POP CAG - 03 - Utilização do fundo fixo de caixa

PROCEDIMENTO OPERACIONAL
Título Relatório:
N.
O
CAG -03
UTILIZAÇÃO DO FUNDO FIXO DE CAIXA E REEMBOLSO
DE DESPESAS DE VIAGEM
Data:
Usina:
Depto./Setor:
Página:
Compras
1
COMERCIAL AGROMEN
26/06/2014
1 – OBJETIVO
Normatizar os processos de compras das Comerciais Agromen e padroniza-los com base no modelo
utilizado nas outras empresas do grupo.
2 – PROCEDIMENTO – UTILIZAÇÃO DO FUNDO FIXO DE CAIXA E REEMBOLSO DE
DESPESAS DE VIAGEM.
Deverá ser estabelecido um valor para o fundo fixo de caixa de cada unidade de forma a ser
reposto quinzenalmente. A reposição será feita mediante apresentação da prestação de contas e
notas fiscais justificando o desembolso no período.
2.1 – Limite de valores a serem reembolsados pela empresa

Refeições: deve ser apresentada a nf com os gastos reais. O reembolso será limitado a R$
18,00 por pessoa/refeição.

Hospedagem: hotel três estrelas, apartamento econômico e duplo, se aplicável.

Frigobar: somente água

Lavanderia: não será reembolsado

Despesas com telefone: cada caso deve ser analisado e aprovado previamente pela
diretoria.
Nota:

No verso de cada nota deverá conter a descrição da despesa e nome dos funcionários.

Despesas excedentes ou fora do padrão acima descrito deverão ser arcadas pelo funcionário.
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2.2 – Outras despesas de pequena monta
O fundo fixo de caixa é destinado ao pagamento de pequenas despesas tais como correios e
cartório.
Todo e qualquer tipo de material deve passar pelo processo de normal de compras através do
sistema Sigma.
(caso existam outras despesas corriqueiras, urgentes e frequentes, que os responsáveis julguem
necessário o pagamento através do caixa deve ser formalizada uma lista e encaminhada para préaprovação da diretoria).
2.3 – FORMALIZAÇÃO DO RELATÓRIO DE DESPESAS DE VIAGEM E RELATÓRIO DE
MOVIMENTO DE CAIXA PARA SOLICITAÇÃO DE REEMBOLSO.
Segue abaixo modelo padrão a ser utilizado por todas as unidades:
digitalizar.pdf
Relatório de
despesas de viagem.xlsx
O relatório de movimento de caixa deve conter a assinatura do responsável pelo caixa e do Gerente
responsável pela filial.
O relatório de despesas de viagem deve conter a assinatura do Gerente responsável pela área e do
funcionário.
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2.4 – CONFERÊNCIA PARA PAGAMENTO
O Depto. Contábil deverá emitir a AP e se certificar de que os limites acima mencionados estejam
sendo respeitados.
2.5 – PAGAMENTO
O Depto. Financeiro deverá emitir a listagem de títulos registrados para pagamento na data,
conferir com as APs e efetuar o pagamento.
3 – ÁREAS ENVOLVIDAS E RESPONSABILIDADES
3.1 – Responsável pelo caixa - Comercial Agromen

Manter os numerários em caixa em local seguro

Controlar os numerários liberando somente o necessário (baseado nas nomas citadas neste
pop) mediante formalização e assinatura de vale.

Quando da apresentação das despesas de viagem verificar os limites com base nas
definições citadas neste POP

Formalizar o relatório de movimento de caixa, assinar e colher assinatura do responsável
pela filial e encaminhar para reembolso/ Orlândia.
3.2 – Contabilidade

Verificar se os limites e restrições discriminados neste POP foram respeitados

Emitir a AP
3.3 – Contas a pagar

Se certificar de que todos os títulos com pagamento programado para a data serão pagos.

Efetuar pagamento.
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3.4 – Auditoria

Mapear outras situações que, por ventura, não foram inclusas neste POP.

Realizar auditoria esporádica conforme estabelecido no anual.
4 - DO NÃO CUMPRIMENTO
O não cumprimento do presente procedimento acarretará nas sanções específicas de acordo com o
art. 482 da CLT.




1° ato deverá o colaborador receber uma advertência verbal (orientação);
2° ato, advertência por escrito;
3° ato, suspensão de até 30 dia e
4° ato, ocasionará a demissão do colaborador por justa causa.
5 – DOCUMENTOS E ANEXOS

Modelo de relatório de despesas de viagem e de movimentação de caixa
6 – INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES
N/A
7 – HISTÓRICO DE REVISÃO
Histórico de revisão
N.o.
Data
Responsável
Revisão Controladoria Aprovador
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8 – APROVAÇÕES
Responsável pela elaboração:
Revisão da Controladoria:
Responsável pela aprovação:
Data:___/___/______
Data:___/___/______
Aline Gabin Menassi
Data:___/___/______
9 – CIÊNCIA DOS ENVOLVIDOS
Data
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Nome
Área/Cargo
Filial
Assinatura