BME Global Sourcing Special Global Sourcing in China

BME Global Sourcing Special
Global Sourcing in China
Wege zur systematischen Lieferantensuche und -entwicklung
Nicolas Silbermann,
Director Purchasing
Pelikan Vertriebsgesellschaft mbH & Co. KG
Die Pelikan AG
Firmensitz der Pelikan AG: Berlin
Verwaltungssitze:
Falkensee und
Hannover
Weltweit sind über 2.200 Mitarbeiter für die Pelikan AG tätig.
Zum Unternehmen gehören die Marken:
Weltweite Präsenz
EUROPA
Hauptmarkt
Deutschland
(inkl. Österreich)
Schweiz
Benelux/Frankreich
Italien
Ungarn
Polen
Rumänien
Tschech. Republik
Slowakei
Bulgarien
WELT
Mexiko
Argentinien
Kolumbien
Vereinte Arabische Emirate
Japan
Wir verfügen weltweit über 14 Niederlassungen und liefern direkt oder via Distributeure in 141 Länder.
Markenbekanntheit
94% aller Deutschen kennen die Marke
Pelikan, 80% der Deutschen kennen die
Marke herlitz.
Pelikan
94%
In fast jedem zweiten Haushalt in Deutschland
sind beide Marken vorhanden (48%).
Quelle: Dialego Online Survey, Dezember 2013, Januar 2014 (gestützte Markenbekanntheit)
herlitz
80%
Global Sourcing Process
18 Relevant Milestones
5
Milestones
1. Project
Definition
2. Data
Collection
3. RFQ
Phase I
4. Sourcing
Phase
5. Contact
Phase
6. Supplier
Data
Base
7. RFQ
Phase II
8. Longlist
Collection
9. Competitive
Phase
10. Sample
Phase
11. Short
List
Consolidation
12. On Site
Inspection
13. Supplier
Selection
14. ERP
Entry
15. Initial
Trial Order
16. Goods
In
17. Mitigation
Phase
… Begin Sourcing Process
6
18. Reordering
Phase
… End of Sourcing
1. Project Definition
Requests from
•
Marketing
•
Purchasing
•
Quality Control
– e.g. Design
– e.g. Price
– e.g. Quality Difficulties
7
1. Project Definition
Project types
•
New spec with old supplier - PD - ok
•
Old spec with new supplier - Sourcing - ok
•
New spec with new supplier - Sourcing plus PD - challenging
8
2. Data Collection
Collecting Data (e.g. Balloons)
•
Specifications
•
Possible supply Markets
– natural rubber producing countries e.g. Thailand, Indonesia etc.
•
Current suppliers
– abc (Mexico) & xyz (Malaysia)
– e.g. free of nitrosamine
9
3. RFQ Phase I
Preparing RFQ incl.
•
•
•
•
•
•
•
Manual to fill in data
Specifications / product pictures
Product detail sheets
Legal requirements chart
Volume-scaled offer line
Packaging details Product detail sheets
Collection
10
4. Sourcing Phase
Get Contact details via
•
•
•
•
•
Supplier Data bases
Chamber of Commerce
Reverse Trade Shows
– e.g. Buy Korea
Fairs
– e.g. Paperworld China, Canton Fair
B2B Markets
– e.g. Alibaba
11
5. Contact Phase
Introduction of
•
•
•
•
Company of Pelikan
Global Sourcing department
Item description
Milestone in Project
12
6. Supplier Data Base
Collecting relevant data
•
•
•
•
•
Contact details
Manufacturer/Trader
Turnover/Size
Supplied Products
Lead-times/Standard MOQ
13
7. RFQ Phase II
SDB entry as prerequisite
•
•
•
•
•
Prices (€/USD)
MOQ
Leadtimes
Incoterms
Price overview
14
8. Longlist Collection
Incl. Milestone Reporting
•
•
•
•
•
Contact details
Date of first contact
Date of SDB entry
Reaction/Answer
Filled out RFQ
Examples
15
9. Competitive Phase
Price Comparison (TCO) from RFQs
•
•
•
•
•
•
Prices incl. Economy of Scale
MOQ
Price-Ratio towards current supplier
Savings per item and year
Currency
Customs
16
10. Sample Phase
Collection of Samples
•
•
•
QC check of samples
Create test report
Feedback Sample Quality to supplier
Examples
17
11. Shortlist Consolidation
Report collection
•
•
•
•
•
DIN EN 71 Reports
DIN ISO 9001/14001/18001
FSC / Reach / DMF / etc.
3rd Party Audits
Internal Declaration of Confirmity
18
12. On Site Inspection
Meeting Suppliers on Site
•
•
•
•
Standard Factory Audit
Price, Term, MOQ Negotiations
Declaration of Conformity
3rd Party QC Checks
19
12. On Site Inspection
Scoring overview
content:
no
topic
1.2.
Production Tool and Production Process
1.1.
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
3.1.
3.2.
General Overview
actual points
target points
0
5
0
Incoming Quality Control
0
ln-Line Quality Controls
0
25
10
10
Final Quality Control
0
10
Storing Facilities
0
10
total
0
100
Quality Assurance
0
Safety, Social and Environmental Issues
0
ranking:
0-50 points
50-80 points
>80 points
poor
potential
passed
10
20
12. On Site Inspection
Factory Audit - general procedure/ standard
Audit date:
Supplier:
Ability:
proceed by Audit Company assigned by Herlitz
1.1.
1.1.1.
1.1.2.
1.1.3.
1 .1 .4.
1.1.5.
1,1.7.
General Overview
production layout and flow
*suitability of the production facility layout smoothness of the production flow/management of
bottleneck effects and production lead times
production planning
*presence of a production schedule starting the daily production per day (or shift) and per line,
how do you adjust plan to actual production
Cleanliness of the production facilities
cleanliness and tidiness of the production lines/ absence of refuses or messy storing next to the
production lines
actual
5
2
5
operating instructions
*presence of clear and detailed instructions at each workstation
workers and operators attitude
working attitude, concentration and skills of the worker and machine operators
identification of the production lots
*identification of the production lot per batch, per line to allow vertical tracing
total
Participants:
target
5
5
0
3
25
comments
12. On Site Inspection
Do’s and Don’t’s
in China
Lewis Model
23
Eigene Positionseinschätzung möglich unter http://www.crossculture.com/services/online-tools
Do‘s and dont‘s
• Kleidung - gepflegt, aber idR kein Schlips/Kostümchen
• Begrüßungen – abwarten wenn, dann nur sehr leichter Händedruck – Lächeln
• Visitenkarte (englisch) beidhändig überreichen – eigenen Namen dabei aussprechen
• Smalltalk – wichtig, Chinesen wollen viel über zukünftigen Partner erfahren
• Gesicht wahren – Ranghöchsten zuerst begrüßen – abwarten und schauen
• Für Essen kann alles unterbrochen werden - auch wenn man „mittendrin“ ist.
24
Do‘s and dont‘s
• Essen - hat einen wesentlich höheren Stellenwert als in Deutschland
Beim Essen (immer vor dem Geschäftsabschluss) lernt man sich kennen und es ebnet den
Weg des Geschäftes.
Nicht selbst setzen, leiten lassen, Plätze werden nach Rang zugewiesen
Mit Stäbchen essen wäre gut, alles probieren (Grenze: es ruft Ekel hervor)
Durch Teilen der Speisen findet man immer etwas Leckeres am runden Tisch
In der Regel wird der Gast vom Gastgeber gebeten zuerst zu nehmen
Prost heißt Ganbei, aber leider auch „auf ex“
Es wird immer nachgeschenkt, wenn man nichts mehr will - stehen lassen
25
Do‘s and dont‘s
• Kein Taschentuch benutzen, immer raus gehen, leicht hochziehen ist ok.
• Guanxi ist das chinesische Beziehungsnetzwerk, was nicht zu unterschätzen ist.
• Geschenke – Kleinigkeiten (my.pen) sind super, besonders wenn sie in China nicht
erhältlich sind. Ranghöchster bekommt das Beste/Größte/darf Farbe wählen, etc.
• Immer pünktlich sein (z.B. beim Abholen)
• Verhandlungen – klare Absprachen wer was wozu sagt, Diskussionen /
Auseinandersetzungen vor dem Geschäftspartner unbedingt vermeiden
• Möglichst Kontakt zum Entscheider suchen und schauen ob er versteht / zustimmt.
(oft schwer, wenn dieser nicht Englisch spricht)
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Do‘s and dont‘s
• Chinesen machen Geschäfte zwischen Menschen und nicht über Produkte
• Diplomatie wird über Wahrheit gestellt
• Vorschläge über Terminpfade von den Chinesen sind hilfreicher als ein unrealistisch
vorgegebener Zeitpfad
• Handlungen / Ideen / Vorgehensweisen sind weder logisch noch effizient. Ruhig bleiben,
abwarten und Tee trinken.
• Ganz viel zuhören!!!
• Wiederholungen gelten als Betonung von den Partnern wichtigen Dingen
• Vereinbarungen und Verträge sind wichtig idR aber nicht einklagbar -> Verhandeln
27
13. Supplier Selection
360° Supplier View
•
•
•
•
•
Soft aspects
Quality / Legal Security
Price and Terms
Delivery performance
Factory Audit
28
13. Supplier Selection
What.
Project:
Date:
supply for BTS w/ Scissors
RFQ after fade out of Cosimex
Last update:
Criteria
*assess from 1 (below expectations) 2 (meet expectations) 3 (exceed expectations)
25.04.2016
25.04.2016
Description
Collaboration
Atmosphere, Reaction time, Attitude, etc.
Understanding
*A, B etc. equivalent for suppliers
Weight
1
Balanced evaluation
Supplier 1
Supplier 2
Supplier 3
Supplier 4
Supplier 5
Supplier 6
2
2
2
2
2
1
Suppliers Initiative
Expertise, Imaginativeness, Transfer-abilities, etc
Creativity, Proposition-Abilities, etc.
1
2
2
2
2
2
1
Product Quality Approval
Execution, Quality, Conversion, etc. (first sampling approval or GER:
EMP)
3
1
2
2
2
2
2
ok
ok
ok
ok
ok
ok
Sticking to legal guidelines
1
Sticking to physical and chemical requirements
REACH, SVHC
3
Declaration of Conformity
Price & Conditions
Delivery Performance
Pelikan Factory Audit
Others (first sampling approval / EMP)
< Target Cost
2
3
2
2
2
2
2
2
2
2
2
1
2
ok
ok
ok
ok
ok
ok
1
3
3
1
1
3
ok
ok
ok
ok
ok
ok
On Time in full (also for sampling exchange)
1
2
2
2
2
2
2
total
15
23
29
29
28
25
26
Shop floor-evaluation according to Herlitz 100 point scheme
29
3
1
1
1
2
1
1
14. ERP Entry
Create Supplier in ERP System
•
•
•
•
•
Contact details
Bank details
Agreed prices
Payment terms
Lead-times
30
15. Initial Trial Order
Sending trial order to supplier
•
•
Defined Volumes with SCM
Order according to MOQ and current stock situation
31
16. Goods In
QC Check at Pelikan premises
•
•
•
•
•
Visual Inspection
Technical Inspection
Creating Test report
Storage after approval
For initial delivery next AQL level
32
17. Mitigation Phase
Waiting for QC approval
•
•
•
•
•
formal handover to operations
Introduction of new supplier with all details
Introduction of operational buyer to new supplier
Forecast to be given to new supplier
Phase out of replaced supplier
33
18. Reordering Phase
Waiting for reordering item
•
•
•
Forecast to be given to new supplier
Re-Check Core data
Phase out of replaced supplier
•
And finally: Start new project
34
Thank you for your attention!
For further questions please contact :
[email protected]
030 / 4939 3701 or 0151 / 15051366
35