Anexação de Documentos Digitalizados

Ministério da Fazenda
Secretaria da Receita Federal do Brasil
Superintendência da Receita Federal – 10ª Região Fiscal
Delegacia da Receita Federal em Uruguaiana
Anexação de Documentos Digitalizados
Anexação de Documentos
Digitalizados na Importação
Reunião de Apresentação
Responsável Felipe Rodrigues Moreira – SEDAD/DRF/URA
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MARÇO DE 2015
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Anexação de Documentos Digitalizados
Introdução
A Anexação de Documentos Digitalizados é uma ferramenta
desenvolvida e implantada no âmbito do Programa Portal Único do
Comércio Exterior.
O objetivo da criação da funcionalidade é, gradualmente, eliminar os
trâmites de documentos em papel, possibilitando aos operadores
apresentarem documentos aos órgãos intervenientes e de fiscalização sem a
necessidade de deslocamentos físicos.
Busca-se a modernização dos processos, aumento de agilidade e redução
de custos.
O lançamento ocorreu no dia 15 de dezembro de 2014, com o início do
projeto piloto, envolvendo algumas unidades de despacho da RFB.
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Apresentação
Na atual fase do projeto, a ferramenta de Anexação permite aos
operadores anexar documentos digitalizados, referentes a operações de
importação, em dossiês eletrônicos, que serão então vinculados à
Declaração de Importação. A IN SRF 680/2006 já está atualizada.
Desde 2 de março de 2015, os documentos instrutivos do Despacho de
Importação já podem ser anexados digitalmente.
A partir de 1º de julho de 2015, a RFB não aceitará mais documentos
instrutivos do despacho de importação apresentados em papel. Isso vale
também para respostas a intimações fiscais.
Localmente, nossa meta é antecipar tal data limite para 1º de junho de
2015. Por isso, é essencial que os importadores e seus representantes
comecem o quanto antes a utilizar a funcionalidade.
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Apresentação
De uma forma resumida, o importador, ao invés de apresentar
fisicamente o envelope contendo os documentos instrutivos do despacho
de importação, deverá digitalizar e anexá-los a um dossiê eletrônico e, em
seguida, vincular este à DI em questão.
A anexação dos documentos digitalizados é obrigatória para os canais
amarelo, vermelho e cinza. É opcional para o canal verde.
O uso do certificado digital é indispensável para acesso ao sistema e
também para efetivar a anexação de documentos.
Só podem realizar as anexações os representantes legais credenciados
no Siscomex. A IN RFB 1.288/2012 lista as pessoas aptas a serem
credenciadas. O Ajudante de Despachante não consta desta lista.
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Informações importantes
O registro da DI continua sendo feito normalmente pelo Siscomex
Importação Web.
A criação do dossiê eletrônico, a anexação dos documentos
digitalizados e a vinculação do dossiê à DI são realizadas no sistema
Visão Integrada.
O sistema Visão Integrada é acessado por meio do Portal Siscomex
(portal.siscomex.gov.br).
O sistema é melhor operado nas versões mais atuais do Google Chrome
e do Internet Explorer.
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Informações importantes
É essencial que a digitalização dos documentos seja feita com
qualidade suficiente para possibilitar sua visualização e leitura de forma
clara, sem dificuldades ou áreas ilegíveis. Por isso, é fundamental que,
antes de fazer a anexação, sejam conferidos os documentos digitalizados.
Os documentos a serem digitalizados devem ser os originais.
No âmbito do PSR/URA:
Nada será alterado com relação ao procedimento atual de ingresso e
presença de carga.
Os trâmites junto ao Senasa, Mapa, Anvisa, ANTT e Aduana
Argentina não sofrem alterações.
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Resumo da operação de anexação e vinculação
O processo de anexação é bastante simples. Em linhas gerais, a lógica é a
seguinte:
1º - Cria-se um dossiê (que basicamente é uma pasta eletrônica).
2º - Anexa-se ao dossiê todos os documentos digitalizados referentes a
uma determinada operação de importação. Ex: fatura, conhecimento,
manifesto, packing list, certificado de origem
3º - Vincula-se o dossiê (já com todos os documentos anexados) à DI.
Estas três etapas são feitas no sistema Visão Integrada.
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Sobre a criação do dossiê
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O dossiê é basicamente uma pasta eletrônica.
Para se criar um dossiê não é necessário que a DI já tenha sido
registrada.
Atualmente podem ser criados 3 tipos de dossiês: de importação,
exportação e drawback.
Para se criar um dossiê no Sistema Visão Integrada basta:
a)
Informar o CPF/CPNJ (no caso será do importador)
b)
Selecionar o tipo de dossiê (no caso será Dossiê de Importação)
c)
Preencher o campo “descrição” (campo de livre digitação, para
facilitar a identificação do dossiê). Sugestão: caso a DI já exista, é
interessante neste campo colocar o número dela.
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Sobre a anexação de documentos
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A anexação de documentos depende da existência de um dossiê.
Para se anexar documentos a um dossiê no Visão Integrada basta:
a)
Localizar/selecionar o dossiê desejado
b)
Indicar o tipo de documento a ser anexado
c)
Preencher o campo “palavra-chave”
d)
Selecionar os órgãos públicos que poderão acessar o documento
e)
Selecionar em seu computador o arquivo a ser anexado
f)
Marcar o botão de “ciência”
g)
Clicar no botão “Assinar e Anexar”.
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Sobre a anexação de documentos
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A assinatura digital é feita por meio do certificado digital.
A assinatura é efetivada ao informar a sua senha, quando solicitada
pelo sistema.
Neste fluxo, assinar digitalmente significa que o usuário está atestando
que o documento anexado confere com o original de papel.
Pode-se anexar vários documentos antes de assiná-los todos de uma
vez.
Documentos podem ser anexados a dossiês a qualquer momento. O
sistema registra a data, hora e o CPF de quem fez a anexação.
Cada documento deve ser digitalizado separadamente. Ex: não se deve
gerar um único PDF contendo fatura, packing list, conhecimento.
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Sobre a anexação de documentos
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São permitidas a anexação nas seguintes extensões: TXT, RTF, DOC,
DOCx, ODT, CSV, XLS, XLSx, ODS, PDF, PPT, PPTx, ODP, XML,
BMP, PNG e JPG e tamanho máximo de 15MB.
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Sobre a vinculação de dossiê à DI
Um dossiê pode ser vinculado a uma DI mesmo antes desta ser
parametrizada.
Não é possível vincular um dossiê vazio (que não contenha
documentos) a uma DI.
MUITO IMPORTANTE:
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a)
Só se deve vincular um dossiê a uma DI quando todos os
documentos obrigatórios já estiverem anexados ao dossiê.
b)
Um dossiê vinculado a uma operação não pode ser posteriormente
desvinculado.
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Sobre a vinculação de dossiê à DI
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Para se vincular um dossiê a uma DI no Visão Integrada basta:
a)
Pesquisar a DI desejada
b)
Clicar no ícone de “Vincular Dossiê”
c)
Informar o número do dossiê
Imediatamente após a vinculação do dossiê à DI, caso esta já tenha
sido parametrizada (amarelo/vermelho/cinza), efetiva-se
automaticamente a “recepção dos documentos”. Ou seja, a DI fica
disponível para distribuição por parte da RFB.
No curso do despacho, caso existam exigências fiscais, as respostas
deverão ser anexadas ao dossiê vinculado à DI em questão.
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Manual do Sistema Visão Integrada:
http://portal.siscomex.gov.br/informativos/biblioteca-de-arquivos/Manual_VICOMEX.pdf
Problemas técnicos: Serpro - 0800-978-2331
4 vídeos com tutoriais disponíveis com a Elog
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