Procedimento de Denúncia de Fraude

Procedimento de
Denúncia de Fraude
Aprovado pelo Diretório da Celulosa Arauco y Constitución S.A.
2008
Índice
Aplicação e Alcance
Objetivo
Definição
Denúncia de Fraude
Proteção das Pessoas Denunciantes
Canais de Denúncia de Fraude
Recebimento da Denúncia
Registro das Denúncias
Tratamento da Denúncia
Confidencialidade
Relatório de Investigação
Resolução da Denúncia
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Aplicação e
Alcance
Objetivo
O objetivo deste documento é definir o procedimento de denúncia,
investigação e solução de fraudes, com a finalidade de garantir o
anonimato do denunciante, evitar filtro de informação, envolver
inocentes e garantir as ações legais.
A Celulosa Arauco y Constitución S.A. e suas filialis (Arauco)
adotaram este programa para receber, aceitar, investigar e atuar em
caso de denúncias diretas ou anônimas de trabalhadores, clientes,
fornecedores, acionistas e terceiros, com relação principalmente
a tudo aquilo relacionado com a observância dos Princípios
Empresariais, Normas de Conduta Ética, Conflitos de Interesse e
todo tema relacionado com o não cumprimento regulatório, controle
interno, alteração das Demonstrações Financeiras e “Situações ou
fatos que requerem a atenção da Administração e/ou do Diretório”,
proporcionando sinais ou informação distorcida ao mercado,
investidores, proprietários, clientes ou credores, com relação à
realidade da empresa e garantir o anonimato do denunciante, evitar
fuga de informação e envolver pessoas inocentes e garantir as ações
legais.
Para todas as denúncias recebidas assegura-se sua análise independente, confidencial e sem represálias.
Definição
Para os efeitos deste Procedimento, entendemos como fraude uma
gama completa de irregularidades e atos ilegais, caracterizada por um
engano intencionado. A fraude pode ser cometida para benefício ou
em prejuízo da Organização e pode ser realizada tanto por pessoas de
fora como de dentro da mesma. Engano é o uso de qualquer astúcia, falácia ou manobra que procure
induzir a erro a uma pessoa determinada, para causar um dano patrimonial.
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Aplicação e
Alcance
Definição (cont.)
Alguns exemplos de fraudes em benefício da Organização são:
- Venda ou atribuição de ativos fictícios ou falsos.
- Pagamentos inapropriados, tais como contribuições
políticas ilegais, corrupção, subornos ou pagamentos a
funcionários do governo, intermediários de funcionários do
governo, clientes ou fornecedores.
- Apresentação ou avaliação premeditada e irregular de
transações, ativos, passivos ou benefícios.
- Preços de transferência premeditados e irregulares (por
ex.: avaliação de bens intercambiados entre sociedades
relacionadas).
- Transações premeditadas e irregulares entre partes
relacionadas entre si, nas quais uma das partes percebe
algum benefício, que não pode ser obtido numa transação
sem tratamento a favor.
- Erros intencionais no registro ou publicação de informação
relevante com o objetivo de melhorar a apresentação
financeira da organização diante de terceiros.
- Atividades de negócio proibidas, tais como as que infringem
as leis, normas, regulamentos ou contratos.
- Fraude fiscal.
Alguns exemplos de fraude para o benefício direto ou indireto de um
trabalhador, de um terceiro alheio ou de outra organização são:
- Aceitação de subornos ou corrupção.
- Desvio para um empregado ou um terceiro alheio, de uma
transação potencialmente lucrativa que, normalmente, geraria benefícios para a organização.
- Desfalque, tipificado como a apropriação fraudulenta de
dinheiro ou propriedades, e à conseqüente falsificação dos
registros financeiros para encobrir o fato, dificultando a sua
detecção.
- Ocultação ou falsificação intencionada de fatos ou dados.
- Reclamações cursadas por bens ou serviços não fornecidos
realmente à organização.
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Denúncia
de Fraude
Proteção das
Pessoas Denunciantes
Este procedimento oferece proteção contra qualquer medida
discriminatória, derivada da denúncia, que possa adotar a Arauco
contra o trabalhador que realize uma denúncia de boa fé e sob os
parâmetros deste procedimento.
Para facilitar o cumprimento da obrigação que possuem os
trabalhadores de denunciar os fatos, condutas ou circunstâncias
que possam constituir a seu juízo uma infração a este Código, será
utilizado o seguinte canal de denúncia.
Consistentemente com as políticas e princípios da Arauco em
nenhuma instância, se poderá aplicar represálias ou tratar de tomar
represálias, contra qualquer pessoa que, de boa fé e sob os parâmetros
deste procedimento, formule uma denúncia à Arauco.
Canais de Denúncia
de Fraude
i. Correio Tradicional: O denunciante poderá realizar a denúncia
através de carta confidencial, dirigida ao Secretário do Diretório ou
a qualquer um dos seus membros. A denúncia não será considerada
se a carta não incluir um telefone ou correio eletrônico válido para
contato.
Particularmente no caso das filiais na Argentina e no Brasil, a denúncia
deverá ser dirigida ao Secretário do seu próprio Diretório ou a
qualquer um dos seus membros. Adiante, toda referência que seja
realizada ao Directorio, membros deste e outros relacionados,
exclusivamente para a Argentina e o Brasil corresponderá ao seu
próprio Diretório.
ii. Web site: www.arauco.cl, onde deverá acessar a seção “Sobre a
Arauco – Ética”, exceto na Argentina, site: www.altoparana.com.ar,
onde deverá acessar a seção “Alto Paraná – Ética”, e no Brasil, site:
www.araucodobrasil.com.br, onde deverá acessar a seção “Placas do
Paraná – Ética”.
Qualquer que seja o caso aparecerá um formulário para redigir
a denúncia. Se deseja realizar a denúncia de forma anônima, esta
comunicação não será considerada se o denunciante não indicar um
número telefônico ou um correio eletrônico válido para contato.
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Denúncia
de Fraude
Recepção da Denúncia
O Secretário do Diretório ou qualquer um dos seus membros,
especialmente delegado para tal efeito e/ou o Presidente do Diretório,
estarão facultados para receber e gestionar o início da investigação
das denúncias. Estas serão reveladas ao Presidente do Diretório na
próxima sessão a ser realizada. Nesta qualidade, e para dar início
ao processo de investigação, age sob a autoridade e mandato do
Diretório da Celulosa Arauco y Constitución S.A.
A pessoa que tiver sido designada para esta função deverá investigar,
resolver e elaborar um relatório da pesquisa, que será entregue e
apresentado ao Diretório.
No caso das filiais na Argentina e no Brasil, embora as denúncias serão
recebidas e gestionadas pelo Diretório respectivo, sempre deverá
manter informado o Diretório da Arauco Casa Matriz.
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Denúncia
de Fraude
Registro das Denúncias
O Secretário do Diretório deverá manter um registro das denúncias
recebidas, independentemente se são investigadas ou não, contendo,
entre outros, a seguinte informação:
(i) A data e natureza da denúncia e as pessoas envolvidas;
(ii)Estado atual da investigação;
O Secretário do Diretório deverá proporcionar uma atualização deste
registro, destacando o status das investigações em curso.
Todas as denúncias e informações recebem tratamento e/ou
consideração legal, de acordo ao seu contexto, através de assessoria
específica.
Se a denúncia for acolhida pelo Diretório, este poderá entregar o caso
a qualquer pessoa idônea para realizar a investigação de fraude.
O Secretário do Diretório ou algum membro do Diretório, designado
para investigar a denúncia recebida, deverá avaliar se esta possui
mérito para ser abordada e dará conta da sua recomendação na
seguinte sessão do Diretório, instancia que decidirá finalmente se deve
ou não realizar uma investigação.
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Denúncia
de Fraude
Tratamento da Denúncia
A instância que realize a investigação deverá tomar as medidas para
recolher o máximo de informação que permita realizar a averiguação
e estará facultada para interagir com a fonte emissora da denúncia
para efeitos de recolher maiores detalhes e assim dar um apropriado
e oportuno curso à investigação.
Se, pelo contrário, não for possível obter informação suficiente para
dar curso à investigação, a denúncia será arquivada e será incorporada
ao registro estatístico de denúncias.
No caso de realizar-se a investigação, os passos a seguir serão:
i. Solicita-se e realiza-se uma reunião com o denunciante
fora do escritório, onde informará detalhadamente a
operação e os supostos envolvidos. A pessoa designada
como responsável de realizar a investigação, irá revelar
as condições de resguardo de informação e garantia de
anonimato, estabelecidos neste procedimento.
ii. Procede-se a tipificar e quantificar a ou as operações,
efetuando um controle dos antecedentes proporcionados.
iii. Definem-se os meios de prova necessários para certificar a
denúncia.
iv. Comprova-se a realidade da informação.
v. Define-se o impacto e os responsáveis da fraude.
Recolhida toda a informação e concluída a investigação, a pessoa
designada como responsável de realizá-la, deverá preparar o relatório
respectivo.
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Denúncia
de Fraude
Confidencialidade
As investigações deverão realizar-se sob uma absoluta confidencialidade, sendo permitida somente a divulgação daqueles dados necessários
para realizar as ações que esta requerer. Tal confidencialidade deve ser
mantida durante todo o processo de investigação, e seus resultados
também se entendem como confidenciais, e só poderão ser conhecidos pelo Diretório.
No caso de que a denúncia envolva ou implique direta ou indiretamente a quem tiver sido designado pelo Diretório como responsável
pela investigação das denúncias, deverá retirar-se oportunamente da
mesma, informando sobre tal situação, por escrito, ao Presidente do
Diretório. Ato seguido, o Diretório deverá nomear outro responsável
para que realize a investigação.
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Denúncia
de Fraude
Relatório de Investigação
O Secretário do Diretório deverá revisar e analisar as denúncias
que tiverem recebido, deixando evidência desta ação nos seus papéis
de trabalho. Além disso, uma vez realizada a investigação, deverá ser
emitido um relatório com os antecedentes apurados, com um detalhe
razoável e com uma relação clara dos fatos. Estes Relatórios de Investigação, entre outros antecedentes, deverão descrever:
(i) a denúncia recebida,
(ii)os procedimentos utilizados para investigá-la;
(iii)resultados documentados da investigação, e
(iv)as medidas corretivas que possam ser recomendadas.
O Diretório deverá tomar as medidas pertinentes e, se for necessário,
solicitar uma ampliação de antecedentes.
O Secretário do Diretório ou a pessoa designada para realizar
a investigação poderá, com a prévia aprovação do Presidente do
Diretório, contratar auditores externos, assessores ou outros peritos
externos para que o ajudem a investigar e analizar os resultados.
Todas as investigações deverão ser feitas confidencialmente de tal
maneira que só seja divulgada a informação necessária para facilitar a
revisão dos documentos investigados ou aquilo que a Lei exigir.
Adicionalmente poderá, se achar pertinente e necessário, requerir a
ajuda da equipe de Auditoria Interna, Diretores, outros Executivos ou
outros colaboradores da Arauco para investigar e resolver a denúncia,
mantendo sempre a confidencialidade.
Os custos envolvimos na investigação das denúncias serão imputados
ao orçamento do Diretório.
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Denúncia
de Fraude
Resolução da Denúncia
O Diretório deverá revisar o Relatório de Investigação recebido,
aplicar as sanções disciplinares que correspondam, e instruir à
Administração para que adote qualquer medida corretiva como
respuesta a uma determinada denúncia. O Diretório poderá, à sua
discrição, consultar qualquer executivo da Arauco ou qualquer
terceiro que possa ter os conhecimentos especializados apropriados
para que o ajude na investigação.
Se a denúncia recebida e o relatório final da investigação determine
ou conclua que a situação informada possui arestas ou implicâncias
de caráter legal, o Diretor de Assuntos Legais ou Fiscal da Arauco
deverá assessorar e tomar todas as ações pertinentes para efeito de
resguardar os interesses da Companhia e colocar, no prazo mais breve,
em conhecimento da justiça ordinária.
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