Abril - 1ª ICFEx - Exército Brasileiro

Índice do B Info nº 04/06 – 1ª ICFEx (Abril/2006)
ASSUNTO
PÁGINA
1ª Parte – APROVAÇÕES DIVERSAS
Registro de Conformidade Contábil Mensal .........................................................................
31
2ª Parte - INFORMAÇÕES SOBRE APROVAÇÃO DE TOMADA DE CONTAS
1. Tomada de Contas Anual .......................................................................................................
31
2. Tomada de Contas Especial ..................................................................................................
31
3. Tomada de Contas Extraordinária .........................................................................................
31
3ª Parte – ORIENTAÇÕES TÉCNICAS
1. Modificações de Rotinas de Trabalho
a. Concessionárias de Serviços Públicos – Faturas em atraso – Procedimentos..................
31
b. Danos ao Erário – Cálculo – Orientações (Anexo “A”).........................................................
32
c. DGO – Expedientes – Orientações.....................................................................................
33
d. Documentos – Arquivamento e Incineração – Prazos........................................................
34
e. Fator de Custo – ND 30 – Recursos – Emprego ...............................................................
34
f. Fazenda Nacional – Débitos - Não Inscrição na Dívida Ativa - Situações .........................
34
g. Pagamento de Pessoal – Servidores Civis – Suspensão de pagamento...........................
35
h. Pagamento de Pessoal – Efetivo Variável – Abertura de contas-correntes.......................
35
i. Pagamento de Pessoal – Militar e Pensionista militar – Altr Pg – Remessa – Atrasos......
36
j. Pagamento de Pessoal – Servidores Civis – Homologação de Pagamento – Acerto.........
37
l. Patrimônio – Saldos – Compatibilização..............................................................................
37
m. Patrimônio Imobiliário – Novas Instruções Reguladoras...................................................
38
n. Publicação de Edital de ciência de descarte de documentos pelo TCU – Informação......
39
o. Retenção de INSS – 0bservações relevantes....................................................................
39
p. SIASG – Módulos “PREGÃO” e “HOMPREGÃO” – Orientação..........................................
40
q. Termo de Doação – Modelo (Anexo “B”)............................................................................
40
2. Recomendações sobre Prazos ..............................................................................................
40
Calendário de Fechamento Contábil Mensal – Exercício de 2006.........................................
40
3. Soluções de Consultas ..........................................................................................................
41
4. Atualização da Legislação, Normas, Sistemas Corporativos e Orientações para as UG.
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a. Legislação e Atos Normativos de interesse das UG ..........................................................
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b. Orientações ........................................................................................................................
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4ª Parte – ASSUNTOS GERAIS
1. Informações do tipo “você sabia?” .....................................................................................
41
a. Suporte documental (Port nº 009 – SEF, de 13 Dez 99.......................................
41
1) Encarregado do Suporte Documental – Orientação........................................................
41
2) Encarregado do Suporte Documental – Designação......................................................
41
3) Encarregado do Suporte Documental – Impossibilidade de ser Oficial...........................
41
4) Encarregado do Suporte Documental – Co-responsabildade por danos ao Erário.........
41
5) Principais impropriedades observadas em 2005.............................................................
41
b. Cessão de Uso........................................................................................................
42
1) Principais impropriedades observadas em 2005.............................................................
42
c. Assuntos Diversos....................................................................................................
42
1) Contracheque – Acesso individual...................................................................................
42
2) Pagamento de RPCMA e RPCMIP – IRRF.....................................................................
42
3) Termo Aditivo de alteração de vigência de Convênio – Preenchimento ..............
42
2. Aniversário de OM ..................................................................................................................
42
ANEXOS
Anexo “A”
Danos ao Erário – Cálculo – Orientações....................................................................................
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Anexo “B”
Termo de Doação – Modelo..........................................................................................................
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MINISTÉRIO DA DEFESA
EXÉRCITO BRASILEIRO
SECRETARIA DE ECONOMIA E FINANÇAS
1ª INSPETORIA DE CONTABILIDADE E FINANÇAS DO EXÉRCITO
(Sv Fundos Reg / 1ª RM – 1934)
BOLETIM INFORMATIVO Nº 04 / 2006 – 1ª ICFEx (Abr 06)
1ª PARTE – CONFORMIDADE CONTÁBIL
Registro da Conformidade Contábil – “Abr / 2006”
Em cumprimento às disposições da Coordenação-Geral de Contabilidade da Secretaria do Tesouro
Nacional (CCONT/STN), que regulam os prazos, os procedimentos, as atribuições e as responsabilidades
para a realização da conformidade contábil das Unidades Gestoras (UG) vinculadas, esta Inspetoria registrou,
no SIAFI, a conformidade contábil para certificar os registros contábeis efetuados em função da entrada de
dados no Sistema, no mês de Abril de 2006, de todas as suas UG, SEM RESTRIÇÃO.
2ª PARTE – INFORMAÇÕES SOBRE APROVAÇÃO DE TOMADA DE CONTAS
1. TOMADAS DE CONTAS ANUAIS
Nada há a considerar.
2. TOMADA DE CONTAS ESPECIAL
Nada há a considerar.
3. TOMADA DE CONTAS EXTRAORDINÁRIA
Nada há a considerar.
3ª PARTE – ORIENTAÇÕES TÉCNICAS
1. MODIFICAÇÕES DE ROTINAS DE TRABALHO
a. Concessionárias de Serviços Públicos – Faturas em atraso - Procedimentos
A UG, ao receber uma cobrança de uma concessionária de serviços públicos referente a anos
anteriores, antes de solicitar os recursos necessários à DGO, deverá seguir os seguintes passos:
1º - Verificar se a mesma não se encontra “prescrita”, ou seja, refere-se a um período superior a 05
(cinco) anos.
2º - Caso tenha constatado que a cobrança é devida, oficiar à concessionária solicitando um
documento hábil.
3º - Verificar se a falta de cobrança ocorreu por falha da concessionária. Caso positivo, não poderá
haver cobrança de acréscimo, tendo em vista o que prescreve o art. 76 da resolução ANEEL 456, de 29 Nov
00.
Em conseqüência os OD deverão observar atentamente as faturas recebidas e a pertinência
das despesas, antes da solicitação de crédito à DGO.
(Nota para B Info nº 020 – S/2.Ch, de 24 Abr 06)
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b. Danos ao Erário – Cálculo – Orientações
Trata a presente orientação sobre “atualização de débitos ao Erário”, uma vez que, segundo a
legislação (art. 16 do Dec-Lei nº 2.323/87 e art. 54 da Lei nº 8.383/91) é obrigatória. Para tanto serão
abordadas três situações:
1) Ao término de uma Sindicância ou IPM
O encarregado de Sindicância (Sind) ou de Inquérito Policial Militar (IPM), que, ao final do
mesmo, chegue a um dano ao Erário, precisará, em sua conclusão, obrigatoriamente, definir dois
importantes aspectos:
a) Qualificação do responsável (quem?).
b) Quantificação do dano ao Erário (quanto?).
Este último necessita de uma atualização de valores, uma vez que transcorreu um prazo
entre o delito e a conclusão da investigação.
2) Ao término de um Processo Administrativo
O Encarregado do Processo Administrativo (Proc Adm) necessita, ao final do seu trabalho,
novamente atualizar os valores devidos, diante de duas situações:
a) Antes de implantar o desconto em folha (no caso de militares ou pensionistas).
b) Antes do início dos pagamentos mensais feitos em nome da Unidade para conseqüente
recolhimento via GRU para a União (no caso de civis que não pertençam ao Exército).
3) Durante o período do pagamento da dívida em parcelas
a) Atualização “mês a mês” (que requer a atualização da dívida e depois a subtração do valor
pago naquele mês, obtendo-se o novo saldo devedor), que se mostra mais trabalhosa por requerer cálculos
todos os meses, impedindo, inclusive que a implantação do desconto no SIAPPes se faça por um período
maior do que um mês.
b) Atualização ao final da última prestação (que requer as atualizações da dívida, da soma
das parcelas pagas, onde se obtém o novo saldo devedor, a partir da diferença entre estes dois valores), que
cria um resíduo muito alto, caracterizando, dependendo do número de prestações uma “nova dívida”.
Diante da obrigação do administrador sempre atualizar o valor da dívida – sob pena de
responsabilidade penal e administrativa – a fim de facilitar este trabalho, o próprio TCU disponibiliza em seu
site (http://www.tcu.gov.br) um aplicativo denominado “Sistema Débito” que permite atualizar um valor,
podendo ser usado por qualquer pessoa, sem o apoio de um contador.
A fim de facilitar o trabalho dos OD e seus Agt Adm, importantes orientações adicionais deverão
ser encontradas no Anexo “A”.
Em conseqüência, os OD deverão atentar para a obrigatoriedade legal da atualização de
dívidas, em qualquer situação, podendo contar com o apoio do “Sistema Débito”.
(Nota para B Info nº 023 – S/2.2, de 27 Abr 06)
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c. DGO – Expedientes – Orientações
A fim de evitar incorreções na documentação destinada a DGO e melhor atender às Unidades, particu
larmente na solicitação de recursos, aquela Diretoria tem emitido reiteradas Msg SIAFI a todos os OD,
normatizando as comunicações entre as UG e a DGO.
Em sua última Msg SIAFI (Msg nº 2006/0341117, de 03 Abr 06), dirigida a todos os OD e que
complementam Msg anteriores (Msg nº 2006/0245777, de 13 Mar 06, 2005/0328158, de 23 Mar 05 e nº
2004/549284, de 20 Jul 04), são abordados os tópicos a seguir, a serem observados quando da elaboração
de expedientes para aquela Diretoria, a saber:
1) Direcionamento incorreto das Msg SIAFI.
Todas as Msg referentes a assuntos relativos ao Fundo do Exército devem ser endereçadas ao
Sr Diretor ou Subdiretor de Gestão Orçamentária e não ao Chefe da Seção.
2) Código de UG incorreto.
As Msg de solicitação de crédito ao Fundo do Exército deverão ser enviadas à UG 167086
(SGFEx) e não à UG 160073 (DGO).
3) Duplicidade de mensagens.
Quando a Msg for enviada, equivocadamente, à UG 160073 não enviá-la novamente, pois o erro
da Unidade já terá sido identificado e sanado (a Msg terá sido analisada e encaminhada à seção de Gestão
do Fundo do Exército).
4) Inobservância do modelo para pedido de crédito sem sub-repasse.
Observar o modelo constante do sítio da DGO (www.sef.eb.mil.br/dgo/sgfex).
5) Remessa de documentos reiterando outros expedientes já remetidos à Diretoria.
Não há necessidade de reiterar documentos, mesmo porque a IG 10-42 não prevê tal
procedimento. Tendo em vista que no âmbito da DGO todos os documentos são controlados por um sistema
automatizado de protocolo, caso o OD deseje saber a situação da sua solicitação de recursos, poderá
remeter um expediente solicitando esta informação.
6) Evitar o cometimento de erros gramaticais.
Exemplo: “Solicito-vos a V. Exª”.
7) Desconhecimento da finalidade da Ação 2000/PAA.
Solicitações de materiais e/ou serviços com características que não se enquadram com a Ação
2000/PAA.
8) Uso pronome de tratamento inadequado.
O Diretor de Gestão Orçamentária é um Oficial-General (cabendo o tratamento de V. Exª,
conforme prescreve o inciso I, do Art. 74, da IG 10-42).
9) Desconhecimento da “Orientação aos Agentes da Administração/2006”.
Em conseqüência, as Unidades deverão observar as presentes orientações na elaboração de
documentos enviados para a DGO.
A presente publicação torna sem efeito o constante da letra t. do nº 1. da 3ª Parte do B Info nº
03, de 31 Mar 05.
(Nota para B Info nº 002 – St Fin, de 11 Abr 06)
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d. Documentos – Arquivamento e Incineração – Prazos
Apesar do assunto constar do “banco de dados jurídicos” encontrado na intranet da SEF
(conforme esta Inspetoria alertou suas UG vinculadas no nº 3. da 3ª parte do B Info Dez/05), (o Of nº 151 –
Asse Jur – 05 (A1 / SEF), de 17 Set 05) alerta para o fato de que as UG não mais poderão incinerar sua
documentação relativa à Tomada de Contas Anual, mesmo após decorrido o prazo de 05 (cinco) anos após
sua aprovação pelo TCU.
Isto porque ocorreu um conflito de normas entre a Tabela Básica de Temporalidade e Destinação
de Documentos no Âmbito do Exército (TBTEx), conforme estipulam as IG 11-03 (Port nº 256-Cmt Ex, de 29
Maio 01) e a Port nº 011 – SEF, de 17 Out 95.
No entender da SEF prevalece a citada Tabela (Port Gab Cmt Ex). Vale dizer, deve tal
documentação, após cinco anos contados da data de julgamento “regular” e “regular com ressalva”
da respectiva TCA pelo TCU, ser recolhida ao “arquivo de guarda permanente” da OM.
Em conseqüência o OD deve atentar para a mudança de procedimentos, não sendo mais
permitida a incineração da documentação da TCA aprovada pelo TCU, que não mais poderá ser
incinerada."
A presente publicação torna sem efeito a letra b. do nº 1, da 3ª parte do B Info nº 01/2006 (Fl 3).
(Revogada pela Nota para B Info nº 065 – S/2.1.5, de 24 Nov 06)
e. Fator de Custo – ND 30 – Recursos – Emprego
Conforme divulgado a todos os OD pelo DGO por intermédio da Msg SIAFI nº 2006/0273370 - DGP,
de 16 Mar 06, as despesas médicas referentes ao “Fator de Custo”, descentralizadas na ND 30, deverão ser
empregadas, obrigatoriamente, de acordo com o Ementário para Classificação das Despesas Orçamentárias
disponível no Site do DGP (no endereço SIPEO/INFORMAÇÕES GERENCIAIS/EMENTÁRIO).
Em conseqüência, as UG, quando receberem recursos de Fator de Custo, deverão utilizá-los
de conformidade com o Ementário do DGP.
(Nota para B Info nº 007- S/3.1, de 31 Mar 06)
f. Fazenda Nacional – Débitos - Não Inscrição na Dívida Ativa - Situações
Esta Setorial Contábil recebeu da D Aud expediente elucidando dúvidas acerca da inscrição na
Dívida Ativa da União, a saber, no Cadastro de Credores do Tesouro Nacional (CADIN), de valores
inferiores a R$ 1.000,00 (um mil reais).
O documento encaminhou uma orientação da SEF contendo um estudo técnico-normativo, baseado
nos princípios da racionalização administrativa e da economia processual, previstos no Art. 14 do DecretoLei n° 200/67 (ainda em vigor). A Assessoria 2 daquela Secretaria (Assessoria Técnica-Normativa), no
citado estudo chama a atenção para quatro pontos relevantes acerca do assunto:
1º - O fato da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional, conforme o disposto na Port n° 049 MF, de 01 Abr 04 não aceitar:
– para inscrição na Dívida Ativa da União, valores inferiores a R$ 1.000,00 (um mil reais); e
– para ajuizamento visando cobrança judicial, valores inferiores a R$ 20.000,00 (vinte mil
reais).
2º - O Tribunal de Contas da União, nos termos da IN n° 013 - TCU, de 04 Dez 96 e DN n° 064 TCU, de 22 Dez 04, também com fulcro no supracitado princípio (constante do DL 200/67), dispensa a
remessa, àquela Egrégia Corte, dos processos de Tomada de Contas Especial (TCE) que envolvam débitos
inferiores a R$ 21.000,00 (vinte e um mil reais).
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3º - As UG do Comando do Exército somente podem realizar inscrições no CADIN, em situações
especiais devidamente autorizadas.
4º - Finalmente, no caso do responsável pelo débito estar contemplado em folha de pagamento do
CPEx, já existem orientações da SEF para o ressarcimento do valor devido (Port Nº 008 – SEF, de 23 DEZ
03).
Concluindo, o entendimento da SEF é de que “após esgotadas todas as providências amigáveis por
parte da UG, para ressarcir o Erário, tratando-se de débito inferior a R$ 1.000,00 (um mil reais), quando o
responsável não receber em folha de pagamento do CPEx” é a de que o mesmo deve ser imputado à
Fazenda Nacional e o fato consignado no Relatório de Prestação de Contas Mensal da Unidade.
Em conseqüência, as UG vinculadas a esta Inspetoria, tomem conhecimento e providências
acerca destas orientações, quanto aos procedimentos a adotar, quando os débitos com a Fazenda
Nacional estiverem compreendidos dentro dos limites citados.
Como o assunto interessa diretamente aos Chefes de Órgãos Pagadores de Inativos e
Pensionistas (OPIP), como o Cmdo 1ª RM (SIP/1-RIO), 2ª CSM (SIP/1-NITERÓI), 38º BI, 56º BI e 9ª Bia A
A Ae, diante da maior probabilidade de ocorrência do caso em tela (aquele que causou o dano ao
Erário não pertencer à folha de pagamento do CPEx), esta Inspetoria solicita aos OD o máximo
empenho na divulgação desta orientação às suas SIP.
As presentes orientações complementam aquelas constantes do An “B” ao B Info Nº 03, de 31
Mar 05 e tornam sem efeito o publicado no B Info Nº 02/06, desta ICFEx.
(Nota para B Info nº 013- S/2.Ch, de 24 Fev 06)
g. Pagamento de Pessoal – Servidores Civis – Suspensão de pagamento
O CPEx, por intermédio da Msg SIAFI nº 2006/0250494, de 10 Mar 06, alerta a todos os OD, que ao
contrário do que ocorre quando há suspensão de pagamento de militares (ativos, inativos e pensionistas)
cujos contracheques são preservados e processados normalmente, no caso do pagamento dos servidores
civis (ativos, aposentados e pensionistas) isto não ocorre, ou seja, também são suspensos todos os
descontos existentes (exemplo: seguros diversos, financiamentos, etc).
Em conseqüência, no caso dos Servidores Civis ou Pensionistas Civis devem ser envidados todos os
esforços no sentido de comprovar que estes devam ter, de fato, seu pagamento suspenso, pois, a referida
suspensão pode provocar o cancelamento de seguros e outros transtornos com as Entidades Consignatárias,
vindo a gerar processos judiciais.
Quando a UG for solicitado o retorno do pagamento, se for o caso, deve solicitar os saques
atrasados, referentes ao período suspenso por intermédio do Formulário de Movimento Financeira nº 6,
detalhando por rubrica cada saque.
Em conseqüência, recomendo a todos os OD das UG vinculadas que envidem todos os
esforços no sentido de que seja evitada a suspensão dos vencimentos de Servidores ou Pensionistas
Civis, em função dos problemas que poderão advir (ações judiciais).
(Nota para B Info nº 004- SSPes.4, de 24 Abr 06)
h. Pagamento de Pessoal – Militar EV – Abertura de contas-correntes
O CPEx, por intermédio da Msg nº 201-S-1.Ch, de 14 Mar 06 (Msg SIAFI nº 2006/0263098, de 14
Mar 06), participou a todos os OD que aquele Centro de Pagamento passará a efetuar, no subsistema de
pagamento de Militares da Ativa (MA), o pagamento de todo o Efetivo Variável (EV).
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Tal fato exigirá que os militares do EV possuam, além do CPF, uma conta-corrente em uma das
agências bancárias cadastradas na tabela de pagamento, conta essa que gozará de isenção de taxas de
manutenção, de acordo com o previsto nos convênios firmados entre o CPEx e os bancos cadastrados no
SIAPPES.
Para o pagamento de abril, foi feita a implantação de todos os EV no subsistema MA utilizando o FIP
Digital, fato que gerará um Prec/CP para os mesmos.
Numa primeira fase, os militares do EV estarão recebendo a remuneração pelo subsistema EV, mas
já constarão do subsistema MA sem que lhes seja gerado pagamento neste subsistema. A liberação do
pagamento do EV no novo subsistema (MA) dependerá da certificação de que não há nenhuma incorreção na
nova rotina.
Já se encontra na intranet do CPEx o novo Manual de Pagamento do EV, conforme informado a
todos os OD, por meio da Msg SIAFI n° 2006/0425491 (SEF-GESTOR), de 26 Abr 06, do Ch CPEx.
Em conseqüência, recomendo a todos os OD que envidem esforços para que as medidas aqui
previstas, referentes às mudanças no pagamento do pessoal EV, sejam levadas a efeito, utilizando-se
da sua equipe do Exame de Pagamento como instrumento de conferência dos procedimentos
implementados.
(Nota para B Info nº 006- SSPes.4, de 26 Abr 06)
i. Pagamento de Pessoal – Militar e Pensionista militar – Alterações – Remessa – Atrasos
O CPEx, por intermédio da Msg nº 035-S5-CPEx, de 13 Mar 06, (Msg SIAFI nº 2006/0257019, de 13
Mar 06) informou a todos os OD, que não atenderá mais as solicitações de Alteração de Pagamento (Altr Pg)
que não estejam lançadas no FAP-Digital, pelas seguintes razões:
– esse aplicativo ser a ferramenta hábil para inserção de dados no subsistema de pagamento de
Mil Atv, da Inat e de Pens Mil; e
– prover a segurança necessária à integridade dos dados transmitidos, resguardando tanto os
titulares do direito remuneratório quanto aqueles envolvidos na geração desses direitos no SIAPPes.
Cumpre lembrar que remeter Altr Pg fora do FAP-Digital contraria a Port nº 009-SEF, de 24 abr 04,
que dispõe sobre o Exame de Pagamento de Pessoal, e, sobretudo, porque essas alterações deixariam de
ser examinadas pela equipe responsável por tal tarefa no mês considerado, já que não constariam no FAP
impresso e nem dos relatórios de pagamentos do órgão pagador, comprometendo a integridade e a
segurança do sistema de pagamento.
Somente serão aceita as execpcionalidades listadas a seguir, que justificariam uma remessa a
posteriori (fora do FAP), até às 12h do dia 14 de cada mês, a saber:
1) Militares da ativa
– suspensão/reativação de pagamento;
– saques/exclusões determinados por decisão judicial que não sejam relativos à pensão
judicial;
– inclusão/suspensão de compensação pecuniária; e
– acerto de contas de militares licenciados/excluídos.
2) Militares inativos e pensionistas militares
– solicitações de exclusões decorrentes de óbitos, conforme estabelecida na NI 326 / CPEx, de
31 ago 04, observando os prazos lá preconizados.
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Em conseqüência, recomendo a todos os OD das UG vinculadas a esta ICFEx que determine
aos integrantes do SPP que evitem, a todo o custo, o cometimento de atrasos que deixem de fora do
FAP-Digital (que possui data-limite para transmissão) alterações de pagamento, por causarem
prejuízos pessoais aos integrantes da sua Unidade.
Nos casos que caracterizam a excepcionalidade listados nestas orientações, observar a data e
horário limites (até às 12h do dia 14 de cada mês).
Estas orientações substituem o publicado no B Info nº 04/2005 (Pág 07)
(Nota para B Info nº 005-SSPes.4, de 24 Abr 06)
j. Pagamento de Pessoal – Servidores Civis – Homologação de Pagamento – Acerto
O CPEx, por intermédio da Msg SIAFI nº 2006/0165784, de 15 Fev 06, informou, a todos os OD, que
o Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG), gerenciador do Sistema Integrado de
Administração de Recursos Humanos (SIAPE), a partir do mês de fevereiro de 2006, não mais permitirá que
àquele Centro de Pagamento proceda às alterações financeiras e cadastrais na homologação do pagamento
mensal (fechamento do sistema) dos Servidores de Civis, só sendo permitido processar acertos financeiros,
saques e descontos.
As Unidades deverão:
1) Remeter todas as alterações cadastrais dos Servidores Civis (suspensão e retorno de
pagamento, falecimento, afastamentos, implantações, etc) de maneira que dêem entrada no protocolo do
CPEx até 05 (cinco) dias antes do fechamento do sistema, de acordo com o cronograma mensal de
pagamento disponibilizado pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, no site
www.siapenet.gov.br/consulta/cronograma.
2) Verificar, mensalmente, no SIAPE, se as alterações solicitadas foram processadas, e em caso
negativo, tomar as providências devidas, repetindo as alterações para o pagamento do mês seguinte, caso
necessário.
Em conseqüência, recomendo a todos os OD das OM vinculados a esta ICFEx, que trabalham
com o SIAPE, que tomem conhecimento e divulguem o teor da referida mensagem.
(Nota para B Info nº 003- SSPes.4, de 24 Abr 06)
l. Patrimônio – Saldos – Compatibilização
Esta Inspetoria tem observado em suas Visitas de Auditoria (V Aud) que algumas UG não mantêm os
saldos patrimoniais compatibilizados entre o SIAFI, a existência física e o controle patrimonial (fichas ou
SIMATEx).
A esse respeito, a D Cont recebeu delegação da SEF para normatizar sobre o assunto, enquanto não
se processa alterações nos diplomas legais que regulam a matéria.
A D Cont, com vistas a minimizar esta situação e considerando as prescrições contidas nos Art. 30,
31, 35, 37, 67 e 75 do Regulamento de Administração do Exército (R/3), estabelece os procedimentos a
seguir listados para fins de cumprimento pelas UG, a saber:
1) O Encarregado do Setor de Material (almoxarifado, aprovisionamento etc) deve participar de
imediato ao Fiscal Administrativo, a entrada dos bens na UG para que seja cumprido o disposto no art. 66 do
RAE e, semanalmente, (último dia útil de cada semana) a saída dos bens consumidos.
O Fiscal Administrativo deve consolidar as alterações referente aos bens patrimoniais e publicálas no boletim semanalmente;
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2) A escrituração das fichas de registros contábeis ou SIMATEx referentes ao relacionamento do
material de consumo, inclusão em carga e descarga de material permanente deve ser realizada após a
publicação em boletim.
3) A escrituração da ficha estoque de material de consumo do almoxarifado (depósito) deve ser
alterada tão logo o material dê saída daquela seção.
Em conseqüência, as UG vinculadas deverão observar atentamente o disposto nos nº 1) a 3)
da presente orientação a fim de compatibilizar sua escrituração contábil.
(Nota para B Info nº 015- S/2.2.4, de 17 Abr 06)
m. Patrimônio Imobiliário – Novas Instruções Reguladoras
Tendo em vista a publicação das Instruções Reguladoras de Utilização do Patrimônio Imobiliário
da União Jurisdicionada ao Comando do Exército (IR 50-13), aprovadas pela Port nº 011 - DEC, de 04
Out 05, esta Inspetoria chama a atenção de suas UG vinculadas para as seguintes situações:
1) Cessão de uso para exercício de atividades de apoio (art. 25)
a) O prazo contratual, previamente estabelecido, será de até dois anos, podendo ser prorrogado
por igual período ou inferior, desde que não ultrapasse o limite máximo de cinco anos.
b) Quando destinada a empreendimento de fim lucrativo, será onerosa e, sempre que houver
condições de competitividade deverá observar os procedimentos licitatórios.
c) Quando gerar recursos, a UG deverá encaminhar também à ICFEx, cópia do contrato e seu(s)
termo(s) aditivo(s), devidamente formalizado(s).
2) Permissão de uso (antiga autorização de uso) (art. 30)
a) Sua formalização dar-se-á mediante termo assinado pelo Cmt, Ch ou Dir da OM, pelo
permissionário e por testemunhas.
b) O termo, devidamente formalizado, poderá ter o prazo de vigência de até três meses,
podendo ser prorrogado por igual período ou inferior, desde que não ultrapasse o limite máximo de seis
meses.
c) Quando gerar recursos, a UG deverá encaminhar também à ICFEx, cópia do respectivo termo.
3) O valor considerado, para fins de estabelecimento da modalidade de licitação ou de sua
dispensa/inexigibilidade, quando for o caso, deverá abranger o total do contrato e de suas prorrogações,
quando previstas (art 46).
4) A data limite para a assinatura do documento de prorrogação dos contratos e termos aditivos é a
do último dia de vigência dos mesmos (§ 1º do art. 48).
Em conseqüência, as UG vinculadas deverão atentar para os detalhes descritos, quando da
administração do seu patrimônio imobiliário, particularmente no que se refere à Cantina(s), Alfaiataria,
Barbearia(s), Agência(s) Bancária(s), Caixas Eletrônico(s) etc.
(Nota para B Info nº 017- S/2.2.3, de 24 Abr 06)
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n. Publicação de Edital de ciência de descarte de documentos pelo TCU – Informação
“Edital nº 03/2006-CAD - DOU n° 063, de 31 de março de 2006, Seção 3, página 105.
O Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Tribunal de Contas da
União – TCU, designado pela Portaria nº 108, de 06 de maio de 2005, publicada no Boletim Interno TCU nº
18, de 16 de maio de 2005, faz saber a quem possa interessar que, a partir do 45º (quadragésimo quinto) dia
subseqüente à data de publicação deste Edital no Diário Oficial da União, se não houver oposição, o Serviço
de Arquivo do Tribunal de Contas da União, descartará documentos de controle externo relativos ao exercício
de 1985 e anteriores.
Os interessados, no prazo citado, poderão requerer, às suas expensas, o fornecimento de
documentos ou peças, originais ou cópias, mediante petição, que deverá conter a qualificação do requerente
e a demonstração da legitimidade do pedido, a ser dirigido ao Serviço de Arquivo.
Em conseqüência as Unidades Gestoras vinculadas tomem conhecimento e providências.
(Solução à N B Info nº 007- SPE/D Aud, de 12 Abr 06, anexo ao Of Nr 023- SPE/D Aud, Circ, de 12 Abr 06)”
Em conseqüência, os interessados que desejarem cópias de documentos relativos à TCA, TCE e
outros, dos exercícios de 1985 e anteriores, poderão obtê-los, mediante indenização, junto às Secretarias do
TCU nos estados:
– Rio de Janeiro: SECEX/RJ (Av Antonio Carlos nº 375 – Sala 1204 – Centro – Rio de Janeiro – RJ) e
– Espírito Santo: SECEX/ES (Rua Luiz Gonzáles Alvarado s/nº - Enseada do Suá – Vitória – ES).
(Nota para B Info nº 019-S/2.Ch, de 25 Abr 06)
o. Retenção de INSS – 0bservações relevantes
A legislação que regula os recolhimentos de encargos sociais por meio de Guia da Previdência Social
(GPS) para o Instituto Nacional da Seguridade Social (INSS) é a Instrução Normativa (IN) MPS/SRP nº 03
de 14 Jul 05, cujos itens a seguir descritos deverão ser objeto da atenção das UG:
– Inciso VIII, do Art 60 (informação mensal em GFIP);
– Alíneas “B” e “C”, do Inciso III, do Art 66 (fato gerador);
– Incisos II e III, do Art 71 (base de cálculo da contribuição);
– Itens 1 e 2, da Alínea “B”, do Inciso II, do Art 79 (contribuição do segurado contribuinte individual);
– Art 81 (prestação de serviço a mais de uma empresa pela contribuinte individual);
– Incisos III e IV, do Art 86 (contribuição patronal – UG);
– Incisos III e IV e parágrafo 3º, do Art 92 (responsabilidade da UG);
– Art 94 (prazo de recolhimento);
– Artigos 140, 143 e 145 (serviços de mão-de-obra); e
– Parágrafos 1º, 2º e 3º, do Art 334 (responsável pelas infrações aos dispositivos da legislação
previdenciária).
Tais dispositivos não esgotam o assunto, servem apenas para orientar sobre os procedimentos
básicos a serem adotados pelas UG nas retenções de encargos sociais.
Em conseqüência, os OD e os demais Agt Adm das UG deverão atentar para as presentes
orientações a fim de evitar problemas de ordem previdenciária para suas Unidades.
(Nota para B Info nº 018-S/2.1.3, de 24 Abr 06)
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p. SIASG – Módulos “PREGÃO” e “HOMPREGÃO” – Cadastradores locais e parciais – Orientação
A fim de evitar habilitações indevidas de usuários pelos cadastradores locais e parciais, o Ministério
do Planejamento – Setor de Senhas/SLTI/DLSG – SIASG/SICAF emitiu as orientações a seguir referentes
aos Módulos “PREGÃO” e “HOMPREGÃO” do Sistema SIASG, que foram retransmitidas as UG vinculadas
por intermédio da Msg nº 023 – S/1.1 – 1ª ICFEx, de 25 Abr 06 (Msg SIAFI nº 2006/0419570).
1) HOMPREGÃO: Somente para Ordenadores de Despesas ou Autoridades Competentes
designados em portaria.
2) PREGÃO: Somente para servidores designados em portaria.
3) O homologador não pode ser pregoeiro e vice-versa.
É importante ressaltar que as habilitações indevidas dos usuários são de responsabilidade de cada
cadastrador, ficando o mesmo sujeito as penalidades legais, nos âmbitos administrativo, civil e penal.
Em conseqüência, os cadastradores parciais e locais deverão atentar para as orientações
supracitadas, de forma a evitar habilitações indevidas de usuários.
(Nota para B Info nº 009-S/3.1, de 31 Mar 06)
q. Termo de Doação – Modelo
Conforme descrito no Of nº 057 – A/2, de 16 Set 94, da SEF, ainda em vigor, o Termo de Doação
poderá ser dispensado quando o material doado já vier acompanhado de modelo próprio do Órgão ou
Entidade doador.
Caso contrário, a UG deverá valer-se do modelo de Termo de Doação constante do Anexo “B”.
Em conseqüência, as UG vinculadas deverão, quando receber bens por “doação de terceiros”
e o doador não possuir modelo próprio, utilizar o constante do Anexo “B”.
(Nota para B Info nº 014-S/2.2.4, de 17 Abr 06)
2. RECOMENDAÇÕES SOBRE PRAZOS
a. Calendário de Fechamento Contábil Mensal – Exercício de 2006
Esta Inspetoria, atendendo determinação da D Cont, estabeleceu as seguintes datas de fechamento
contábil mensal para as UG referentes ao exercício de 2006, conforme o constante nas Msg nº 008-S/3.SGCirc, de 03 Fev 06 – 1ª ICFEx (Msg SIAFI nº 2006/0124917) e na Msg nº 023-S/3.TA-Circ, de 24 Fev 06 – 1ª
ICFEx (Msg SIAFI 2006/0203968) remetidas para todos os OD, a saber:
MÊS DE
REFERÊNCIA
Janeiro
Fevereiro
Março
Abril
DATA
06 Fev 06
03 Mar 06
05 Abr 06
04 Maio 06
MÊS DE
REFERÊNCIA
Maio
Junho
Julho
Agosto
DATA
05 Jun 06
05 Jul 06
03 Ago 06
04 Set 06
MÊS DE
REFERÊNCIA
Setembro
Outubro
Novembro
Dezembro
DATA
04 Out 06
06 Nov 06
05 Dez 06
Encerramento
Em conseqüência, as UG deverão observar as referidas datas, de forma a proceder às
regularizações contábeis dentro dos prazos estabelecidos, o que evitará o registro da conformidade
contábil com restrição, por parte desta inspetoria.
(Nota para B Info nº 010 – S/3.1, de 04 Abr 06)
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3. SOLUÇÕES DE CONSULTAS
Nada há a considerar.
4. ATUALIZAÇÃO DA LEGISLAÇÃO, DAS NORMAS, DOS SISTEMAS CORPORATIVOS E DAS
ORIENTAÇÕES PARA AS UG
a. Legislação e Atos Normativos de interesse das UG
Nada há a considerar.
b. Orientações
Nada há a considerar.
4ª PARTE – ASSUNTOS GERAIS
1. INFORMAÇÕES DO TIPO “VOCÊ SABIA?”
a. Suporte documental (Port nº 009 – SEF, de 13 Dez 99)
1) Que o Encarregado do Suporte Documental (Enc S Doc) é o responsável quanto à certificação
da existência de documento hábil que comprove as operações relativas aos atos e fatos de gestão
praticados, e retrate a transação efetuada?
2) Que o Encarregado ou seu eventual substituto, deve ser um militar, preferencialmente oficial, ou
servidor civil, designados em Boletim Interno (BI), devendo ser observada a segregação entre a função
de emitir documentos e a de registrar a referida conformidade?
3) Que na absoluta impossibilidade de se designar um Oficial para a função, e devidamente
justificado, por meio de expediente à SEF, encaminhado via ICFEx de vinculação, será autorizada a
designação de um graduado como Enc S Doc?
4) Que ao Enc S Doc pode ser imputada a co-responsabilidade pela certificação de atos que gerarem
dano ao erário ou tenham infringido a legislação vigente?
5) Que em 2005, durante as Visitas de Auditoria realizadas pela 1ª ICFEx, as principais
impropriedades observadas no S Doc foram:
a) o IMPCONFORM (Relatório para Conformidade Diária) não impresso em tempo hábil para
análise do Encarregado;
b) os processos licitatórios do exercício ou do anterior não estavam arquivados no S Doc;
c) os exames de pagamento de pessoal não estavam arquivados no S Doc;
d) a documentação comprobatória da conformidade documental não estava devidamente
arquivada; e
e) o Enc S Doc:
– não tinha conhecimento ou não possuía a legislação básica;
– não participava da reunião de prestação de contas mensal da UG; e
– não utilizava as rotinas apropriadas na verificação dos documentos ?
(Nota para B Info nº 021-S/2.2.3, de 24 Abr 06)
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b. Cessão de Uso
1) Que em 2005, durante as Visitas de Auditoria realizadas pela 1ª ICFEx, as principais
impropriedades observadas na área de receitas foram:
– licitantes de “ramo” distinto do objeto licitado;
– áreas utilizadas sem a devida formalização;
– não cumprimento da cláusula contratual referente à correção anual;
– não observância da cláusula de cobrança de multas e juros;
– falta de registro contábil das cauções;
– falta de acompanhamento do saldo de caução depositado na Caixa Econômica Federal (CEF); e
– recolhimento da caução em instituição bancária diferente da CEF?
(Nota para B Info nº 022-S/2.2.3, de 25 Abr 06)
c. Assuntos diversos
1) Que o CPEx disponibilizou na página da EBNET (http://cpex-intranet.eb.mil.br) o acesso individual
ao contracheque de pagamento ? (Msg SIAFI n° 2006/0074842, de 20 Jan 06)
2) Que as UG não mais recolherão o IRRF quando do pagamento de RPCMA e RPCMIP ? (Msg
SIAFI n° 2006/0074849, de 20 Jan 06)
(Nota para B Info nº 002-SSPes.4, de 24 Abr 06)
3) Que não é necessário preencher os campos “VALORES DO CONVÊNIO” (Global, Contrapartida e
Repasse) ao se fazer um Termo Aditivo de alteração de vigência de Convênio? (Msg SIASG 2006/028744, de
21 Mar 06 e Msg nº 001-S/3.MA-Circ - 1ª ICFEx, de 04 Abr 06 – Msg SIAFI 2006/0347575)
(Nota para B Info nº 008-S/3.1, de 26 Abr 06)
2. ANIVERSÁRIO DE OM
Esta Chefia e todos os integrantes da 1a ICFEx, cumprimentam e formulam votos de felicidades e
continuado sucesso profissional aos OD e demais integrantes das UG, a seguir relacionadas, cujas datas de
aniversário transcorrerão no mês de maio de 2006:
OM
CMRJ
LQFEx
PMPV
EsMB
Data
06 Mai
21 Mai
22 Mai
25 Mai
PAULO ISRAEL LOPES PEDROZO – Cel
Ch 1ª ICFEx
Confere com o original:
________________________________________
MARCOS ABÍLIO CASTRO PIMENTA – Ten Cel
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ANEXO “A”
ATUALIZAÇÃO DE DÉBITOS
1. CONSIDERAÇÕES LEGAIS
Trata a presente nota sobre atualização de dívidas com a Fazenda Nacional (União), em função das
alterações ocorridas com a extinção da UFIR e a necessidade de utilização de outro índice para a atualização
monetária dos débitos.
Com a finalidade de dirimir dúvidas quanto ao assunto e uniformizar procedimentos, transcrevemos a
seguir algumas informações:
a. Até 26 Out 00, os valores relativos à dívidas com a União eram corrigidas pela UFIR, acrescidos de
juros de mora de 1% ao mês-calendário ou fração (Art 54 da Lei nº 8383, de 30 Dez 91).
b. A Medida Provisória nº 2.176-78 (edição original nº 1.973-67), de 26 Jul 01, extinguiu a UFIR, não
sendo adotado outro indexador para a correção das dívidas com a União.
c. Com a Decisão (reservada) nº 1.122/2000-TCU-Plenário, de 13 Dez 00, o Tribunal de Contas da União
(TCU) passou a utilizar, a partir de 27 Out 00, o Índice de Preços ao Consumidor Amplo (IPCA), do IBGE,
para efeito de atualização monetária das dívidas, sendo esse índice mensal e divulgado, normalmente, até a
primeira quinzena do mês seguinte.
d. Sobre essas dívidas, continua incidindo juros de mora à razão de 1%, por mês-calendário ou fração,
sempre em relação ao valor original do débito ou saldo remanescente, já atualizado monetariamente pela
UFIR e/ou IPCA.
e. Quando houver parcelamento dessas dívidas, e os valores forem implantados em contracheque,
sugerimos que os descontos sejam efetuados em parcelas fixas e por períodos mais longos, visando facilitar
o trabalho do Setor de Pagamento de Pessoal e respeitar os limites de descontos estabelecidos pela
legislação vigente.
f. Na atualização monetária e na apuração dos juros de mora, deve-se considerar o seguinte:
1) Não há incidência de juros sobre os valores dos juros já apurados (juro sobre juro), sendo estes
valores atualizados apenas monetariamente.
2) Quando do pagamento da dívida, deve-se amortizar primeiramente o saldo de juros atualizados
monetariamente, e não havendo mais saldo de juros, amortiza-se o principal atualizado monetariamente.
2. ATUALIZAÇÃO DO DÉBITO
a. Baixa do aplicativo “Sistema Débito” do site do TCU (www.tcu.gov.br) para sua máquina
Executar os seguintes passos:
1) Acessar no lado esquerdo da página o link “Serviços ao Cidadão”.
2) Acessar “Atualização de Débito”.
3) Baixar para um dos drives do computador os programas “Débito.exe” e “DAO35.exe”.
4) Para instalar os programas, acessar os ícones dos dois programas (no local para onde foram
baixados), primeiramente o “Débito.exe” e em seguida o “DAO35.exe”.
5) A fim de facilitar sua utilização, pode ser criado um ícone (uma pilha de moedas douradas) na Área
de Trabalho. Para tanto, acesse: C:\Debito e arraste o ícone encontrado para a Área de Trabalho.
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b. Atualização da Tabela do IPCA no “Sistema Débito”
Como o aplicativo “Sistema Débito” não atualiza automaticamente o Índice de Preços ao
Consumidor – Amplo (IPCA), fator que, obrigatoriamente, deverá ser considerado quando da atualização
do débito, este deverá ser obtido em outra fonte e inserido no programa “Débito”.
Para tanto, o usuário poderá valer-se das tabelas publicadas nos jornais ou pelo site
www.debit.com.br.
3) Para atualização da tabela do IPCA no Sistema Débito proceder conforme a seguir:
Quando clicamos no ícone para abrir o
programa, aparece uma janela para a
atualização da tabela de IPCA, porém
este procedimento não é possível. A
atualização
deverá
ser
feita
manualmente. (CLICAR NÃO)
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Clicar aqui para adicionar
(atualizar) um novo índice.
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________________
S Ch 1ª ICFEx
Digitar a data (sempre o 1º dia do mês) e o valor
fornecido pelos jornais ou pelo site www.debit.com.br .
Confere
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________________
S Ch 1ª ICFEx
Clique aqui para
continuar
atualizando a tabela.
Clique aqui para
encerrar
c. A partir daí, deve-se seguir passo-a-passo as instruções contidas no Manual encontrado na pasta
C:\debito (disponibilizado após a instalação do programa).
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ANEXO “B”
MODELO DE TERMO DE DOAÇÃO
“MINISTÉRIO DA DEFESA
EXÉRCITO BRASILEIRO
ESCALÃO SUPERIOR DA OM
OM RECEPTORA
TERMO DE DOAÇÃO
Pelo presente Termo dôo à União e Ministério da Defesa, representado neste instrumento na pessoa do Sr :
_________________________________ (Cmt, Diretor ou Chefe) do (a) : ___________________________________,
Cod UG : _________________________________________ o (s) seguinte (s) material (is):
Nº DE ORDEM
ESPECIFICAÇÃO
VALORES
UNITÁRIO
TOTAL
SOMA TOTAL..................
Importa a presente doação na importância de R$ ___________________ (_________________________)
________________, _____/ ______/ _____
(Local)
(data)
___________________________________
( Assinatura do Doador)
Publicado no BA nº _______,
de _____/_____/_____”