Gerenciamento de Projetos PMP-Prep Master Class PMP

Transcrição

Gerenciamento de Projetos
PMP-Prep Master Class
Modulo 03 – Escopo
Gerhard Tekes, PMP, OPM3-CC
© 2009 3PTA – Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., [email protected], (71) 3012.6611
–
Slide 1
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sem intenção de infringir as regras de sua utilização.
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OBJETIVO DO MÓDULO
Este módulo tem por objetivo apresentar as
9 áreas de conhecimento requeridas na Gestão
de Projetos: seus requisitos, seus produtos,
suas ferramentas, suas técnicas e seus
relacionamentos.
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Slide 3
ÁREAS DE CONHECIMENTO DA
GESTÃO DE PROJETOS
Pessoas
Integração
Aquisições
Comunicação
Custo
Tempo
Riscos
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1
Gerenciamento de Escopo
A Gestão do Escopo abrange os
processos requeridos para
assegurar que o projeto inclua
todo o trabalho necessário, e
tão somente o necessário, para
concluir de forma bem
sucedida o projeto.
A preocupação fundamental
compreende definir e controlar
o que está, ou não, incluído no
projeto.
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No contexto do projeto, o termo do escopo pode se referir a:
Escopo do produto. As características e funções que
descrevem um produto, serviço ou resultado
Escopo do projeto. O trabalho que precisa ser realizado
para entregar um produto, serviço ou resultado com as
características e funções especificadas.
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Os processos, ferramentas e técnicas usadas para
gerenciar o escopo do projeto são o foco desta aula.
Os processos, ferramentas e técnicas usados para
gerenciar o escopo do produto variam conforme a área
de aplicação.
O escopo do projeto é mensurado contra o plano do
projeto.
O escopo do produto é mensurado contra os requisitos
do produto.
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2
O Cliente pediu
–
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A Engenharia entendeu
–
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Marketing descreveu
3
O Projeto técnico era
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O Que foi documentado
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O Que foi pago
4
O Que foi construído
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A Manutenção se
preparou para
E a real Demanda era
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5
5.1 Coletar os requisitos - O processo de definição e documentação das
necessidades das partes interessadas para alcançar os objetivos do
projeto.
5.2 Definir o escopo - O processo de desenvolvimento de uma
descrição detalhada do projeto e do produto.
5.3 Criar a EAP - O processo de subdivisão das entregas e do trabalho
do projeto em componentes menores e mais facilmente
gerenciáveis.
5.4 Verificar o escopo - O processo de formalização da aceitação das
entregas terminadas do projeto.
5.5 Controlar o escopo - O processo de monitoramento do progresso do
escopo doprojeto e escopo do produto e gerenciamento das
mudanças feitas na linha de base do escopo.
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Iniciação
Planejamento
5.1 Coletar
Requisitos
Execução
Controle
Encerramento
5.4 Verificar do
escopo
5.2 Definir o
escopo
5.3 Criar a EAP
5.5 Controlar o
escopo
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Planejamento do Escopo
Desenvolvimento do Plano de
Gerenciamento do Escopo.
Documentará como o escopo será:
Definido
Verificado
Controlado
Definirá também como a EAP será criada
e definida.
6
Plano de Gerenciamento de Escopo
Descreve como o escopo será
gerenciado.
Apresenta a forma de incorporação das
mudanças do projeto.
É o registro de como as mudanças serão
avaliadas, identificadas e classificadas.
Exemplo Modelo
Exemplo Projeto RV
(71) 3012.6611 – Slide 20
© 2009 3PTA – Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., [email protected], Coletar Requisitos
Entradas
• 1 Termo de abertura
do projeto
• 2 Registro das partes
interessadas
Ferramentas e
Técnicas
•
•
•
•
•
•
•
•
1 Entrevistas
2 Dinâmicas de grupo
3 Oficinas
4 Técnicas de
criatividade em grupo
5 Técnicas de tomada
de decisão em grupo
6 Questionários e
Pesquisas
7 Observações
8 Protótipos
Saídas
• 1 Documentação dos
requisitos
• 2 Plano de
gerenciamento dos
requisitos
• 3 Matriz de
rastreabilidade de
requisitos.
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Coletar Requisitos
7
Tipos de Requisitos
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Técnicas e Ferramentas
de Coletar Requisitos
Entrevistas (mais formal)
Dinâmicas de grupo (mais informal)
Oficinas (Grupo Interativo)
Rápido
Gerar Confiança, desenvolver Relações e aprimorar Comunicação => Consenso
JAD = Joint Application Design
QFD = Desdobramento da Função de Qualidade
VOC = Voz do Cliente
Técnicas de criatividade em grupo
Brainstorming
Técnicas de Grupo nominal (Brainstorming + Votação)
Técnica Delphi
Mapas Mentais
Diagrama de afinidade
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Técnicas de tomada de decisão em grupo
Unanimidade. Todos concordam com uma única solução.
Maioria. Suporte de mais de 50% dos membros do grupo.
Pluralidade. O maior bloco no grupo decide, mesmo que a maioria não seja alcançada.
Ditadura. Um indivíduo decide pelo grupo.
Questionários e Pesquisas
Observações
Job Shadowing
Protótipos
Tangível Experiências Feedback
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Saídas de Coletar Requisitos
Documentação dos Requisitos
A necessidade do negócio ou oportunidade a ser aproveitada,
descrevendo as limitações da situação atual e por que o projeto foi
empreendido;
Objetivos do negócio e do projeto para permitir rastreamento;
Requisitos funcionais descrevendo processos de negócio, informações
e interação com o produto de forma apropriada a ser documentada
textualmente numa lista de requisitos, em modelos ou ambos;
Requisitos não funcionais, tais como nível de serviço, desempenho,
cuidados, segurança, atendimento a leis e regulamentos, suportabilidade,
retenção/descarte, etc.;
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9
Requisitos de qualidade;
Critérios de aceitação;
Regras de negócio declarando os princípios diretrizes da organização;
Impactos em outras áreas organizacionais tais como a central de
atendimento, força de vendas, áreas de tecnologia;
Impactos em outras entidades internas ou externas à organização;
Requisitos de suporte e treinamento e
Premissas e restrições dos requisitos.
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Plano de Gerenciamento dos Requisitos
Como as atividades dos requisitos serão planejadas, rastreadas e
relatadas;
Atividades de gerenciamento da configuração tais como: de que
modo as mudanças dos requisitos do produto, serviço ou resultado
serão iniciadas, como os impactos serão analisados, como serão
rastreados, monitorados e relatados, assim como os níveis de
autorização necessários para aprovar tais mudanças;
Processo de priorização dos requisitos;
Métricas do produto que serão usadas e os argumentos que
justificam usá-las e
Estrutura de rastreabilidade, ou seja, que atributos dos requisitos
serão captados na matriz de rastreabilidade e a que outros
documentos de requisitos do projeto estarão ligados.
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Plano de Gerenciamento dos Requisitos
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Matriz de Rastreabilidade de Requisitos
Requisitos das necessidades do negócio, oportunidades, metas e
objetivos;
Requisitos para os objetivos do projeto;
Requisitos para as entregas do escopo/EAP do projeto;
Requisitos para o design do produto;
Requisitos para o desenvolvimento do produto;
Requisitos para o teste de
estratégia e de cenários e
Requisitos de alto nível para
requisitos mais detalhados.
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Matriz de Rastreabilidade de Requisitos
–
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11
Coletar Requisitos
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Definir Escopo
Entradas
• 1 Termo de abertura
do projeto
Requisitos
• 3 Ativo de Processos
Organizacionais
Ferramentas e
Técnicas
• 1 Opinião
especializada
• 2 Análise do Produto
• 3 Identificação de
Alternativas
• 4 Oficinas
Saídas
• 1 Declaração do
Escopo do Projeto
• 2 Atualização dos
Documentos do
Projeto
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Definir Escopo
Definição de Escopo
Processo que consiste no desenvolvimento de uma
declaração de escopo que será utilizada como
base para futuras decisões do projeto, incluindo os
critérios que avaliarão se o projeto / fase, foi
completado com sucesso.
Declaração de escopo (Scope Statement):
formaliza o escopo de todos os trabalhos a
serem desenvolvidos no projeto, servindo de
base para futuras decisões do projeto .
12
A Declaração do Escopo
Declaração de escopo (Scope Statement) deve
incluir:
Descrição do Escopo do Produto
Critérios de Aceitação do Produto
Entregas do Projeto
Exclusões do Projeto
Restrições do Projeto
Premissas do Projeto
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Documentos atualizados
Registro das partes interessadas;
Documentação dos requisitos
Matriz de rastreabilidade
de requisitos.
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Definir Escopo
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Criar EAP
Entradas
• 1 Declaração do
Escopo
Requisitos
Organizacionais
Ferramentas e
Técnicas
• 1 Decomposição
Saídas
• 1 EAP
• 2 Dicionário da EAP
• 3 Linha de Base do
Escopo
Documentos do
Projeto
–
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CRIAR EAP
O detalhamento do escopo representa a subdivisão dos
principais subprodutos do projeto em componentes
menores e mais manejáveis para se ter condições de:
Melhorar a precisão das estimativas de custo, tempo e
recursos
Definir um baseline para medir e controlar o
desempenho
Facilitar a atribuição clara de responsabilidades.
Um adequado detalhamento do escopo é um aspecto
crítico para o sucesso do projeto
–
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CRIAR EAP
O detalhamento envolve os seguintes passos principais:
Identificar os principais subprodutos do projeto,
incluindo a própria gestão
Decidir se as estimativas de custo e duração podem
ser adequadamente estabelecidas neste nível de
detalhe
Identificar os elementos constituintes do subproduto
Verificar a exatidão do detalhamento
–
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14
CRIAR EAP
“Quando existe um detalhamento pobre do escopo,
pode ser esperado um custo final do projeto mais
alto por causa das inevitáveis mudanças que
quebram o ritmo do projeto, causam retrabalho,
comprometem o prazo e diminuem a produtividade e
o moral da força de trabalho
–
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A Estrutura Analítica do Projetos
–
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–
Slide 46
15
E A P analítico
–
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–
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Criar EAP
1º Nivel da EAP pode ser:
Fases do Projeto
Sub-Projetos
Entregas Principais
Características da EAP
Permite que se veja a contribuição
dos pacotes de trabalho (work
package) no projeto principal.
É um agrupamento de componentes
do projeto que organiza e define o
escopo total do projeto.
Permite o direcionamento das
equipes, dos recursos e das
responsabilidades.
–
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16
Características da EAP
Determina quais materiais serão necessários
para a execução de cada pacote.
Determina o custo final do projeto a partir
do custo de cada pacote, ou entrega.
O dicionário da EAP define e/ou descreve
o trabalho a ser realizado em cada elemento
da EAP
O trabalho que não estiver na EAP está fora do
projeto.
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Os 10 Mandamentos
I.
Cada elemento da EAP deve representar
um resultado tangível e verificável.
II. Todos resultados principais devem estar
explicitamente incluídos na EAP.
III. Os resultados principais devem ser
claramente definidos para que fique bem
explícito o trabalho a ser realizado.
IV. Os resultados principais devem ser
detalhados até um nível de detalhe que
permita o planejamento e gerenciamento
do trabalho necessário para a sua entrega.
© Carlos Magno Xavier
–
Slide 51
Os 10 Mandamentos
V.
A decomposição não deve ser demasiada
de forma que o custo do controle não traga
o benefício necessário.
VI. Cada elemento da EAP deve contribuir
para o elemento (resultado) ao qual está
subordinado (elemento pai)
VII. Ao descer um nível na EAP, a soma dos
resultados dos subordinados corresponde
ao resultado do pai.(Regra do 100%)
VIII. Um elemento da EAP não pode ter
somente um filho, pois o mesmo seria
igual ao resultado do pai.
–
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Os 10 Mandamentos
IX. Um elemento filho não pode
ter mais de um pai.
X.
Os resultados principais do
gerenciamento devem ser
incluídos na EAP
(reuniões, relatórios etc.)
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Criar EAP
Cada nível descendente da EAP representa um
detalhamento da descrição dos elementos do projeto
Cada item da EAP é, geralmente designado por um
identificador único que pode ser utilizado para definir a
estrutura de totalização de custos e recursos
As descrições dos
pacotes de trabalho são,
freqüentemente,
armazenadas num
dicionário de EAP
Projeto
Deliverables
Elementos
intermediários
Pacotes de
trabalho
Detalhes do especialista: Atividades e tarefas
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Elaboração Participativa
–
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Dicionário da EAP
#
Pacote de Trabalho
Descrição
Critérios de Avaliação
1.3.1.1.
Análise de Viabilidade
Elaboração e aprovação de
um estudo de viabilidade
técnica e financeira
acerca da realização do
congresso.
- Informações financeiras
acerca dos custos
envolvidos no evento.
1.3.1.2.
Charter
Elaboração e aprovação do
Congresso através de
documento formal.
- Descrição do evento e suas
reais características;
- Principais objetivos que devem
ser alcançados;
- Principais temas que devem
ser abordados.
1.3.1.3.
Escopo
Desenvolver uma declaração
escrita do escopo,
contendo detalhes do
objetivo do congresso,
temas abordados,
duração do evento,
quantidade de palestras,
número de participantes.
- Nível de detalhamento das
informações.
- Outras informações
pertinentes que não foram
abordadas.
–
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Outras Saídas do Processo
Linha de Base do Escopo
Declaração do Escopo
EAP
Dicionário da EAP
Atualização dos Documentos
do Projeto
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Verificar o Escopo
Entradas
• 1 Plano de
Gerenciamento de
Projeto
Requisitos
• 3 Matriz de
rastreabilidade de
Requisitos
• 4 Entregas validadas
Ferramentas e
Técnicas
• 1 Inspeção
Saídas
• 1 Entregas aceitas
• 2 Solicitações de
Mudanças
Documentos do
Projeto
–
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–
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Verificar o Escopo
Verificar o Escopo
Processo formal de aprovação do (Sub)
Produto, referente ao que foi definido no
escopo do projeto pelos envolvidos.
Requer uma revisão dos produtos do
trabalho e dos resultados de modo a
garantir que tudo foi completado
satisfatoriamente. Ocorre durante o
controle do projeto. Ao final de cada
fase e do ciclo de vida do projeto.
Verificar o Escopo
A verificação é realizada por meio de inspeções
Dentre as várias partes interessadas espera-se a aprovação
do patrocinador e do cliente
Difere-se do controle da qualidade que preocupa-se com a
exatidão dos resultados,
enquanto a verificação do
escopo é fundamentalmente
relacionada à aceitação.
–
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Entradas de Verificar o Escopo
Plano de Projeto (Linha de Base do Escopo)
Declaração do Escopo
EAP
Dicionário da EAP
Matriz de rastreabilidade de requisitos.
Entregas validadas
Entregas validadas foram concluídas e verificadas quanto às suas
precisões pelo processo Realizar o controle da qualidade.
–
Slide 62
–
Slide 63
Verificar o Escopo
Controlar o Escopo
Entradas
• 1 Plano de
Gerenciamento de
Projeto
• 2 Informações sobre o
desempenho do trabalho
Requisitos
• 4 Matriz de
rastreabilidade de
Requisitos
organizacionais
Ferramentas e
Técnicas
• 1 Análise da Variação
Saídas
• 1 Medição do
desempenho de
Trabalho
• 2 Atualizações de Ativos
de Processos
• 3 Solicitações de
Mudanças
• 4 Atualizações do Plano
de Projeto
Documentos do Projeto
–
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21
Controlar o Escopo
Controle do Escopo
Processo que se concentra na avaliação
Exemplo Processo
Exemplo Formulário
dos fatores que criam mudanças de
escopo, de modo a garantir que essas
mudanças sejam benéficas, além de
se utilizar de um sistema de controle
de mudanças de escopo, previamente
definido no Plano de Gerenciamento
de Escopo para definir os procedementos nos quais o escopo do
projeto pode ser modificado.
–
Slide 65
Entradas de Controlar o Escopo
Plano de Projeto
Linha de Base do Escopo
Plano de Gerenciamento de Escopo
Plano de Gerenciamento de Mudanças
Plano de Gerenciamento de Configuração
Plano de Gerenciamento dos requisitos
Informações sobre o desempenho do trabalho
Ativos de processos organizacionais
Políticas, procedimentos e diretrizes existentes, formais ou informais,
relacionadas ao controle do escopo.
Métodos de monitoramento e informação a serem utilizados.
–
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Saídas de Controlar o Escopo
Medição do desempenho do trabalho
Atualizações de ativos de processos organizacionais
Causas das variações;
Ação corretiva escolhida e suas razões e
Outros tipos de lições aprendidas a partir do controle do escopo do
projeto.
Solicitações de mudança
solicitação de mudança da linha de base
outros componentes do plano de gerenciamento do projeto
ações preventivas ou corretivas e reparos de defeitos.
Atualizações do plano de gerenciamento do projeto
Atualizações da linha de base do escopo.
Outras atualizações da linha de base.
Atualizações dos documentos do projeto
Documentação dos requisitos e
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Controlar o Escopo
–
Slide 68
Exercícios
1. Qual processo não faz parte do gerenciamento de
Escopo do Projeto?
A. Verificar o Escopo
B. Planejar o Escopo
C. Definir o Escopo
D. Criar a EAP
E. Controlar o Escopo
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Exercícios
2. O Plano do Projeto é desenvolvido por:
A. Gerente de projeto
B. Equipe do projeto
C. Equipe de Gestão do projeto
D. Diretor
E. Todos acima
23
Exercícios
3. O Planejamento de Escopo para o projeto se relaciona a:
A. Especificar o projeto, incluindo os princípios e objetivos
do projeto
B. Criar os níveis da WBS do projeto
C. Gerar documento que compreende as justificativas e
objetivos do projeto, e produtos a serem entregues
D. A registrar a entrega de todos os produtos do projeto
E. Criar o Project Charter – Termo de Abertura do Projeto
–
Slide 71
Exercícios
4. É um exemplo de restrição:
A. Data de conclusão de uma fase
B. Risco de negócio
C. Uma ameaça de falência de um subsub-contratante
D. Relacionamento com o fornecedor
E. O método utilizado para medir a performance do
projeto
–
Slide 72
Exercícios
5. Um projeto necessita de modificações em relação ao
Termo de Abertura do Projeto. Quem tem a
responsabilidade de autorizar quais mudanças serão
executadas é:
A. Gerente do Projeto
B. Equipe do Projeto
C. Gerente do Gerente do Projeto
D. Stakeholder
–
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24
Exercícios
6. Bons objetivos de projeto devem ser:
A. Gerais ao invés de específicos
B. Realistas e atingíveis
C. Estabelecidos sem considerar limitações de recursos
D. Mensuráveis, intangíveis e verificáveis
–
Slide 74
Exercícios
7. Assinale a assertiva falsa:
A. A declaração de escopo deve incluir os objetivos do escopo
B. O Termo de Abertura do Projeto é criado no planejamento do
escopo
C. O planejamento do escopo é o processo de desenvolver uma
declaração
escrita, a nível macro, do escopo e da estratégia do projeto.
D. A Declaração do Escopo poderá ser revisada e melhorada quando
estamos detalhando o escopo
E. A declaração de trabalho (DT) é uma descrição dos produtos ou
serviços que serão fornecidos pelo projeto.
–
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Aplique, Aperfeiçõe e Multiplique
Uma pessoa que não quer ler não
tem nenhuma vantagem sobre uma
pessoa que não pode ler.
Mark Twain
–
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OBRIGADO
Contato: 3PTA
Fone: 71 – 3012.6611
E-mail: [email protected]
Skype: pm-3PTA
Contato: Gerhard Tekes
Fone: 71 – 8863-0611
E-mail: [email protected]
MSN: [email protected]
Skype: gerhardtekes
–
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26

Gerenciamento de Projetos PMP-Prep Master Class PMP

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