Manual de EMD-S/EMD-A Electronic Miscellaneous

Manual de EMD-S/EMD-A
Electronic Miscellaneous Document
Manual de EMD – Electronic Miscellaneous Document
Travelport
ÍNDICE
May 2013
Introdução ………………….…………………………..…………………………………………………………………………..……..….…………….
2
Tipos de EMD …………………….………………………………………………………………………….…………..………..………………..………
2
EMD-S ……………………….……………………..……………………………….…………………….……………………….……..…..……………...
3
Inserir segmento manual na reserva ……………………….………………………………………………………….………….……………
3
Modificadores de emissão ………………….………………………………………………..…………………………………….…..……………
4
Ordem de emissão ………………….………………………………………………..……………………………………………….…..……………
5
Campos do Booking File…………………………………………..…………………..……………………………………..………..………..……
6
Display do EMD……….……………………..………………………………………………..………………………….…………..…..……………...
7
Histórico do EMD ……………………………..………………………………………………………………………………………………..………….
8
VOID do EMD…………………………..……………………..……………………………………………………………………..…………..………….
8
Refund do EMD…………………………………………………………….……………………………………………………………………..………….
8
EMD no HMPR ……………………………………………..………………………………………………………………………..………………………
9
Status atual do EMD…….……………………………………………………………………………..………….…………………..…………………
9
Status de utilização do EMD ……………………………………………………………………..…………………………..………..…….…….
9
RFIC – Reason for Issuance Codes ……………….……………………..…………………………………………………...……………...
10
Lista das companhias participantes ……………….……………………..…………………………………………………...……………...
11
EMD-A ……………….…………………………………………………………………..…………………………………………………...……………...
12
Venda de serviços adicionais/opcionais ……………….……………………..………………………………………………..…………...
12
Cancelar um serviço ……………….……………………..…………………………………………………………………………...……………...
12
Ordem de emissão do EMD-A ……………….……………………..…………………………………………………….……...……………...
15
Campos do Booking Files ………………………………..……………………..…………………………………………………...……………...
16
Recomendações ………………………………..……………………..…………………………………………….…………………...……………...
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1
Manual de EMD – Electronic Miscellaneous Document
Travelport
Introdução
Introdução
O EMD – Electronic Miscellaneous Document vai permitir ao Agente de Viagens aceitar o pagamento
antecipado para serviços auxiliares, tais como: reserva de lugares; acesso ao lounge; penalidades para
alteração de reserva; fees de bagagem; depósitos para grupos; reembolso de diferenças tarifárias e
taxas; etc.
O EMD deverá estar totalmente implementado até ao final de 2013 pelas companhias. É o documento
que vem substituir o VMCO, MPD e o Excesso de Bagagem.
Para saber quais as companhias que já aceitam o EMD consulte a listagem disponível mais à frente, no
manual. Esta informação poderá não estar actualizada, pelo que em caso de dúvida confirme no ASK
Travelport.
Tipos de EMD
Tipos de EMD
Existem 2 tipos de EMD:
Standalone EMD – EMD-S
Usado para a cobrança de serviços adicionais não obrigatoriamente associados a um voo.
Penalidades por alteração de reserva, depósitos para grupos, etc. O EMD-S pode ser emitido para
serviços não directamente relacionados com voos.
Estes serviços serão manualmente inseridos na reserva, como segmentos SVC.
Associated EMD – EMD-A
Usado para a cobrança de serviços adicionais associados obrigatoriamente a um voo.
Refeições, reserva de lugares, bagagem.
Nota importante: no geral, as companhias serão notificadas automaticamente da venda do
segmento manual, pelo que não será necessário o agente inserir qualquer OSI adicional
solicitado até agora pela companhia.
Caso verifique que isso não acontece, então deverá por precaução enviar a informação à
companhia.
May 2013
2
Manual de EMD – Electronic Miscellaneous Document
Travelport
EMD-S
EMD-S
Requisitos obrigatórios para emissão de um EMD-S:
Um Booking File ativo
Um segmento manual de serviço (ver a seguir)
Um bilhete emitido (exceto se a razão do EMD-S for Group Deposit)



EMD-S
Inserir segmento manual na reserva
Para inserir um segmento de SVC na sua reserva:
(neste exemplo, trata-se de uma cobrança de penalidade da BA – cada companhia define o código a
utilizar e quaisquer outros requisitos – no final do manual encontra um resumo das companhias que já
aderiram ao EMD).
0SVCBAEK1LIS15DEC-N1/D/992/CHANGE FEE/70.00
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
1 0SVC
Código para criar segmento SVC
2 BA
Código da Companhia
3 EK1
Código de Status e nº de serviços pretendidos
4 LIS
Cidade de emissão do EMD
5 15DEC
Data de emissão do EMD ou data do voo
6 -N1
Nº do passageiro na reserva
7 D
RFIC – Reason for Issuance Code (consultar lista disponível à frente)
8 992
Sub-código (consultar lista disponível à frente)
9 CHANGE FEE
Texto explicativo do serviço
10 70.00
Valor – o sistema assume o código da moeda do país de emissão
Após emissão do EMD, o segmento SVC pode ser removido da reserva.
O segmento de SVC vai aparecer no itinerário do Viewtrip.
May 2013
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Manual de EMD – Electronic Miscellaneous Document
Travelport
EMD-S
Modificadores de emissão
Modificadores de emissão obrigatórios:
Devem ser inseridos na entrada de EMDI, utilizando barras separadoras
Z0
Comissão – as penalidades não são comissionáveis, logo é obrigatório inserir 0
FS
Forma de pagamento – utilizar os códigos habituais
IC125…
Issue in Connection with – a falta desta informação pode gerar um ADM
Modificadores de emissão opcionais:
Devem ser inseridos na entrada de EMDI, utilizando barras separadoras
ERPENALTY FEE FOR CHNG SEG1
Endorsement box – texto livre
PE-R
Gera e-mail do EMD Customer Receipt
Notas:
1. Com excepção do EMD-S emitido para Sinalização de Grupos, por norma a companhia
pede a informação sobre o bilhete original (Issued in Connection with – IC)
2. Por default, na ordem de emissão do EMD, o sistema não gera qualquer documento físico.
Caso o pretenda, pode gerar um e-mail para o cliente, com o comprovativo do EMD emitido.
Para tal de inserir o e-mail do cliente na reserva:
May 2013
[email protected]
Inserir o e-mail da agência
[email protected]
Inserir o e-mail do cliente
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Manual de EMD – Electronic Miscellaneous Document
Travelport
EMD-S
Ordem de emissão
Para emitir o EMD-S:
EMDI/SM1/IC1259901737286/FS/Z0/PE-R
1
2
3
4
5
6 7
1 EMDI
Código para dar a ordem de emissão do EMD
2 SM1
Segmento manual de SVC 1
3 IC1259901737286
Issue in Connection with – nº do bilhete com o qual o EMD está relacionado
4 FS
Modificador de emissão – Forma de pagamento - Cash
5 Z0
Modificador de comissão – obrigatoriamente zero
6 PE-
Ordem para gerar email do EMD
5 R
EMD Customer Receipt
Resposta após emissão:
Gera um SSR para a companhia automaticamente.
Algumas companhias não estão ainda preparadas para receber a informação via SSR/OSI,
pelo que o agente deve verificar se a informação foi gerada, e no caso de não ter sido
gerada deve inserir manualmente a informação.
Exemplo de como inserir uma informação adicional em SI:
May 2013
5
Manual de EMD – Electronic Miscellaneous Document
Travelport
Exemplo do e-mail gerado:
No Viewtrip, aparece a informação do SVC:
EMD-S
Campos do BF
Alterações ao Booking File
O status do segmento SVC passa para HI.
May 2013
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Manual de EMD – Electronic Miscellaneous Document
Travelport
EMD-S
Campos do BF
Surge um novo campo no BF, o EMDL.
Para entrar neste campo utilize o Tab, ou escreva EMDL. Vai encontrar um registo com todos os
EMD’s emitidos nesta reserva.
Display do EMD
Display do EMD-S
Para ver os detalhes de um determinado EMD da lista:
EMDD1
Display do EMD 1 da lista (após EMDL)
EMDD1059991000739
Display do EMD pelo nº do documento
Aqui encontra as opções para:



consultar os detalhes
anular o documento (VOID)
reembolsar o documento
Nota: as funcionalidades de VOID e REFUND são disponibilizadas pelo sistema. A companhia pode ou
não disponibilizar as mesmas ao agente.
Quando a companhia não o permite, esta opção não aparece no display do EMD (EMDD1).
Consulta dos detalhes do EMD:
May 2013
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Manual de EMD – Electronic Miscellaneous Document
Travelport
Histórico do EMD
Consulta do histórico EMD:
EMDH1
Display do histórico do EMD1 (após EMDL)
VOID do EMD
Só é possível anular um EMD no próprio dia da emissão.
Utilize o Tab para selecionar a opção de VOID. É necessário inserir a letra X ou V, para conseguir
fazer a transação.
Ou faça a seguinte entrada:
EMDV1259991000734
Entrada base seguida do nº do documento
O sistema anula o documento automaticamente, obtendo esta resposta:
Refund do EMD
É possível fazer o reembolso de um EMD.
A companhia pode ou não disponibilizar essa funcionalidade.
Utilize o Tab para selecionar a opção de REFUND. É necessário inserir a letra F, para conseguir fazer a
transação.
May 2013
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Manual de EMD – Electronic Miscellaneous Document
Travelport
EMD no HMPR
O EMD aparece no HMPR identificado com a letra D:
Status atual do EMD
Status atual do EMD
I
EMD issued
V
EMD voided
R
EMD refunded
Pode encontrar essa informação disponível no *EMDL:
Status de utilização do EMD
Status do EMD
OPEN
Valido para uso
VOID
Anulado
EXCH
Reemitido
RFND
Reembolsado
Pode consultar o status do EMD, em EMDD1:
May 2013
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Manual de EMD – Electronic Miscellaneous Document
Travelport
RFIC – Reason for Issuance Code
RFIC – Reason for Issuance Code
A Iata definiu numa Resolução, todos os códigos passíveis de serem utilizados na emissão de EMD
para cobrança de serviços auxiliares.
Disponibilizamos aqui alguns deles para futura utilização:
Códigos de
RFIC
Descrição
A
Air Transportation
B
Surface transportation; non air services
C
Baggage
D
Financial Impact
E
Airport Services
F
Merchandise
G
In-flight Services
I
Individual airline use
Reason for Issuance sub-codes – são da responsabilidade do ATPco.
A título de exemplo,inumeramos aquí alguns, que poderão vir a ser utilizados no futuro pelas
companhias:
RFIC
Sub-code
Descrição
D
997
Deposits Down Payments
D
996
Refundable Balances
D
995
Cancellation Fee
D
994
Rebooking fee Domestic – eg. Vat included
D
993
Rebooking fee International
D
992
Ticket Amendment fee
D
991
Ticket fee
D
990
Booking fee
D
98H
Stopover charge
D
98F
Penalty fee
D
988
Credit card charge
C
981
Cabin Baggage
D
98D
For refund only
Para consultar a lista completa, aceder ao ASK UK - Answer ID 39248.
May 2013
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Manual de EMD – Electronic Miscellaneous Document
Travelport
Lista das Companhias que aceitam EMD-S
Lista das Companhias - RFIC adotados
CX
BA
AY
AY
AY
AY
AT
AT
Serviço
Change fee
Change fee
Name change fee
Name correction fee
Group Deposit
Change fee
Group Deposit
RFIC
D-992
D-992
D-115
D-225
D-997
D-993
D-02
ICW
ICW - Y
ICW - Y
ICW - N
ICW - Y
ICW - N
TEXTO
Penalty charge
Penalty charge
Name change
Name correction
PENF
DPST- SI.AT*EMD1245252525
Importante:
As companhias informam diretamente as agências dos procedimentos a seguir.
Pode encontrar informação mais actualizada no ASK Travelport.
May 2013
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Manual de EMD – Electronic Miscellaneous Document
Travelport
EMD-A
EMD-A
Venda de serviços adicionais na reserva:
Esta nova funcionalidade permite ao agente de viagens informar o seu cliente do custo total da sua
viagem, dentro do processo normal de venda através do Galileo, sem ter que para isso aceder ao site
da companhia aérea.
O agente optimiza assim o seu tempo satisfazendo também as necessidades do seu cliente.
Requisitos obrigatórios para emissão de um EMD-A:





Um Booking File ativo
Nome do passageiro (com ou sem PTC especificado)
Um ou mais segmentos de voo reservados
Dados de Passageiro Frequente (opcional)
Venda de um serviço adicional
Faça a reserva da forma habitual, não esquecendo de inserir dados importantes, tais como tipo de
passageiro (PTC) e informação de passageiro frequente.
Pode visualizar a tarifa separadamente ou ao mesmo tempo que visualiza o catálogo de serviços
adicionais.
EMD-A
Venda de serviços adicionais
May 2013
FQ/DAS*
Visualiza a tarifa e o do catálogo dos serviços adicionais – grava Filed Fare
FQ/DASO
Visualiza o catálogo dos serviços adicionais – tarifa gravada anteriormente
DAS*
Display do catálogo dos serviços adicionais
DAS*L3
Usar Tab – inserir o nº da linha para ver detalhes de um serviço específico
DAS*L3
Usar Tab – inserir o nº da linha para ver detalhes desse serviço
DAS*F
Visualizar catálogo apenas dos serviços relacionados com os voos (Flight)
DAS*S1
Visualizar catálogo dos serviços para o segmento 1 ( ou DAS*S1-3.5)
DAS*P2
Visualizar catálogo dos serviços para o passageiro 2 (ou DAS*S1P2)
DAS*P1*C09
Visualizar catálogo dos serviços para o passageiro 1 que é uma criança
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Manual de EMD – Electronic Miscellaneous Document
Travelport
EMD-A
Venda de serviços adicionais
Os serviços adicionais dividem-se em grupos:
Código
Descrição
M
All Merchandising Additional Services
T
All Ticket related Additional Services
F
All Flight related Additional Services
R
Applicable Rule Buster
Esta informação aparece na coluna assinalada na vertical (T), no ecrã acima.
Para visualizar apenas um tipo de serviços, pode definir o grupo:
DAS*T
Visualiza apenas os serviços relacionados com o Ticket (bilhete)
Venda do serviço:
DAS01L3
Entrada para venda do serviço para todos os passageiros da reserva
0 – seguido do nº de serviços pretendidos
L = nº da linha do serviço pretendido
DAS01L3P2
Entrada para venda do serviço para o passageiro 2 (P2)
0 – seguido do nº de serviços pretendidos
L = nº da linha do serviço pretendido
DAS01L1*01L3
Entrada para venda de vários serviços para todos os passageiros
0 – seguido do nº de serviços pretendidos
L = nº da linha do serviço pretendido
Gravar a reserva.
May 2013
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Manual de EMD – Electronic Miscellaneous Document
Travelport
EMD-A
Venda de serviços adicionais
Aparecem os seguintes campos adicionais na reserva:
Caso não apareça de imediato o campo *DAS, faça IR.
Status Code do SSR dos serviços adicionais:
Código
NN/PN
Descrição
Aguarda confirmação
KD
Pode emitir EMD
KK
Não é necessário qualquer ação
NO/UC
O pedido foi recusado pela companhia
EMD-A
Cancelar um serviço
Cancelar um serviço
SI.CBAG@
Cancelar serviço CBAG
SI.P1S2/CBAG@
Cancelar serviço CBAG, para o pax 1, segmento 2
Nota: caso o sistema crie 2 códigos de SSR, como no caso acima, o código a inserir na
entrada é o CBAG.
Caso só apareça um SSR de ASVC, então será esse o inserido.
May 2013
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Manual de EMD – Electronic Miscellaneous Document
Travelport
EMD-A
Ordem de Emissão
Emissão do EMD-A:
Preferencialmente deve fazê-lo após emissão do bilhete, para incluir a informação do mesmo no EMD:
EMDI/P1/IC0579901853826/FS
1
2
3
4
1 EMDI
Ordem de emissão do EMD
2 P1
Passageiro 1 (obrigatório quando mais do que um no BF)
3 IC0579901853826
Issued in Connection with + nº do bilhete (opcional).
Algumas companhias têm este campo como obrigatório e não deixam
Emitir sem este campo.
4 FS
Forma de pagamento CASH
5 PE-R
Gera e-mail para o endereço inserido no BF com o recibo
Exemplo do e-mail do recibo:
May 2013
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Manual de EMD – Electronic Miscellaneous Document
Travelport
EMD-A
Campos do BF
Alterações na reserva após a emissão do EMD:
No *EMDL pode visualizar o EMD emitido, consultar, cancelar ou reembolsar.
No *SI aparece a informação gerada para a companhia com o nº do EMD emitido, e o status do ASVC
passa para HI.
Display do EMD-A
Veja informação com o mesmo título para o EMD-S
Histórico do EMD-A
Veja informação com o mesmo título para o EMD-S
VOID do EMD-A
Veja informação com o mesmo título para o EMD-S
Refund do EMD-A
Veja informação com o mesmo título para o EMD-S
May 2013
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Manual de EMD – Electronic Miscellaneous Document
Travelport
Recomendações
Recomendações

A confirmação dos serviços depende da companhia. Caso tenha feito um pedido que fica
“pending” durante vários minutos, poderá ser derivado a uma falta de comunicação com a
mesma.
Deve cancelar o serviço e solicitar novamente.

Caso obtenha a resposta de erro “DUPLICATE SSRS MUST BE COMBINED”, deve fazer IR e
tentar novamente. Normalmente o problema é ultrapassado após algumas tentativas.
Bibliografia
BIBLIOGRAFIA
EMD-S Quick Guide V1.5
Ask Uk Answer 38633, 38635, 38623, 39248
Optional Subcodes ATPco EMD
PA917 Airline Additional Services Functions in Apollo and Galileo
Merchandising Quick Reference Guide for Galileo KL
Answer ID 42943 – Where can I find information on Ancillary Services available in Travelport
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