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TECNOLOGIA DE INFORMAÇÃO
IMPRESSORAS
1. Propósito
Esta política facilita o uso profissional adequado e responsável dos aparelhos de impressão da Grindrod, bem como o
controlo do custo de propriedade das impressoras da Grindrod, evitando-se o desperdício de consumíveis de impressão.
2. Impressoras Suportadas
A Grindrod suporta uma ampla variedade de impressoras mas, antes de se adquirir um novo aparelho de impressão, o
departamento de TI deve ser consultado para confirmar que se está a adquirir o aparelho correcto para o uso pretendido
e, sempre que possível, fazer esforços para padronizar modelos de impressoras específicos, de modo a optimizar
contratos comerciais e minimizar os custos. O aprovisionamento ou a contratação de impressoras não precisam de ser
feitos pelo departamento de TI, desde que o departamento de TI tenha estado envolvido no processo de decisão como
mencionado acima.
3. Política Geral
3.1 As impressoras deverão ser usadas para documentos que sejam relevantes na execução da actividade diária da Grindrod; as impressoras não deverão ser usadas para imprimir documentos pessoais.
3.2
A política geral é que a rede de impressoras (MFPs) seja usada com impressoras de departamentos, servindo um grupo de pessoas simultaneamente. Quando necessário, uma rede de impressoras multifuncionais será usada como fotocopiadoras e máquinas de fax, e estará ligada a email de modo a que um documento possa ser digitalizado e enviado por email sem a necessidade de imprimir cópias adicionais.
3.3
A instalação de impressoras pessoais não é geralmente permitida devido ao custo de operação destes aparelhos. Contudo, em certas circunstâncias, quando a confidencialidade, localização remota, a necessidade de imprimir um grande número de trabalhos com pouco volume de impressão, ou outra situação incomum forem um problema, as impressoras pessoais podem ser permitidas.
3.4 Não devem ser impressas cópias múltiplas do mesmo documento – a impressora não é uma fotocopiadora e o seu uso é mais caro por página. Se precisar de cópias múltiplas, imprima uma boa cópia na impressora e use a fotocopiadora para fazer cópias adicionais.
3.5 Se imprimir algo numa impressora partilhada, recolha-o de modo atempado. Se já não o quiser, por favor elimine-o adequadamente (ex.: reciclar).
3.6 Os trabalhos de impressão não recolhidos da unidade de MFP devem ser guardados junto à impressora e serão eliminados após 2 dias no recipiente de reciclagem de papel.
3.7 Limite o uso de papel tirando vantagem das capacidades de impressão em duplex (ex.: impressão em ambos os lados da folha), proporcionadas por algumas impressoras, e outras capacidades de optimização (ex.: imprimir seis slides de PowerPoint por página em vez de somente um por página).
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3.8 Limite o uso de toner seleccionado configurações de impressão padrão de pouco toner e de baixo dpi.
3.9
Evite imprimir arquivos grandes porque isso é um dreno dos recursos da rede e interfere com a capacidade de outras pessoas usarem a impressora. Por favor reporte ao departamento de TI quaisquer trabalhos de impressão planificados maiores que 100 páginas de modo a que a impressora mais adequada possa ser seleccionada e os outros utilizadores possam ser notificados.
3.10 Evite imprimir mensagens de email, isto é desperdício. Em vez disso use as pastas e a funcionalidade de arquivo da sua aplicação de email para organizar e ver as suas mensagens.
3.11 Evite imprimir um documento apenas para ver como ele está. Isto é um desperdício.
3.12 Evite reutilizar papel em impressoras laser porque isso pode originar bloqueio de folhas e outros problemas
com a máquina.
3.13 Muitas impressoras não suportam certos tipos de papel, incluindo pergaminho fino, transparências, etiquetas adesivas, papel vegetal, cartolina ou papel mais grosso.
3.14 A impressão a cores não é tipicamente necessária à generalidade dos utilizadores. Dada esta necessidade selectiva, bem como o custo elevado por página para imprimir cópias a cores, encoraja-se fortemente os trabalhadores a evitarem imprimir a cores quando o monocromo (preto) for suficiente.
3.15
Apenas podem ser usados tinteiros autênticos em impressoras que ainda estejam no prazo de garantia. Os tinteiros de recarga e reusados são desencorajados porque pode ocorrer dano físico à unidade impressora. Contudo, a decisão de usar estes tinteiros nas impressoras fora do prazo de garantia será da unidade de actividade afectada que reconhecerá o dano possível que possa ocorrer e aceitará que quaisquer custos directamente relacionados com as reparações ou manutenção subsequentes serão directamente por sua conta.
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