XPhone CTI Standard V3.1

XPhone CTI Standard V3
CTI-Clientlösung für
kundenorientierte Kommunikation
a
communication at work . . .
XPhone CTI Standard –
effizient kommunizieren und Prozesse vereinfachen
Mit der CTI-Software XPhone CTI Standard vereinfachen Sie die Kommunikation mit
Ihren Kunden, Partnern und Kollegen. Sie erhöhen Ihre Produktivität, automatisieren
die täglichen Prozesse und halten Ihre Kontaktdaten auf dem neuesten Stand. Anrufer
werden breits beim Telefonklingeln identifiziert, so dass zu Gesprächsbeginn bereits
alle relevanten Informationen verfügbar sind.
Die Anrufjournale geben Ihnen Überblick über alle Telefonate – selbst dann, wenn der
gewünschte Gesprächspartner nicht erreicht wurde. Auch aus Ihrem Microsoft Outlook /
Lotus Notes Client ermitteln Sie sekundenschnell Rufnummern aus Ihren persönlichen
und unternehmensweiten Adressbüchern. Souverän wählen, trennen und verbinden
Sie per Mausklick. Selbst komplexe Telefonfunktionen wie Makeln und Konferenzen
lassen sich mit der Software ganz leicht nutzen.
Groupware-Server
Exchange, Domino
Applikations-Server
Datenbank-Server
ODBC, LDAP, MAPI, ...
PBX
CTI-Arbeitsplätze
Direkte Verbindung
PC / Telefon
Der PC am Arbeitsplatz wird über das Telefon mit der
Telefonanlage verbunden. Die offenen Schnittstellen
ermöglichen die Anbindung externer Anwendungen.
„XPhone CTI Standard hat uns überzeugt. Die Lösung ist sehr einfach zu installieren,
integriert sich problemlos und bietet alles, was wir als professionelle Beratungs stelle von einer effizienten CTI-Lösung erwarten.“
Jürgen Hoffmann, Geschäftsführer Braunschweiger AIDS-Hilfe e.V.
XPhone CTI Standard für Sekretariat und Assistenz
Reibungsloser Kommunikationsfluss
Im Sekretariat laufen alle Fäden zusammen: Lieferanten müssen angerufen,
Termine koordiniert und Anrufe für alle Mitarbeiter entgegen genommen werden.
Da ist es praktisch, wenn der Anrufer schon beim Telefonklingeln identifiziert
wird. Auf einen Blick ist zu erkennen, ob und von welchem Kollegen der Anruf
umgeleitet wurde. Ein Klick genügt, und der Kollege erhält eine E-Mail Anrufnotiz, die ihm verrät wer wann und worüber mit ihm sprechen wollte.
communication at work . . .
Wenige Klicks mit groSSer Wirkung
Leistungsfähige Telefoniefunktionen
Flexibilität der Mitarbeiter, kurze Reaktionszeiten und optimale Servicequalität sind
wichtige Erfolgsfaktoren. Damit Freiraum für die wirklich wichtigen Dinge bleibt, müssen Arbeitsabläufe vereinfacht und Prozesse effizient organisiert werden. Gerade häufig anfallende Routinetätigkeiten binden wertvolle Ressourcen und nehmen viel Zeit
in Anspruch. Das kostet nicht nur bares Geld, sondern auch die Zeit und Nerven Ihrer
Kunden und Mitarbeiter.
XPhone CTI Standard protokolliert
alle Telefonate, die Sie führen.
Aus dem Journal können Sie schnell
und einfach weitere Workflows
starten, z.B. eine E-Mail, ein Fax
oder einen Brief an den Gesprächspartner erstellen.
Perfekter Gesprächseinstieg: Anruferidentifizierung
Bedienung per Mausklick
Das Telefon klingelt und Sie wissen sofort, wer am an- Schon wieder verwählt? Oder versehentlich den Gederen Ende der Leitung ist. XPhone CTI Standard liefert sprächspartner beim Verbinden aus der Leitung gedrückt?
Ihnen alle relevanten Informationen zum Anrufer auf XPhone CTI Standard macht es Ihnen leichter: Alle Teleden Bildschirm – die beste Voraussetzung für ein erfolg- fonfunktionen werden am PC-Bildschirm abgebildet und
reiches Gespräch. Dabei können Sie selbst wählen, ob erschließen sich intuitiv. Sämtliche Aktionen führen Sie
Ihnen der vollständiger Kontaktdatensatz, ein Popup mit bequem über die PC-Maus oder Tastatur aus, so dass
ausgewählten Detail-Informationen oder ein diskreter auch komplexe Aktionen wie Telefonkonferenzen oder
Tooltipp am Mauszeiger angezeigt wird. Mit einem Blick Makeln sicher gelingen.
erkennen Sie, ob der Anruf von einem Kollegen auf Sie
umgeleitet wurde.
Kontakte auf Knopfdruck: Datenbankanbindung
Gut gepflegte Kontaktdaten sind die Basis für erfolgreiche
Alles im Blick: Anrufjournale
Geschäfte und müssen schnell verfügbar sein. Doch
Sie haben den gewünschten Gesprächspartner nicht er- wie lange dauert es tatsächlich, bis Sie den richtigen
reicht? Oder sollen sich später noch einmal melden? Kontakt ermittelt haben? XPhone CTI Standard lässt sich
Mit XPhone CTI Standard vergessen Sie garantiert keinen über offene Schnittstellen mit bis zu zehn Adressbüchern
Anruf. Die Anrufjournale erfassen kommende und gehen- beliebigen Formats verknüpfen – unabhängig davon,
de Anrufe und unterscheiden, ob der gewünschte Ge- ob die Datenquelle lokal oder zentral abgelegt ist.
sprächspartner erreicht wurde oder der Kontaktversuch Mit dem integrierten Datenbankassistent binden Sie neue
erfolglos war. Rückrufe und erneute Anwahlversuche Kontaktdatenbanken oder Telefonbuch-CDs mit wenistarten Sie per Klick auf den Journaleintrag – oder lassen gen Mausklicks an. Gezielt durchsuchen Sie einzelne oder
sich automatisch daran erinnern. Sind mehrere Rufnum- alle Adressbücher gleichzeitig. Noch während Sie telefomern zu einem Adressbucheintrag hinterlegt, können Sie nieren, legen Sie bereits neue Kontaktdatensätze an oder
den neuen Anruf auch direkt über eine alternative Ruf- bearbeiten die vorhandenen Daten. Da XPhone CTI Stannummer starten. Anruflisten und Terminanrufe helfen dard alle gängigen Rufnummernschreibweisen erkennt,
bei der effizienten Organisation.
ist keine aufwändige Datenanpassung erforderlich.
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Flexibel mit CTI:
Prozesse effizient organisieren
So weiß Ihr Kollege sofort Bescheid:
Mit einem Klick erstellen Sie eine E-Mail
Anrufnotiz, die bereits alle wichtigen Daten
zum Anrufer enthält. Der Kollege startet
den Rückruf direkt aus dem Posteingang.
Ob Makeln, Verbinden
oder Telefonkonferenz:
Bequem bedienen Sie Ihr
Telefon mit der PC-Maus
oder der Tastatur.
Volltreffer: aus Webseiten, Word & Co. telefonieren
Sie möchten eine Telefonnummer direkt aus einer Website,
einem Office-Dokument oder einer anderen Anwendung
wählen? Oder prüfen, ob ein Name bereits als Kontakt in
Ihren Adressbüchern hinterlegt ist? Mit Hotkeys, d.h. von
Ihnen selbst definierten Tastenkombinationen, können
Sie aus jeder Windows-Anwendung wählen, Kontakte
suchen und Gespräche annehmen.
Messaging Assistant: E-Mails, Faxe & Briefe starten
Das Telefonat war erfolgreich – jetzt will der Gesprächspartner weitere Informationen. Mit XPhone CTI Standard
erstellen Sie ein perfektes Anschreiben in wenigen
Sekunden. Bis zu 30 Ihrer vorhandenen lokal oder zentral
abgelegte Vorlagen für E-Mail, Fax und Brief lassen sich
anbinden. Alternativ können Sie auch die mitgelieferten Beispielvorlagen mühelos an Ihre Corporate Identity
anpassen. Dabei profitieren Sie von der DatenbankanKonfigurationen exportieren
bindung, denn XPhone CTI Standard pflegt AdressinforSie haben einen neuen PC oder sitzen an einem an- mationen und Ihre Absenderdaten automatisch ein.
deren Arbeitsplatz? Trotzdem müssen Sie nicht auf Ihre
gewohnte CTI-Umgebung verzichten. Ihre persönlichen E-Mail Anrufnotiz: Kollegen detailliert informieren
Konfigurationen lassen sich exportieren und auch an Schreiben Sie Anrufnotizen noch von Hand? Oder kleben
anderen Arbeitplätzen zur Verfügung stellen.
Sie Ihren Kollegen öfters gelbe Zettel mit der Bitte um
Rückruf bei einem Kunden an den Bildschirm? Mit XPhone
Regelwerk: Prozesse automatisieren
CTI Standard erzeugen Sie Anrufnotizen als E-Mail direkt
Häufig anfallende Routinetätigkeiten sind oft wahre Zeit- aus einem Anruf. Alle relevanten Kontaktdaten inklusikiller. Machen Sie es sich leichter und automatisieren Sie ve Rufnummer und Anrufzeit werden automatisch überhäufig anfallende Arbeitsprozesse! XPhone CTI Standard nommen. Und bei von Kollegen umgeleiteten Anrufen
enthält ein Regelwerk, mit dem Sie selbst festlegen, was trägt XPhone CTI Standard dessen E-Mail Adresse auch
bei definierten Anrufereignissen geschehen soll. So lässt gleich mit ein. Der Kollege startet bestens informiert den
sich beispielsweise ein Anruf von einer bestimmten Te- Rückruf direkt aus seinem Posteingang.
lefonnummer mit dem Ausführen eines Skripts oder dem
Starten einer Anwendung kombinieren.
XPhone CTI Standard im Vertrieb
Schnelle Auftragsbearbeitung
Kaum klingelt das Telefon, öffnet sich der Kontaktdatensatz zum Anrufer automatisch. Auch noch nicht im System erfasste Anrufer werden aus der verknüpften
Telefonbuch-CD identifiziert – sekundenschnell sind die Kontakte aus dem Anruf
in die eigenen Adressbücher übernommen. Noch während der Bestellannahme
erzeugen Mitarbeiter bereits Auftragsbestätigungen und verschicken sie per
E-Mail oder Fax.
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Vollständig integriert:
CTI-Funktionen für Microsoft Outlook
„Unsere Service-Mitarbeiter können ihren Arbeitsalltag mit XPhone CTI Standard
viel leichter organisieren. Die Telefoniefunktionen integrieren sich reibungslos
in andere Anwendungen und jeder hat Zugriff auf Kontaktdaten, die er braucht.“
Ingo Janßen, Administrator bei der Volksbank Kleverland und zuständig für die TK-Infrastruktur.
Perfektes Doppel: CTI und Microsoft Outlook
Mit einem Klick den Absender einer E-Mail anrufen oder
per Mausklick die Teilnehmer einer Besprechung kontaktieren: Die XPhone CTI Standard Symbolleiste integriert
sich nahtlos in die Oberfläche von Microsoft Outlook.
Aus E-Mails, Kontakten, Terminen und Aufgaben greifen Sie direkt auf CTI-Funktionen zu. Über die E-MailAdresse ermittelt XPhone CTI Standard die zum Kontakt
hinterlegten Rufnummern und startet Anrufe direkt aus
der Outlook-Oberfläche. Während des Gesprächs legen Sie neue Termine an oder greifen auf die OutlookKalender Ihrer Kollegen zu. Genauso einfach erstellen
Sie mit einem Klick neue Aufgaben und delegieren diese.
Unerledigte Anrufe werden inklusive aller Anrufdetails
als E-Mail im Posteingang angezeigt.
Voll integriert: Adressbücher aus Outlook ansteuern
Aus Microsoft Outlook können Sie sämtliche verknüpften
Adressbücher durchsuchen. Dabei spielt es keine Rolle,
wo und in welchem Format diese abgelegt sind. Kontaktdatensätze lassen sich aus Outlook aufrufen, bearbeiten
und anschließend wieder in der Originaldatenbank speichern. Und wenn der Anrufer in einem Outlook-Kontaktordner abgelegt ist, öffnet sich auf Wunsch bei einem
Anruf automatisch der dazugehörige Outlook-Kontaktdatensatz.
Microsoft Outlook Journale einsetzen
XPhone CTI Standard kann die privaten und öffentlichen
Journale von Microsoft Outlook nutzen. Damit erhalten
Sie eine Historie der mit einem Kontakt geführten Gespräche und stellen diese Informationen auch anderen
Kollegen zur Verfügung. Anrufe während Ihrer Abwesenheit können zusätzlich in Ihrem Posteingang angezeigt
werden.
XPhone CTI Standard integriert sich nahtlos in die Microsoft
Outlook Oberfläche. Adressbücher lassen sich unabhängig
vom Datenbankformat bequem durchsuchen.
Anrufe in Abwesenheit können Sie sich als E-Mail
zusenden lassen.
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Vollständig integriert:
CTI-Funktionen für IBM Lotus Notes
Optimal organisiert: Routineprozesse automatisieren
XPhone CTI Standard macht sich die internen Prozesse
von Lotus Notes zu nutze und unterstützt Sie bei der effizienten Abwicklung von Routinetätigkeiten. So kann ein
eingehender Anruf individuelle Notes-Aktionen auslösen, beispielsweise das automatische Befüllen einer
vorhandenen Notes-Maske mit Anruferdaten. Zur Einbindung von XPhone CTI Standard in Ihre vorhandenen
Schablonen sind Adressbuch- und Journalvorlagen bereits im Lieferumfang enthalten. Fertige Notes Skriptbibliotheken ermöglichen die Integration von XPhone
CTI Standard Funktionen in jede Notes-Anwendung.
Praktisch: Adressbücher aus Lotus Notes ansteuern
Sämtliche verknüpften Adressbücher lassen sich auch
aus Lotus Notes durchsuchen. Dabei spielt es keine
Rolle, wo und in welchem Format diese abgelegt sind.
Kontaktdatensätze lassen sich aus Lotus Notes aufrufen,
bearbeiten und anschließend wieder in der Originaldatenbank speichern. Und wenn der Anrufer in einem
Notes-Kontaktordner gespeichert ist, öffnet sich auf
Wunsch bei einem Anruf automatisch der dazugehörige
Notes-Kontaktdatensatz.
Flexibel: Oberflächenintegration
Die XPhone CTI Standard Symbolleiste integriert sich
nahtlos in Lotus Notes Anwendungen. Damit sind sämtliche CTI-Funktionen von XPhone CTI Standard in Ihrer
gewohnten Arbeitsumgebung verfügbar. Sie wählen per
Mausklick aus Anrufen und Terminen und bearbeiten
bequem Ihre Kontaktdaten. Die Anruferfassung erfolgt
auf Wunsch in den wahlweise in privaten oder öffentlichen Journalen von Notes. Über Anrufe in Abwesenheit
informiert Sie eine E-Mail im Posteingang. Während
eines Telefonats legen Sie neue Termine und Aufgaben
an, oder greifen auf den Notes-Kalender von Kollegen
zu. Auf Wunsch lassen sich auch die Anrufjournale in
Lotus Notes führen.
Noch während eines Anrufs
können Sie Termine in Ihren
oder einen anderen NotesKalender eintragen.
Die XPhone CTI-Funktionen integrieren sich vollständig in den NotesClient. Die mitgelieferten Adressbuch- und Journalvorlagen erlauben
eine schnell Integration in Ihre vorhandenen Schablonen.
XPhone CTI Standard für Kundenakquise und Kontaktpflege
Perfekter Service
Ob Handwerksbetrieb oder Dienstleisungsanbieter: guter Service und aktive Kontaktpflege sind entscheidend. Da spart es wertvolle Zeit, wenn die Rufnummern
aller Kunden und Lieferanten auf Knopfdruck zur Verfügung stehen. Follow-up
Gespräche lassen sich bequem mit einem Klick aus dem Anrufjournal starten.
Und stehen einmal viele Anrufe an, sorgen Anruflisten und Terminanrufe für den
notwendigen Überblick.
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XPhone CTI Standard V3
Die Funktionen auf einen Blick
Telefonie
Datenbanken
Wählen
Bis zu zehn Adressbücher mit Direktzugriff
Annehmen / Auflegen
Microsoft Outlook / Exchange
Abweisen
IBM Lotus Notes / Domino
Verbinden / Weiterleiten
Microsoft Access
Anruf übernehmen / vor Annahme weiterleiten
ODBC (z.B. SQL, MySQL, Oracle, Informix, DB2)
Makeln / Rückfrage
LDAP / Corporate Directories
Konferenz (3 TLN) einleiten
MAPI
Konferenzteilnehmerliste als Favorit speichern / verwalten
Novell Groupwise
Anklopfer, Zweitanruf
Windows Adressbuch / Outlook Express
Rufnummer unterdrücken
Integriertes XPhone Adressbuch
Separate Vorwahl für Privatgespräche
Telefonbuch CDs Deutschland / Österreich / Schweiz
Anrufumleitung konfigurieren
Easy Connect Datenbank-Assistent
Unterstützt Rückruf bei Besetzt
Kontakte in Originaldatenquelle anlegen / bearbeiten
Unterscheidung externes / internes Gespräch
Neue Rufnummer vorhandenem Kontakt zuordnen
Anrufjournal
Einträge in anderes Adressbuch kopieren
Suchkriterien frei konfigurierbar
Verbindungen kommend / gehend
Volltextsuche
Filter erledigt / unerledigt / in Abwesenheit
Suche über alle Adressbücher
Anrufdauer, -uhrzeit
Wiedervorlage / Terminanrufe mit Notiz
Integration in Microsoft Outlook / Lotus Notes
Erweiterte Suchfunktionen
Oberflächenintegration
Ausdruck / Archivierung in CSV-Datei
Direktzugriff auf Datenbanken (auch andere Formate)
Anrufer identifizieren
Journalführung in MS Outlook / Lotus Notes
Direktzugriff Outlook- / Notes Kontakt
Kontaktdatensatz automatisch öffnen
Zugriff auf eigenen Kalender
Anrufer Popup mit Detailinfos
Zugriff Kalender von Kollegen
Tooltipp am Mauszeiger
Rückruf aus dem Posteingang
Für kommende und gehende Gespräche
Kontakt / Termin / Aufgabe aus Anruf erzeugen
Anruferdaten beim Verbinden übergeben
Editierbare Lotus Notes-Skriptbibliotheken / -Schablonen
Bei Weiterleitung: Anzeige des ursprünglich gerufenen Teilnehmers
Automatisches Öffnen / Befüllen von Lotus Notes-Masken
Anruferdaten in Zwischenablage kopieren
Anruferdaten in Zwischenablage kopieren
Messaging Funktion
SPRACHEN
Deutsch
Englisch
Je 30 Vorlagen für E-Mail, Fax, Brief
Französisch
Automatisch befüllte E-Mail Anrufnotizen
Spanisch
Kontaktdaten in Dokument übernehmen
Italienisch
Anwendungsintegration
Hotkeys für Wählen, Annehmen, Auflegen aus Windows-Anwendungen
(Browser, Word, Excel usw.)
Kontaktsuche per Hotkey auslösen
COM-Programmierschnittstelle
Portugiesisch
Systemvoraussetzungen
Microsoft Windows 2000 Workstation / XP Professional / Vista* / Version 7*
Microsoft Word (2000 / 2002 / 2003 / 2007) für Messaging Funktionen
DDE-Kommandos ausführen / übergeben
Microsoft Outlook (2000 / 2002 / 2003 / 2007) für Microsoft OutlookIntegration oder
Ereignisgesteuertes Regelwerk / Ansteuern externer Applikationen
Lotus Notes 6 / 6.5 / 7 / 8 für Lotus Notes-Integration
Funktion der Windows-Wählhilfe übernehmen
Telefonschnittstelle TAPI
Telefonieren aus jeder Windows-Anwendung
Kompatible Telefonanlage**
Client PC ab CPU >500 MHz, 256 MB RAM, 100 MB HD
Hotkeysteuerung
Kontaktsuche
*Bitte prüfen Sie, ob der von Ihnen verwendete TAPI-Treiber für dieses Betriebssystem freigegeben ist
Wählen, Annehmen, Auflegen
**Die Verfügbarkeit der Leistungsmerkmale ist von Ihrem eingesetzten TK-System abhängig.
Zugriff auf Messaging Funktion
Unter www.c4b.de finden Sie eine Auflistung aller kompatiblen TK-Systeme
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Weitere XPhone Kommunikationslösungen
von C4B Com For Business
XPhone Fax - ergänzen Sie Ihren CTI-Client um leistungsfähige Faxfunktionen
Mit der Faxserverlösung XPhone Fax gestalten Sie Ihre Faxkommunikation
deutlich effizienter: Sie empfangen Faxe direkt über den PC, und senden selbst
Mitteilungen aus allen Windows-Anwendungen. Faxjournale sichern eine
lückenlose Protokollierung, der Spamfilter schützt Sie vor unerwünschten
Sendungen. XPhone Fax greift auf Ihre vorhandenen Kontaktdaten zu. Bei
kombiniertem Einsatz der XPhone Desk Lösungen steuern Sie CTI und Fax aus
derselben Oberfläche.
Komplettlösung für Unternehmen: XPhone Unified Communications
Die modulare Komplettlösung XPhone Unified Communications integriert
sich nahtlos in Ihre ITK-Infrastruktur. Die Dienste CTI, Presence Management,
Instant Messaging-, und Unified Messaging verbessern nachhaltig den Kommunikationsfluss zwischen Unternehmen und ihren Kunden und sorgen
auch unternehmensintern für effiziente Prozesse.
XPhone Unified Communications ist herstellerunabhängig mit verschiedenen PBX einsetzbar und für den Einsatz in Terminal Server / Citrix Umgebungen optimiert. Die Lösung lässt sich sehr leicht installieren und
verwalten und unterstützt den standortübergreifenden Einsatz mit vernetzten PBX. Das Herzstück ist die XPhone Server Plattform mit ihrem
integrierten Sicherheitskonzept, die alle Dienste, Leitungen und Benutzer
zentral über eine webbasierte Oberfläche verwaltet. Die Dienste lassen sich
einzeln oder individuell kombiniert einsetzen:
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Professionelle CTI mit Chef-Sekretariatsfunktionen, Anruferfassung bei aus geschaltetem PC, ERP-/ CRM-Integration und Multiline-Unterstützung
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Verbesserte Erreichbarkeit und schnelle Entscheidungen mit Presence-Funk tionen inklusive Instant Messaging, und präsenzgesteuerter Rufumleitung
per Notebook oder Smartphone auf CTI- und Presence-Funk tionen für mobile Mitarbeiter
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Besonders einfache Integration von Fax-, Voicemail- und SMS-Diensten in
Microsoft Outlook, Lotus Notes und weitere E-Mail Clients
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Webzugriff
C4B Com For Business AG
Gabriele-Münter-Straße 3-5
D-82110 Germering
Telefon: +49 (89) 84 07 98-0
Fax: +49 (89) 84 07 98-100
E-Mail: [email protected]
Internet: www.c4b.de
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XPhone ist ein eingetragenes Warenzeichen der C4B Com For Business AG.
Alle verwendeten Hard- und Softwarenamen sind Handelsnamen und / oder Marken
der jeweiligen Hersteller. Stand 02/2009, Prospekt 4800.1011.