Warte auf Antwort“
auf „Bearbeitung notwendig“.
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BVG - Lohnmeldung
7.9
7
Differenzen BVG-Lohnmeldung bearbeiten (7. Schritt)
Der BVG-Lohnmeldungsprozess beinhaltet neben den BVG-Beiträgen auch einen Vorabgleich.
Es werden also auch Eintritte, Austritte, unterschiedliche Personaldaten und verschiedene
BVG-Codes zwischen dem Personalstamm und der Versicherung verglichen.
Diese allfälligen Differenzen müssen bearbeitet werden.
Weitere Funktionen
Bearbeiten
Mit einem Klick auf
Vergleichsprogramm.
Auswertung
Mit dem Button „Details anzeigen“ wird die Auswertungen zur BVGLohnmeldung gestartet.
den
Button
„Bearbeiten“
startet
das
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BVG - Lohnmeldung
7.9.1
7
Ansicht Daten zum Abgleich
1 – Übersicht
Mitarbeiter
Alle Mitarbeiter aus dem Vergleich werden aufgelistet. Die Mitarbeiter
werden in 3 Gruppen unterschieden:
Pendent - Es besteht eine Differenz, es muss eine Entscheidung gefällt
werden
Zu Verarbeiten - Entscheidung gefällt, die Daten müssen noch verarbeitet
werden
Erledigt - Alle Arbeiten sind erledigt oder es besteht keine Differenz
2 – Filter
Mit Filtern können die Mitarbeiter mit Differenzen besser angezeigt werden.
3 – Differenz
Wird links ein Mitarbeiter ausgewählt, wird rechts der Vergleich und alle
Informationen des betreffenden Mitarbeiter zwischen Abacus und dem
Versicherer angezeigt.
4 – Vorgänge
für Differenzen
Es kann direkt im UI oder mit den Button entschieden werden, ob die Daten
im ABACUS korrekt sind oder beim Versicherer.
5 – Vorgänge
für Mitarbeiter
Speichern = Anpassungen auf dem Mitarbeiter speichern
Verarbeiten = Mitarbeiter anwählen und Verarbeiten
Änderungen ignorieren = Mitarbeiter anwählen und alle Differenzen
ignorieren
Alles zurücksetzen = Alle Entscheidungen zu den Differenzen zurücksetzen
und die Bearbeitung neu starten.
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BVG - Lohnmeldung
7.9.2
7
Differenzen bereinigen (Status Pendent)
Prozess
Das Differenzenbereinigungsprogramm basiert auf dem Prinzip, dass jede
Meldung und Differenz zuerst gesichtet werden muss, bevor eine
Verarbeitung stattfinden kann. Erst wenn alle Differenzen durch eine
Entscheidung bereinigt sind und die Daten verarbeitet wurden, gilt die BVGLohnmeldung wie auch ein Vorabgleich als beendet.
Status
Pendent
Zur Verarbeitung
Massnahmen / Entscheidgungen
Ignorieren
Im Abacus korrekt
Beim Versicherer korrekt
Verarbeiten
Neuer Status
Zur Verarbeitung
Zur Verarbeitung
Zur Verarbeitung
Erledigt
Erledigt
‐
‐
Report
Alle Differenzen, Meldungen und auch die Entscheidungen können jederzeit
im Report nachgeschaut werden. Deshalb kann ein Benutzer auch die
Arbeitstechnik einsetzen, dass er immer alle Differenzen ignoriert und
manuell mit dem Report den Problemen nachgeht.
Einschränkun
gen
Es können nur Differenzen von identifizierten Personen im Bereich der
Personalien und den BVG-Daten ins ABACUS übernommen werden.
Differenzen im Bereich Ein-/Austritt, eine unbekannte Person usw. müssen
immer manuell bereinigt werden. Eine automatische Übernahme ist zu
kompliziert und EMA wird aktuell nicht unterstützt.
Seite 30
BVG - Lohnmeldung
7.9.3
7
Daten verarbeiten (Status Zu verarbeiten)
Datenübernam
e ins Abacus
Die bereinigen Daten (Personalien / BVG-Codes) und die erhaltenen BVGBeiträge müssen noch in den Personalstamm übergeben werden.
Alle Mitarbeiter markieren und den Button "Verarbeiten" anwählen.
Es kann ausgewählt werden, welche
Personalstamm übertragen werden.
Daten
per
Datum
in
den
Differenzen die bis zu diesem Zeitpunkt nicht bearbeitet wurden, erhalten
beim Verarbeiten automatisch den Status "Ignoriert".
Beim Übermittlungsprozess „Vorabgleich“ sind natürlich keine BVGBeiträge enthalten und es werden deshalb auch keine BVG-Beiträge in den
Personalstamm übergeben.
Seite 31
BVG - Lohnmeldung
7.9.4
Erledigt
7
Fertig (Status Erledigt)
Sobald alle Mitarbeiter verarbeitet wurden und den Status „Erledigt“ haben,
gilt die BVG-Lohnmeldung wie auch ein Vorabgleich als beendet.
Die Übermittlung kann jederzeit unter „Erledigt“ nochmals angeschaut
werden. Mittels des Reports können auch die Daten und Entscheidungen
wieder angezeigt werden.
Seite 32

Einheitliches Lohnmeldeverfahren

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