Von der Idee bis zur Umsetzung

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Von der Genehmigung bis zur
Abrechnung – Praxisbeispiel
eines ganzheitlichen Ansatzes
Olaf Lehmann
Grünenthal Pharma GmbH & Co. KG
Mit freundlicher Unterstützung von
© Olaf Lehmann
Praxistag Geschäftsreisen, 15.06.2010, Wiesbaden
Seite 1
Was können Sie erwarten?
Praxisbericht Von der Idee bis zur Umsetzung
© Olaf Lehmann
Seite 2
Das Familienunternehmen Grünenthal
Eines von fünf forschenden Pharmaunternehmen
1946
Hermann Wirtz gründet die Chemie Grünenthal GmbH
1947
Zulassung von Penicillin
1957
Einführung von Contergan® (1961 vom Markt genommen)
1968
Erste internationale Geschäftsaktivitäten
1977
Markteinführung von Tramal® – globale Partnerschaften
seit 2000
Erste weltweite Markteinführungen (Zaldiar®, Transtec®)
seit 2004
Verstärkte Investitionen in F&E und aktuelle klinische Prüfungen
2008
Zulassung von Tapentadol in den Vereinigten Staaten
2009
EU-Einreichung zur Zulassung von Tapentadol für akute und chronische Schmerzen,
Markteinführung von NucyntaTM in den Vereinigten Staaten durch Johnson & Johnson
* … neben Bayer-Schering, Boehringer Ingelheim, Merck-Serono und Merz
© Olaf Lehmann
Seite 3
Grünenthal in Europa
RHO Northern Europe
Deutschland
1946
Frankreich
1997
Großbritannien 2004
RHO Southern Europe
Italien
Schweiz
Österreich
1996
1949/56/93
1977
RHO = Regional Head Office
© Olaf Lehmann



RHO Iberia
   Spanien
   Portugal

 Marketing
 Produktion
Niederlande
Belgien
Irland
Dänemark
Norwegen
Schweden
Finnland
2000
2000
2004
2007
2007
2007
2008







RHO CEE & Middle East
1979/93   
1990/95 
 Entwicklungseinheit
Russland
1997/2005
Polen
2002/2004
Tschechische Rep.
2003
Slowakei
2003
Slowenien
2004
Kroatien
2004
Bosnien-Herzegowina 2004
Ukraine
2009
Partnerländer








Nicht-strategisch relevante Länder
Seite 4
Grünenthal weltweit
RHO Central & South America
Inkl. Central America / Caribbean
USA
Mexiko
2001
1998


Panama
Ecuador
Peru
Kolumbien
Chile
Venezuela
2009
1972
1968
1974/1979
1979
1995






ganz neu: Australien
RHO = Regional Head Office
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 Marketing
 Produktion
 Entwicklungseinheit
Partnerländer
Nicht-strategisch relevante Länder
Seite 5
Vision / Ziel allgemein
„Build and operate a lean and efficient
administration with less bureaucracy“!
© Olaf Lehmann
Seite 6
So war es bisher…
1. Unterschrift
per Hauspost
Reisender:
Reiseantrag in
Word
plus diverse
andere Medien
Reiseantrag per
Hauspost in die
interne Reisestelle
Durchführung
der Reise
2. Unterschrift
per Hauspost
1. Unterschrift
per Hauspost
Erfassung der
Daten in SAP
(doppelt)
RK-Abrechnung
per Hauspost in
Buchhaltung
Erfassung der
Daten in Excel
2. Unterschrift
per Hauspost
Verbuchung,
Kontierung
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Kopie der RKA
per Hauspost an
Reisenden
Versand an
Weiterbildung zur
Genehmigung
Seite 7
Von der Idee bis zur Umsetzung
Ideen /
Machbarkeit
Projektauftrag /
Projektziel
1
Philosophie
des eigenen
Unternehmens
Go-Live
Projektplan /
Tool - Software
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Analyse /
Partner
InhousePräsentation /
ROI
Seite 8
Projektziel und IST-Situation
Projektziel
IST-Situation
Durchgängiger Workflow für
 Kein durchgehender einheitlicher
 Reiseplanung
Workflow im aktuellen Prozess
 Genehmigung
 Medienbrüche vermindern Transparenz
und erhöhen Verwaltungsaufwand
 Bestellung
 Abrechnung
 Papierformulare zeitintensiv
(Hauspost) und stellen Fehlerquellen dar
(durch manuelle Übertragungen)
Wesentliche Kriterien
 Hoher administrativer Aufwand im
Genehmigungsverfahren
 Kürzere Durchlaufzeiten für alle
Beteiligten
 Wirtschaftliche Aspekte
 Höhere Transparenz / Gesamtkosten
pro Geschäftsreise
© Olaf Lehmann
 Durch genannte Aspekte wirken sich
Wiederholungen (z.B. Doppelerfassung
bei der Reisekostenabrechnung) zeitund kostenintensiv aus
 Wenig Transparenz über
Gesamtkosten einer Dienstreise
Seite 9
Benchmark Reiseprozesse
Reiseplanung *
Best
Ø
Max.
4,75 €
13,74 €
32,56 €
Den heutigen Prozess sehen wir im Durchschnitt; durch die
strukturierte und automatisierte Bestellform wird die beste
Performance erreicht.
Reisegenehmigung *
0,00 €
5,24 €
15,18 €
Der heutige Prozess liegt im maximalen Aufwandsbereich. Durch die
IT-gestützte Genehmigungsform bzw. vereinfachte Genehmigungsregelung wird der Durchschnitt erreicht. Das Optimum wäre der
Verzicht auf die Genehmigung.
* Die Berechnung wurde von TQ3 Travel Solutions auf Grundlage der „The American
Express and A.T. Kearney European Expense Management Study“ durchgeführt.
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Seite 10
Benchmark Reiseprozesse
Best
Ø
Max.
Reisebuchung *
Die Kommunikation zwischen Reisender – Sekretariat – Reisestelle
zur eigentlichen Buchung ist heute schon sehr effektiv und kann
durch einen Workflow nicht wesentlich optimiert werden.
RK-Abrechnung *
11,73 €
21,23 €
65,09 €
Eine Reisekostenabrechnungssoftware ist heute schon im Einsatz.
Durch die Verlagerung der Eingabe hin zum Sekretariat werden
Doppelerfassungen vermieden. Daher auch hier eine Verbesserung
vom Durchschnitt zur besten Performance.
* Die Berechnung wurde von TQ3 Travel Solutions auf Grundlage der „The American
Express and A.T. Kearney European Expense Management Study“ durchgeführt.
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Seite 11
Vorgehensweise
Projektphase 1
 Analyse und Bewertung des angestrebten Soll-Prozesses
 Untersuchung und Beschreibung des Einsatzes von verschiedenen

Workflow-Systemen (SAP, HR Works, Skygate, ADP, MobileXpense)
Verifizierung der Informationen
Projektphase 2
 Analyse und Bewertung der Ergebnisse
 Kostenberechnungen und Bewertung der Systeme
 Auswahl des präferierten Systems
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Seite 12
Was muss beim Projektes
beachtet werden (Auszug)
Zusammensetzung
Zusammensetzung Projektgruppe
Projektgruppe
Anbieter (Größe, Referenzen)
Referenzbesuche
Betriebsrat
ASPASP- oder
oder Inhouse?
Inhouse?
Internationalität / Sprachen
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Seite 13
Kreditkartenimport
Schnittstellen (z.B. FiBu)
Genehmigungsprozess
Organisationsstruktur
Sprachen
Koordination der Reisenden
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Seite 14
Integration
Integration Online-Buchungen
Online-Buchungen
Kompatibilität mit interner IT
Stammdatenimport (HR)
Berechtigungskonzept (Admins)
Reiserichtlinie
Interne Kommunikation
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Seite 15
Testsystem
Testsystem
Veränderungen im lfd. Betrieb
Bewegungsdaten (neue MA)
PräsenzPräsenz- vs.
vs. Online-Schulungen
Online-Schulungen
Schulungsunterlagen
Schulungsunterlagen
Support
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Seite 16
So wird es werden…
automatische
Infolinie an
Vorgesetzte
Reisemittelbeantragung im
System (MobileXpense)
Reiseantrag
elektronisch in
die Reisestelle
Durchführung
der Reise
Erstattung der
Auslagen durch
GRT an MA
RK-Abrechnung
per Mail an
Mitarbeiter
Erstellung der
RK-Abrechnung
durch InServ
Versand der
„RK-Unterlagen“
an InServ
Erfassung der variablen RKDaten durch Mitarbeiter
automatische
Infolinie an
Vorgesetzten
Automatisierter Import der
AirPlus-Kreditkartenausgaben
in MobileXpense / InServ
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Seite 17
Was werden wir erreichen?
 schlanken und kostengünstige(re)n Prozess (E-Flow)
 Abbau von Bürokratismus (Wegfall von Genehmigungen)
 Zeitersparnis (RK-Abrechnungen im Outsourcing)
 Einhaltung der Richtlinien durch Travel Management
 Kontrollen durch Vorgesetzten, Revision und CCO
 Erstmals Information über Gesamtkosten einer Reise
„Build and operate a lean and efficient
administration with less bureaucracy“!
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Seite 18
Zeitstrahl in der Übersicht
2005
2006 - 2007
11/2009
Erste Ideen
Projektbeginn 1 Projektbeginn 2
Brainstorming
Projektstop
© Olaf Lehmann
06/2010
Go-Live 28.Juni
Projektarbeit
Seite 19
Vielen Dank für Ihr Interesse
und für Ihre Aufmerksamkeit.
© Olaf Lehmann
Seite 20

Von der Idee bis zur Umsetzung

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