WEBREAL

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WEBREAL
Benutzerhandbuch Stand Dezember 2010
WEBREAL Benutzerhandbuch
INHALTE
1
ERSTE SCHRITTE MIT WEBREAL ............................................................................................................... 4
1.1
INSTALLATION VON WEBREAL..................................................................................................................... 4
1.1.1 Mindestanforderungen ..................................................................................................................... 4
1.1.2 Installationsvoraussetzungen ........................................................................................................... 4
1.1.3 Download und Installation ................................................................................................................ 4
1.2
DIE ÜBERSICHTSSEITE.................................................................................................................................. 6
1.3
MITARBEITER ............................................................................................................................................ 7
1.3.1 Neuen Mitarbeiter anlegen............................................................................................................... 8
1.3.2 Neue Gruppe anlegen ..................................................................................................................... 10
2
IMMOBILIEN .......................................................................................................................................... 12
2.1
ÜBERSICHT ............................................................................................................................................. 12
2.2
SYMBOLERKLÄRUNG ................................................................................................................................. 13
2.3
NEUE IMMOBILIE ANLEGEN ........................................................................................................................ 15
2.4
KARTEIREITER IMMOBILIE........................................................................................................................... 16
2.5
KARTEIREITER MEDIEN .............................................................................................................................. 17
2.5.1 Bilder und Grundrisse ...................................................................................................................... 18
2.5.2 Video ............................................................................................................................................... 18
2.5.3 Dokumente...................................................................................................................................... 19
2.6
KARTEIREITER AKTIONEN ........................................................................................................................... 19
2.6.1 Bereich Vermarktung ...................................................................................................................... 19
2.6.2 Bereich Interessenten...................................................................................................................... 23
2.6.3 Bereich Aktivitäten .......................................................................................................................... 25
2.7
ANGELEGTE IMMOBILIE(N) BEARBEITEN ........................................................................................................ 26
2.8
IMMOBILIE ARCHIVIEREN............................................................................................................................ 26
2.9
IMMOBILIE SUCHEN .................................................................................................................................. 27
2.9.1 Immobiliensuche ............................................................................................................................. 28
2.9.2 Experten Suche................................................................................................................................ 29
3
KONTAKTE ............................................................................................................................................. 30
3.1
INTERESSENTEN ....................................................................................................................................... 31
3.1.1 „Stammdaten“ & „Stammdaten II“................................................................................................. 31
3.1.2 Suchprofile ...................................................................................................................................... 31
3.1.3 Zuordnungen ................................................................................................................................... 33
3.1.4 Bilder ............................................................................................................................................... 33
3.1.5 Aktivitäten ...................................................................................................................................... 33
3.2
ABGEBER ................................................................................................................................................ 33
3.3
KONTAKTE .............................................................................................................................................. 34
4
MEGA AMETA........................................................................................................................................ 35
4.1
4.2
5
MEGA AMETA IMMOBILIEN SUCHEN/FINDEN ........................................................................................... 36
IHRE IMMOBILIEN IM MEGA AMETA NETZWERK FREIGEBEN ............................................................................. 38
ANFRAGEN ............................................................................................................................................ 40
5.1
ANFRAGETYPEN ....................................................................................................................................... 41
5.1.1 Meine Anfragen .............................................................................................................................. 41
5.1.2 Öffentliche Anfragen ....................................................................................................................... 41
5.1.3 Alle Anfragen .................................................................................................................................. 41
6
AKTIVITÄTEN ......................................................................................................................................... 41
6.1
NEUE AKTIVITÄT ANLEGEN ......................................................................................................................... 42
6.1.1 Stammdaten ................................................................................................................................... 42
6.1.2 Zuordnungen ................................................................................................................................... 43
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6.1.3
7
Dokumente...................................................................................................................................... 44
MODULE ................................................................................................................................................ 44
7.1
7.2
OPENIMMO ............................................................................................................................................ 44
INDIVIDUELLE VORLAGEN ........................................................................................................................... 44
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1
1.1
Erste Schritte mit WEBREAL
Installation von WEBREAL
1.1.1 Mindestanforderungen
Betriebssystem
ab Windows XP Service Pack 3
Prozessor
1,5 GHz
Arbeitsspeicher
1 GB RAM
oder
höher
benötigter Speicherplatz auf Ihrer
160 MB
Festplatte
Bildschirmauflösung
1024 x 768 px
Weiters empfehlen wir Ihnen einen Breitband-Internetverbindung, z.B. über ADSL oder Kabel.
1.1.2 Installationsvoraussetzungen
Um WEBREAL auf Ihrem PC ausführen zu können, muss auf Ihrem Rechner das Plug-in “Microsoft
.NET Framework 4.0“ installiert sein. Das WEBREAL-Installationspaket erkennt automatisch, ob
„Microsoft .NET Framework 4.0“ bereits installiert ist und ergänzt die Installation von WEBREAL
gegebenenfalls automatisch um dieses Programm.
Das bedeutet bei der Installation an sich keinen wirklichen Unterschied für Sie, außer, dass auch
dieser Programmteil mit installiert wird.
1.1.3 Download und Installation
Unter folgendem Link können Sie WEBREAL downloaden und anschließend die Installation
durchführen: http://www.webreal.at/downloads.html
Klicken Sie dort auf Software.
Halten Sie bitte von Beginn an Ihre Lizenznummer und das Zugangspasswort – die Sie von unserem
Support erhalten haben - bereit.
Info falls Sie eine Testversion haben:
Haben Sie über unseren Kunden Support einen Testzugang erhalten, folgen Sie bitte ebenso diesen
Punkten.
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Nach Klick auf Software (alle Versionen) öffnet sich das Download-Fenster in Ihrem InternetBrowser.
Klicken Sie auf „Ausführen“ und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten, um die Installation
durchzuführen.
WICHTIG:
Sollten Sie eine Firewall benutzen, stellen Sie sicher, dass diese das Ausführen der Installation nicht
blockiert. Nähere Informationen dazu finden Sie im Handbuch des jeweiligen Firewall-Herstellers
oder fragen Sie Ihren System-Administrator.
Lesen Sie bitte die Lizenzbestimmungen und bestätigen Sie diese, indem Sie auf „Ich stimme zu“
klicken. Anschließend startet der Download. Nach Abschluss der Installation klicken Sie bitte auf
„Schließen“. WEBREAL wurde installiert.
Tragen Sie nun ihre Kanzlei- und Lizenznummer ein, die Sie von uns erhalten haben.
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1.2
Die Übersichtsseite
Wenn Sie WEBREAL starten, werden Sie gebeten, sich
einzuloggen. Die Daten für Ihren Login erhalten Sie
gemeinsam mit Ihrer Lizenznunmmer vom Support.
Nach dem Login mit Ihrem Account-Namen und Passwort
gelangen Sie auf die Übersichtsseite von WEBREAL.
Hier finden Sie ganz oben die Hauptnavigation mit den Bereichen „Übersicht“, „Immobilien“,
„Kontakte“, „mega aMeta“, „Anfragen“, „Mitarbeiter“, „Aktivitäten“ und „Module“.
In der Mitte finden Sie für einen schnellen Zugriff eine Quicknavigation mit den wichtigsten
Funktionen wie z.B. „neue Immobilie anlegen“ oder „ungelesene Anfragen“.
Ebenso im mittleren Bereich auf der rechten Seite sehen Sie die Info Box. Hier finden Sie in
regelmäßigen Abständen Infos von unserem Support Team mit Tipps und Tricks zur Verwendung von
WEBREAL oder der neuesten Version.
Auf der rechten Seite finden Sie den Taskmanager. Dieser zeigt alle in der nahen Zukunft
anstehenden Aktivitäten und die gerade geöffneten Datensätze (z.B. eine soeben angelegte oder
bearbeitete Immobilie) minimiert in einer Liste. Mit einem Klick darauf wird der Datensatz wieder
geöffnet und Sie können ihn weiter bearbeiten.
Hauptnavigation
Taskmanager
Quicknavigation
Info Box
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1.3
Mitarbeiter
Bevor Sie in WEBREAL mit der Eingabe von Immobilien beginnen, sollten Sie sich dem Anlegen der
User in WEBREAL widmen. Dazu dient der Bereich „Mitarbeiter“ – über die Hauptnavigation
erreichbar. Diese Daten sind deshalb relevant, weil Sie über diesen Bereich Ihre
Kontaktinformationen für die Immobiliensuchenden steuern. Hier geben Sie ein, welche Daten bei
den Betreuer-Informationen zu einer Immobilie im Internet sichtbar sein sollen.
Zuallererst sollten Sie die Daten des Administrators ändern. Von unserem Support wurden ihnen
Login Daten zur Verfügung gestellt. Mit diesem User, der Administratoren Rechte besitzt, sind Sie
nun eingeloggt.
Klicken Sie in der Hauptnavigation auf den Punkt „Mitarbeiter“:
Dieser Bereich steht in voller Funktion ausschließlich dem WEBREAL-Administrator zur Verfügung
und teilt sich in zwei Unterbereiche:


„Mitarbeiter“
„Gruppen“ (nicht in jeder WEBREAL Version erhältlich)
Hinweis: Bei der Single-User-Version von WEBREAL haben Sie als Benutzer automatisch
Administrator-Rechte.
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WICHTIG:
Öffnen Sie nun aus der Liste per Doppelklick den bis dato einzigen angelegten Mitarbeiter – das ist
der, mit dem Sie gerade eingeloggt sind.
Verändern Sie bitte alle Daten, die notwendig sind (Name, Kontaktinformationen, wenn Sie wollen
auch den Login – statt „Admin“ z.B.: ihren Namen) und verändern Sie das Passwort. Mit diesem
neuen Passwort können Sie sich ab sofort einloggen.
Die Änderung der Daten ist vor allem für die Darstellung im Internet erforderlich – denn das sind die
Bezeichnungen und Kontaktdaten, unter denen Sie ein Interessent im Internet findet. Unsere
internen Studien zeigen auch, dass Immobilien mit einem Kontakt mit Bild und richtigem Namen
anstatt z.B. „Administrator“ oder „Mitarbeiter“ häufiger angefragt werden.
Wenn Sie diesen einen Mitarbeiter/User bearbeitet haben, können Sie weitere anlegen.
1.3.1 Neuen Mitarbeiter anlegen
Durch einen Klick auf den Button „Neu“ im Bereich „Mitarbeiter“ öffnet sich eine leere
Eingabemaske. Hier können Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen.
Geben Sie dazu auf den Karteireitern „Stammdaten“ und „Stammdaten II“ Angaben zur Person des
Mitarbeiters an. Alle Daten des Mitarbeiters, die nach dem Ausfüllen bei einer Immobilie im Internet
als Kontaktdaten sichtbar sein werden, sind mit einer Weltkugel gekennzeichnet. Alle anderen Daten
sind ausschließlich zur internen Verwaltung der User.
Die angelegten Mitarbeiter teilen sich in drei Rollen auf - Siehe Einstellungen im Dropdown-Menü
am Karteireiter Sicherheit:
 Administrator (sollte nur 1-2 mal vergeben werden)
 Mitarbeiter / User
 Mitarbeiter / nur zur Ansicht
Die Rolle eines Mitarbeiters entscheidet darüber, ob und wie er mit WEBREAL arbeiten kann.
Sie haben die Wahl zwischen „Mitarbeiter/User“ oder einem „Mitarbeiter/nur zur Ansicht“.
Einen „Mitarbeiter/nur zur Ansicht“ können Sie kostenlos in WEBREAL angelegen und ihm ab
diesem Zeitpunkt Immobilien zuordnen – der Mitarbeiter wird dann im ERES Netzwerk und auf den
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Partnerplattformen als Ansprechpartner dargestellt. Allerdings hat er keine Rechte, die Funktionen
von WEBREAL zu nutzen und sich einzuloggen.
Ein „Mitarbeiter/User“ wird mit einer entsprechenden Gebühr (abhängig von der Produktstufe) ab
dem Anlagezeitpunkt zusätzlich verrechnet. Er hat alle Möglichkeiten, die Funktionalitäten von
WEBREAL voll zu nutzen.
Bei dem Anlegen eines „Mitarbeiter/User“ müssen für ihn ein Accountname und ein Passwort
vergeben werden. Mit diesen Daten kann sich ein angelegter „Mitarbeiter/User“ in WEBREAL
einloggen. Die Daten werden, sofern Sie das möchten, von WEBREAL bei der Anlage automatisch an
den neuen User verschickt.
Ebenso relevant beim Anlegen eines neuen Benutzerkontos ist es, die Berechtigungen für den
„Mitarbeiter/User“ einzustellen.
Durch die Mitarbeiter-Berechtigung entscheiden Sie als Administrator, welche Rechte der
„Mitarbeiter / User“ während der Nutzung von WEBREAL erhält. Die Basis-Berechtigung bezieht sich
auf Lese- und Schreibrechte (ändern, anlegen, archivieren). Diese können pro Datensatztyp variiert
werden (Immobilien, Interessenten, Abgeber,…)
Ab der Produktvariante WEBREAL Premium haben Sie darüber hinaus auch
Berechtigungsmöglichkeiten zur Verfügung, bei denen Sie bestimmen können, ob der Mitarbeiter
alle Datensätze oder nur die ihm zugeordneten („eigene Datensätze“) sehen und bearbeiten darf.
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Alle vorgenommenen Einstellungen im Karteireiter „Sicherheit“ können nachträglich geändert
werden.
Über den Karteireiter „Zuordnungen“ können Sie Ihrem „Mitarbeiter/User“ angelegte Immobilien,
Projekte, Abgeber, Interessenten oder allgemeine Kontakte zuordnen, die in seine Zuständigkeit
fallen.
Hinweis: Vergisst ein Mitarbeiter sein Passwort und/oder es muss aus Sicherheitsgründen geändert
werden, kann dies nur vom Administrator im Karteireiter „Sicherheit“ durchgeführt werden!
Am Karteireiter „Bild“ können Sie ein Foto des Mitarbeiters einfügen – dieses erscheint dann im
Internet bei der jeweiligen Immobilie bei den Kontaktinformationen. Unsere internen Studien
zeigen, dass Immobilien mit einem Kontakt mit „Gesicht“ häufiger angefragt werden.
Am Karteireiter „Mitarbeiter-Aktivitäten“ sehen Sie alle Aktivitäten, die dieser Mitarbeiter in
WEBREAL getätigt hat. Diese Einträge können Sie für Controlling-Maßnahmen nutzen. Am
Karteireiter „Aktivitäten“ sehen Sie, wie bei jedem Datensatz in WEBREAL, welche Aktivitäten mit
diesem Datensatz wann getätigt wurden und wann Änderungen stattfanden.
1.3.2 Neue Gruppe anlegen
Hier haben Sie die Möglichkeit, neben einzelnen Mitarbeitern auch Mitarbeitergruppen anzulegen
und zu verwalten.
Über den Karteireiter „Gruppen“ (links in der Navigation) können Sie durch Klick auf „Neu“
Mitarbeiter und deren Datensätze zu Gruppen zusammenzufassen. Innerhalb der Gruppen können
Sie gemeinschaftliche aber auch individuelle (Sonder-)Rechte vergeben.
Name und Beschreibung der Gruppe
Mitarbeiterzuordnung
Sonderrechte
Gruppenrechte
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Neben dem Namen der Gruppe ist es im ersten Schritt wichtig, die gemeinschaftlichen
Gruppenrechte im linken Bereich der Eingabemaske zu vergeben.
Diese gemeinschaftlichen Gruppenrecht gelten für alle der Gruppe angehörigen Gruppenmitglieder
und beziehen sich auf Lese-, Schreib- und Archivierungs-Rechte aller Datensätze, die von den
zugeordneten Mitarbeitern dann gemeinschaftlich verwaltet werden können.
In der rechten Seite der Eingabemaske befindet sich die Mitgliederliste. Hier ordnen Sie der Gruppe
Ihre Mitglieder/Mitarbeiter zu.
Wollen Sie einzelnen Mitgliedern einer Gruppe von den Gruppenrechten abweichende Rechte
(Sonderrechte) geben, so können Sie dies tun, in dem sie diese Mitarbeiter anklicken und die Rechte
im Feld „Sonderrechte“ entsprechend Ihren Wünschen verteilen.
Da Sie nun alle relevanten Userdaten eingegeben, Berechtigungen verteilt haben und auch bei Ihren
Mitarbeitern WEBREAL installiert ist, kann mit der Eingabe der Immobilien begonnen werden.
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2
2.1
Immobilien
Übersicht
Durch Klick auf das Symbol „Immobilien“ in der Hauptnavigation gelangen Sie in diesen Bereich.
Als erstes befinden Sie sich im Karteireiter Immobilien. Hier verwalten Sie Ihre gesamten Immobilien
mit Ausnahme der Projekt-Immobilien. Diese können im Karteireiter Projekte angelegt und
bearbeitet werden.
In der Immobilienliste sehen Sie alle angelegten (Einzel- oder Projekt-) Immobilien Ihrer Kanzlei. In
einem Infobalken oberhalb dieser Liste sehen Sie übersichtlich die wichtigsten Details zur Immobilie,
die Sie in der darunter liegenden Immobilienliste angeklickt/ausgewählt haben.
Ihre eigenen Immobilien sind in der Immobilienliste blau hinterlegt. Möchten Sie diese Markierung
aufheben, können Sie das über die Checkbox (Häkchen) oberhalb der Liste tun.
Ist die Liste länger als 50 Immobilien, so finden Sie im rechten oberen Bereich eine Blätterfunktion
Infobalken
Karteireiter
- Immobilien
- Projekte
Immobilienliste
Die Liste können Sie ganz nach Ihren persönlichen Vorstellungen bearbeiten. Sie können sich andere
oder weitere Spalten einblenden und die Sortierung verändern. Um eine weitere Spalte
einzublenden, klicken Sie in der Spaltenüberschrift (egal wo) mit der RECHTEN Maustaste – es
erscheint ein Kontextmenü, über das Sie zusätzliche Spalten, die eingeblendet werden sollen,
auswählen können. Die Spalte, die ein Häkchen hat, ist eingeblendet.
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Haben Sie eine Spalte eingeblendet können Sie diese per Drag & Drop verschieben. Dazu einfach mit
der linken Maustaste die Spalte bei der Überschrift anklicken, halten und dort fallen lassen, wo Sie
die Spalte angeordnet haben wollen.
Die Sortierung verändern Sie durch Klick in die Überschrift.
2.2
Symbolerklärung
In WEBREAL erkennen Sie anhand eines grünen oder roten Symbols, ob Ihre Immobilie im ERESNET
Netzwerk online oder offline ist. Wie Sie eine Immobilien Online oder Offline stellen lesen Sie in
Kapitel 2.3.1.1.
Eine Immobilie ist entweder gerade Online (also im ERES Netzwerk sichtbar) oder Offline (nicht im
ERES Netzwerk sichtbar). Wenn Sie bei einer Immobilie, die Sie gerade angelegt haben (und die
daher noch offline ist) eine Plattform markieren ändert sich der Status auf „Offline – wartend auf
Online im Internet“ bis die Immobilie tatsächlich „Online im Internet“ ist. Genauso funktioniert es
umgekehrt: Nehmen Sie eine Immobilie offline (Entfernen des Häkchens bei der jeweilgen
Plattform), ändert sich der Status auf „Online im Internet – wartend auf Offline“ bis die Immobilie
mit der nächsten Datenaktualisierung wirklich Offline geht.
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Online im Internet
oder Online im Internet – wartend auf offline
Offline
oder Offline – wartend auf Online im Internet
Den Status Ihrer Immobilien in WEBREAL erkennen Sie an dem Häuschen-Symbol vor der
Immobiliennummer in der Immobilienliste. Alle aktiven Immobilien werden durch ein farbiges
Häuschen gekennzeichnet; archivierte Immobilien sind mit einem grauen Häuschen markiert.
Hinweis: Wenn Sie eine Immobilie in WEBREAL archivieren, so wird diese nicht vollständig gelöscht
sondern mit dem Status „archiviert“ (graues Häuschen) markiert und von der Trefferliste entfernt.
Über die Suche können archivierte Immobilien wieder gefunden werden. Gelöschte Immobilien
hingegen sind unwiderruflich gelöscht.
Bedeutung der Symbole:
Immobilie der eigenen Kanzlei (aktiv)
Immobilie der eigenen Kanzlei (archiviert)
teilbare Immobilie der eigenen Kanzlei (aktiv)
teilbare Immobilie der eigenen Kanzlei (archiviert)
Immobilien einer anderen Kanzlei – aMeta Immobilie (aktiv)
teilbare Immobilie einer anderen Kanzlei – aMeta Immobilie (aktiv)
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2.3
Neue Immobilie anlegen
Nach dem Klick auf den Button „Neu“ (oberhalb der Immobilienliste) oder auf den Button „Neue
Immobilie“ (auf der Übersichtsseite in den Quicklinks) öffnet sich eine leere Eingabemaske.
Die WEBREAL Immobilienmaske gliedert sich in 3 Bereiche:
1. Immobilie
 Dient der Angabe aller immobilienrelevanten Daten
(Preise, Flächen, Beschreibungstext etc.)
2. Medien
 Hier hängen Sie alle Anhänge zu einer Immobilie an
(Bilder, Grundrisse, PDF’s, Video etc.)
3. Aktionen
 In diesem Bereich können alle Sie Aktivitäten zur Immobilie durchführen
(Die Immobilie online stellen, die Immobilie in das mega aMeta Netzwerk
freigeben, Interessenten kontaktieren usw.)
Dieser Karteireiter gliedert sich in folgende Bereiche:
Vermarktung
Interessenten
Aktivitäten
Karteireiter
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2.4
Karteireiter Immobilie
Der Bereich zur Eingabe der Immobilien-Daten gliedert sich in 2 Bereiche:
In der linken Hälfte finden Sie die Stammdaten zur Immobilie – In der rechten Hälfte können Sie die
Immobilien-Eigenschaften ergänzen. Diese Felder sollten immer ausgefüllt werden, da dies die
wichtigsten Eigenschaften einer Immobilie sind.
Jeder Unterbereich (Merkmale & Lage, Fläche & Ausstattung sowie Preise, Beschreibung und
Notiz) kann durch Klick auf den Pfeil für weitere Eingaben geöffnet werden.
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WEBREAL verpflichtet bei der Anlage einer Immobilie jedoch zu sehr wenigen Feldern, da die
Entscheidung wie viel Informationen Sie bei einer Immobilie bekanntgeben, Ihnen obliegt.
Es sei jedoch angemerkt: Auswertungen auf IMMOBILIEN.NET haben ergeben, je mehr Felder
ausgefüllt sind, desto höher ist die Anfragewahrscheinlichkeit einer Immobilie.
Schloß-Symbol
Dieses Symbol markiert jene Felder, die beim Immobilien-Status „online“ auf der ImmobiliendetailSeite im IMMOBILIEN.NET und den Partnerplattformen nicht angezeigt werden. Felder ohne dem
Schloß-Symbol werden je nach Plattform im Internet angezeigt.
2.5
Karteireiter Medien
In dem Bereich geht es darum, alle Medien zur Immobilie hochzuladen – Sie können wählen
zwischen:




Bilder
Grundrisse
Video
Dokumente (pdf, xls, doc)
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2.5.1 Bilder und Grundrisse
Durch Klick auf „neues Bild hochladen“ können Sie ein Bild in Ihren Ordnern auswählen (Klick auf
„öffnen“). Sie können auch mehrere Bilder gleichzeitig hochladen (Mehrfachauswahl mit „Strg“).
Die Bilderreihenfolge kann mit Hilfe der Pfeiltasten geändert werden. Ob ein Bild überhaupt ins
Internet übertragen werden soll, bestimmen Sie, indem Sie auf das Kreissymbol oberhalb des Bildes
(rechts vor dem roten X) klicken und die Farbe von rot (wird nicht im Internet dargestellt) zu grün
(soll dargestellt werden) wechseln.
Dieses
Bild wird
ONLINE
dargestellt
Dieses Bild
wird NICHT
ONLINE
dargestellt
2.5.2 Video
Immobilien-Videos lassen die Suche nach einem Objekt zum Erlebnis werden und machen Appetit
auf mehr und motivieren zum Kontakt. Video-Exposes steigern die Aufmerksamkeit und somit die
Anzahl der Besucher Ihres Online-Angebots. Lassen Sie Kaufinteressenten Ihre Immobilien dann
besichtigen, wenn es ihnen am besten passt. 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche.
Um Ihre Immobilienpräsentation im Internet auch „multimedialer“ zu gestalten, müssen Sie kein
Video-Profi sein. Über WEBREAL laden Sie kinderleicht mit der Kamera, Digicam oder sogar Handy
gedrehte Kurzfilme in den Formaten AVI, MPEG, WMV von Ihrem Rechner auf die IMMOBILIEN.NETServer, wo sie automatisch in Flash-Videos mit bestmöglicher Qualität umgewandelt und auf der
entsprechenden Objektdetailseite in einem leicht zu bedienenden Player dargestellt werden.
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Nachdem Sie ein Video in WEBREAL hoch geladen haben, speichern Sie bitte die Immobilie ab, damit
die Konvertierung in das übertragungsfähige Format beginnen kann – Die Größe der Videos ist dabei
auf 30 MB beschränkt.
2.5.3 Dokumente
Das Hochladen von Dateien (Word, PDF, Excel) funktioniert nach demselben Prinzip wie bei den
Bildern. Die hochgeladenen Dateien können auf allen Plattformen, die eine Darstellungsoption für
entsprechende Files anbieten, zu Ihrer Immobilie als Download zur Verfügung gestellt werden. Ob
eine Datei ins Internet übertragen werden soll, bestimmen Sie, indem Sie auf das Kreissymbol
oberhalb der Datei (Icon recht vor dem roten X) klicken und die Farbe von rot (wird nicht im Internet
dargestellt) zu grün (soll dargestellt werden) wechselt.
So können Sie einerseits Daten für Suchende zur Verfügung stellen, aber auch intern Dokumente zu
Immobilien ablegen (wie z.B. den Grundbuchsauszug). Alle Dokumente die Sie hier zur Immobilie
abspeichern, können beim eMail Versand an Interessenten als Anhang hinzugefügt werden.
2.6
Karteireiter Aktionen
Dieser Bereich gliedert sich in 3 Unterbereiche
1. Vermarktung
2. Interessenten
3. Aktivitäten
2.6.1 Bereich Vermarktung
Funktionen in diesem Bereich:
a. Immobilien auf Internet-Portale online stellen (exportieren)
b. Immobilien auf IMMOBILIEN.NET vorreihen
c. Immobilien für das mega aMeta Netzwerk freischalten
d. Immobilien per Klick in der Zeitung inserieren
e. Immobilien einem OpenImmo Paket für den manuellen OpenImmo
Export zuordnen
Unterhalb finden Sie zu jedem Bereich eine Erklärung.
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2.6.1.1
Wie stellen Sie Immobilien im Internet online?
Auf folgende Portale können Sie derzeit übertragen, sofern Sie einen gültigen Vertrag haben und die
Aktivierung vom Portal bei der ERES beauftragt wurde: http://webreal.at/export.html
All diese Portale sehen Sie in einer Liste im Bereich Vermarktung – Jedes Portal können Sie per Klick
auswählen. Ist ein Portal angehakt, wird die Immobilie bei Ihrer nächsten Aktualisierung exportiert
und dann zu diesem Portal übertragen. Je nachdem, welche Aktualisierung Sie auf der jeweiligen
Plattform haben, wird die Immobilie sofort (prompte Aktualisierung), am Abend (tägliche
Aktualisierung) oder am Vorabend des Aktualisierungstages (wöchentliche Aktualisierung) an die
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jeweilige Plattform geliefert und online im Internet dargestellt. Bitte vergessen Sie nicht, die
Markierung der Portale zu speichern.
Um eine Immobilie wieder offline zu nehmen (damit diese nicht mehr im Internet aufscheint)
entfernen Sie einfach durch Klick den Haken. Bei der nächsten Aktualisierung wird die Immobilie
offline genommen.
2.6.1.2
Wie reihen Sie eine Immobilie im IMMOBILIEN.NET vor?
Bei der Zeile, wo Sie Ihre Immobilien auf IMMOBILIEN.NET online stellen können, finden Sie einen
Button “Vorreihen auf IMMOBILIEN.NET“. Wenn Sie diesen klicken, finden Sie nähere Informationen
zu der Funktion und den Kosten einer Vorreihung auf IMMOBILIEN.NET – hier können Sie direkt aus
WEBREAL die Sichtung Ihrer Immobilie um das 5fache steigern.
2.6.1.3
Wie können Sie mega aMeta Geschäfte in WEBREAL abwickeln?
Mega aMeta ist kein einzelne Funktion von WEBREAL, sondern integriert sich in den täglichen Ablauf
der Immobiliensuche für Ihre Interessenten und kann daher an verschiedenen Stellen der Software
genutzt werden.
Welche Vorteile bringt Ihnen die Nutzung dieses Features:
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Für Details zur Funktionsweise klicken Sie bitte auf das Informations-„i“ neben dem Bereich Mega
aMeta in jeder Immobilie oder lesen unter Kapitel 4 in diesem Handbuch.
2.6.1.4
Wie können Sie per Klick Ihre Immobilie in der Zeitung inserieren?
Klicken Sie auf diesen Link und Ihre Immobilie kann mit wenigen Klicks direkt in der
Immobilienbeilage der Wochenend-Presse inseriert werden. Folgen Sie einfach der Anleitung und
gestalten Sie Ihr Zeitungs-Inserat, das mit 1 Klick direkt an Die Presse übermittelt wird – kein
Ausdrucken, Faxen oder Ähnliches wird benötigt und in WEBREAL legt sich automatisch eine
Aktivität dazu an.
2.6.1.5
Wie können Sie Immobilien manuell über OpenImmo exportieren?
Klicken Sie diesen Link und es öffnet sich die Möglichkeit, diese Immobilie einem OpenImmo Paket
zu zuordnen.
Diese Zuordnung bleibt so lange erhalten, bis Sie den Haken wieder lösen. Eine Zuordnung zu einem
OpenImmo Paket bedeutet noch keinen Export – dieser muss manuell von Ihnen über den Bereich
Module/OpenImmo in der Hauptmenüleiste von WEBREAL aktiviert werden.
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2.6.2 Bereich Interessenten
In diesem Bereich können Sie alle Interessenten, die zu dieser Immobilie passen oder diese
Immobilie schon einmal besichtigt haben, verwalten und die Immobilie z.B. als Dokument an diese
Interessenten per eMail verschicken, oder andere Dokumente (wie z.B.: einen Besichtigungsschein)
für einen bestimmten Interessenten ausdrucken.
Dieser Bereich besteht im Wesentlichen aus 3 Funktionen:
1. Menüleiste um die Liste zur verändern
2. Die Liste der Interessenten zu dieser Immobilie
3. Funktionsbuttons um den Interessenten zu kontaktieren
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Funktion der Menüleiste

Nach passenden Interessenten suchen
Klicken Sie auf diesen Button, um in den Suchprofilen der angelegten Interessenten zu
suchen und alle Interesssenten anzuzeigen, die zu dieser Immobilie passen würden. Wird
aufgrund dieser Suche ein Interessent gefunden, so wird dieser Interessent als „automatisch
zugeordnet“ in der Liste angezeigt.

Neuer Interessent
Wollen Sie einen neuen Interessenten anlegen, der auch gleich dieser Immobilie zugeordnet
sein soll, können Sie das mit Klick auf diesen Button tun.

Zuordnen
Klicken Sie auf diesen Button um von der Liste der bestehenden Interessenten einen oder
mehrere Interessenten zu dieser Immobilie zu verknüpfen – Ein, auf diese Art verknüpfter,
Interessent wird in der Liste als „manuell zugeordnet“ angezeigt.

Zuordnung löschen
Klicken Sie hier, um die Zuordnung zu einem manuell verknüpften Interessenten wieder
aufzuheben. Diese Funktion löscht nur die Verknüpfung und nicht den Interessenten.

Liste drucken
Hier können Sie die Liste der zugeordneten Interessenten zu dieser Immobilie ausdrucken.
Liste der zugeordneten Interessenten
Sie sehen hier die Information wann dieser Interessent auf welchem Weg (manuell oder
automatisch vom System) zugeordnet wurde und wann diesem Interessenten zuletzt ein Angebot
oder auch ein anderes Dokument erstellt wurde.
Interessent kontaktieren
Durch anhaken des Interessenten in der Liste können Sie den Interessenten entweder per email
kontaktieren (und z.B. das Expose der Immobilie schicken) oder für einen Besichtigungstermin
Dokumente für den Interessenten (Angebot, Besichtigungsschein, etc.) ausdrucken.
Beide Funktionen können Sie auch gleichzeitig für mehrere Interessenten ausführen. Das heißt, Sie
markieren z.B. 4 Interessenten und generieren ein Serien-Email, wo jedes Email personalisiert für
den jeweiligen Interessenten verschickt wird. All diese
Aktivitäten, werden automatisch mit der Immobilie
und dem Interessenten verknüpft und sind im Bereich
Aktivitäten jederzeit wieder aufrufbar. Benötigen Sie
nähere Informationen zur Email Funktion? Öffnen Sie
dazu das Outlook-Handbuch im Übersichtsbereich von
WEBREAL.
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2.6.3 Bereich Aktivitäten
Hier sehen sie einen Nachweis aller Aktivitäten die Sie aktiv über den Menüpunkt „Aktivitäten“ in
der Hauptnavigation zu dieser Immobilie angelegt haben (Telefonat, Fax, Brief, eMail,
Besichtigungstermin, sonstiges persönliches Treffen, persönliche Aufgabe, Angebot erstellen, usw.).
Hier haben Sie auch die Möglichkeit, bereits angelegte Aktivitäten über die Zuordnungsfunktion
einer bestimmten Immobilie zu zuordnen. Sie sehen außerdem auch Systemaktivitäten zu dieser
Immobilie – Das sind Informationen wie z.B. wann wurde die Immobilie angelegt, wann wurde sie
verändert etc. – Diese Aktivitäten können NICHT gelöscht werden.
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2.7
Angelegte Immobilie(n) bearbeiten
Durch Doppelklick auf eine bereits angelegte Immobilie in der Immobilienliste öffnet sich die
Detailseite/Maske der Immobilie. Durch Wechsel zwischen den Karteireitern können alle
Informationen bearbeitet, Bilder hinzugefügt oder gelöscht und der Onlinestatus geändert werden.
Doppelklick
2.8
Immobilie archivieren
Um eine Immobilie zu archivieren, markieren Sie die betreffende Immobilie einfach in der Liste und
klicken Sie auf „Archivieren“(in der Menüleiste oberhalb der Immobilienliste). Möchten Sie mehrere
Immobilien gleichzeitig archivieren, halten Sie einfach die „Strg“-Taste auf Ihrer Tastatur gedrückt,
während Sie die gewünschten Immobilien mit einem einfachen Mausklick markieren.
Hinweis: Archivierte Immobilien werden nicht vollständig aus WEBREAL entfernt, sondern mit dem
Status „archiviert“ (graues Häuschen) markiert und aus der Trefferliste entfernt. Über die
Suchfunktion oder durch das Anhaken der Checkbox „Archiv“ (oberhalb der Immobilienliste im
Menüpunkt „Immobilien“) können archivierte Immobilien wieder gefunden undangezeigt werden.
Hinweis: Um Immobilien unwiderruflich aus WEBREAL zu löschen, verwenden Sie bitte die Funktion
„löschen“. Gelöschte Immobilien sind nicht wiederherstellbar.
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2.9
Immobilie suchen
Suchen Sie eine bestimmte Immobilie, können Sie dies über die Suchfunktion anhand der Eingabe
verschiedener Kriterien tun. Um die Suchmaske zu öffnen, klicken Sie einfach auf in der
Hauptmenüleiste im Dropdown unter Bearbeiten auf „Immobilien Suche“ oder innerhalb der
Immobilienliste in der Menüleiste auf den Button „Suchen“.
oder
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Auf der Suchmaske finden Sie folgende Karteireiter:
- „Immobiliensuche“
- „Experten Suche“
2.9.1 Immobiliensuche
Auf diesem Karteireiter können Sie die nach Immobiliennummer, Geographie, Liegenschaftsart und
verschiedenen Parametern suchen. Außerdem steht Ihnen eine Textsuche für die Notizfelder und
den Beschreibungstext zur Verfügung.
Sie haben die Möglichkeit bei jeder Suche zu bestimmen, Immobilien welchen Status‘ im Ergebnis
angezeigt werden sollen. Hierbei können Sie wählen:
 Online
 Offline
 Archiv
 Mega aMeta (sucht auch in fremden Objekten)
Sie können außerdem danach filtern, dass Ihnen nur die Objekte angezeigt werden, bei denen Sie
der Betreuer sind und / oder nur Immobilien anzeigen lassen, denen noch kein Interessent
zugeordnet ist.
Das Ergebnis der Suche wird Ihnen in der Immobilienliste angezeigt und funktioniert wie ein Filter.
Das bedeutet das Ergebnis bleibt so lange erhalten, solange der Filter aktiv ist –Sie können die Suche
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minimieren und die Liste wie gewohnt drucken und bearbeiten (Spalten ein- und ausblenden sowie
sortieren).
Sobald Sie eine Suche schließen oder den Button „Zurücksetzen“ klicken, gehen die von Ihnen
erfasste Suche und daraus resultierenden Ergebnisse verloren.
2.9.2 Experten Suche
Auf diesem Karteireiter können Sie zusätzlich frei nach Kriterien suchen. Dazu einfach aus der Liste
das Kriterium auswählen, den Suchwert bestimmen und dann zur Liste hinzufügen. Es wird nur nach
Kriterien gesucht, die auch in der Liste vorhanden sind.
Es wird immer nach Einträgen auf beiden Karteireitern gesucht.
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3
Kontakte
Dieser Bereich beinhaltet Ihre Interessenten, Abgeber und allgemeinen Kontakte.
Den entsprechenden Teilbereich finden Sie, in dem Sie links den jeweiligen Karteireiter auswählen.
Nach Auswahl des Menüpunktes „Kontakte“ befinden Sie sich immer zuerst im Teilbereich
„Interessenten“. Hier sehen Sie eine Liste aller Ihrer Interessenten.
Diese Liste können Sie wie alle anderen Listen in WEBREAL bearbeiten (mehr dazu im Bereich
„Immobilien“ weiter oben)
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3.1
Interessenten
Im Karteireiter „Interessenten“ haben Sie die Möglichkeit, Ihre Interessenten zu verwalten.
Um einen neuen Interessenten anzulegen, klicken Sie auf den Button „Neu“. Es öffnet sich eine leere
Eingabemaske, auf der die Sie die Stammdaten des Interessenten eingeben, Suchprofile anlegen,
Immobilien zuweisen, Bilder hochladen und Aktivitäten einsehen können.
3.1.1 „Stammdaten“ & „Stammdaten II“
Hier können Sie die wichtigsten Kontaktdaten, den Kontaktwunsch sowie die Quelle für Ihren
Kontakt eingeben. Außerdem können Sie den Status des Interessenten (aktiv bzw. archiviert – was
die Entfernung aus der Liste der Interessenten bedeutet) ändern.
Auf dem Karteireiter „Stammdaten II“ können Sie ergänzende Angaben wie z.B. Familienstand,
Tätigkeit oder Geburtsdatum eingeben. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Ihre persönlichen
Notizen zum Interessenten zu ergänzen. In diesen Notizen können Sie über die Suche auch eine
Volltextsuche durchführen.
3.1.2 Suchprofile
Suchprofile sind das digitale Abbild eines Suchwunsches eines Interessenten. Das bedeutet, hier
definieren Sie, welche Suchvorstellungen ihr Interessent hat (z.B.: nur Mietwohnungen unter 600,und nur in der Innenstadt)
Ein Suchprofil ist optisch wie eine Immobiliensuche aufgebaut. Der Unterschied ist, dass diese einem
Interessenten zugeordnet ist und Sie dadurch noch mehr bei der Suche nach weiteren und ähnlichen
Immobilien in Ihrem eigenem oder dem mega aMeta Portfolio unterstützt. Aufgrund dieses
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Suchprofils werden Ihnen im Karteireiter „Zuordnungen“ auf der Immobilienmaske passende
Interessenten vorgeschlagen.
Um ein Suchprofil zu erstellen haben Sie zwei Möglichkeiten:
1. Einfach im Karteireiter „Suchprofil“ auf „Neues Suchprofil“ klicken und alle Suchwünsche
definieren.
2. Hat sich der Interessent für eine bestimmte Immobilie in Ihrem Portfolio interessiert oder
fällt Ihnen ad hoc ein Objekt aus Ihrem Bestand ein, das genau den Wünschen des
Interessenten entspricht? Mit der Funktion „Auto-Suchprofil erstellen“ ermöglicht es Ihnen
WEBREAL, das gesamte Immobilienportfolio Ihrer Kanzlei sowie auch alle mega aMetaImmobilien nach Objekten zu durchsuchen, die dieser Immobilien in zum Beispiel Größe und
Preis ähneln.
Ein Auto-Suchprofil können Sie entweder zu einer bereits zugeordneten Immobilie erstellen,
oder direkt von der Menüleiste beim Interessenten eine Immobilie auswählen. Eine weitere
Möglichkeit haben Sie direkt bei einer Anfrage. Wenn Sie eine Anfrage direkt in WEBREAL
erhalten haben, können Sie bei der Umwandlung in einen Interessenten gleich per Klick ein
Auto-Suchprofil anhand der angefragten Immobilie erstellen.
Egal wie Sie das Auto-Suchprofil erstellt haben, Sie können dieses jederzeit weiter
bearbeiten und um Kriterien ergänzen.
Am Karteireiter Suchprofil finden Sie dann in Listenform das angelegte Suchprofil inkl. Anlagedatum.
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3.1.3 Zuordnungen
Auf diesem Karteireiter können Sie durch Klick auf „Zuordnen“ dem Interessenten Immobilien oder
Projekte, auf die Sie Zugriff haben, zuweisen.
Im Bereich „Passende Immobilien“ können Sie mit Hilfe des Suchprofils Immobilien suchen, die mit
dem Suchwunsch des Interessenten übereinstimmen und ihm diese zuordnen.
3.1.4 Bilder
Auf diesem Karteireiter können Sie Bilder des Interessenten hochladen sowie einen Bildtitel
vergeben. Wie im Bereich „Immobilien“ kann auch hier die Bildreihenfolge mittels Pfeiltasten oder
Drag & Drop verändert werden.
3.1.5 Aktivitäten
In diesem Karteireiter sehen Sie alle Aktivitäten, die bereits zu diesem Interessenten durchgeführt
wurden.
Im Bereich „Aktivitäten“ sehen sie einen Liste aller Aktivitäten, die Sie aktiv in WEBREAL angelegt
haben (z.B.: Telefonat, Fax, Brief, eMail, Besichtigungstermin, sonstiges persönliches Treffen,
persönliche Aufgabe, Angebot etc.). Hier haben Sie auch die Möglichkeit, bereits angelegte
Aktivitäten über die Zuordnungsfunktion diesem Interessenten zuzuordnen, wenn die Zuordnung
nicht bereits bei der Aktivität erfolgt ist.
In der Historie sehen Sie außerdem in chronologischer Reihenfolge, wann und von wem der
Interessentendatensatz angelegt wurde, sowie wann und von wem Änderungen am Datensatz
durchgeführt wurden.
3.2
Abgeber
In diesem Karteireiter können Sie Ihre Abgeber anlegen und verwalten. Die Funktionen sind ähnlich
dem Bereich „Interessenten“ (siehe 3.1).
Wenn Sie einen neuen Abgeber anlegen oder einen bestehenden öffnen, haben Sie die
Möglichkeit, sich Abgeber zur Wiedervorlage zu merken. Klicken Sie dazu auf den Button
„Wiedervorlage“ in der Menüleiste eines Abgebers:
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Es öffnet sich eine neue Aktivität – hier können Sie eingeben, wann Sie wieder auf den Abgaber
zugreifen wollen und werden auch daran erinnert. Sie können Sich dieses Vorlage Datum auch in der
Liste der Abgeber einblenden, um die Liste z.B. ausdrucken zu können.
3.3
Kontakte
In diesem Karteireiter können Sie alle allgemeinen Kontakte verwalten, also Kontakte, die Sie nicht
zu den Kategorien „Abgeber“ oder „Interessenten“ zählen. Die Funktionen sind ähnlich dem Bereich
„Interessenten“ (siehe 3.1).
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4
mega aMeta
Mega aMeta - der größte Immobilienpool Österreichs
Nutzen Sie mit dem mega aMeta Netzwerk den größten Immobilienpool Österreichs! Die
Immobilienvermarktungssoftware WEBREAL erlaubt Ihnen den Zugriff auf die Objekte aller
WEBREAL- und Immformer-Nutzer und eröffnet Ihnen so unzählige Möglichkeiten für
Gegengeschäfte mit anderen Kanzleien.
Mega aMeta ist keine Einzel-Funktion von WEBREAL, sondern integriert sich in den täglichen Ablauf
der Immobiliensuche für Ihre Interessenten und kann daher an verschiedenen Stellen der Software
genutzt werden. Lesen Sie auf den nächsten Seiten, wie Sie Immobilien im mega aMeta Netzwerk
finden und wie Sie Ihre eigenen Immobilien im mega aMeta Netzwerk zur Verfügung stellen.
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4.1
Mega aMeta Immobilien SUCHEN/FINDEN
Wählen Sie einfach bei der normalen Immobiliensuche in WEBREAL zusätzlich den Status „Mega
aMeta“ aus oder benutzen den Button „Mega aMeta“ in der Hauptnavigation. Damit wird die
Immobiliensuche nicht nur im eigenen Portfolio ausgeführt, sondern sucht auch in allen Immobilien
des mega aMeta Netzwerkes.
Hinweis: Sie können auch in jedem Suchprofil definieren, dass auch in mega aMeta Immobilien
gesucht werden soll. Diese Definition erhöht Ihr mögliches Portfolio enorm und Sie finden so
Immobilien für nahezu jeden Interessenten.
Mega aMeta Immobilien, die Ihnen in einer Ergebnisliste angezeigt werden, sind in der Liste durch
die Kanzleinummer vor der Immobiliennummer und dem Symbol für mega aMeta erkennbar – Sie
können diese „fremden“ Immobilien ansehen und die Kontaktdaten des jeweiligen Anbieters öffnen,
um mit diesem Kontakt aufzunehmen. Zu diesem Zeitpunkt können Sie die Immobilie noch nicht
einem Ihrer Interessenten anbieten. Nun haben Sie die Möglichkeit, bei diesem Anbieter um
Angebotsrecht zu dieser Immobilie anzufragen. Sie können den Anfragetext individuell gestalten und
danach klicken Sie den Button „Angebotsrecht anfragen“.
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Der Anbieter der Immobilie erhält daraufhin eine eMail sowie eine Information in WEBREAL und
kann Ihnen das Angebotsrecht erteilen (oder auch nicht). Über diese Entscheidung werden Sie per
eMail und in WEBREAL informiert.
Haben Sie die Freigabe, um eine mega aMeta Immobilie unter Ihrem Namen anbieten zu dürfen,
erhalten, wird diese Immobilie als Kopie des Originals in Ihrem eigenen Nummernkreis
abgespeichert, jedoch weiterhin als Kopie einer mega aMeta Immobilie gekennzeichnet.
Sie können nun Angebote erstellen und Aktivitäten zu dieser Immobilie anlegen – Der Karteireiter
Aktionen ist nun sichtbar und bezieht sich auf Ihre Aktivitäten zu dieser Immobilie. Sie können
außerdem auch persönliche Notizen anlegen.
Jedoch können Sie die Inhalte der Immobilie nicht verändern und die Immobilie nicht zu einem
Internet-Portal übertragen. Sollte der eigentliche Anbieter der Immobilie Inhalte verändern (z.B.: ein
weiteres Bild hochladen), so wird Ihre Kopie aktualisiert - Sie können die Aktualisierung auch durch
Klick auf den „Aktualisieren“ Button auch selbst ausführen.
Um alle Immobilien zu sehen, für die Sie von einem anderen Anbieter Angebotsrecht erhalten
haben, klicken Sie auf der Übersichtsseite von WEBREAL (aufrufbar über die Hauptnavigation) im
Bereich mega aMeta auf „Fremde Immobilien“ und Sie gelangen zu einer Liste all dieser Immobilien.
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Wird das Angebotsrecht zu einer Immobilie vom eigentlichen „Besitzer“ wieder entzogen (z.B.: weil
die Immobilie verwertet wurde), so erhalten Sie eine Information dazu. Die bei Ihnen angelegte
Kopie wird automatisiert ins Archiv geschoben und Sie können die Immobilie nicht mehr anbieten
und/oder aktualisieren. Die Immobilie bleibt aber bei Ihnen erhalten, damit Sie auch später allfällige
Interessenten, Kontakte etc. nachweisen können.
4.2
IHRE Immobilien im mega aMeta Netzwerk freigeben
Ihre eigenen Immobilien können Sie jederzeit über das mega aMeta Netzwerk veröffentlichen. Dazu
einfach auf dem Karteireiter Aktionen – Unterkarteireiter Vermarktung die Immobilie als „ mega
aMeta fähig“ kennzeichnen.
Egal ob diese Immobilie auf einer Plattform (z.B.: IMMOBILIEN.NET) online ist oder nicht, sie steht
nach der Freigabe jedenfalls allen mega aMeta Nutzern zur Verfügung. Diese können aber nur die
Daten sehen, die man auch im Internet sehen würde.
Wird eine diese Immobilien von einem anderen Makler um Angebotsrecht angefragt, so erhalten Sie
diese Anfrage per eMail und in WEBREAL – Diese Anfragen erhalten Sie beim Start von WEBREAL,
oder wenn Sie auf den Button „aktualisieren“ im Übersichtsbereich von WEBREAL klicken.
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Haben Sie eine Anfrage erhalten, können Sie entscheiden, ob die Immobilie von dem anderen
Makler angeboten werden darf.
Wenn Sie das Angebotsrecht freigeben, erhält der anfragende Kollege die volle Adresse und die
Provisionsangaben zu dieser Immobilie. Er sieht ab dann auch Änderungen zu dieser Immobilie
(wenn Sie z.B. ein weiteres Bild hochladen). Der andere Makler sieht natürlich nicht Ihre Aktivitäten
oder Interessenten oder persönliche Notizen und auch nicht den Namen des Abgebers.
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Sie können das Angebotsrecht jederzeit wieder entziehen. Das können Sie direkt in der Immobilie
tun oder über den Übersichtsbereich – Button „Angebotsrecht erteilt“. Dann sehen Sie alle
Immobilien, zu welchen Sie mindestens einem anderen Makler das Angebotsrecht erteilt haben. Per
Klick auf „Angebotsrecht entziehen“ unterbinden Sie die Möglichkeit, dass die Immobilie von diesem
Makler weiterhin angeboten wird. Dennoch bleibt die Kopie für allfällige Nachweise bei diesem
Partner erhalten.
5
Anfragen
In diesem Bereich verwalten Sie Ihre Anfragen, die Sie als Mitarbeiter bzw. als Kanzlei aus dem
ERES Netzwerk erhalten. Ungelesene Anfragen werden in der Trefferliste fett angezeigt.
Archivieren
Mit Klick auf den Button „Archivieren“ entfernen Sie eine markierte Anfrage aus der Trefferliste.
Mit der Suche nach Anfragen und der Markierung „auch in archivierten Datensätzen suchen“
können Sie diese Anfragen suchen und bei Bedarf auch wieder aktivieren.
Aktualisieren
Mit Klick auf den Button „Neu laden“ werden die neuesten Anfragen aus ERES Netzwerk in
WEBREAL geladen. Diese Funktion wird automatisch beim Start von WEBREAL durchgeführt.
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5.1
Anfragetypen
5.1.1 Meine Anfragen
Hier finden Sie alle Anfragen, die Ihnen als Betreuer einer Immobilie aus dem ERESNET Netzwerk
weitergeleitet wurden.
Hinweis: Loggt sich ein anderer Mitarbeiter in WEBREAL ein, so sieht dieser im Bereich „Meine
Anfragen“ wieder nur die Anfragen jener Immobilien, die ihm als Betreuer zugeordnet wurden.
5.1.2 Öffentliche Anfragen
Hier finden Sie alle Anfragen, die allgemein an Ihre Kanzlei und nicht an einen Ihrer Mitarbeiter im
Speziellen gerichtet wurden.
5.1.3 Alle Anfragen
Hier finden Sie alle Anfragen, für die Ihnen in der Mitarbeiter-Berechtigung die entsprechende
Erlaubnis erteilt wurde.
6
Aktivitäten
Dieser Bereich bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Aktivitäten festzuhalten, zu organisieren und zu
verwalten. Dadurch können Sie alle Aktivitäten, die Sie zur Vermarktung Ihrer Immobilie
vorgenommen haben, nachweisen.
In gewohnter Listenform erhalten Sie eine Übersicht aller Aktivitäten. Am rechten Seitenrand sehen
Sie zusätzlich während der gesamten Nutzung von WEBREAL, welche Aktivitäten in nächster Zeit
anstehen.
Seite 41 von 44
6.1
Neue Aktivität anlegen
Nach Klick auf „ Neu“ öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Möglichkeit haben, eine Aktivität zu
erfassen.
6.1.1 Stammdaten
Im Karteireiter „Stammdaten“ definieren Sie im Feld „Typ“ Ihre Aktivität genauer (Telefonat, Fax,
Brief, eMail, Besichtigungstermin, sonstiges persönliches Treffen, persönliche Aufgabe, Angebot
usw.).
Danach passen sich alle weiteren Auswahloptionen automatisch entsprechend der gewählten
Aktivität an.
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Im Feld „Titel“ bestimmen Sie den Titel der Aktivät. Über die Datumseingabe legen Sie Beginn- und
Enddatum fest oder planen ein ganztägiges Ereignis durch Anhaken des entsprechenden Feldes.
Zusätzlich zur Erfassung der Eckdaten können Sie festlegen, ob und wann Sie an die Aktivität erinnert
werden möchten.
Hinweis: Die Erinnerung erfolgt zum festgelegten Zeitpunkt durch ein Erinnerungsfenster, welches
Sie mit Titel und Zeitpunkt an Ihre Aktivität erinnert. Damit die Erinnerung angezeigt wird, muss
WEBREAL auf Ihrem PC geöffnet und Sie eingeloggt sein.
Manche Aktivitäten, wie zum Beispiel Angebote, erstellen sich automatisch, wenn Sie die Tätigkeit
durchführen. Sie können aber während der Erstellung eines Angebotes auch die automatische
Aktivität entfernen. Dies ist jedoch nicht zu empfehlen, damit Ihr Aktivitätenverzeichnis vollständig
und lückenlos ist.
6.1.2 Zuordnungen
Im Karteireiter „Zuordnung“ haben Sie die Möglichkeit, die erfasste Aktivität Ihren Immobilen,
Projekten, Interessenten. Abgebern oder Kontakten in gewohnter Art und Weise zu zuordnen.
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6.1.3 Dokumente
Hier können Sie Dokumente zur Aktivität hochladen. Wenn Sie z.B. ein Angebot mit Hilfe von
WEBREAL erstellen, wird das erstellte Dokument (Word oder PDF) automatisch in diesen Bereich
hochgeladen.
7
Module
WEBREAL ist, um Ihnen die größtmögliche Flexibilität zu gewährleisten, modular aufgebaut. Die
verschiedenen Module können je Produktstufe dazu erworben werden oder sind bereits im Produkt
inkludiert. Nachfolgend eine funktionale Erklärung der einzelnen Bereiche:
7.1
OpenImmo
OpenImmo ist ein auf XML basierender Standard der OpenImmo Initiative für den Austausch von
Immobiliendaten. Schnell schnüren Sie aus Ihren in WEBREAL angelegten Immobilien ein
Objektpaket, das sich mit nur einem Mausklick in ein OpenImmo-XML umwandeln lässt. Dieses
können Sie via eMail an eine Immobilienbörse Ihrer Wahl versenden, sofern diese den OpenImmoStandard unterstützt. Änderungen in den Objektdaten können blitzschnell in allen Börsen platziert
werden.Die genaue Anleitung für die Vorgehensweise in WEBREAL entnehmen Sie bitte dem Hilfe
Dokument direkt in WEBREAL.
7.2
Individuelle Vorlagen
Das WEBREAL-Modul „Individuelle Vorlagen“ ermöglicht es Ihnen, Vorlagen für alle Arten von
Schriftverkehr mit Interessenten und Abgebern zu erstellen und diese in WEBREAL zu hinterlegen.
Diese sind dann mit einem Klick jederzeit abrufbar und können immer wieder verwendet, aber auch
bearbeitet und aktualisiert werden.
Bei der Erstellung der Vorlagen unterstützt Sie der Vorlagen-Assistent. Voll automatisiert erstellt er
über die von Ihnen getroffene Auswahl vorformatierte Textfelder und bietet Ihnen verschiedene
Layouts an. Innerhalb weniger Minuten ist Ihre Vorlage erstellt, die Sie unter einem frei wählbaren
Namen in WEBREAL abspeichern können. Beim nächsten Öffnen Ihrer Vorlagenverwaltung oder
Ihrer Dokumenten-Erstellung steht Ihnen die erstellte Vorlage bereits zur Verfügung.
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WEBREAL

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