Digitalisierung mit Vivento: Eine runde Sache

Praxisbericht
Digitalisierung mit Vivento: Eine runde Sache
Die Herausforderung
Die Modernisierung ihrer Prozesse ist heutzutage die Herausforderung für öffentliche
Verwaltungen hinsichtlich Kostensenkungen, kürzeren Bearbeitungszeiten und mehr
Bürgernähe. Mithilfe von Digitalisierungsvorhaben streben Behörden bei Bund, Ländern und Kommunen Einsparungen und
optimierte Prozesse an. Häufig werden hier
jedoch nicht die tatsächlichen Möglichkeiten ausgeschöpft. Vivento, Deutsche Telekom AG, unterstützt bei der Konzeption
und konsequenten Umsetzung komplexer
Digitalisierungsvorhaben.
Die Lösung
Eine Behörde hat viele verschiedene Aufgaben zu erfüllen, deren einzelne Arbeitsschritte oftmals ineinander greifen und
aufeinander aufbauen. Mangelnde Konsequenz bei der Digitalisierung führt in der
heutigen Praxis daher häufig noch zu digitalen Insellösungen – mit einem geringen
Wirkungsgrad und Einschränkungen in der
Nutzung. Werden Prozesse nur teilweise digitalisiert, entstehen nahezu zwangsläufig
Schnittstellenprobleme. Eine Vernetzung
der einzelnen Prozesse kann jedoch nur erfolgen, wenn weitere Digitalisierungs- und
Standardisierungsmaßnahmen in Betracht
gezogen werden. Daher empfiehlt sich für
eine moderne Verwaltung die Entwicklung
einer ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie mit optimierten Prozessen, geringeren
Kosten und einem Mehr an Service und
Bürgernähe. Die digitale Archivierung von
Akten kann dabei nur der erste Schritt sein.
Der Einsatz eines erfahrenen und kompetenten Projektmanagers von Vivento leistet
hier gute Dienste. Unter seiner Leitung führt
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eine hieb- und stichfeste Analyse aller Prozesse, zur Erstellung eines Gesamtkonzepts
der Digitalisierung und Standardisierung behördlicher Prozesse.
Digitalisierung in der Verwaltung bedeutet
also viel mehr als nur die elektronische Aufbereitung von Akten. Langfristig leitet sie
die Standardisierung der Verwaltungsprozesse ein; von der Archivierung der Daten
über verschiedene Bearbeitungsstufen bis
hin zum einfachen Formblatt. Gegebenenfalls lassen sich auch neue Einnahmequellen
schaffen, beispielsweise über einen gebührenpflichtigen Zugang zu Archivdaten.
Vivento, der Personaldienstleister der
Deutschen Telekom AG, ist mit seinen
Kompetenzteams gerade für Behörden ein
kompetenter Partner für komplexe Digitalisierungsvorhaben. So entwickeln beispielsweise die erfahrenen Projektmanager der
Vivento Business Services (VBS) eine Digitalisierungsstrategie mit integrierten Bearbeitungsprozessen. Aber auch kurzfristige
personelle Unterstützung für ein konkretes
Digitalisierungsprojekt, wie etwa Digitalisierung von Post- und Rechnungseingängen
oder die digitale Personalakte ist möglich.
Ergänzend dazu hält Vivento Digital Services (VDS) die technische Infrastruktur und
Fachkompetenz bereit, um Akten in großen
Mengen qualitativ hochwertig in Dateien
umzuwandeln. Ein weiteres Plus sind die
vereidigten Bundesbeamten der Telekom.
Sie sind befugt, mit hoheitlichen Akten zu
arbeiten, für die besonders hohe Vertraulichkeits- oder Geheimhaltungspflichten
gelten.
Das Ergebnis
Mit Vivento haben Behörden für ihre umfassenden Digitalisierungspläne Zugang zu
fachlich hoch qualifizierten Beamten. Sie
werden im Rahmen der Amtshilferegelung
an die öffentlichen Arbeitgeber entliehen
– die Einrichtung neuer Planstellen oder
aufwendige Ausschreibungen werden damit unnötig. So erhalten Ämter schnell und
unbürokratisch Hilfe bei hohem Arbeitsaufkommen und kurzfristigen personellen
Engpässen.
Planung und Durchführung:
Vivento, Deutsche Telekom AG
Emil-Nolde-Str. 7
53113 Bonn
Tel.: 0800/84 83 686
Fax: 0800/32 92 827
E-Mail: [email protected]
Web: www.vivento.de