Guardian Life Insurance: Enhances Customer

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Guardian Life Insurance: Enhances Customer
Führende
Lebensversicherung
Fallstudie
Xerox Global Services
Lebensversicherungsgesellschaft
optimiert ihre Marketing­
dokumente mit einer innovativen
webverwalteten Lösung
Hintergrund
Einer der landesweit führenden
Lebensversicherer wollte seine Prozesse für
den Druck, die Lagerung und die Verteilung
seiner Marketingunterlagen an die
regionalen Vertriebsteams optimieren.
Die Marketingunterlagen sollten überdies
wirkungsvoller und produktiver gestaltet
werden, so dass die Vertriebsmitarbeiter die
Möglichkeit hatten, diese Dokumente für
verschiedene Regionen und Zielgruppen zu
personalisieren.
Das führende Fortune-500Unternehmen wollte Probleme mit
veralteten Dokumentenbeständen
aus der Welt schaffen, Kosten senken,
Produkteinführungszeiten verkürzen und
Marketingunterlagen effizienter und
produktiver gestalten.
In der Vergangenheit bewahrte das
Unternehmen große Mengen gedruckter
Marketingunterlagen auf. Doch die Kosten
für Druck, Lagerung und Versand waren
enorm hoch. Es war nahezu unmöglich, alle
benötigten Dokumente ohne Überbestände
vorrätig zu haben. Außerdem bestand die
Gefahr der Überalterung der Unterlagen,
denn die Richtlinien und Vorschriften im
Versicherungsgeschäft ändern sich ständig.
Da das Produktportfolio überdies sogar
zwischen den einzelnen Staaten starke
Unterschiede aufwies, war es praktisch
unmöglich, den Vertriebsmitarbeitern
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Marketingunterlagen an die Hand zu geben,
die auf ihre spezielle Zielgruppe, d. h. die
unabhängigen Vermittler in der jeweiligen
Region, zugeschnitten waren.
Als Konsequenz erstellten die
Vertriebsleute manchmal ihre eigenen
Präsentationsmaterialien. Das
Unternehmen verlor dadurch immer
mehr den Überblick; eine einheitliche
Markenpolitik und die Einhaltung von
Richtlinien wurden deutlich erschwert. Zur
Lösung dieser Probleme verabschiedete
sich der Versicherungsanbieter von seinem
traditionellen System für den Druck und die
Aufbewahrung von Marketingunterlagen
und setzte auf eine schnelle, effiziente und
überaus flexible webbasierte Lösung, die von
Xerox Global Services realisiert wurde.
Damit sollten in erster Linie die Druck-,
Versand- und Lagerkosten minimiert werden.
Wichtig war außerdem der Einsatz eines
einfachen und kosteneffizienten Verfahrens
für die Aktualisierungen der Dokumente.
Die Vertriebsmitarbeiter sollten überdies
in der Lage sein, bei Bedarf individuelle
Präsentationen für ihre Kunden zu erstellen.
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Optimierung der persönlichen Kommunikation
Senkung der Kosten und Vermeidung von überalteten
Dokumentenbeständen
Die Lösung
Das Ergebnis
In enger Zusammenarbeit mit unserem
Auftraggeber konzipierten, entwickelten
und verwalteten wir eine komplette
schlüsselfertige Lösung. Diese sah den
Zugriff des Direktvertriebsteams auf ein
umfassendes Portfolio personalisierbarer
Marketingunterlagen über ein
benutzerfreundliches Internetportal vor.
Kurz nach seiner Einführung wurde das
Internetportal umfassend von allen
regionalen Vertriebsniederlassungen des
Unternehmens eingesetzt.
Nachdem sich die Vertriebsmitarbeiter
im Portal angemeldet haben, können sie
folgende Optionen nutzen:
• S
chnelles Erstellen personalisierter
Präsentationen für die einzelnen
Kunden durch Download der passenden
Dokumente und Ergänzung dieser mit
detaillierten, lokalisierten Kontaktdaten.
Die Vertriebsmitarbeiter können mit der
Lösung nun ganz einfach Präsentationen für
ihre Kunden erstellen und personalisieren,
wodurch sie bei der telefonischen
Kontaktaufnahme weitaus erfolgreicher
sind. Unser Auftraggeber profitierte in
vielerlei Hinsicht davon, dass die Lösung
beim Vertriebsteam so gut ankam:
• Reduzierung
der Bestände von
gedruckten Unterlagen
• S
enkung der Druck-, Versand- und
Lagerkosten
• A
usdruck der Marketingunterlagen im
eigenen Büro für schnelleren Versand.
• S
chnelle vierteljährliche Aktualisierung
der Marketingunterlagen
• A
nforderung von Unterlagen bei der
effizienten und leistungsstarken zentralen
Druckerei.
• E
indämmung der Gefahr veralteter
Dokumente
• E
-Mail-Versand der Marketingunterlagen
im Standard-PDF-Format direkt zum
Kunden.
Durch die Lösung – die auch das Webdesign,
die Anwendungsarchitektur und -konzeption,
die automatisierte Archivierung und das
off-site Webhosting beinhaltete – konnte
das Unternehmen außerdem kinderleicht
Inhalte aktualisieren und das gesamte
Dokumentensystem verwalten.
• V
erbesserte Überwachung der
Markenpolitik und Regelkonformität
• O
ptimierung der Produktivität des
Vertriebsteams durch unmittelbaren
Zugriff auf wichtige Marketingunterlagen
Mit der erfolgreichen Implementierung des
Internetportals konnten wir die langjährige
Partnerschaft mit dem Unternehmen
stärken und seine Aufmerksamkeit auf
weitere interessante Xerox-Services lenken.
Die Umsetzung erfolgte nicht nur
planmäßig, sondern auch entsprechend des
vorgegebenen Budgets.
Die Fallstudie im Überblick
Hintergrund
• Ein ineffizientes und
kostenintensives System zur
Erstellung von Marketingunterlagen
• Hohe Kosten für die Aufbewahrung
und Verteilung von vorgedruckten
Dokumenten
• Probleme mit Überalterung,
Konformität und Markenpolitik
• Lange Einführungszeiten für
Marketingunterlagen
• Vertrieb hatte Schwierigkeiten
personalisierte und markenkonforme
Kundenpräsentationen zu erstellen
Die Lösung
• Ein benutzerfreundliches
Internetportal für den direkten
Zugriff auf ein umfassendes OnlinePortfolio von Marketingunterlagen
• Ein einziger zuverlässiger
Anbieter für das Webdesign, die
Anwendungsarchitektur und
-konzeption, die automatisierte
Archivierung und das off-site
Webhosting
• Ein festgelegtes Projektbudget,
damit der Kunde sich keine Sorgen
um den Preis machen muss
Das Ergebnis
• Schnelle Akzeptanz und umfassende
Nutzung durch alle regionalen
Vertriebsniederlassungen des
Unternehmens
• Senkung der Druck-, Versand- und
Lagerkosten
• Gesteigerte Aktualität der Inhalte
• Verbesserte Regelkonformität und
Managementkontrolle
Über Xerox Global Services. Durch effektiveres Dokumentenmanagement können wir Geschäftsprozesse
verbessern und Kosten reduzieren - pro Woche werden in unseren 30 globalen Auslieferungszentren mehr
als 15 Millionen geschäftskritische Dokumentenvorlagen verarbeitet. Organisationen gliedern zahlreiche
Geschäftsprozesse an uns aus, darunter Finanz- und Verwaltungsdienste, Kundenakquise und Eröffnung
von Kundenkonten sowie Optimierung von Büros und Druckzentren. Unsere Kunden können sich gänzlich
auf unsere umfassenden Fachkenntnisse - und die langjährigen Erfahrungen unserer Fachkräfte - verlassen.
Nähere Informationen darüber, wie wir Ihr Unternehmen unterstützen können, erhalten Sie unter
www.xerox.de
©2008 Xerox Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Xerox®, das „Sphere of Connectivity“-Design und Enterprise Document ServicesSM sind
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