O Estudo de Caso de Uma Empresa de Prestação de Serviços em

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O Estudo de Caso de Uma Empresa de Prestação de Serviços em
REDUÇÃO DE CUSTO: O ESTUDO DE CASO DE UMA EMPRESA DE PRESTAÇÃO
DE SERVIÇOS EM TELECOMUNICAÇÃO PARA CONSOLIDAÇÃO DA FROTA COM
QUALIDADE E SEGURANÇA
Wesley Crispim Alves
Fatec ZL – Faculdade de Tecnologia da Zona Leste
[email protected]
Transporte
Gerenciamento de Frota
Resumo
Movimentadas pelos índices de competição e as constantes mudanças no
ambiente organizacional, muitas empresas reestruturaram seu modelo de gestão.
Considerando este contexto somado ao propósito desse estudo devem-se identificar
quais são as vantagens competitivas dos modelos de gestão de frota, em virtude da
empresa, motivo do estudo de caso, ser uma prestadora de serviços em telecomunicação,
os veículos utilizados são leves e locados. Este trabalho visa a escolha ideal da aquisição
da frota, locada ou própria. E, também, será apresentado de forma metodológica como
apoio na gestão da renovação de frota de veículos. O estudo de caso foi realizado com
base nos dados históricos dos principais componentes de custos dos veículos do grupo
Líder Telecom. Ainda será apresentado simulações que orientarão a melhor escolha num
período adequado evitando movimentações financeiras que possa impactar nos recursos
imediatos. Os resultados demonstram ganhos financeiros e de qualidade.
“Vantagem competitiva é aquele algo mais que identifica os produtos e serviços e
os mercados para os quais a empresa está, efetivamente, capacitada a atuar de forma
diferenciada.” OLIVEIRA (2001, p.153)
Palavra-Chave: gerenciamento de frota; redução de custo; frota própria
Abstract
Moved by the indices of competition and the constant changes in the organizational
environment, many companies have restructured their management model. Within this
context the added purpose of this study are to identify what are the competitive
advantages of fleet management models, because the company’s reason for the case
study, is a provider of telecommunications services, the vehicles used are light and leased.
This work aims at the ideal choice of the acquisition of the fleet, leased or own. And also,
will be presented so as methodological support in managing the renewal of the fleet. The
case study was based on historical data of the major cost components of the Líder
Telecom Group vehicles. Yet simulations will be presented that will guide the best choice
within an appropriate period to avoid financial transactions that can impact the immediate
resources, The results demonstrate financial and quality gains.
“Competitive advantage is that something that identifies the products and services
and markets for which the company is effectively able to act differently.” OLIVEIRA (2001,
p.153)
Keyboards: fleet management; cost reduction; own fleet
1
Introdução
Como exemplo de adquirente, a empresa prestadora de serviços em
telecomunicações, absorve serviços que muitas empresas estão terceirizando, em
especial ao que se refere aos serviços logísticos. Porém, muitas empresas acreditam que
setores como o transporte faz parte de suas competências estratégicas, e a alta exigência
de qualidade na execução de atividades correlatas ao transporte acaba por justificar a
escolha pela manutenção de uma frota própria.
Casos assim entre outros temas relevantes na gestão do transporte, deve-se
destacar o gerenciamento da frota como sendo de fundamental importância e que merece
ser atenciosamente observado.
“O transporte é uma das principais atividades da logística, e representa, em média,
cerca de 2/3 dos seus custos, sendo essencial para atingir os objetivos de planejamento,
implementação e controle dos fluxos para a satisfação do cliente final.” (FLEURY, 2000)
Para entender as vantagens competitivas de cada modelo de gestão de frota na
prestação de serviços em telecomunicações, objetivo de estudo deste artigo, se faz
necessário uma análise dos fatores que implicam diretamente no custo da frota. Devemse definir quais são os custos diretos e indiretos com a frota dentro da organização. Com
isso é necessário responder: “Qual o verdadeiro negócio da frota dentro da organização?”
No caso do grupo Líder Telecom empresa de serviços de telecomunicação com 20
anos no mercado a frota tem a responsabilidade de atender e representar o cliente com
qualidade de serviço, com boa imagem, organização, confiabilidade e segurança. Dar
suporte aos projetos referente à gestão da localização dos veículos e perfil de cada
condutor para atendimento dos serviços especificados no contrato com o cliente.
Baseado no contexto acima é verificado que o Grupo Líder tem como objetivo a
excelência na prestação de serviço visando atender o cliente. Através do Diagrama de
Ishikawa (Causa e Efeito) podemos identificar os fatores que influenciam para a
Excelência na Prestação de Serviço.
Controle
Segurança
Tempo de Contrato
Treinamento
Monitoramento
Manutenção
Renovação da Frota
Condutor
Utilização Adequada
Preventiva
Preditiva
Treinamento de condutores
Excelência na Prestação de Serviços
Locação do veículo
Software de Gestão
Compra do veículo
Rastreador
Custo
Gestão
Figura I: Causa e Efeito para Excelência na Prestação de Serviços
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E lembrando, também se faz necessário apurar e mensurar os custos de Locação
dos veículos, combustível para abastecimento, manutenção preventiva, preditiva, e
corretiva, multas de trânsito e contratuais, rastreador e serviço de monitoramento e roubo.
Além dos funcionários que serão contratados e utilizarão os veículos como ferramenta de
trabalho. Com os valores levantados através de dados fornecidos pelo grupo e que serão
apresentados adiante é injustificável manter uma frota desse tamanho locada na sua
totalidade. Esse fato é uma das maiores desvantagens econômicas do grupo e dificulta a
gestão da frota no sentido de manter a renovação periódica para ter uma frota sempre
nova. Assim o último fato vai contra a primordial necessidade do grupo que é atender
seus clientes com excelência no serviço e qualidade.
Levando-se em consideração a possibilidade de trabalhar com uma frota própria
para vantagem competitiva por acúmulo de recurso e controles de qualidades diversas foi
realizado um estudo, apresentado a seguir, com o intuito de mensurar recursos tangíveis
e acrescentar as possibilidades de ampliação em reter mais recursos através de situações
não mensuráveis.
1.
Estudo de Recursos Utilizados
Para esse estudo foi utilizado dados da planilha “Relatório de Custos Frota – 2011”
implantado pela direção do Grupo Líder Telecom com o intuito de mensurar e controlar os
gastos gerados por departamentos e projetos da empresa numa forma de auditoria e
tomada de decisão de forma estratégica através de dados estatísticos para consolidação
do Grupo Líder Telecom no mercado por tempo indeterminado.
“Obtenha os dados de seu processo, transforme em dados estatísticos, resolva o
problema estaticamente, transforme os resultados em dados de seu processo.” (Mari,
1997)
1.1.
Análise dos dados coletados
Com os dados coletados foi possível gerar informações de custos com locação dos
veículos, manutenção dos veículos, o consumo de combustível, instalação e manutenção
do rastreador, multas de trânsito e a quantidade de veículos. No gráfico abaixo é possível
identificar esses custos representados por categoria do custo, total do custo da frota e
total do custo por veículo no ano. E, ainda podemos chegar a conclusão de que o único
custo que entra como um dado variável para tomada de decisão de a frota ser própria ou
locada é o custo da compra dos veículos versus o custo com a locação dos veículos.
3
Gráfico I: Custo da frota anual.
Para dar início ao estudo deve-se primeiro “anualizar” o custo de um veículo dentro
da frota, locada versus própria. Com isso é possível determinar se é vantajoso ou não a
troca e definir qual é o valor e o tempo de investimento inicial. Aqui fica sinalizado que os
veículos em discussão de porte leve como os carros como o UNO e o CELTA. Assim,
chegamos à tabela que torna possível analisar o período ideal para a substituição da
frota, sendo o custo menor na compra dos veículos do que na locação.
Para tanto é necessário conhecer alguns dados:
Tabela I: Custo de veículo por Ano.
Devemos lembrar que com a aquisição dos veículos a empresa também assume o
seguro, IPVA e depreciação do mesmo que já estão incluídos nos valores acima
descritos.
Baseado nas vantagens de recursos financeiros proporcionadas pela aquisição da
frota como acúmulo de patrimônio deu-se o estudo.
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Foi realizadas simulações com a renovação da frota a cada 2 e 3 anos para definir a
melhor estratégia apresentados nos gráficos a seguir.
Gráfico II: Custo Acumulado com compra e locação de veículos por período de 2 anos.
Compreende-se a partir dessa simulação que apesar de ter um acúmulo
significativo em um período ainda torna-se inviável o investimento inicial por ser muito
acima da realidade financeira do grupo impactanto nos recursos imediatos.
Gráfico III: Custo Acumulado com compra e locação de veículos por período de 3 anos.
É possível verificar nessa nova simulação que o valor investido é mais factível a
realidade da empresa, uma vez que o investimento realizado é próximo do que a empresa
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já faz na locação da frota. Ainda, é viável devido o acúmulo de recursos serem bem mais
significativos para a empresa em relação à simulação anterior.
Para tornar vantajosa a substituição da frota locada para própria e real o acúmulo
de recursos para a empresa é necessário um programa de treinamento e incentivo aos
colaboradores, principalmente, condutores dos veículos para melhor conservação e
cumprimento das normas de utilização dos mesmos.
2.
Recursos não mensuráveis
Existem recursos imensuráveis para viabilizar o estudo da substituição de frota
locada por própria. Apesar de não ser possível quantificar esses recursos eles impactam
diretamente nos valores retidos e acumulados pela empresa dando uma maior
consolidação para a mesma.
Alguns pontos a serem analisados e que agregam valores ao patrimônio da
empresa e consolidação da frota com Qualidade:
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3.
Política de uso dos veículos;
Conscientização dos gestores e incentivo;
Programa de incentivo aos colaboradores;
Treinamento adequado;
Desconto na compra e renovação da frota realizada pela fábrica;
Garantia estendida pela fábrica;
Eliminação de taxas associadas aos contratos de locação;
Menores custos com perdas de veículo;
Vantagem em relação aos concorrentes, principalmente, como representação da
imagem dos clientes aos consumidores;
Processo de transição
Contudo, deve ser adotado um processo de transição da frota locada para a frota
própria para não criar grandes impactos de gestão e financeiros. Ainda, determinar a
porcentagem da frota que será própria e outra porcentagem que será locada devido à
variância na demanda em função de alguns contratos e que deve ser trabalhada com
maior atenção em outro estudo.
Outra situação é a devida análise dos contratos de cada veículo sabendo-se que
existem multas no distrato. Com análise devida é possível identificar a necessidade de
uma transição paulatina não criar os impactos e desconfortos financeiras no caixa da
empresa. Portanto, são necessárias algumas análises e tomadas de decisões referentes
aos contratos atuais de locação de veículo. Reforçando, deve-se realizar de uma maneira
cautelosa a substituição da frota locada por própria sem deixar de lado a porcentagem de
“fôlego” para atender a demanda variável. Devem-se levar em consideração os contratos
de prestação de serviços adquiridos pelo grupo já que alguns têm o tempo prédeterminado e muitas vezes sem possibilidade de renovação, com isso a demanda por
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veículos oscila causando potenciais diminuições e se a grupo tiver apenas veículos
próprios assumirá grandes investimentos sem gerar receita.
4.
Conclusão
Conforme as informações descritas no texto, é possível concluir que para a
consolidação da frota no Grupo Líder e para sua melhor saúde financeira deverá ser
tomada as seguintes decisões:
 Substituir sua frota locada por uma determinada porcentagem em frota própria;
 Definir o tempo de transição para menor impacto no investimento “otimizando” o
custo;
 De quanto em quanto tempo fazer a troca da frota para maior obtenção na retenção
dos valores;
Partindo disso, chegou-se a conclusão de que o investimento inicial deve ser em 3
anos. Tempo definido para uma boa transição sem riscos decorrente de multas de distrato
com as locadoras e ainda obtendo uma satisfatória retenção de valores financeiros para a
empresa e substituição da frota a cada 2 anos mantendo uma frota sempre nova como
diferencial entre os demais concorrentes atraindo mais clientes pela qualidade e
segurança na prestação de seus serviços e representação da imagem dos clientes junto
aos consumidores e obtenção de valor residual na troca dos veículos por novos, assim,
conseqüentemente, uma maior retenção de valores aumentando o patrimônio da empresa
significativamente a cada período como poderemos ver na tabela abaixo.
Gráfico IV: Economia gerada com compra versus locação de veículos por período.
Duração de 3 anos na transição de status da frota de locada para própria e a substituição
a cada 2 anos.
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Levando-se em consideração o tempo de existência da empresa e o estudo
realizado concluí que em torno de 20 anos teremos uma retenção de valores acima da
casa dos R$ 420.000.000,00. Valor suficiente para ter outras duas empresas de porte
semelhante. Isso sem mensurar outros fatores como descrito no texto e, ainda, o acúmulo
de patrimônio.
Tem de ser imediatamente alterado o modo de gestão da frota do Grupo Líder que
foi estudada aqui, pois os números comprovam uma perda devastadora de bens
financeiros da empresa que pode crescer e ampliar sua participação no mercado
exponencialmente com apenas essa mudança, que é um mero detalhe de decisão
estratégico gerencial.
“O conteúdo expresso no trabalho é de inteira responsabilidade do(s) autor(es).”
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Bibliografia
FIGUEIREDO, Kleber Fossati; FLEURY, Paulo Fernando; WANKE, Peter. Logística
Empresarial: a perspectiva brasileira. 1. Ed. São Paulo: Atlas, 2000.
FIGUEIREDO, Kleber Fossati; FLEURY, Paulo Fernando; WANKE, Peter. Logística e
Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos. 1. Ed. São Paulo: Atlas, 2003.
FIGUEIREDO, Kleber Fossati; FLEURY, Paulo Fernando; WANKE, Peter. Logística
Empresarial. 1. ed. São Paulo: Atlas, 2006.
PORTER, Michael. Vantagem Competitiva – Criando e sustentando um desempenho
superior. 2. Ed. Campus: São Paulo, 1989.
LIDER TELECOM, dados sobre custos com frota.
VIEIRA SOBRINHO, J. D. Matemática financeira. 4. Ed. São Paulo: Atlas, 1994.
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