ata da reunião do conselho deliberativo da associação residencial

ATA DA REUNIÃO DO CONSELHO DELIBERATIVO DA ASSOCIAÇÃO
RESIDENCIAL ECOLÓGICA PATRIMÔNIO DO CARMO, REALIZADA NO DIA
27 DE FEVEREIRO DE 2010.
No dia 27 de Fevereiro de 2010, na sala de reuniões da Associação Residencial
Ecológica Patrimônio do Carmo, localizada à Rodovia Bunjiro Nakao, km. 54,
Município de São Roque, SP, em segunda chamada, às 16h00, estiveram reunidos os
membros do Conselho Deliberativo da AREPC a fim de apreciarem a seguinte ordem
do dia:
a) Aprovação da Ata de Reunião de 23/01/2010
b) Balanço 2008:
- Apresentação do Conselheiro Relator;
- Atualização do Relatório de Obras 2007/2008;
- Pendências do Balanço 2007.
c) Designação do Conselheiro Relator para o Orçamento de 2010
d) Metas do Conselho Deliberativo para 2010
e) Assuntos Gerais
- Substituição da Diretora Jurídica;
- Leilão de Imóveis / Consulta do Conselho Fiscal;
- Cancha de Bocha: Análise dos Comodatos e Proposta via Orçamento;
- Divulgação do Regimento Interno;
- Outros assuntos de interesse geral.
Estiveram presentes à reunião os conselheiros Carlos Antonio Avelino das Chagas,
Celso A. Meireles, Flávio Gago Gomes, Hideyo Kato, Luiz A. Novaes, Luiz Carlos
Tricarico, Maria Mercedes Attié, Maurício Zilio, Nelson C. F. Bonetto, Oge Amaury dos
Santos, Paulo R. Grava Brazil, Vera Bueno d’Horta, Wagner Casagrande Rodrigues e
os conselheiros vitalícios Francisco Di Cessa Neto e Luiz Cypriano Poppi. Estiveram
ainda representados por procuração os conselheiros Graziella Trixie Moussalli
(procuração para Flávio G. Gomes), Jesualdo F. Pinheiro Jr. (procuração para Luiz
Novaes), Serafim Afonso Barreiros (procuração para P. R. Grava Brazil) e Edson
Lopes (procuração para Francisco Di Cessa). Assistiram ainda à reunião o conselheiro
fiscal Michael Beisert, o diretor financeiro Álvaro Correa e o diretor técnico Carlos
Murilo. Com o quorum, portanto, de dezenove integrantes do Conselho Deliberativo,
teve início a reunião. Assumiu a presidência o Sr. Carlos A. das Chagas, Presidente
do Conselho Deliberativo, que indicou para secretariá-lo a mim, Vera d’Horta, na
condição de segunda secretária.
Item a) Aprovação da Ata anterior
Iniciando os trabalhos, foi aprovada a Ata da reunião do dia 23 de janeiro de 2010, que
já fora submetida aos conselheiros por meio de correio eletrônico.
O Presidente do Conselho Deliberativo, explicando a presença dos diretores Álvaro R.
Correa (Diretor Financeiro) e Carlos Murilo de Freitas (Diretor Técnico), informou que a
DE gentilmente se propôs a fazer uma apresentação em “PowerPoint” sobre o
Orçamento de 2010, dando a todos os Conselheiros uma visão ampla sobre as
propostas contidas no documento.
Item b) Balanço de 2008
O Presidente do Conselho Deliberativo distribuiu um conjunto de documentos
reunindo:
1) pontos pendentes na Assembléia Geral de 21.11.09, por ocasião da aprovação
condicionada do Balanço de 2007;
2) adendo ao relatório do Conselho Fiscal sobre as contas de 2008;
3) relatório do conselheiro Hideyo Kato sobre as contas de 2008; e
4) relatório da Comissão de avaliação de obras 2007/2008.
Em relação às pendências de 2007, elas foram esclarecidas pela Diretoria
Financeira, restando, apenas, apresentar dados mais completos e comprovações em
relação à antiga diferença (anterior a 2005) de 2,5 milhões, e operação de
financiamento de um micro ônibus, no final de 2006.
O conselheiro Poppi disse que possui e entregará uma relação que esclarece as
dívidas referentes aos mais de R$2 milhões que sempre aparecem nos balanços
contábeis, como dívidas a receber. O conselheiro Oge informou que o andamento dos
processos contra os devedores é moroso, mas que dos cerca de 100 processos em
andamento, cerca de 70 já estavam liquidados.
Wagner Casagrande e Maurício Zílio sugeriram que o CD peça formalmente à DE que
faça um requerimento, uma notificação extrajudicial à instituição bancária que detém o
contrato, para que entregue uma cópia.
A DE deverá fazer uma apresentação na AGO de 27.03.10, dando o resultado de seu
trabalho, relativamente às pendências de 2007, visando o encerramento final das
contas daquele exercício.
Na análise das contas de 2008, foi destacado que, embora, tenha havido evolução,
considerando os anos de 2006 e 2007, a Auditoria Externa continua apontando, nos
relatórios que acompanham o demonstrativo, diversos problemas administrativos e
contábeis.
Destaca-se no ano de 2008 a grande incidência de problemas envolvendo a execução
dos serviços de Recursos Humanos; as divergências entre os controles gerenciais e
contábeis, mormente do imobilizado; a deficiência de acompanhamento de obrigações
fiscais por parte das empresas terceirizadas (este item está recebendo, a partir de
2009, um eficiente controle).
O Diretor Álvaro destacou, também, o fechamento equilibrado das contas de 2009,
que permitiu que se retomasse a prática de se segregar e contabilizar os valores do
Fundo de Reserva e, que foi criada uma conta específica para aplicação desta verba.
O Sr. Chagas opinou que deve ser feito um esforço no sentido de se buscar maior
eficiência no recebimento das contas em atraso, inclusive com a implantação do PPI –
Plano de Pagamento Incentivado, proposto pela Diretoria Jurídica anterior e aprovado
pelo CD no ano passado.
Nos seus comentários sobre o Balanço de 2008. O Conselheiro Relator, Sr. Hideyo
Kato, salientou que vários fatores administrativos dificultaram o desempenho daquele
ano, como por exemplo, as substituições do Diretor Financeiro, do Conselho Fiscal e
da empresa de contabilidade.
No ensejo, o Sr. Maurício Zílio registrou mais uma vez seu inconformismo com a
indicação dos conselheiros fiscais Hertz Luiz Bonorino, Ronald Delaporte e Sérgio
Moussalli, pelo CD, para comporem o CF, quando da renúncia dos antigos membros,
pois, segundo ele, “deveria ter tido nova eleição para o CF.”. O conselheiro Grava
sugeriu que o episódio fosse considerado encerrado, aceitando-se o relatório
elaborado pelo CF, como de autoria de “três membros nomeados de modo
excepcional”. O conselheiro Kato recomendou que o CD considerasse legítimo o
parecer do CF, e que esse documento fosse aprovado.
A respeito deste assunto, foi salientado que a conjuntura exigiu uma solução
compatível com as necessidades e urgência requeridas e o CD, dentro das suas
atribuições, considerando a situação excepcional, enviou uma carta convite a todos
Associados, sendo indicados os que aceitaram o convite.
O parecer do Conselheiro Kato recomenda, acompanhando o voto do Conselho Fiscal,
a aprovação das contas de 2008, e, também, que se encontre um modelo
administrativo melhor.
O Sr. Wagner Casagrande sugeriu que se contratasse empresa de assessoria
administrativa, incluindo no orçamento essa despesa.
Submetido aos demais, o relatório do conselheiro Kato sobre as contas de 2008
foi aprovado, com recomendação de melhoria na administração.
Quanto ao Relatório de Obras 2007/2008 foi escolhido, para relatar esse assunto na
próxima AGO, O Sr. Oge dos Santos, que foi membro da Comissão que analisou esta
questão em 2009.
O Sr. Oge, também, está munido de dados atualizados do custo de cada obra, de
modo a permitir um parecer mais preciso sobre este assunto.
Item Extra Pauta – Apresentação do Orçamento para 2010
O Diretor Financeiro Álvaro Correia iniciou a apresentação da proposta de orçamento
para 2010, acompanhado pelo Diretor Técnico Carlos Murilo, garantindo que muitas
das recomendações da auditoria foram implantadas. A Diretoria propõe reajuste na
taxa de manutenção de 8,5%, a vigorar a partir de maio de 2010. O conselheiro fiscal
Michael Beisert manifestou-se de acordo com esse índice, que será proposto à
Assembléia Geral, tendo o CF distribuído cópia de seu Parecer sobre o Orçamento
proposto pela DE.
A proposta englobou 4 opções, com aumentos variando de 8,5%, 7,5%, 6,5% e 5,5%,
sendo que a cada percentual está vinculado um conjunto de obras/atividades de
manutenção de instalações/serviços da AREPC.
O CD endossou a posição do CF para que se recomende a aprovação da proposta
envolvendo um aumento de 8,5%, considerando que o conjunto de melhorias,
associado à mesma, são importantes e urgentes.
O CD, também, acompanha as observações do CF no que diz respeito:
- Execução das obras por etapas;
- Acompanhamento financeiro individualizado, através de contas próprias;
- Que as despesas não venham exceder as receitas;
- Eventuais despesas extraordinárias dependem de prévia concordância do CF e do
CD
Item c): Foi aprovada a indicação do conselheiro Oge como relator do Orçamento de
2010, na Assembléia Geral que se realizará no final do mês de março.
Item d): Dada à importância do tema referente às Metas do CD para 2010, e devido
ao adiantado da hora, decidiu-se que o assunto será objeto de uma reunião específica.
Item e): Assuntos Gerais:
- Foi informada a substituição ocorrida na Diretoria Jurídica, agora ocupada pela Dra.
Maria Aparecida Costa Morais. A indicação foi aprovada.
- O Conselho Fiscal consultou o Conselho Deliberativo sobre que atitude tomar no
caso ocorrido em relação a um dos lotes leiloados. Havia determinação do CD de que
50% do total apurado em leilões deveria ir para o Fundo de Reserva e os outros 50%
para a conta ordinária. Foi recebida a importância de R$50.000,00 como sinal de uma
compra e essa importância foi passada, pela DE, toda para a conta ordinária, com o
argumento de que tinha compromissos urgentes a saldar. O CD registrou que o
processo foi precipitado, a DE devia ter consultado o Conselho antes de realizar essa
operação, e não depois. O conselheiro Chagas sugeriu que se mude a destinação da
verba dos leilões: 25% para a conta ordinária, 25% para o Fundo de Reserva, 25%
para o Fundo de Obras e os outros 25% para o Fundo de Água.
- Em relação ao “Sítio da Pedra”, foi informado que o local, alugado pela AREPC, foi
devolvido ao proprietário e que a passagem, através do Patrimônio, ia ser fechada.
- Foi apresentado aos conselheiros o Regimento Interno de Convivência e Conduta
Associativa, elaborado por uma comissão de três conselheiros e entregue à DE em
abril de 2007, depois de debatido e aprovado no CD. Foi sublinhado o fato de que tal
documento não foi até o momento devidamente divulgado e, também, que a DE não o
colocou em prática. Foram lembradas várias irregularidades que ocorrem no
Patrimônio (criação de cães ferozes, mantidos soltos, apropriação indevida de áreas
verdes, tráfego de veículos em alta velocidade, estacionamento de automóveis no leito
das vias de circulação, etc), casos previstos no Regimento Interno, inclusive com
punições a serem aplicadas pela DE, de acordo com a gravidade, e que o documento
pode ser um importante instrumento de educação da coletividade.
- O conselheiro Luiz Tricarico lembrou da importância do Projeto ECOVIDA, a ser
retomado como prioridade, com o que concordaram vários conselheiros.
São Roque, 27 de Fevereiro de 2010.
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Carlos Antonio Avelino das Chagas
Presidente do Conselho Deliberativo
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Vera Bueno d’Horta
Segunda Secretária