PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO POP Nº 01/01

PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO
Área:
Processo:
Tarefa Crítica:
Executor:
POP Nº 01/01CALEDoc
SUBCOMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS DAS ORGANIZAÇÕES MILITARES –
SCPAD-OM
Nº 01: Avaliação de Documentos
Equipe da SCPAD-OM
Data da Vigência
2009
Objetivo: Avaliar a documentação anual da Organização Militar
Finalidade: Listagem de eliminação de documentos para ser enviada ao Arquivo Histórico do Exército
Custo: Zero
Prazo: ATÉ 30 DE SETEMBRO DE 2009
Legislação: (todos disponíveis no Sítio do Arquivo Histórico do Exército, na Pasta Gestão
Documental):
a) Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991. (Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos
e privados e dá outras providências).
b) IG 11.03 (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército);
c) Tabela sub-classe “080”- Tabela de Classificação, Temporalidade e destinação de
documentos de arquivo referentes às atividades-meio do Exército Brasileiro;
d) Tabela de Classificação, Temporalidade e destinação de documentos de arquivos referentes
às atividades-meio da administração pública- CONArq);
e) Tabela de Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo referentes
às atividades-fim do Exército Brasileiro-TBTEx (em caráter experimental );
f) Ofício Nr 014-CPADEx, de 03 abr 09; (atentar para esse ofício, pois o mesmo alterou o
modelo de Listagem da IG 11-03);
g) Memento de Medição de Acervos-AHEx;
h) Modelo de Listagem de Eliminação de Documentos do Exército Brasileiro, constante do
Ofício Nr 014-CPADEx, de 03 abr 09;
i) Portaria nº 835, de 14 de novembro de 2007 (Aprova as Normas para Recolhimento de
Acervos ao Arquivo Histórico do Exército e dá outras providências).
j) Orientações gerais para preenchimento da Listagem de Eliminação de Documentos do
Exército.
Material Necessário
Mesa
Papel
Computador
Atividades Críticas
1. A escolha dos códigos de classificação requer extrema atenção.
Manuseio do Material
1. Manusear as tabelas de temporalidades, o modelo de listagens e o memento de medição de acervos.
Descrição da Tarefa
1. A Subcomissão Permanente de Avaliação de Documentos-SCPAD da OM deverá selecionar a
documentação que não está mais na fase corrente da Seção ou OM. (atentar para a definição de
fase corrente que depende do assunto do documento).
Verificar a Tabela sub-classe “080”- Tabela de Classificação, Temporalidade e destinação de
documentos de arquivo referentes às atividades-meio do Exército Brasileiro e fazer a análise
da documentação (art 17º, da IG 11-03);
Por exemplo: Folhas de Alterações (Assentamentos Individuais): Código nº 080.3 - a fase corrente
dura enquanto o servidor permanecer na ativa;
Ler as Orientações gerais para preenchimento da Listagem de Eliminação de Documentos
do Exército.
2. Verificar o assunto de cada documento:
(Por exemplo: As folhas de alteração (assentamentos) de um militar de 2004 – Código nº 080.3,
da Tabela Sub-Classe 080: Fase Corrente: enquanto o militar permanecer na ativa; Fase
intermediária: prazo máximo de 130 anos contando com a fase corrente; Destinação Final:
Eliminação.
Ex 2 – Legislação de pessoal do ano de 2004 – Código nº 080.1 (legislação) da Tabela Sub-classe
“080”– Fase corrente: enquanto vigorar; Fase intermediária: 05 anos; Destinação Final: Guarda
Permanente;
3. Lançar os códigos em uma planilha ou no próprio documento;
4. Contagem do número de documentos em cada código;
5. Medição do acervo – (ver o memento de medição no site do AHEx).
6. Separar em envelope os documentos por Códigos de Eliminação ou de Guarda Permanente;
7. Preparar a Listagem de Eliminação de Documentos (O modelo constante da folha 2, do Anexo B,
da IG 11-03, não é mais válido! O modelo correto é o que está na página do Arquivo Histórico do
Exército (AHEx), anexo ao Ofício Nr 014-CPADEx, de 03 abr 09, de conformidade com as
exigências do Conselho Nacional de Arquivos-CONARQ.
8. Preparar o Ofício encaminhando a Listagem;
9. Enviar para o AHEx, a Listagem de Eliminação de Documentos do Exército Brasileiro;
10. Aguardar o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) publicar o Edital de Ciência de
Eliminação de Documentos no âmbito Exército, em Diário Oficial da União.
11. Aguardar a Secretaria-Geral do Exército republicar o mesmo Edital no Boletim do Exército, no
qual autorizará a eliminação das respectivas listagens, no prazo previsto, desde que não haja
nenhum impedimento.
12. Decorrido o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias da publicação no BE, do Edital de Ciência de
Eliminação de Documentos no âmbito Exército, no qual poder-se-á solicitar vistas de documentos,
a SGEX autoriza a eliminação dos mesmos, exceto daqueles que foram desentranhados, mediante
solicitação de interessados;
13. Uma vez autorizada a eliminação, as SCPAD da OM elaborarão o Termo de Eliminação de
Documentos – Ver Modelo do termo no Anexo C, da IG 11-03.
Resultados Esperados
1. Melhoria da Gestão de Documentos na Força-Terrestre.
2. Solução dos problemas referentes à devolução pelo CONARQ de listagens elaboradas pelo OM
do Exército Brasileiro.
Ações Corretivas
1. Em caso de documentação não adaptável à tabela Sub-classe “080” ou da atividade-meio do
CONARQ, utilizar a TBTEX;
2. Criar uma rotina de classificação de documentos no recebimento e/ou expedição de documentos
na OM;
3. Atuar junto às Seções de sua OM para adaptação do Arquivo (fase corrente e intermediária) ao art.
23º da IG 11-03.
4. Lembrar aos membros da SCPAD-OM que a liberação final para eliminação é de responsabilidade
do CONARQ e que, portanto, eles não aceitam códigos genéricos (Ex: pessoal militar 020 – com
1.500 documentos). O certo é ver o assunto de cada documento e classificar de acordo com a
classe, sub-classe, grupo e sub-grupo, PARTINDO DO GERAL PARA O ESPECÍFICO, de
acordo com as Tabelas sub-classe “080” e CONARQ.
5. Não colocar na listagem de eliminação os nomes dos atuais Secretário-Geral do Exército e do
Diretor do Arquivo Histórico do Exército.
6. Solicitar o apoio do Arquivo Histórico em caso de dúvidas (RITEX – 810 5113 ou (21) 2519
5113-Chefe da Comissão de Avaliação de Listagens de Eliminação de Documentos-AHEx
(atualmente Cap Ferreira Jr);
Elaborado por
Responsável
Aprovação Chefe
Aprovação Ass SE-EB
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Ferreira Júnior - Cap
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Ferreira Júnior - Cap
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Ferreira Júnior - Cap
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Rodrigues - Maj