Vivento Customer Services
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Vivento Customer Services
48 Elektronische Personalakte beschleunigt Prozesse bei der Deutschen Telekom D ie Digitalisierung aller Personalakten im Konzern Deutsche Telekom AG ist eine der Mammutaufgaben des Personal Service Telekom (PST). Diese komplexe Aufgabe erforderte von Beginn an die Beteiligung eines geeigneten Dienstleisters. Anfang des Jahres hat die Vivento Customer Services (VCS) diese Aufgabe für den PST übernommen. Seit 2004 hat sich die VCS zu einem der führenden Anbieter am Markt für Customer Services entwickelt. Nun hat das Unternehmen die Servicemarke „Vivento Digital Services“ zusätzlich in ihren Leistungsverbund integriert. Die elektronische Personalakte: Ziele des Auftraggebers Das Projekt „Elektronische Personalakte“ verfolgt mehrere Ziele auf unterschiedlichen Ebenen: Durch die Bündelung der Administrationsaufgaben in der Personalverwaltung und die Übertragung der Scanund Dokumentenmanagement-Leistungen auf einen Dienstleister kann das Management des Personal Service Telekom sich stärker auf sein eigentliches Kerngeschäft konzentrieren. Für die Mitarbeiter im Personalmanagement bedeutet der sekundenschnelle und ortsunabhängige Zugriff auf die elektronischen Formate an ihren Arbeitsplätzen eine Optimierung der Abläufe. Mit der Nutzung und Bearbeitung der Abb.: Ablaufplan zur elektronischen Personalakte elektronischen Dokumente ist zusätzlich eine erhebliche operative Zeitund Ressourcenersparnis verbunden. Für die Kunden, die Beschäftigten im Konzern Deutsche Telekom, bedeutet der schnelle, individualisierte Zugriff über eine konzerninterne Portallösung zudem mehr Transparenz. In einigen Konzernteilen ist die Einsicht in die eigene elektronische Personalakte bereits heute über ein Self-Service-System realisiert, andere Konzernteile folgen sukzessive. Der persönliche Zugriff ist gegenüber der Papierakte schneller und auch einfacher möglich. Im Zusammenhang mit allen Tätigkeiten rund um die elektronische Personalakte wird noch ein weiteres, übergeordnetes Ziel verfolgt: Die ausnahmslose Einhaltung der strengen Datenschutzbestimmungen, die beim Umgang mit hochsensiblen Personaldokumenten und deren Archivierung gefordert ist. Das Beispiel aus dem Konzern Deutsche Telekom zeigt, wie die Personalabteilungen sich für die Arbeit von morgen rüsten und wie die Kooperation mit den Anbietern von Digitalisierungsleistungen bestmöglich gestaltet werden kann. Zurück zum Projekt elektronische Personalakte: Wenn eine Organisation wie der Personalservice der Deutschen Telekom vor der Aufgabe steht, sehr große Volumen von Personalakten zu scannen, zu strukturieren und in einem einheitlichen IT-System verfügbar zu machen, dann bedeutet dies für die operativen Arbeiten vor Ort, dass Ablaufpläne präzise und jederzeit zuverlässig eingehalten werden selbstverständlich bei Wahrung des Datenschutzes. Das Projekt elektronische Personalakte kann in zwei Phasen unterschieden werden: Phase 1: Zunächst werden die bestehenden Papier-Personalakten, so genannte Bestandsakten, digitalisiert. Die elektronische Personalakte wird angelegt. Phase 2: In einem weiteren Schritt werden tagesaktuell eingehende und ergänzende neue Dokumente digitalisiert und in die bereits bestehende elektronische Personalakte integriert. Projektumsetzung Die praktische Realisierung der elektronischen Personalakte ist auf zwei Standorte verteilt. An dem einen VCS-Standort werden die Papierakten für den Scannprozess vorbereitet und eingescannt. Die Nachbearbeitung der elektronischen Dokumente findet an einem weiteren VCS-Standort statt. Im Einzelnen: Zunächst werden die im Bestand vorhandenen PapierPersonalakten unter strengen Sicherheitsvorkehrungen ins Scanzentrum geliefert, wo sie einzeln zum Beispiel durch Entklammerung, Säuberung und das Aufkleben von Passbildern für den Scanprozess vorbereitet und mit einem Barcode versehen werden. Damit ist jede papierbasierte Personalakte eindeutig identifiziert. In dem Barcode ist beispielsweise die Personalnummer des Beschäftigten hinterlegt, zu dem diese Akte gehört. Anschließend werden die so vorbereiteten Stapel von Papierdokumenten in einer Scanstraße digitalisiert. Die dabei erzeugten Dateien werden auf Lesbarkeit und Vollständigkeit geprüft, gegebenenfalls korrigiert und nach Ordnungskriterien des Kunden weitestgehend maschinell klassifiziert. Diese Verschlagwortung ist die Grundlage für eine systematische Struktur der elektronischen Personalakte und garantiert den sicheren und schnellen Zugriff auf die gewünschten Dokumente. Sollte die maschinelle Zuordnung ausnahmsweise nicht möglich sein, nimmt ein Spezialistenteam eine manuelle Zusammenstellung vor. Damit ist die Strukturierung der elektronischen Personakten abgeschlossen. Im konkreten Falle ist sie nach 124 Einzelkriterien klassifiziert und validiert worden. In dieser Form erreichen die Files die Personalabteilungen zur weiteren Bearbeitung. Viele Personalakten sind heute bereits elektronisch verfügbar. Tagesaktuell noch in Papier eingehende Dokumente werden zusätzlich von der „Vivento Digital Services“ nach dem beschriebenen Verfahren eingescannt und der elektronischen Personalakte hinzugefügt. Parallel zu den Papierdokumenten werden vom Personal Service Telekom (PST) auch schon zeitgenössische elektronische Dokumente erstellt, die in die elektronische Personalakte integriert werden. Elektronische Personalakte: Anforderungen an den Dienstleister Auftraggeber Dr. Thorsten Bonne, Leiter Personal Service Telekom, hebt die Bewältigung des Volumens der zu digitalisierenden Personalakten sowie die Einhaltung der strengen Datenschutzbestimmungen als besondere Herausforderungen des Telekom- „Als Auftraggeber erwarten wir von unserem Dienstleister neben der Einhaltung der Sicherheitsstandards eine sehr hohe Zuverlässigkeit und Qualität. Außerdem ist uns eine hohe Realisierungsgeschwindigkeit wichtig; nur so ist sichergestellt, dass wir in Realtime auf die elektronischen Personalakten zugreifen können,“ fasst Thorsten Bonne, Leiter des Personal Service Telekom, zusammen. wartete Probleme, dann wurde stets in einer offenen und vertrauensvollen Atmosphäre darüber gesprochen und gemeinsam eine Lösung gefunden und schnell umgesetzt. „Aufgrund dieser guten Erfahrungen haben wir die Zusammenarbeit mit der VCS im Bereich Digitale Dienstleistungen weiter ausgebaut,“ erläutert Bonne. Was für die Personaladministration von Unternehmen gilt, trifft auch die Situation in anderen Bereichen mit hohen Papieraufkommen und Schriftverkehr, etwa dem Finanz- und Controllingbereich. Mit einem schnellen elektronisch verfügbaren Datenzugriff sollen auch hier die Arbeitsabläufe wesentlich beschleunigt und effizienter gestaltet werden. Vivento Customer Services mit Scan- und Dokumentenmanagement-Dienstleistungen Die Scan- und Dokumentenmanagement-Dienstleistungen, die „Vivento Digital Services“ gehören seit Anfang 2008 zum Angebotsportfolio der Vivento Customer Services (VCS). Das birgt für Kunden den Vorteil, dass die vorhandenen Ressourcen in der VCS noch flexibler eingesetzt werden können. Als Komplettdienstleister bietet die VCS das Digitalisieren ausnahmslos aller Dokumentenarten und Papierformate sowie Sonderformate bis DIN A0, inklusive des gesamten Scan-Prozesses (d.h. vorbereitender und nachbereitender Tätigkeiten) an. Ein weiteres Merkmal sticht hervor: Die VCS ist, als einer der wenigen Anbieter auf dem Markt, in der Lage sehr große Scan-Volumen schnell und flexibel zu bearbeiten. Meinolf Brauer, CEO und Sprecher der VCS-Geschäftsführung, begrüßte die Entscheidung: „Die Scan- und Dokumentenmanagement-Dienstleistungen passen äußerst gut zu unserem ser- Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten Geschäftsbriefe, Rechnungen, Verträge, Personalunterlagen - die Lagerung, Verwaltung und manuelle Bearbeitung von Papierdokumenten ist in vielen Unternehmen und Behörden aufwändig und kostenintensiv. Mit der Digitalisierung von Dokumenten bietet die VCS mit ihren „Digital Services“ auch gleichzeitig Lösungen für ein ganzheitliches und effizientes Dokumentenmanagement an. Damit werden die Arbeitsabläufe erheblich beschleunigt und der Verwaltungsaufwand minimiert. Eine hohe Verfügbarkeit und ein schneller Zugriff auf alle digitalisierten Dokumente sind garantiert. Digitalisierung: Die Vorteile für Kunden Zugriff in Sekunden auf alle Dokumente Vereinfachte Suche von Dokumenten nach beliebigen Kriterien ■ Möglichkeit des standortunabhängigen Zugriffs ■ Reduzierung der Zeiten für Ablage, Rückstellung, Wiedervorlage, etc. ■ Parallele Bearbeitung von Geschäftsvorfällen ■ Sicherer Zugriff auf Akten ■ Abbildung in kundenspezifischen Akten- und Ordnerstrukturen ■ Beschleunigte Bearbeitungsprozesse ■ Parallele Bearbeitung von Geschäftsvorfällen ■ Sicheres Unterbinden von Aktenmanipulation ■ Automatisierungsmöglichkeiten dokumentenbasierter Prozesse ■ Automatische Backups kompletter Archive ■ ■ Weiteres Praxisbeispiel: Digitalisieren der Eingangspost - Effizienzsteigerungen Für T-Mobile Deutschland digitalisiert die VCS mit ihren „Digital Services“ den gesamten Posteingang. Die gesamte Digitalisierung, Verschlagwortung und elektronische Zustellung der mehreren tausend Sendungen umfassenden Eingangspost nimmt nur zwei Stunden in Anspruch. Spätestens bis 13 Uhr werden die digitalisierten Dokumente täglich direkt zu den zuständigen Sachbearbeitern weitergeleitet. Zudem erfolgt eine revisionssichere Ablage der Dokumente mit Recherchefunktionalität. Mehr als eine Million Briefe und Rückläufer werden so Monat für Monat effektiv und zeitsparend bearbeitet. Seit Frühjahr 2008 hat Vivento Customer Services (VCS) die Servicemarke „Vivento Digital Services“ in ihren Leistungsverbund integriert. Das Angebot richtet sich an Kunden in- und außerhalb des Konzerns. Die VCS ist als Komplettdienstleister in der Lage, auch große Scanvolumen schnell und flexibel mit allen garantierten Sicherheitsvorkehrungen zu bearbeiten. Mit der Digitalisierung bietet die VCS neben der elektronischen Vorhaltung gleichzeitig Lösungen für ein ganzheitliches und effizientes Dokumentenmanagement oder eine Lagerung an. www.vivento-ds.de, www.vivento-cs.de Tel.: 0800 INFO VDS, 0800 4636 837 Fax.: 0800 FAX2 VDS, 0800 3292 827 Vivento Customer Services GmbH, Moltkestraße 14, 53173 Bonn E-Mail: [email protected] vice- und kundenorientierten Dienstleistungsportfolio. Ich betrachte die Erweiterung unseres Portfolios als eine stimmige Weiterentwicklung, die hundertprozentig dem Kunden zugute kommt.“ Provider Output-Lösungen Projektes hervor. Für den Dienstleister Vivento Customer Services mit seiner Servicemarke „Vivento Digital Services“ sind die Anforderungen entsprechend hoch. „Unser Partner ergänzt uns perfekt, denn mit seinen Kernkompetenzen, die in der schnellen und kurzfristigen Bewältigung großer zu digitalisierender Volumen liegen, entlastet er unsere Mitarbeiter an den richtigen Stellen. Dadurch können wir uns noch besser auf unsere Kernkompetenzen fokussieren,“ erläutert Bonne. „Daher sehen wir in dieser Kooperation und der angebotenen Dienstleistung einen großen Mehrwert.“ Der Dienstleister muss die Unterlagen sowohl in exzellenter Qualität abliefern, als auch die Sicherheitsvorkehrungen im Umgang mit hochsensiblen Personalunterlagen garantieren. Die VCS schult ihre Mitarbeiter entsprechend umfassend und auch kontinuierlich im Projektverlauf. Zusätzlich werden alle Beschäftigten auf den Datenschutz verpflichtet sowie der Zugang zu Gebäuden oder Gebäudeteilen kontrolliert. Der Personal Service Telekom hebt das lösungsorientierte, pragmatische und flexible Vorgehen in der Zusammenarbeit mit dem Partner der Vivento Customer Services hervor. Gab es im Projektverlauf uner- Vivento Customer Services 49