ScanFile V8 - bei mdt-LINN

ScanFile V8
ScanFile V8
Document Management
Software
Dokumentenmanagement auf höchstem Niveau mit ScanFile V8 behalten Sie den Durchblick!
Document
Routing
Dokumente
ScanFile V8
Scannen
ScanFile V8
Mikrofilm
ScanFile V8 ist ein leicht bedienbares Dokument Management System, das alle Optionen besitzt, um
auch komplizierte Aufgaben der Dokumentenverwaltung zu bewältigen.
Das Grundkonzept von ScanFile V8 ist einfach, aber wirkungsvoll:
Es stellt Ihnen als Anwender die Gesamtheit all Ihrer Dokumente als virtuelles Archiv zur Verfügung.
Somit trägt jeder Anwender des Archivs zu dessen Entwicklung bei und profitiert zugleich von den
bereits eingelagerten Dokumenten. ScanFile V8 richtet sich an diejenigen, die eine gesteigerte
Produktivität durch perfektes Informationsmanagement suchen. ScanFile V8 verwaltet im
Wesentlichen die aktuellen Dokumente, wobei die Archivierung von Dokumenten nur ein Teilaspekt
von ScanFile V8 ist.
Über Ihren vernetzten Arbeitsplatz haben Sie Zugriff auf alle Dokumente und können Ihre Aufgaben
mit herkömmlichen Programmen (Word, Excel, Outlook…) bearbeiten.
Drucken
Jedes Dokumentenformat kann in einem ScanFile-Archiv ablegt werden. Somit ist jedes Dokument
immer aktuell abrufbar und den Benutzern (entsprechend den Zugangsrechten) netzwerkweit
zugänglich. ScanFile V8 verfügt über alle wichtigen Funktionen für den Import elektronischer Dateien,
die Ansteuerung von Scannern und peripheren Massenspeichern, sowie die automatische Indexierung
mit OCR Texterkennung/Barcode-Lesung.
Scannen
eMail
Mit ScanFile V8 verfügen Sie über alle notwendigen Mittel zur Erfassung und Indexierung von
Dokumenten sowie zur Vergabe von Zugriffsrechten auf die Dokumente.
elektronische
Dokumente
persönliche
Ablage
ScanFile V8
WebServer
Internet
Internet
ScanFile V8
Remote Station
Upload
elektronischer
Dokumente
Die ScanFile Remote Station:
Archivierung über Internet
ScanFile Remote Station ist die ideale Lösung, um Ihre weltweit
vorhandenen Dokumente direkt und ohne Umwege in ein
zentrales Archiv zu integrieren.
Scannen
Das bewährte Dokumenten Management System ScanFile V8
wird in diesem Fall mit dem Modul „ScanFile Remote Station
Server“ zu einer echten Client/Server Archivierungslösung. Das
Servermodul verwaltet und konfiguriert nicht nur die ScanFile
Remote Stations, sondern verwaltet auch Remote Server Konten,
mit denen Ihre User auf andere Server oder deren Ressourcen
im Organisationsverbund zugreifen können. Die Übertragung
der Daten erfolgt dabei mit Netzwerkgeschwindigkeit und ist
selbstverständlich mittels Verschlüsselung gegen Missbrauch
geschützt.
Durch den Einsatz von „LuraDocument“ können Farbseiten so
komprimiert werden, dass sie mühelos über jede Anbindung an
das Internet übertragen werden können.
browsergestütze
Internetrecherche
Der ScanFile WebServer
Heutzutage arbeiten Unternehmen immer häufiger mit InternetTechnologien, die die Anbindung räumlich entfernter und mobiler
User an das Firmennetzwerk ermöglichen. Der Webbrowser
dient hierbei als Werkzeug bei der Recherche nach Dokumenten.
Diese Entwicklung führt zu dem Wunsch zukünftig per Internet/
Intranet auf die Dokumente des Unternehmens zugreifen zu
können.
Der ScanFile WebServer nutzt die Vorteile des Internets und
genießt so derzeit einen außergewöhnlichen Status. Dabei stützt
er sich auf die Datenstruktur von ScanFile V8.
ScanFile WebServer ist eine Anwendung, die auf der Nutzung
eines Internet Information Servers (IIS) basiert. Mittels eines
Webbrowsers greifen Sie weltweit auf Ihre ScanFile V8
Bibliotheken zu.
Dokumente werden mit dem ScanFile WebServer schnell, einfach
und sicher im Internet/Intranet zur Verfügung gestellt.
ScanFile V8
Übersicht
Arbeitsoberfläche von ScanFile V8
Features von ScanFile V8
ScanFile V8 ist ein leicht bedienbares Dokument Management System, das alle Optionen besitzt,
um auch komplizierte Aufgaben der Dokumentenverwaltung zu bewältigen.
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Benutzerfreundliche Bedienung
Bis zu 10 Indexfelder individuell einstellbar
Import elektronischer Dokumente
Office Integration:
- Direkte Speicherung von Word-, Excel-, Powerpoint-, Outlook- und Access-Dokumenten
- Direkter Start der o.g. Office Applikationen aus ScanFile V8
- Archivieren und Drucken in einem Schritt
Index-, Schlagwort- und Volltextsuche
Detaillierte Anwenderverwaltung
Scheduler Service
- Automatische, zeitplanbasierende Import- und Aktualisierungsfunktionen
Zusammenfassung von bis zu 50 Dokumenten in einer „Wallet”
- Kostenloser Wallet-Viewer
- Aufbewahrungssteuerung von Dokumenten
- Export, Löschen oder Wiedervorlage nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer
Schlagwortmodul
- Zuordnung von Dokumenten zu einem oder mehreren Schlagwörtern
Direkte Archivierung aller druckfähigen Dokumente mittels TIFFwriter
Optionales Bibliotheksmodul
- Aufbau archiv- und datenträgerübergreifender Datenbanken (Jukeboxunterstützung)
Optionale Formularerkennung
- Klassifizierung von Dokumenten durch individuelle Erkennungsmerkmale
- Individuelle Barcode/OCR-Zonenerkennung für jedes Dokument
Optionales OCR-/Barcode-Modul:
- Automatisches Indizieren mit OCR-/bzw. Barcode-Lesezonen
- Volltexterkennung aller Dokumente
- Lesevorgang sowohl auf gesamten Ordner, als auch auf selektierte
Dokumente/Seiten skalierbar
Optionaler virtueller Archivierungsdrucker (VNP)
- Archivieren und Drucken in einem Arbeitsschritt
- Automatische Erfassung gedruckter Belege (in Verbindung mit OCR/Barcode)
Optionales Workflowelement „Document Routing”
- Definierter, kontrollierter und protokollierter Dokumentenfluß
Optionaler Aktivitätenreport:
- Genaue Protokollierung ausgewählter Aktivitäten
Optionaler Import von Mainframedaten (COLD)
Optional „LuraDocument“
Optionale Zusatzapplikation ScanFile Remote Station
Optionale Zusatzapplikation ScanFile WebServer
Erweiterte und detaillierte Anwenderverwaltung
Die Anwenderverwaltung wurde wesentlich erweitert. Die Userverwaltung unterstützt
das Anlegen von Usergruppen. Wenn ein User einer Gruppe zugeordnet wird, erbt er
automatisch die Rechte dieser Gruppe auf bestimmte Datenbestände sowie
Funktionen innerhalb des ScanFile-Systems.
Über die ererbten Gruppenrechte hinaus können einem User zusätzliche individuelle
Rechte auf Daten und Funktionen eingeräumt werden. Ein ererbtes Gruppenrecht
kann einem User nicht entzogen werden.
Diese erweiterten Funktionen stellen eine wesentliche Erleichterung der
Useradministration in ScanFile V8 dar.
Nach dem Starten von ScanFile V8 erscheint das Hauptfenster auf dem Bildschirm.
Dieses Fenster enthält eine standardisierte Windows-Menüleiste und Toolbars, mit
deren Hilfe Sie schnell verschiedene Funktionen aktivieren können.
Die Größe und Position der Fenster wird in jedem ScanFile-Archiv anwenderbezogen gespeichert, so dass der Anwender beim nächsten Öffnen die gleiche
Umgebung vorfindet.
Erstellen von Archiven
Dokumente werden in ScanFile V8 in Archiven zusammengefasst. Archive speichern
grundsätzlich alle zu den Dokumenten gehörenden Informationen, also die
Dokumente selbst, ihre Indexinformationen, ihre Anmerkungen und Memos sowie
die Scanner- und Usereinstellungen.
Wenn Sie das optionale OCR-Modul benutzen, sind auch die Wortlisten der
Volltexterkennung im Archiv integriert.
Archive können auf allen beschreibbaren Medien - einschließlich Netzwerkpfaden angelegt werden.
Ein Archiv können Sie unter einem aus max. 32 Zeichen bestehenden
Namen ablegen. Jedes Archiv hat bis zu 10 Indexfelder mit max. 255 Zeichen.
Individuelle Attribute für die verschiedenen Felder beschleunigen oder
automatisieren das Indizieren während des Scannens oder Nacherfassens.
Automatische Zusammenführung
Ein neues Dokument kann automatisch mit einem bereits gespeicherten
Dokument, das den gleichen Index besitzt, zusammengeführt werden. Diese
Feldeigenschaft kann separat für jedes Indexfeld eingestellt werden. Existiert ein
Index bereits, kann ein neues Dokument automatisch oder nach Benachrichtigung
und Bestätigung diesem Index hinzugefügt werden. Das Speichern eines
existierenden Indexes kann erlaubt oder verhindert werden.
Aufbewahrungssteuerung
Für jedes Dokument kann eine individuelle Aufbewahrungsfrist festgelegt werden.
Die Aufbewahrungsfrist wird in Monaten berechnet, z. B. nach dem
Eröffnungsdatum oder auch der letzten Änderung. Am Ende der Aufbewahrungsfrist
kann das Dokument auf Wiedervorlage gelegt, exportiert oder vernichtet werden.
ScanFile V8
Features
Änderung von Dokumenten
Benutzung eines Scanners
ScanFile V8 unterstützt folgende Canon-Scanner direkt:
-
DR-2050C
DR-2080C
DR-2580C
DR-3020
DR-3060
DR-3080C / DR-3080C II
DR-5010C
DR-5020
DR-5080C
DR-5060F
-
DR-6080 / DR-7580
DR-7080C
DR-9080C
MS300
MS350
MS400
MS500
MS800
Canofile 510
CR-180
Darüber hinaus unterstützt ScanFile V8 über die TWAIN-Schnittstelle eine Vielzahl
weiterer Scanner.
Image Filtern
Die Lesbarkeit und Klarheit eines eingescannten Images kann durch
Filter verbessert werden. Der Filter beseitigt z.B. isolierte weiße oder
schwarze Bildpunkte oder verdunkelt eine Seite bzw. erhellt diese.
Zudem können z.B. dünne Linien entfernt oder unterbrochene Linien
ergänzt werden.
Gefilterte Bilder nehmen wesentlich weniger Speicherplatz ein.
Der Filter kann im Menü „Optionen“ - „Filter einstellen“ permanent
ein- oder ausgeschaltet werden, so dass die Filterung während oder
direkt nach dem Scannen ausgeführt wird. Einzelne Bilder können auch
später gefiltert werden und, falls gewünscht, das Original ersetzen.
Ist ein Scanner angeschlossen, brauchen Sie ihn nur in der Scanner-Liste auszuwählen.
Die Scanner-Parameter werden in jedem Archiv individuell gespeichert. Man kann
mehrere Scanner für ein Archiv benutzen.
Änderung von Dokumenten
Scannen von Dokumenten
Seiten anfügen
Neue Dokumente können in ScanFile V8 durch Anklicken des Buttons „Scannen“
im Steuerfenster eingescannt werden.
Wählen Sie das Dokument, an das Sie Seiten anfügen wollen (z.B. mit Menü
„Suchen“). Durch einen Klick auf den Button „Seiten anfügen“ wird der
Scanvorgang gestartet und die Seiten an das Dokument angehängt.
Wie die Indexierung während des Scanvorgangs verläuft, hängt vom Dokumenttyp und
Indexaufbau ab. Ob die Dokumente mit einem Barcode versehen sind, ob eines der Felder
ein automatisches Zählfeld ist, ob die Dokumente mit OCR gelesen werden - all diese Schritte
laufen automatisch ab.
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•
Seiten löschen
Ein Dialogfenster bietet Ihnen die Möglichkeit, bestimmte Seiten zu entfernen.
Der Batch-Modus erzeugt ein Mehrseiten-Dokument. Nachdem der Feeder
leergelaufen ist, muss der Anwender festlegen, was mit den gescannten
Seiten und dem noch nicht abgeschlossenen Datensatz passieren soll.
Im Einzelseitenmodus wird für jede gescannte Seite eine neue Datei angelegt.
Seiten einfügen
Wählen Sie das Dokument, in das Sie Seiten einfügen wollen (z.B. mit
Menü „Suchen“). Positionieren Sie die Anzeige auf die Seite, vor die weitere
Seiten eingefügt werden sollen. Klicken Sie auf „Bearbeiten“, legen die
einzufügenden Seiten ein und klicken auf „Seiten einfügen“.
Seiten revidieren
Einzelseiten scannen
Batch-Scannen
Nächste Seite
Vorhergehende Seite
Durch Einscannen können Sie bestehende Seiten revidieren. Ältere
Revisionen können durch einen speziellen Button auf dem angezeigten Bild
eingesehen werden.
Index ändern
Umschaltung Feeder manuell
Inhalt der Indexfelder löschen
Einzelne Indexeinträge eines Dokumentes können verändert werden.
Positionieren Sie die Anzeige auf das zu verändernde Dokument (z.B. mit
Menü „Suchen“). Klicken Sie auf „Bearbeiten“, verändern Sie den Inhalt der
Indexfelder durch Anklicken und Eingabe und übernehmen Sie die
Änderungen durch Klicken auf den Button „Index ändern“.
Seitenreihenfolge ändern
Sie können in ScanFile V8 die Reihenfolge der Seiten eines Dokuments nach
Ihren Vorstellungen verändern. Durch „Drag and Drop“ ist es möglich, die
Position einer Seite im FastPic-Fenster zu verschieben.
ScanFile V8
Benutzung eines Scanners
ScanFile V8
Aufzeichnung/Speichern von Dateien
Menü „Senden an“ im Explorer
Import elektronischer Dokumente
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Dokumente an ein
ScanFile-Archiv zu senden und in ein ScanFile-Archiv zu
importieren.
Elektronische Dokumente können in ihrem Ursprungsformat
oder im TIFF-Format abgespeichert werden. Zur Abspeicherung im TIFF-Format verwendet man den TIFFwriter.
ScanFile V8 fügt dem Menü „Senden an“ im Windows
Explorer automatisch eine weitere Auswahlmöglichkeit
hinzu: ScanFile Elektronische-Dateiarchivierung.
Damit können Sie mit der Maus Dateien im Explorer
auswählen und an ScanFile senden. Ein Archivauswahlfenster öffnet sich, in dem Sie das Zielarchiv bestimmen
sowie den Index eingeben können.
Import von Indexinformationen
Mit der Funktion „Index importieren“ können zusätzliche
Informationen zu einem bereits existierenden Dokument
hinzugefügt werden.
Microsoft Office Integration
Mit der Office-Integration, die Sie während der ScanFile V8 Installation auswählen können,
haben Sie die Möglichkeit, Dokumente direkt aus Word, Excel, Powerpoint, Outlook und
Access in ScanFile V8 zu archivieren. Insbesondere die Möglichkeit, eMails direkt aus
Microsoft Outlook einschließlich Anhang zu archivieren, stellt einen weiteren wichtigen
Schritt auf dem Weg zur vollständigen Integration elektronischer Dokumente
in ScanFile V8 dar.
Mit dieser Funktion können Sie die oben genannten Office-Dokumente in ihrem
Ursprungsformat in ScanFile V8 speichern.
Die beiden unten abgebildeten Icons erscheinen automatisch in den Symbolleisten der
oben genannten MS Office-Anwendungen.
12345678,Projekt Phase 1,87654321,32680
12345679,Teil 1 - Phase 2,97654321,12045
12345680,Durchführbarkeitsstudie,08654321,3000
12345681,Planung,18654321,6000
12345682,Planfeststellungsverfahren,28654321,2500
12345683,Mittel,38654321,55678
12345684,Infrastruktur,48654321,17222
Die oben abgebildete Textdatei enthält Index-informationen,
die durch Kommata voneinander getrennt sind.
Für den Import wird die erste Information in der Zeile
benutzt, um das Dokument in ScanFile V8 zu finden
und dann die weiteren Indexfelder durch die zusätzlichen
Informationen der Zeile auszufüllen.
Import von Dateien in den
Nacherfassungspool
Beim Import von Dateien werden diese zunächst in dem
Nacherfassungspool eines ScanFile-Archivs gespeichert.
Senden an ScanFile
Drucken und an ScanFile senden
Obwohl Sie Dateien jeglichen Formats importieren können,
werden Ihnen im Auswahlmenü speziell die Formate
TIF, PCX, BMP, GIF, JPG, DOC, XLS, PPT, TXT, DAT und ASC
angeboten. Wählen Sie Laufwerk und Pfad, woher die
Dateien importiert werden sollen. Anschließend werden die
Dateien in den Nacherfassungspool kopiert.
Im Nacherfassungspool können Sie die Dateien auf einfache
Weise zu Dokumenten bündeln und indizieren.
ScanFile V8
Dokumentenrecherche
Dokumente suchen
Wählen Sie im Steuerfenster das Menü „Suchen“ und geben
Sie die Suchkriterien für die Dokumente, die Sie benötigen,
in eines oder mehrere Indexfelder ein. Durch Anklicken des
Icons „Suchen“ beginnt die Suche. Auf dem Bildschirm
erscheint eine Liste der Dokumente, die den angegebenen
Suchkriterien entsprechen. Zudem wird die erste Seite des
ersten in der Liste erscheinenden Dokumentes angezeigt.
Durch die Eingabe von Wildcards (Suchfunktion mit
Platzhaltern) in Verbindung mit Schlagworten reduzieren
Sie die Trefferliste auf die gewünschte Auswahl von
Dokumenten. Die Indexfelder sind zur präzisen Auffindung
eines Dokumentes logisch mit „UND“ kombiniert.
Erweiterte Indexsuche
Wenn ein Dokument eingescannt oder importiert wird,
werden mehrere zusätzliche Informationen in Bezug auf das
Dokument gespeichert. Enthalten sind u.a. das Scandatum
des Dokumentes und der Name des Anwenders, der das
Dokument gescannt hat. Zudem werden Datum, Zeit und
Anwender der letzten Änderung gespeichert.
Diese Option bietet neben der Bereichssuche die Suche
nach den Informationen, die bei der normalen Indexsuche
nicht zugänglich sind. Der Anwender kann z.B. durch
Eingabe des Anwendernamens oder des Änderungsdatums
ein Dokument recherchieren.
In den Indexfeldern kann eine Bereichssuche „VON … BIS“
durchgeführt werden. Auch die Suchbegriffe können durch
die Booleschen Operatoren „UND“ oder „ODER“
miteinander verknüpft werden.
Suche mit Schlagworten
Wurde einem Archiv eine Schlagwortliste zugeordnet, können
Sie zur Suche eine Kombination von Schlagworten und Indexbegriffen verwenden.
Bei der Suche mit Schlagworten können mehrere Schlagworte
gleichzeitig ausgewählt werden.
Wenn die Schlagworte logisch mit „UND“ verbunden sind,
werden diejenigen Dokumente angezeigt, die unter allen
ausgewählten Schlagworten abgespeichert sind.
Wenn die Schlagworte logisch mit „ODER“ verbunden sind,
werden diejenigen Dokumente angezeigt, die unter mindestens
einem der ausgewählten Schlagworte gespeichert sind.
ScanFile V8
Anzeige von Dokumenten
Anzeige elektronischer Dokumente
In ScanFile V8 können Dateien jeglichen Formats abgelegt
werden. Mehr als 200 Dokumentformate zeigt ScanFile V8
durch einen integrierten Viewer automatisch an. Andere
Dateiformate können ebenfalls angezeigt werden, wenn die
entsprechende Applikation installiert ist.
Anzeige der Dokumente
In ScanFile V8 gibt es mehrere Werkzeuge, um das gewünschte Dokument anzuzeigen.
Eine Zoomfunktion kann aktiviert werden, Images können beliebig gedreht und die Größe des Images
an das Anzeigefenster angepasst werden.
Mit den Buttons „Nächste Seite“ /„Vorhergehende Seite“ kann man durch ein Dokument blättern.
Jedes elektronische Dokument kann in ScanFile V8 geöffnet
werden, wenn die zugehörige Applikation installiert ist.
Änderungen in diesem Dokument werden entweder
als Revision oder als neues Dokument gespeichert. Das
Ursprungsdokument bleibt immer als Original erhalten.
FastPics-Anzeige
Erster Eintrag
Letzter Eintrag
Nächster Eintrag
Vorhergehender Eintrag
Komplett anpassen
Seite auswählen
Erste Seite
Vorhergehende Seite
Letzte Seite
Nächste Seite
Dokumentenübersicht mit
Arbeitskopien
Neben dem Imageanzeigefenster können Sie bis zu drei
Arbeitskopien erstellen und diese parallel anzeigen lassen.
Diese Arbeitskopien sind völlig unabhängig vom aktuell
geöffneten Archiv und seinem Anzeigefenster.
Sie bleiben geöffnet, bis sie vom Anwender geschlossen
werden oder ScanFile V8 geschlossen wird.
Zoom Window
Breite anpassen
Image verkleinern
Image vergrößern
Image rechts drehen
Image um 180° drehen
Image links drehen
1:1 Darstellung
Die in einem Dokument enthaltenen Seiten können als FastPics in
einem eigenen Anzeigefenster dargestellt werden.
Im FastPics-Fenster können Sie feststellen, ob eine Seite die
Vorder- oder Rückseite eines doppelseitig gescannten
Dokumentes ist. Zudem können Sie die Seiten markieren, die Sie
drucken, löschen oder senden möchten.
Elektronische Dokumente (z.B. Dateien einer Textverarbeitung)
werden in den FastPics durch EDOC gekennzeichnet. COLD-Seiten
tragen die Bezeichnung COLD.
Haben Sie das FastPics-Fenster aktiviert und drücken jetzt die
rechte Maustaste, erscheint ein Menü, in dem Sie verschiedene
Aktionen wie OCR-Lesen, Kopieren, Drucken, Senden, etc.
durchführen können.
Versenden von Dokumenten und eMail
CD Schreiben vorbereiten
Mit diesem in ScanFile V8 integrierten Modul können Sie das
Auslagern von einem oder mehreren Archiven vorbereiten.
Auf Wechseldatenträger (CD-ROM) ausgelagerte Archive
können mit dem Bibliotheksmodul recherchiert werden.
Durch Auswählen und Klick auf den Button „Kopieren“
können Sie die auszulagernden Archive auf einfachem
Wege zusammenstellen.
Das Modul überwacht, dass die Gesamtgröße der
ausgelagerten Archive das CD-Fassungsvermögen nicht
überschreitet.
Versenden von Dokumenten als eMail Anhang
Zudem kann man mit diesem Modul CDs auf zwei Arten
vorbereiten.
Mit ScanFile V8 können Sie nicht nur drucken und Faxe versenden,
sondern auch durch einen einfachen Klick ein Dokument oder
ausgewählte Seiten eines Dokuments per eMail versenden.
Die erste Methode ist eine normale Auslagerung von
ScanFile-Archiven auf einen Datenträger, wie z.B. CD-ROM.
Bei der zweiten Methode können Sie auf den Auslagerungsdatenträger zusätzlich ein Retrieval-Programm kopieren.
Die durch das Modul zusammengestellten Dateien können
anschließend mit Standardsoftware auf CD/DVD fixiert
werden.
Das Retrievalprogramm ermöglicht die Datenrecherche
ohne ScanFile Programm Lizenz auf jedem Windows
Rechner.
Um ein Dokument zu verschicken, wählen Sie im Pop-Up-Menü den
Punkt „Senden an … eMail”. Dadurch wird eine neue eMail generiert,
die die ausgewählten Seiten des ScanFile-Dokuments als Anhang
mitführt.
Sie geben nur noch die eMail-Adresse des Empfängers und einen
eventuellen Begleittext ein.
In den Grundeinstellungen von ScanFile V8 können Sie selbst
entscheiden, ob Sie die Seiten als PDF, Multi-TIFF-Datei oder als
einzelne Dateien verschicken möchten.
ScanFile V8
CD / DVD Schreiben vorbereiten
Schlagworte
Schlagworte
Dies ist ein Modul, das einfaches und schnelles Gruppieren und
Sortieren von Dokumenten ermöglicht.
Schlagwortlisten werden vom Anwender angelegt und im Menü
„Archiv“ bearbeitet und mit dem entsprechenden Ordner verbunden.
Schlagworte können als Kategorien angesehen werden, in die
Dokumente eingeordnet werden. Dokumente können aber auch mit
jeder beliebigen Kombination von Schlagworten verbunden werden,
obwohl das Dokument nur einmal gespeichert wird.
Erstellen Sie nach Ihren eigenen Bedürfnissen die Schlagworte, mit
denen Sie Ihre Dokumente am einfachsten wiederfinden können.
Sie können für ein einzelnes Dokument ein oder mehrere Schlagworte
angeben, (wenn notwendig) auch in Kombination mit den Indizes des
Dokumentes.
Für die Recherche können Sie beliebig viele Schlagworte (logisch mit
„UND“ oder „ODER“ verbunden) benutzen, auch in Verbindung mit
den Indizes.
Bibliotheken erstellen
Das Erstellen von Bibliotheken ist eine der zentralen Optionen
für die Suche in ScanFile V8. In einer Bibliothek können Sie
mehrere Archive sehr einfach zusammenfassen und somit in
diesen Archiven gleichzeitig recherchieren. Die Bibliothek kann
automatisch aktualisiert werden und die Suche sich über mehrere
Laufwerke/Datenträger erstrecken.
Konkret bedeutet das, dass die Datenbanken der verschiedenen
ScanFile-Archive für den Anwender sehr gut nachvollziehbar
miteinander verbunden werden.
Die ScanFile-Archive in einer Bibliothek können nach
Maßgabe von Zugriffssicherheit und Speicherplatz beliebig
auf verschiedene Laufwerke/Datenträger verteilt werden.
Das Bibliotheksmodul findet die Daten automatisch auf dem
entsprechenden Laufwerk bzw. fordert zum Einlegen des richtigen
Datenträgers auf.
Das Bibliotkesmodul verwaltet auch Massenspeichersysteme
wie CD-, DVD- und MO-Jukeboxen.
Die Bibliothek vereint automatisch die Schlagwortlisten und OCRVolltextdatenbanken der in ihr enthaltenen Archive.
Bibliotheksaktualisierung
Bibliotheken werden durch diesen Scheduler auf Aktualität geprüft und gegebenenfalls
aktualisiert. Die Laufwerke und Bibliotheken, die zu überwachen sind, können einzeln
ausgewählt werden.
Suche mit Schlagworten
Wurde einem Archiv eine Schlagwortliste
zugeordnet, können Sie zur Suche eine
Kombination von Schlagworten und Indexbegriffen verwenden.
Bei der Suche mit Schlagworten können
mehrere Schlagworte gleichzeitig ausgewählt
werden.
Wenn die Schlagworte logisch mit „UND“
verbunden sind, werden diejenigen Dokumente
angezeigt, die unter allen ausgewählten
Schlagworten abgespeichert sind.
Wenn die Schlagworte logisch mit „ODER“
verbunden sind, werden diejenigen Dokumente
angezeigt, die unter mindestens einem der
ausgewählten Schlagworte gespeichert sind.
ScanFile V8
Bibliotheken erstellen
Virtueller Netzwerk- und Archivdrucker
Virtueller Netzwerk- und Archivdrucker
TIFFwriter
Der TIFFwriter ist ein Windowsdrucker, mit dem Sie durch
Drucken jedes Dokument aus einer beliebigen WindowsAnwendung in einem ScanFile-Archiv ablegen können. Alle
mit dem TIFFwriter in einem ScanFile-Archiv gespeicherten
Dokumente werden automatisch im TIFF/JPEG-Format
abgelegt.
Um ein Dokument mit dem TIFFwriter in ScanFile V8 zu
archivieren, wählen Sie die Option „Drucken“ aus und
anschließend als Drucker den ScanFile TIFFwriter.
Sie können das Archiv auswählen, in dem Sie das
Dokument ablegen möchten. Bei der Auswahl des Archivs
erscheinen die Felder (und die Schlagworte) des Archivs.
Im Anschluss können Sie die Index-Informationen Ihres
Dokumentes sofort eingeben oder das Dokument im
Postindex (Nacherfassungspool) ablegen. Aus diesem
Nacherfassungspool können Dokumente dann zu einem
späteren Zeitpunkt indiziert werden.
Des Weiteren verfügt der TIFFwriter über den Sammelmodus, mit dem Sie mehrere Dokumente vor dem
Speichern in einem ScanFile-Archiv zusammenstellen
können.
Sie können die gesammelten Dokumente nacheinander
ansehen, indem Sie den Button „Sammlung anzeigen“
anklicken.
Sie können sich einzelne Seiten der Dokumente in der
Sammlung ansehen, sie löschen oder komplette Dokumente
innerhalb der Sammlung löschen.
Alle gesammelten Dokumente werden automatisch direkt
in einem Scanfile-Archiv abgelegt oder in seinem Nacherfassungspool gespeichert.
TIFF-Spooler
Der TIFF-Spooler überwacht ein Verzeichnis und importiert die dort abgelegten TIFF-Dokumente
in regelmäßigen Abständen in ein ScanFile Archiv. Dabei werden die Dokumente automatisch mit
Hilfe der Formularerkennung ausgewertet und klassifiziert.
Diese Verzeichnisse können durch den virtuellen Netzwerkdrucker (VNP), durch einen Pushscan
eines Canon Imagerunners iRi (Hotfolder) oder durch andere Quellen bedient werden.
Beim Importvorgang werden die Dokumente automatisch mit Hilfe der Formularerkennung
ausgewertet und klassifiziert.
Mit dem VNP in Verbindung mit dem TIFF-Spooler kann man auf
einfache Weise jede Anwendung, auch solche von Mainframe
Computern, an das ScanFile-System ankoppeln, welches zu
archivierende Belege durch Drucken erzeugt.
Bei dem VNP handelt es sich um einen Netzwerkdrucker, der
die zu druckenden Belege als TIFF-Dateien in bis zu acht
verschiedenen Verzeichnissen ablegen kann. Danach können sie
perfekt erkannt, klassifiziert und zur Archivierung automatisch
indiziert werden.
Beim Druck auf den VNP kann der Druckstrom gleichzeitig zur
Erzeugung des Papierdokuments auf einen physikalischen Drucker
umgelenkt werden.
Durch die Verbindung des VNP mit dem FormularerkennungsModul können praktisch alle Warenwirtschaftssysteme mit dem
Dokumentmanagementsystem ScanFile V8 verbunden werden, da
alle gedruckten Belege automatisch archiviert werden.
Falls der VNP Dokumente im Verzeichnis des TIFF-Spoolers ablegt,
leistet diese Kombination eine automatische Ablage und Erfassung
der im eigenen Unternehmen erzeugten Belege.
ScanFile V8
TIFFwriter
Automatisches Indizieren
OCR / Formularerkennung (optional)
Mit der Formularerkennung können Dokumente automatisch
klassifiziert, sortiert und automatisch indiziert werden.
Formulare werden in ScanFile V8 durch ein oder mehrere Merkmale
unterschieden. Ein Merkmal kann ein graphisches Element,
also beispielsweise ein eindeutiges Logo oder ein bestimmtes
Schlüsselwort an einer definierten Stelle der Seite sein.
Damit ein neues Dokument zugeordnet wird, muss es einem der
bereits eingerichteten Formulare aufgrund der Merkmale
hinreichend ähnlich sein.
Scannen mit Barcode (optional)
Wenn Dokumente Barcodes enthalten, ist es
möglich, die Informationen des Barcodes während
des Scannens in
einem Indexfeld des Archivs mit dem Attribut
„Barcode“ zu indizieren.
Nach der Zuordnung zu einem Formular findet eine automatische
Indizierung des Dokuments statt. Dabei wird der Index durch die
zum jeweiligen Formular gehörenden Lesezonen automatisch
aufgebaut.
Dabei können Barcode-, OCR- und OMR-Lesezonen in einem
Formular kombiniert werden. Die Formularerkennung wird jeweils
auf der ersten Seite eines Dokuments durchgeführt.
Konfiguration eines Archivs
ScanFile V8 kann bis zu zehn Barcodes gleichzeitig lesen
und die Resultate in den Archivfeldern speichern. Bei der
Erstellung der Archive kann für jedes Feld das Attribut
„Barcode“ gewählt werden.
Ohne Einrichtung von Barcode-Lesezonen werden die
Barcodes von oben links nach unten rechts gelesen.
Indizieren mit Zonen-Lesung
Diese Option ermöglicht Ihnen, mit Lesezonen den Index
automatisch von einem Dokument zu lesen.
Diese Zonen werden mit den Indexfeldern des ScanFile-Archivs
verbunden. Daher können Sie bis zu zehn verschiedene
Lesezonen spezifizieren.
Die Einrichtung der Zonen ist sehr einfach mit der Maus
vorzunehmen.
Sind alle Zonen definiert, kann die OCR-Zonenerkennung
gestartet werden. Ist die Zonenerkennung abgeschlossen, kann
das OCR-Modul geschlossen und sofort eine Recherche in dem
angelegten Archiv durchgeführt werden.
Barcode-Typen
Volltext-OCR
Diese Option ermöglicht eine Volltextlesung aller Dokumente.
Der gelesene Text wird mit der entsprechenden Bilddatei
kombiniert und abgespeichert. Darüber hinaus wird eine
Wortdatenbank aller vorkommenden Begriffe aufgebaut.
Anschließend ist es möglich, mit der Volltextsuche nach
einem bestimmten Wort oder einer bestimmten Wortkombination in den Dokumenten zu suchen.
Die vier Barcode-Typen Barcode 39, 2 aus 5 interleaved,
Codabar und Code 128 können in ScanFile V8 ausgewählt
werden, falls Ihre Programmlizenz das Barcodelesemodul
enthält.
Eine Barcodeprüfziffer erhöht die Zuverlässigkeit des
Barcodelesemoduls.
Ist die Option „Barcode 90° drehen“ eingeschaltet, werden
zusätzliche Barcodes gelesen, die in Durchlaufrichtung des
Scanners aufgedruckt sind.
ScanFile V8
Automatisches Indizieren
Document Routing (optional)
Document Routing (optional)
Das Document Routing ist ein Workflow-Modul, mit dem
Dokumente auf vordefinierten Routen versendet werden
können. Eine Route besteht aus mehreren Schritten, wobei
ein Schritt dem Senden eines Dokuments an einen oder
mehrere User oder Archive entspricht.
Aktivitätenreport (optional)
Der Aktivitätenreport führt eine genaue Protokollierung
aller in ScanFile V8 ausgeführten Aktionen aus und schreibt
dieses Protokoll in eine Datenbank. Das Protokoll enthält
die ausgeführte Aktion, den Zeitpunkt, den User und den
Computer, auf dem die Aktion ausgeführt wurde.
Wurde einem User ein Dokument zugesendet, muss er das
Dokument bearbeiten, d.h. er muss es bestätigen, ablehnen,
zur Kenntnis nehmen oder kommentieren. Das Dokument
wird danach automatisch weitergeleitet, zurückgesendet
oder umgeleitet, je nachdem, welche Aktion für den
jeweiligen Schritt definiert wurde.
Darüber hinaus kann jedem Schritt eine Zeitüberschreitungsaktion zugeordnet werden, die ausgeführt wird, wenn ein
User das ihm zugesendete Dokument in der vorgegebenen
Zeit nicht bearbeitet hat.
Administratoren im ScanFile-System können die geloggten
Aktivitäten für bestimmte Zeiträume, bestimmte User oder
eine Kombination von Usern und Zeiträumen auflisten und
drucken.
Ein zentraler Server überwacht den Lauf eines Dokuments
auf einer Route. Der Status und Fortschritt der gerouteten
Dokumente kann durch einen autorisierten User angezeigt
werden.
Document Router
Audit Trail Scheduler
Der Audit Trail Scheduler entfernt automatisch alle Einträge aus der Datenbank des
Aktivitätenreports, die älter als eine individuell bestimmbare Anzahl von Tagen sind. Auf diese
Weise enthält die Protokolldatenbank automatisch immer die notwendigen Protokolldaten,
ohne sinnlos anzuwachsen.
Dieser zu den Remote Services gehörende Scheduler überwacht geroutete Dokumente und
sendet diese nach Bearbeitung automatisch zum nächsten Schritt auf der Route. Der Document
Router überwacht in Abständen von 5 Minuten den Status der gerouteten Dokumente und führt
die nächsten Schritte aus.
Aufbewahrungssteuerung
Für jedes Dokument in einem Archiv kann eine individuelle
Aufbewahrungsfrist festgelegt werden.
Die Aufbewahrungsfrist wird in Monaten berechnet, z.b.
nach dem Eröffnungsdatum oder auch der letzten Änderung.
Am Ende der Aufbewahrungsfrist kann das Dokument
verschoben, exportiert oder vernichtet werden.
ScanFile V8
Aktivitätenreport (optional)
COLD (Computer Output On
Laserdisc)
Mit dem COLD-Modul von ScanFile V8 können Sie von
einem Mainframe-Computer (Großrechner) erstellte
Druckdaten in ScanFile V8 archivieren. Diese Daten können
zusammen mit eingescannten Dokumenten oder anderen
importierten Dateien gemeinsam in einem Archiv verwaltet
werden.
Das COLD-Modul übernimmt Spool-Dateien, z.B. die von
einem Zentralrechner ausgestellten Rechnungen, und
indiziert diese automatisch mit Hilfe der in jedem Dokument
vorhandenen Informationen.
Eine Spool-Datei kann mehrere tausend Seiten enthalten.
Das COLD-Modul teilt diese Datei automatisch in Seiten auf
und entnimmt die Index-information von vordefinierten
Positionen jeder Seite.
Während des Imports in ein Archiv überträgt das COLDModul nicht nur die einzelnen Seiten, sondern erstellt
zudem automatisch die Indexinformationen in der Datenbank des ScanFile-Archivs.
Für jedes unterschiedliche Spool-Dateiformat wird eine
eigene Importmaske erstellt.
Für jede Importmaske kann der Datei-Typ sowie die
Position der Indexinformationen auf der Seite festgelegt
werden. Darüber hinaus kann für die Anzeige das
Schriftbild (z.B. Schriftgröße, Zeichenart und Zeilenabstand)
eingestellt sowie ein Formular in den Hintergrund eingeblendet werden.
COLD Scheduler
Der COLD Scheduler überwacht Verzeichnisse und
importiert die dort abgelegten Spooldateien automatisch
mit einer zugehörigen COLD-Importmaske in ein damit
verbundenes ScanFile-Archiv. Nach erfolgreichem Import
wird das Verzeichnis geleert und die Spooldateien, falls
gewünscht, in ein Backupverzeichnis kopiert.
LuraDocument ®
„LuraDocument“ erlaubt eine außergewöhnlich hohe
Kompression digitaler Bilder (Farbe und Graustufen) bei
hoher Bildqualität.
Dieser Kompressionsalgorithmus arbeitet getrennt auf
drei Bildebenen, in die das Bild automatisch zerlegt wird.
Die Datenkompression ist so erheblich, dass es nun
möglich ist, ohne großen zusätzlichen Speicherplatzaufwand auch farbige Dokumente zu archivieren.
ScanFile V8
LuraDocument ®
COLD
Edoc Scheduler
Scheduler / Wallet
File und Index
Scheduler
COLD Scheduler
Audit Trail
Scheduler
Index Scheduler
Document
Router
Bibliotheks
Scheduler
VNP
Tiffspooler
E-Doc Scheduler
Der E-Doc Scheduler überwacht bis zu 6 Verzeichnisse und importiert die dort abgelegten
Dateien automatisch in damit verbundene ScanFile-Archive. Dabei können die Daten zum
Nacherfassen importiert oder unter Verwendung des Dateinamens direkt indiziert werden.
Nach erfolgreichem Import wird das Verzeichnis geleert und die Dateien, falls gewünscht,
in ein Backupverzeichnis kopiert.
COLD Scheduler
Der COLD Scheduler überwacht bis zu 6 Verzeichnisse und importiert die dort abgelegten
Spooldateien automatisch mit einer zugehörigen COLD-Importmaske in ein damit verbundenes
ScanFile-Archiv. Nach erfolgreichem Import wird das Verzeichnis geleert und die Spooldateien,
falls gewünscht, in ein Backupverzeichnis kopiert.
Retention
Control
Volltext/OCR
Scheduler
TIFF-Spooler
Zonen/OCR
Scheduler
Der TIFF-Spooler importiert aus verschiedenen Verzeichnissen die dort abgelegten TIFFDokumente in regelmäßigen, einstellbare Zeitabständen in ScanFile Archive.
Diese Verzeichnisse können durch den virtuellen Netzwerkdrucker (VNP), durch einen
Pushscan eines Canon Imagerunners iRi (Hotfolder) oder durch andere Quellen bedient
werden.
Beim Importvorgang werden die Dokumente automatisch mit Hilfe der Formularerkennung
ausgewertet und klassifiziert.
OCR-Scheduler
Der Volltext OCR-Scheduler überwacht in regelmäßigen, einstellbaren Zeitabständen Archive
und führt bei neu hinzugekommenen Dokumenten eine OCR Volltextlesung durch.
Der Zonen OCR-Scheduler überwacht in regelmäßigen, einstellbaren Zeitabständen Archive
und führt bei neu hinzugekommenen Dokumenten eine Zonenerkennung durch.
Aufbewahrungssteuerung
Für jedes Dokument in einem Archiv kann eine individuelle Aufbewahrungsfrist festgelegt
werden. Die Aufbewahrungsfrist wird in Monaten berechnet, z.b. nach dem Eröffnungsdatum
oder auch der letzten Änderung. Am Ende der Aufbewahrungsfrist kann das Dokument
verschoben, exportiert oder vernichtet werden.
File und Index Importscheduler
Dieser Scheduler überwacht Verzeichnisse und importiert die dort abgelegten Dateien mit
Hilfe einer zugehörigen Indexdatei automatisch in damit verbundene ScanFile-Archive. In der
Indexdatei ist der Index mit den zugehörigen Dokumentdateien verknüpft. Nach erfolgreichem
Import wird das Verzeichnis geleert und die Dateien, auf Wunsch, in ein Backupverzeichnis
kopiert.
Index Importscheduler
Dieser Scheduler überwacht Indexdateien und importiert automatisch Indexinformationen
zu bereits archivierten Dokumenten. Falls Dokumente z.B. unter einer eindeutigen Kundennummer in ScanFile V8 archiviert werden, kann dieser Scheduler weitere Indexfelder
automatisch mit den entsprechenden Daten aus einer bestehenden Kundendatei versehen.
Audit Trail Scheduler
Der Audit Trail Scheduler entfernt automatisch alle Einträge aus der Datenbank des
Aktivitätenreports, die älter als eine individuell bestimmbare Anzahl von Tagen sind. Auf diese
Weise enthält die Protokolldatenbank automatisch immer die notwendigen Protokolldaten,
ohne sinnlos anzuwachsen.
Bibliotheksaktualisierung
Bibliotheken werden durch diesen Scheduler auf Aktualität geprüft und gegebenenfalls
aktualisiert. Die Laufwerke und Bibliotheken, die zu überwachen sind, können einzeln
ausgewählt werden.
Document Router
Dieser zu den Remote Services gehörende Scheduler überwacht geroutete Dokumente und
sendet diese nach Bearbeitung automatisch zum nächsten Schritt auf der Route. Der Document
Router überwacht in Abständen von 5 Minuten den Status der gerouteten Dokumente und führt
die nächsten Schritte aus.
ScanFile V8 Wallet
Bis zu 50 Dokumente können in einer einzigen speziellen
Datei, der Wallet-Datei, zusammengefügt werden. Diese
Wallet-Datei enthält die gesamten Informationen eines
Dokuments, also alle Seiten des Dokuments, die Indexinformationen und Zusatzinformationen, wie Memos und
Anmerkungen, enthalten.
Ein Viewer für die Wallet-Dateien ist frei verfügbar und kann
ohne Softwarelizenz installiert werden. Bei einem Doppelklick
auf die Wallet-Datei öffnet er sich automatisch und zeigt die
Dokumente der Wallet-Datei an.
Das Wallet-Format ist insbesondere zum Versenden als
eMail-Anhang geeignet, trägt es doch alle Informationen eines
Dokuments, die auch in ScanFile V8 gespeichert sind.
ScanFile V8
Scheduler
ScanFile V8
ScanFile V8 Remote Station
Archivierung über Internet
Kompatibilität :
ScanFile V8 Remote Station ist die ideale Lösung, um Ihre
weltweit vorhandenen Dokumente direkt und ohne Umwege
in ein zentrales Archiv zu integrieren.
•
•
Das bewährte Dokumenten Management System ScanFile
V8 wird in diesem Fall mit dem Modul „ScanFile V8
Remote Station Server“ zu einer echten Client/Server
Archivierungslösung. Das Servermodul verwaltet und
konfiguriert nicht nur die ScanFile V8 Remote Stations,
sondern verwaltet auch Remote Serverkonten, mit denen
Ihre User auf andere Server oder deren Ressourcen im
Organisationsverbund zugreifen können. Die Übertragung
der Daten erfolgt dabei mit Netzwerkgeschwindigkeit und ist
selbstverständlich mittels Verschlüsselung gegen Missbrauch
geschützt.
•
TCP-IP Client/Server Architektur
Direkte Anbindung folgender Canon-Scanner :
Dokumentenscanner DR2080C, DR3020, DR3060,
DR3080C, DR5020, DR5080C,
Mikrofilmscanner : MS 300, MS 400/500, MS 800
Anbindung weiterer Scanner durch TWAIN
Sicherheit und Setup :
•
•
•
•
Ausführliches Scan- und Sende-Protokoll
Anwendererkennung über Fingerabdruck und/oder
Passwort
Zentrale Anwenderkonfiguration in ScanFile V8
Verschlüsselte Dokumentenübertragung
Einwahlbildschirm
Durch den Einsatz von „LuraDocument“ können Farbseiten so
komprimiert werden, dass sie mühelos über jede Anbindung
an das Internet übertragen werden können.
Leistungsmerkmale:
Auswahl des Zielarchivs
10 Seiten A4, 200 x 200 DPI Schwarz/Weiss ca. 35 kB pro Seite
Geschwindigkeit (KB) :
64
128
512
2048
Übertragungsdauer (Sek.) :
44
22
5
2
10 Seiten A4, 200 x 200 DPI 16 Mio.Farben ca. 90 kB pro Seite
mit „LuraDocument“-Kompression
Geschwindigkeit (KB) :
64
128
512
2048
Übertragungsdauer (Sek.) :
112
56
14
3,5
Dokumente aufbereiten
und senden
Besondere Scan- und Übertragungsfeatures :
•
•
•
•
Direktes Archivieren gescannter und elektronischer Dokumente
Direktes Senden an ScanFile V8 Anwender
Versenden per eMail
Senden an Drucker im Netzwerk
ScanFile V8 Remote Station
zur Recherche
Indizierung der Dokumente
im Zielarchiv
ScanFile V8
ScanFile V8 WebServer
ScanFile V8 WebServer
Heutzutage arbeiten Unternehmen immer häufiger mit Internettechnologien,
die die Anbindung räumlich entfernter und mobiler User an das Firmennetzwerk
ermöglichen. Der Webbrowser dient hierbei als Werkzeug bei der Recherche
nach Dokumenten.
Diese Entwicklung führt zu dem Wunsch, zukünftig per Internet/Intranet auf die
Dokumente des Unternehmens zugreifen zu können.
Der ScanFile V8 WebServer nutzt die Vorteile des Internets und geniesst so derzeit
einen aussergewöhnlichen Status. Dabei stützt er sich auf die Datenstruktur von
ScanFile V8.
ScanFile V8 WebServer ist eine Anwendung, die auf der Nutzung eines Internet
Information Servers (IIS) basiert. Mittels eines Webbrowsers greifen Sie weltweit auf Ihre ScanFile Bibliotheken zu.
Auswahl der Bibliothek
Dokumente werden mit dem ScanFile WebServer schnell, einfach und sicher im
Internet/Intranet zur Verfügung gestellt.
Features des ScanFile V8 WebServers
Einwahlbildschirm
•
Such-, Anzeige-, Download-Optionen in ScanFile Bibliotheken
•
Individuelle Freigabe von Bibliotheken und Usern für den
Webzugriff in ScanFile V8
•
Aufgrund der Nutzung des Webbrowsers keine zusätzliche
Client-Installation notwendig
•
Integrierter leistungsfähiger Viewer ermöglicht die direkte
Anzeige einer Vielzahl von Dokumentformaten
•
Ausführliche Protokollierung aller Zugriffe auf Dokumente
Recherche in einer
Bibliothek
Trefferliste
Herunterladen
von Dokumenten