Olaf Danne Prozessoptimierung - Org
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Olaf Danne Prozessoptimierung - Org
Prozessoptimierung durch Einsatz neuer Verfahren und Technologien Olaf Danne, VP Deutsche Telekom Bad Nauheim, 2. September 2005 =======!"§ 1. Beispiel Fast Close 2. Benchmarks und Best Practices 3. Fast Close – Prozesse am Beispiel der DTAG 3.1 Prozess-Monitoring 3.2 e-Reporting =======!"§ Prozessoptimierung Olaf Danne Seite 2 Der externe Wandel erfordert grundlegende Veränderungen der Finanzbereiche. Wandel außerhalb Auswirkungen Globalisierung und Markt Wettbewerb Kapitalmarkt Rechtliche Rahmenbedingungen =======!"§ Konzentrationsprozesse Ausgliederungen von Geschäftsbereichen Anforderungen der internationalen Finanzmärkte Basel II Corporate Governance Codex Steigende Ansprüche an Veröffentlichungszeiten IFRS Berichterstattung ab 2005 für börsennotierte Unternehmen Neue Schwerpunkte und Inhalte der Berichterstattung Wertorientierte Steuerung Integriertes Risk Reporting und Riskmanagement Unterjährige Informationen zur effizienteren Steuerung lt. Corporate Governance Codex Prozessoptimierung Olaf Danne Seite 3 Fast Close ist definiert als ... ... ein Business Performance-Improvement-Programm zur: Beschleunigung und Optimierung der monatlichen, quartalsweisen und jährlichen Abschlussarbeiten Effizienten Abschlusserstellung durch verbesserte Datenqualität, weitgehende Standardisierung und Prozessoptimierung Strategie Entwicklung Produktion Vertrieb und Marketing Finanzen Fast Close als „Supply Chain Management“ =======!"§ Prozessoptimierung Olaf Danne Seite 4 Integriertes Geschäftsprozess- und Workflow-Management Konzept strategische Ebene Strategieentwicklung Strategieentwicklung Prozess-Management Prozess-Management •Prozessabgrenzung •Prozessmodellierung •Prozessführung Workflow-Management Workflow-Management •Workflowmodellierung •Workflowausführung AnwendungsAnwendungssystemgestaltung systemgestaltung =======!"§ •Prozessmonitoring fachliche konzeptionelle Ebene operative Ebene OrganisationsOrganisationsgestaltung gestaltung Quelle: Gadatsch, A.; Geschäftsprozess-Managemt Prozessoptimierung Olaf Danne Seite 5 Konzeption von Fast-Close-Projekten. Fast Close ist ein iterativer Prozess, mit dem laufend Verbesserungen angestoßen werden. Eine Verkürzung der Reportingzeiten wird erreicht durch ... Beschleunigung der Prozesse der Abschlussarbeiten anhand von Benchmarks und Lessons Learned Organisatorische Anpassungen Steigerung der System-Performance Monitoring Zentrales Projektteam =======!"§ Prozessoptimierung Olaf Danne Seite 6 Dezentrale Umsetzung Kritische Erfolgsfaktoren. Akzeptanz von Fast Close sicherstellen 1 Unterstützung durch das TOP-Management 7 Kommunikation Kommunikation Kommunikation 2 Zentrale Projektorganisation mit ausgeprägtem Controlling 6 3 Ganzheitliche Prozessbetrachtung (E2E), Benchmarking und Prozessmanagement (Monitoring) =======!"§ Stufenkonzept für Projekt-Realisierung 5 4 Fast-Close-Implementierungsschritte auf andere (Projekt-)Vorhaben abstimmen Prozessoptimierung Olaf Danne Seite 7 1. Beispiel Fast Close 2. Benchmarks und Best Practices 3. Fast Close – Prozesse am Beispiel der DTAG 3.1 Prozess-Monitoring 3.2 e-Reporting =======!"§ Prozessoptimierung Olaf Danne Seite 8 Benchmark Jahresabschluss: DAX 30 Unternehmen und Best in Class Arbeitstage (Stichtag Jahresabschluss) 90 80 Telekom 70 60 DAX 30 Durchschnitt 50 40 Telefonica SA 30 British Telekom 34 AT Siemens 29 AT France Telekom 28 AT 20 41 AT Best in Class (Int. Telekom Ges.) 10 0 2001 2002 2003 2004 Die Deutsche Telekom ist zur Zeit etwas schneller als das Mittelfeld der DAX 30 Unternehmen =======!"§ Prozessoptimierung Olaf Danne Seite 9 20-30 % der Gemeinkosten im Finanzbereich resultieren aus nicht wertschöpfenden Aktivitäten. Best-Practice-Unternehmen arbeiten systematisch an der Eliminierung nicht wertschöpfender Aktivitäten. Beispiele für nicht wertschöpfende Aktivitäten des Abschluss-Prozesses 71% 29% wertschöpfende Aktivitäten nicht wertschöpfende Aktivitäten Manuelle Datenübertragung Zurückverfolgung von Berichtsdaten Terminanmahnung Warten auf fehlende Unterlagen Nachbesserung des Zahlenwerks Pflege der Excel Sheets Anforderung anders aufbereiteter Informationen Stellen von Rückfragen Quelle: BearingPoint =======!"§ Prozessoptimierung Olaf Danne Seite 10 1. Beispiel Fast Close 2. Benchmarks und Best Practices 3. Fast Close – Prozesse am Beispiel der DTAG 3.1 Prozess-Monitoring 3.2 e-Reporting =======!"§ Prozessoptimierung Olaf Danne Seite 11 Fast Close bei der Deutschen Telekom AG. =======!"§ T-Systems Enterprise Services Geschäftskunden T-Systems Business Services T-Online T-Com Breitband/ Festnetz Mobilfunk T-Mobile ==========!"§ Deutsche Telekom Prozessoptimierung Olaf Danne Seite 12 Entwicklung des Jahresabschlussprozesses bei der Deutschen Telekom AG. Jahresabschluss 2001 (HGB) EA/TK Jahresabschluss 2002 (HGB) EA/TK Jahresabschluss 2003 (HGB) EA/TK U L T I M O Jahresabschluss 2004 + 2005 (IAS) 10 AT - 2 AT KA -1 AT 2 AT 7 AT DA SA** KA 8 AT 6 AT 6 AT 18 AT 16 AT - 1 AT EA/TK 20-F, AR,GB Reports SA KA 7 AT 20-F, AR, PK Reports KA DA Reports 58.AT* 20-F, AR,GB 10 AT : 4 HV .05.0 18 - 35 AT : HV .4.05 26 43.AT Anmerkungen: EA = Einzelabschluss; TK = vorkons. Teilkonzern; DA = Divisionsabschluss; SA = konsolidierter Segmentabschluss; KA = Konzernabschluss; AR = Aufsichtsrat; GB = Geschäftsbericht; BPK = Bilanzpressekonferenz * Mögliche BPK bleibt Vergleichstermin, wurde alternativ ersetzt durch Finanzpressekonferenz =======!"§ BPK 78.AT 73.AT* - 2 AT - 3 AT 13 AT 20-F AR, PK Reports Prozessoptimierung Olaf Danne Seite 13 45% 1. Beispiel Fast Close 2. Benchmarks und Best Practices 3. Fast Close – Prozesse am Beispiel der DTAG 3.1 Prozess-Monitoring 3.2 e-Reporting =======!"§ Prozessoptimierung Olaf Danne Seite 14 Hauptziel des Monitoring ist die Unterstützung noch nicht stabilisierter Abschlussprozesse. =======!"§ Schaffung von bereichsübergreifender Transparenz über die Einzelaktivitäten, Verantwortlichkeiten und Termine des Abschlussprozesses (E2E-Betrachtung) Bereitstellung einer Kommunikationsplattform zur Messung und Bewertung der Leistungsfähigkeit laufender Geschäftsprozesse Frühwarnung - Prognose von Auswirkungen auf den E2EProzess bei Prozessverzögerungen Eskalationsplattform für Entscheidungen Vereinfachung des Erkennens von Verbesserungspotentialen durch eine nachvollziehbare Abschlussdokumentation Prozessoptimierung Olaf Danne Seite 15 Monitoring-Konzept. Beim Prozessmanagement des E2E-Abschlussprozesses werden unterschiedliche Aspekte berücksichtigt. Datum AT h 01.04.03 1 0 6 12 18 0 6 1 12 Kosten PROMPT und ca. 25 weitere Vorsysteme 18 02.04.03 2 0 6 12 18 03.04.03 3 0 6 12 18 04.04.03 4 0 6 12 18 07.04.03 5 0 6 12 18 2 DELKOS 3 Nachtverarbeitungen (Kst verarb., Auftragsverarb. AfA-Lauf ) 4. AT Korrekturen aus AfA-Lauf 08.04.03 6 0 6 12 18 09.04.03 7 0 6 12 18 10.04.03 8 0 6 12 18 11.04.03 9 0 6 12 18 14.04.03 10 0 6 12 15.04.03 11 18 0 6 12 18 0 2a Anpassungsbuchungen aus Ergebnis(BKGuV, BKBil) und Steuerdurchsprache Sintel/R3/DELKOS 3 Mengenlieferung und Verarbeitung für iGuV´s iKE Rechnung PC-u.-DB - Diverse / ICDB Daten Kreditoren Lieferung Afa-Daten 5b 5a Erlös Standard-Out Umsatzabgrenzung incl. Buchung in Sintel Abgrenzungen zur zentralen Buchung ICDB ICDB Erlösverarbeitung 7a 5c 5d ICDB Korrekturen, Bericht und Freigabe Erlösverarbeitung (weitereFührungsstruktur) 4 vorläufige BK GuV & BK Bil aus Sintel Diverse Sintel/R3 Dezentrale Buchungen 8a Sintel/R3 8cd BKBil Abstimmung BKGuV, M1 8ef 8d vorbereitende Abschlussarbeiten 8bc Closing DTAG und BTGs Ergebnis-durchsprache und Steuern 10a BKGuV und BKBil in BW und BW IKOS US GAAP in BW & IKOS US GAAP 11 10c IKOS BW 9 Closing BTGs Buchungsschluss Umsatz M5 Konzern Berichtswesen dezentraler Buchungsschluss Kreditoren Buchungsschluss für SINTEL dezentrale FiBus M2 M3 M4 endgültiger zentraler Buchungsschluss Soll-Prozesse 14 Umsatzbericht Es müss Beteiligu vorläufiger zentraler Buchungsschluss dezentraler Buchungsschluss Debitoren (Termin noch mit KC2 abzustimmen) Interpretation Umsatzeilbericht 17a Weiterverarbeitung und Kommentierung der Daten Präsentation zum Conference Call Q1 Sollvorgaben für einzelne Prozessschritte Konzern-Quartalsabschlus 2003 1 41,54 Tage Di 01.04.03 0 Di 03.06.03 1 Start - Q1 03 2 0 Tage Di 01.04.03 0 Di 01.04.03 0 Prompt & Vorsysteme Delkos / Ende=Afa-Berechnung Erstellung vorläuf ige BK-GuV 3 4 10 2,13 Tage Di 01.04.03 0 Do 03.04.03 0 4 Tage Do 03.04.03 Mi 09.04.03 0 Generierung Prozesskalender 0,25 Tage Mi 09.04.03 0 Mi 09.04.03 Visualisierung des Prozessablaufs PERT-Tool SOLL/IST-Prozess RealtimeInformationsstände Flexibel wählbare Reportinginhalte Abweichung Schnitts telle Lieferung v om Zieltermin Q ualität Fall Back Fachliche notwendig Verantwortung Soll-/IstIdentifikation von Vergleich & Schwachstellen ProblemManagement Performancesteuerung Zentrales B.I.S.S. Monitoring Festlegung von EskalationsSignaling & Reporting verfahren/-wegen Decision Definition Soll-Prozess AWV KO STPERS DISKU S-DELKO S CSB-KF SO KRATES-DE LKO S SAPHI R/B Bez ügerech nung DKK CSB / I CP / ZAT FKS ELO G -SKSA X ABBV Rechnungs abgrenz ungs pos ten SAPHI R-RM KB R/3 - Forderungen KB R/3 - Verbindlichk eiten Teleport DWH F D - DELKO S EN-VID EN-Cal l-Center EN-Fax-400 SMART Problemverfolgung und -kommentierung DETEIMMO NDL DKS-P RO MPT (VO R DO K / SMF) Problemanalyse und -beschreibung Zielgruppenspezifische Auswertungen Auswirkungen auf E2E-Prozess SAPInterfaceMonitor Signalmeldungen an Verantwortliche Frühzeitige Problemkommunikation, Prognosen und Entscheidungsfindung EN-SFV-dig E2E-Reports EN-SFV-ana EN-D DV =======!"§ EntscheidungsEskalations-verfahren Prozessoptimierung Olaf Danne Seite 16 3 Beispiele „End to End (E2E) - Monitoringprozesse“ Fast Close Abschlussmonitoring Beteiligungsgesellschaften E2E-Monitoring 1 Hauptprozesse Abschlussmonitoring: Vorprozesse Legalberichterstattung Segmentberichterstattung Externes Berichtswesen PROSA 2 3 Kernaktivitäten: E2E-Monitoring im Detail Prozesspflege Prozess Design / Re-Design Trouble-Shooting T-Com intern Internes Berichtswesen =======!"§ Prozessoptimierung Olaf Danne Seite 17 Online-Monitoring-Fragebogen und Auswertungen 1 Im Online-Monitoring-Fragebogen erfolgt sowohl die terminliche als auch die qualitative Bewertung des Abschlusses Der Fragebogen setzt sich aus fünf Themenbereichen zusammen, über die auch Auswertungen möglich sind Auswertungen pro Gesellschaft, Division, etc. Darstellung der Ergebnisentwicklung im Zeitverlauf =======!"§ Prozessoptimierung Olaf Danne Seite 18 Projektbeispiel: Monitoring von über 800 Prozessschritten und Meilensteinen pro Monat Monitoring Prozesse 2 =======!"§ Maximale Transparenz der Prozesse liefert das Verständnis für den End-to-End-Prozess Transparenz der UrsacheWirkungszusammenhänge ermöglicht die Erkennung von zeitlichen und qualitativen Defiziten Re-design und Monitoring als laufender und interdependenter Prozess Prozessoptimierung Olaf Danne Seite 19 E2E-Monitoring des Abschlussprozesses Weitestgehende Automatisierung des Monitoring und der Steuerung des gesamten Abschlussprozesses mit Hilfe von Process-Performance-Measurement/ Management-Lösungen : Der Cockpit-Ansatz ermöglicht ein taskforce-orientiertes Vorgehen Kontinuierliche Prozessoptimierungen werden auf Basis von Kennzahlen gemessen KPI‘s Start Qx 04 KPI‘s KPI‘s KPI‘s 2aAnpassungsbuchungen aus Ergebnis-/Stt. SR3 ? 1 Prompt & Vorsysteme 2 Prompt, BS u.a. 3 BasisdatenbereitstellungMengen Diverse 4 Ermittlung u. Buchung UmsatzabgrenzungBS 5a Standard Out Delkos/ Ende=AfaBerechnung SR3 Bereitstellung vorläufige BK-GuV 8c Abschlussarbeiten auf Basis BK-GuV SR3 3‘ SR3 BW 8d Finale Abschlussbuch./ Steuerbuchung SR3 IKE 3a Mengenverarbeitung ICDB 5b Erlösverarbeitung 7a‘ Umsatzeilbericht 5c Korrekturen, Berichte und Freigaben ICDB Dezentrale r Buchungsschluss Zentraler Buchungsschluss 8e Übertrag BKGuV/BK-Bil CON BW SR3 8f Übertrag BK-GuV/BK-Bil IKOS BW IKE inkl. Freigabe Con BW inkl. Freigabe BW 6b Übertrag der iBil in IKOS IKOS 11 Divisionskonsolidierung IKOS 7b Übertragung iGuVs in IKOS BW 8bVorbereitende Abschlussarbeiten SR3 Weitere Prozessschritte an dieser Stelle ausgeblendet =======!"§ 12 Segmentkonsolidierung BW 5d Erlösverarbeitung (Führungsstruktur) ICDB BS Buchungen inkl. Freigabe 7a Mengenaufbereitung Diverse ICDB 8a Dezentrale Vorläufiger zentraler Buchungsschluß 6a iBil Con BW Prozessoptimierung Olaf Danne Seite 20 Messfühler für KPI‘s Abgriff aus IV-Systemen E2E-Monitoring des Abschlussprozesses Key-Performance-Indicator am ausgewählten Beispiel Beispiel KPI Bereitstellung Einzelabschlüsse BeteiligungsGesellschaften Vollständigkeit Daten Bereitst. IST-Termin Zeitstempel Log-Datei Protokolldatei ....... KPI Bereitst. IST-Termin Fehlerrate IKOS-Portal LegalBerichterstattung Bereitstellung BK-GUV DivisionsKonsolidierung Bereitstellung Divisonsbilanz & GuV • Frühwarnung Terminverzüge • Soll- / Ist-Vergleich Durchlaufzeit • Identifikation von Qualitätsdefiziten • Optimierungsansätze Schwachstellen • What-if-Analysen • .... KonzernKonsolidierung Konzernabschluss Bilanz & GuV KPI FertigstellungsIST-Termin Zeitstempel Log-Datei Protokolldatei ....... Zeitstempel Log-Datei Protokolldatei ....... IKOS-Portal Zeitstempel Log-Datei Protokolldatei ........ IKOS EC-CS SINTEL R/3 =======!"§ Prozessoptimierung Olaf Danne Seite 21 1. Gründe für Fast Close 2. Benchmarks und Best Practices 3. Fast Close – Prozesse am Beispiel der DTAG 3.1 Prozess-Monitoring 3.2 e-Reporting =======!"§ Prozessoptimierung Olaf Danne Seite 22 Externe und interne Anforderungen an das Berichtswesen Externe Anforderungen Interne Anforderungen (Kapitalmärkte/Gesetze etc. ) (Management, etc.) IAS: In EU notierte Unternehmen müssen ab 2005 gemäß IAS bilanzieren BASEL II: Risikomanagement und Prozessgüte haben direkte Auswirkungen auf Kapitalkosten SEC: „Schwur auf die Bilanz“ (Sarbanes-Oxley-Act) erfordert lückenlose Nachvollziehbarkeit des Berichtswegs =======!"§ Schnellere Verfügbarkeit der Berichte Effizientes Management der Reporting-Prozesse Reduktion von StressSituationen und Fehlerquellen Lückenlose ProzessDokumentation Umfangreiche Versionsvergleiche Kontrolle über aktuellen Bearbeitungsstatus Prozessoptimierung Olaf Danne Seite 23 Erstellung der externen Berichte –Ausgangssituation Komplexer Arbeitsprozess unter hohem Termindruck Unterschiedliche interdisziplinäre Erstellungs- und Entscheidungsprozesse VS Einzel-Ersteller Neue Anforderungen an Revisionssicherheit! GB Gruppenleiter Ersteller Projektleiter Unkoordinierte, nicht transparente Prozesse GB Unterschiedliche Quellen/Formate (Medienbrüche) Agentur, Druckerei Ersteller =======!"§ Anwälte, Wirtschaftsprüfer etc. Prozessoptimierung Olaf Danne Seite 24 Systemanforderungen erprobte Technologie mit offener Systemarchitektur einfache Bedienbarkeit inkl. Mehrsprachigkeit umfassendes Sicherheitskonzept globale Vernetzung schnelle Systemreaktionszeiten Integriertes webbasiertes Content Management Anwälte Wirtschaftsprüfer Übersetzer Autoren Contentserver Publishing Finanzbericht =======!"§ Prozessoptimierung Olaf Danne Seite 25 Prozessbeschleunigung und Kostenreduktion durch PROSA Alter-Prozess Optimierter Prozess mit IT-Integration GB IT GB GB =======!"§ GB Prozessoptimierung Olaf Danne Seite 26 Neuausrichtung des Berichtswesens durch e-Reporting PROSA als Systemlösung für die Erstellung der externen Berichte Definition der BerichtsStruktur Definition Workflow & Aufgabenplanung Erstellung Content Korrektur & Abstimmung Freigabe Prüfung e-Reporting- System PROSA Preview =======!"§ Monitoring Recherche Prozessoptimierung Olaf Danne Seite 27 Publishing 3 Zugriffsportal Personalisiertes Web-Portal als Frontend Aufgabenbenachrichtigung per E-Mail Statusübersicht über aktuelle und historische Aufgaben Mehrsprachigkeit Online-Hilfe Unterstützung von Single-sign-on =======!"§ Prozessoptimierung Olaf Danne Seite 28 Workflow- und Aufgabenplanung Prozessdefinition mit MS-Visio Zuordnung von Arbeitsschritten zu Bearbeitern Festlegung von Bearbeitungsfristen Verknüpfung der Workflows mit Bausteinen oder Teil-Publikationen =======!"§ Prozessoptimierung Olaf Danne Seite 29 Erstellung des Reporting - Content =======!"§ Bearbeitung von Textkomponenten mit Word möglich Bearbeitung von Tabellenkomponenten in MS Word oder MS Excel Versionsverwaltung mit „Check-out“/„Check-in“ Offline-Bearbeitung möglich Web-Preview auch von Zwischenständen Prozessoptimierung Olaf Danne Seite 30 Korrektur, Abstimmung und Freigabe =======!"§ Kommentarfelder Quellenangabe Möglichkeit des Rückverweises gemäß Workflow Revisionssichere Protokollierung Sicherer Zugriff durch Verschlüsselung Prozessoptimierung Olaf Danne Seite 31 Monitoring =======!"§ Online-Überwachung der Berichtserstellung Ampel-Funktion zur Statusüberwachung Drill-downFunktionalität für Versions- und Workflow-Informationen Berechtigungskonzept Monitoring auf Dokumenten- und Bearbeiterebene Prozessoptimierung Olaf Danne Seite 32 3 PROSA @ DEUTSCHE TELEKOM Liste der mit PROSA erstellten Unternehmensberichte • Jahresberichte (Deutsch) • Zwischenberichte Q1 – Q3 • Annual Reports on Form 20-F • Quarterly Reports on Form 6-K =======!"§ Prozessoptimierung Olaf Danne Seite 33 Die Erstellung von Geschäftsbericht (D) und 20-F (U.S.) konnte um ca. 35% beschleunigt werden! 2002 3 2003 2004 2005 AT AT46* 46* =======!"§ AT AT45* 45* AT AT34* 34* AT AT30* 30* *Zeit zwischen Konzernabschluss und Filing Einführung PROSA (Abschaffung Kurz-GB) Prozessoptimierung Olaf Danne Seite 34 Effiziente Abschlusserstellung durch verbesserte Datenqualität, weitgehende Standardisierung und E2E Prozessorientierung =======!"§ Prozessoptimierung Olaf Danne Seite 35