MANUAL DO EXPOSITOR

MANUAL DO EXPOSITOR
Prezado Expositor,
Temos o prazer de apresentar-lhe o Manual do Expositor do VI Congresso Internacional de Cuidados
Paliativos e III Congresso Lusófono de Cuidados Paliativos, promovido pela ANCP – Academia Nacional de
Cuidados Paliativos, que será realizado no período de 21 a 24 de setembro de 2016, no Dall’onder Grande Hotel
– Bento Gonçalves | RS.
Para melhor atendê-lo, procuramos fornecer toda a orientação necessária para a realização deste evento.
A tranquilidade do evento e o conforto do expositor são diretamente proporcionais à observância e cumprimento
dos prazos e orientações do Manual do Expositor. Agradecemos a sua participação e ficamos a disposição para
prestar quaisquer esclarecimentos.
CONTATOS GERAIS
LOCAL DO EVENTO
Dall’onder Grande Hotel
Rua Herny Hugo Dreher, 197 - Bairro Planalto
Caixa Postal 164 | CEP 95700-000 | Bento Gonçalves - RS – Brasil
Central de reservas para hospedagem: (54) 3451 8530 | 0800 642 82 66
REALIZAÇÃO E COMISSÃO ORGANIZADORA
ANCP – Academia Nacional de Cuidados Paliativos
www.paliativo.org.br
[email protected]
SECRETARIA, ORGANIZAÇÃO E CONTATO COM EXPOSITOR
Plus Consultoria e Eventos
Endereço: Rua Dona Germaine Burchard, 215 | Perdizes | São Paulo - SP
www.plusconsultoria.net
Contato: Débora Honda | [email protected]
MONTADORA OFICIAL
Vertice Equipamentos
Contato: Raphael L. Sehbe
Tel.: (54) 3027-6856 | [email protected]
AUDIO E VISUAL
GS Promoções e Eventos
Contato: Rúbia Santos
Tel.: (54) 3055-3537 | (54) 3452-5158
AGÊNCIA DE TURISMO
Next Eventos e Turismo
www.nexteventoseturismo.com.br
Contato: Daiam Silva | [email protected]
Fone: (54) 3451 8530 | 0800 642 82 66
Fone de plantão: (54) 9679-9828
CRONOGRAMA DE MONTAGEM
20/10/2016
Demarcação dos espaços (somente a montadora oficial): 8h às 14h
Montagem dos estandes: 14h às 21h
21/10 à 24/10/2016
Funcionamento do evento (sujeito à alterações)
21/10
Expositores: 7h às 21h
Público: 7h30 às 21h
22 e 23/10
Expositores: 7h às 21h
Público: 7h30 às 21h
24/10
Expositores: 7h às 18h00
Público: 7h30 às 12h30
24/10/2016
Desmontagem dos estandes e limpeza do pavilhão: 12h30 às 18h
REGULAMENTO
1. RESPONSABILIDADES DO EXPOSITOR
1.1. É de responsabilidade exclusiva do expositor: cumprir as exigências legais e fiscais relativas aos
procedimentos para a remessa de mercadorias, equipamentos, etc.
1.2. Compete ao expositor cumprir as legislações vigentes e todas as normas contidas neste regulamento,
montar e desmontar seu estande mantê-lo limpo, respeitar e manter a ordem.
1.3. Os stands, bens ou produtos, e pessoal a serviço dos expositores não estão cobertos por seguro, cuja
responsabilidade é exclusiva dos expositores. O centro de eventos, a montadora oficial e a promotora se
isentam de toda e qualquer responsabilidade, em todos os casos e circunstâncias, por perda de
propriedade, dano físico (danos a pessoas ou bens) ou morte, assim como responsabilidade oriunda de
tal dano, inclusive incêndios, enchentes etc., causados ao material exposto, ou ainda perda,
desaparecimento, dano ou roubo de qualquer material exposto ou pertences do expositor, seus
contratados e/ou visitantes, durante todo o período de montagem, realização e desmontagem do
evento. Os expositores deverão providenciar a contratação de seguros que tenham a cobertura para
todos os riscos pessoais e materiais, inclusive para o período de montagem e desmontagem dos stands.
2. RESPONSABILIDADES DA REALIZADORA E ORGANIZADORA
2.1. Manter em funcionamento os serviços básicos de infraestrutura.
2.2. Respeitar, cumprir e fazer cumprir todas as normas e prazos deste regulamento.
2.3. Supervisionar o funcionamento de todos os serviços.
2.4. Manter o evento seguro contra responsabilidade civil.
2.5. Manter a feira em operação durante o período estabelecido.
2.6. Aprovar ou vetar projetos de estandes fora do regulamento da feira.
2.7. Promover e divulgar o evento junto as especialidades envolvidas, empresas de produtos e serviços e
demais pessoas de interesse neste setor.
2.8. Todos os itens colocados acima não implicam em responsabilidade da organização e seus contratados,
por qualquer perda, dano, furto, roubo, extravio, avaria ou destruição praticados contra bens ou pessoas.
3. LOCALIZAÇÃO DO STAND
3.1. Coube ao expositor escolher a localização de seu estande, descrito no contrato de locação. Porém,
visando atender as necessidades técnicas de montagem do conjunto em quaisquer condições de tempo,
a organizadora e realizadora poderão alterar a localização dos estandes, sendo respeitadas as dimensões
e as características estabelecidas no contrato comercial de locação temporária de espaço.
3.2. O expositor não poderá transferir, total ou parcialmente, qualquer direito ou responsabilidade assumida
com a organização, relativamente ao evento em questão, nem tampouco sublocar ou ceder parte ou a
totalidade da área contratada. A multa prevista é de 100% (cem por cento) do valor do contrato.
3.3. A montadora oficial demarcará o piso do pavilhão para que o expositor/montadora possa localizar o
posicionamento do seu estande no pavilhão.
4. MONTAGEM BÁSICA E ESTANDE ESPECIAL
4.1. A Vertice Equipamentos fará a montagem dos estandes básicos. Todos os expositores que optaram pela
montagem básica, receberão o estande com as seguintes características:
Carpete grafite sobre o piso aplicado com fita dupla face, paredes com estruturas de alumínio e painéis TS
branco com altura de 2,60 m; pergolado parcial com travessas de alumínio; iluminação com calhas com
lâmpadas fluorescentes, spot com braço, e duas tomadas 220V. Testeira (30 cm de altura) com logotipo do
expositor. *Arquivo digital fornecido pelo cliente.
4.2. O projeto do estande especial (plantas técnicas, elevações cotadas, informações de energia elétrica, ARTs
correspondentes), deverá ser enviado à montadora oficial para que sejam feitas as devidas analises e
aprovações.
4.3. A data limite para envio de todos os formulários deste manual e projetos dos estandes é o dia 20 de
agosto de 2016, após esta data, a organização do evento não se responsabilizam por eventuais
transtornos.
4.4. Para ter acesso ao pavilhão, toda montadora (que não a Montadora Oficial) deverá entregar à
organização do evento um cheque caução por estande a ser montado no valor de R$ 5.000,00 (cinco mil
reais). Este cheque tem que ser da própria empresa (Montadora), ele será devolvido após a
desmontagem do evento, se não for detectado nenhuma avaria ou danos nas dependências do
Dall’onder Grand Hotel.
4.5. Não será permitida a entrada no pavilhão para as empresas que estiverem com inadimplência total ou
parcial juntamente a realizadora do evento.
5. CONDICIONANTES DA MONTAGEM, MANUTENÇÃO E DESMONTAGEM.
5.1. O expositor/Montadora (que não a Montadora Oficial) deve providenciar o recolhimento da Anotação
de Responsabilidade Técnica – ART ou do Registro de Responsabilidade Técnica – RRT do estande,
juntamente ao órgão competente, sendo que, uma cópia deste documento deverá ser entregue à
organização do evento e a via original deverá ficar com o responsável no estande, desde o início da
montagem para facilitar a verificação em caso de fiscalização.
5.2. Todos os funcionários que estarão trabalhando no estande deverão portar a credencial.
5.3. Cabe às montadoras fornecer a seus empregados e/ou contratados os EPI’s (Equipamento de Proteção
Individual), adequados aos riscos do ambiente de trabalho de montagem e desmontagem dos estandes.
Tais equipamentos deverão estar em perfeito estado de uso e de conservação, garantindo a total
segurança dos trabalhadores e demais pessoas que se encontrem no local.
5.4. Os corredores principais não poderão ser ocupados em nenhum momento durante os períodos de
montagem e desmontagem dos estandes com materiais e equipamentos de montagem e/ou quaisquer
obstáculos que impeçam a livre circulação de pessoas, carrinhos, socorristas, entre outros. É proibido
utilizar as vias de circulação como depósito de materiais de montagem. Todo e qualquer material, deverá
ficar dentro da área limítrofe do estande.
5.5. Será obrigatória à presença de um responsável da montadora pela manutenção do estande durante todo
o período de realização do evento. A montadora deverá fornecer à organização do evento o número do
telefone celular do proprietário ou do responsável pela manutenção do estande que ficará no pavilhão
durante todo o período de realização.
5.6. A Promotora do evento aplicará à montadora, uma multa no valor de R$ 5.000,00 (dois mil reais) por
hora excedida aos prazos estipulados para a montagem e desmontagem do estande, como também na
desocupação do pavilhão.
5.7. É proibido fumar no interior do Pavilhão, conforme o Decreto n° 2018/96 e a Lei Federal n° 92914/96
que prevê a proibição do uso de cigarros em ambiente coletivo, privado ou público, com a penalidade de
multa.
5.8. O Centro de Convenções bem como a Organização do evento não dispõe de carrinhos para transporte
de cargas, carregadores de cargas são de responsabilidade de cada expositor.
5.9. O lixo dos estandes não poderá ser jogado nos corredores, todo lixo deverá ser separado e destinado às
caçambas apropriadas para receber cada tipo de material descartado, o não cumprimento resultará em
multa ao infrator no valor de R$ 2.000,00 (dois mil reais).
5.10.
Os materiais estruturais que compõe os estandes, deverão chegar ao pavilhão semiacabados,
somente serão permitidos pequenos acabamentos de marcenaria, pintura para a sua finalização. Não
será permitido lixar e/ou emassar as paredes dos estandes nas dependências do pavilhão. Não será
permitida a entrada de serra circular de bancada e disco de corte para ferro e alumínio.
5.11.
Após o término do período de montagem e desmontagem, os materiais e equipamentos
remanescentes no recinto de exposição serão retirados pela organizadora, isentando-se, em qualquer
momento, da responsabilidade quanto à avaria, roubo, furto e dano de qualquer natureza.
5.12.
Não será permitido o acesso ou participação de menores de 18 anos, no local da feira durante a
montagem e desmontagem do evento mesmo que acompanhados de seus responsáveis.
5.13.
A organizadora e a montadora oficial, após parecer técnico, tem o direito de embargar a
montagem do estande caso esteja em desacordo com as normas deste REGULAMENTO.
5.14.
As montagens e decorações finais dos estandes deverão estar totalmente concluídas
impreterivelmente até às 21 horas do dia 20 de setembro de 2016. As montadoras e empresas que não
cumprirem essa determinação serão penalizadas com multa de R$ 5.000,00 (dois mil reais) de atraso
cujo valor total será deduzido do cheque caução.
5.15.
O descumprimento de qualquer item mencionado acima implicará em multa no valor de R$
5.000,00 (dois mil reais) ao expositor/montadora.
6. EQUIPAMENTOS ELÉTRICOS E ELETRÔNICOS
6.1. Todos os materiais utilizados nas instalações elétricas deverão oferecer total segurança à estrutura do
estande e aos participantes do evento, os mesmos devem estar de acordo com as normas regidas pela
ABNT.
6.2. É obrigação do expositor/montadora aterrar todos os pontos de estrutura metálica e quadros de
distribuição, visando impedir choques elétricos e outros.
6.3. Caso o expositor necessite realizar a distribuição de pontos de energia pelo estande para a demonstração
de equipamentos, no intuito de evitar possíveis acidentes, sugerimos que seja solicitado juntamente à
sua montadora a instalação de piso elevado para a passagem dos cabeamentos.
6.4. A voltagem do hotel é 220V.
7. INSTALAÇÃO ELÉTRICA
7.1. Devido à possibilidade de variação de tensão no fornecimento de energia elétrica é aconselhável à
utilização de estabilizadores e no breaks na instalação de equipamentos. A organização não se
responsabiliza por quaisquer imprevistos, tais como danos e ou queima de equipamentos.
7.2. É PROIBIDO à utilização de fios paralelos nas instalações elétricas dos estandes.
7.3. É obrigação do expositor/montadora utilizar somente cabos padrão PP com isolamento anti-chamas nas
ligações internas do estande, utilizando-se de terminais adequados, eletrodutos e caixas de derivações
em conformidade com as normas técnicas da ABNT. Todas as emendas deverão estar devidamente
isoladas.
7.4. O acesso às caixas de força elétrica e hidráulica do pavilhão é restrito ao pessoal técnico do Hotel.
7.5. É de responsabilidade do expositor/montadora a distribuição de energia elétrica (ramais) nos devidos
estandes, a partir do ponto fornecido.
8. TELEFONIA / INTERNET
8.1. O Dall’onder Grande Hotel disponibiliza internet sem fio em todo espaço de exposição, que será
compartilhado com todos os expositores.
8.2. A organização do evento não se responsabiliza pelas instalações de Internet e Telefone dedicado nos
stands. O expositor que necessitar destes serviços deverá solicitar particularmente com sua operadora,
este com custo.
9. ÁREA COMUM OU DE USO GERAL
9.1. Entende-se por aquela destinada à circulação dos usuários e convidados: ruas, corredores, passagens,
interligações e áreas de serviços.
9.2. Acesso do pessoal durante o período de montagem, somente com crachás de identificação, através dos
acessos de carga e descarga e entradas de serviços.
9.3. As saídas de emergência, hidrantes e extintores deverão permanecer livres e desimpedidos de pessoas
e quaisquer objetos, bem como seus acessos, conforme normas do Corpo de Bombeiros.
10. NÃO SERÁ PERMITIDO NA MONTAGEM E DESMONTAGEM DOS ESTANDES
10.1.
Não será permitido o uso de equipamentos de solda no pavilhão, somente será permitido à
fixação de estruturas metálicas por meio de parafusos.
10.2.
Não será permitido encostar, fixar ou pendurar qualquer tipo de material nas paredes, coberturas,
colunas e estruturas do pavilhão.
10.3.
Não será permitido executar furos em pisos e paredes internas e externas do pavilhão.
10.4.
Não será permitido o funcionamento de motores de combustão interna ou quaisquer outros
equipamentos que venham a exalar qualquer tipo de gases, odores, fumaça ou gordura, dentro do Hotel.
10.5.
Fica expressamente proibido a utilização das instalações dos banheiros do pavilhão para a
lavagem de materiais de pinturas, como também de quaisquer outros materiais utilizados na montagem
dos estandes.
10.6.
Serão permitidos somente à utilização de carrinhos ou outro meio de transporte de cargas leves
equipados com pneus de borracha, é de responsabilidade do expositor ou da montadora contratada
eventuais danos que possam ser causados nos pisos em função do excesso de peso. A organização do
evento não dispõe de carrinhos para empréstimo aos expositores/montadores.
10.7.
É vetado à utilização na decoração de materiais ou substâncias de fácil combustão, bem como a
entrada de explosivos de qualquer natureza, confetes, serpentinas e produtos assemelhados, tal
restrição é estendida, também, para gases tóxicos e liquefeitos. Não será permitido o uso de botijão de
gás na área da exposição.
11. CREDENCIAIS
11.1.
Credenciais para expositor – serão fornecidas 03 (três) credenciais por estande de 6m².
11.2.
O uso da credencial é obrigatório, pessoal e intransferível. Não haverá troca de nomes e em caso
de reimpressões, será cobrada uma taxa no valor de R$ 35,00 (trinta e cinco reais) por unidade. Em caso
de extravio, deverá ser feita nova inscrição. Todos deverão apresentar documento de identificação.
11.3.
As credenciais deverão ser retiradas na secretaria, no local do evento a partir das 9hs do dia 20
de setembro de 2016.
11.4.
Será enviado um e-mail com informações sobre o cadastro dos dados da equipe que receberá as
credenciais.
12. LIMPEZA E SEGURANÇA
É de responsabilidade do EXPOSITOR, a limpeza e a segurança interna do seu estande. Para contratações
destes serviços entrar em contato diretamente com o Hotel.
13. DURANTE O FUNCIONAMENTO DA EXPOSIÇÃO
13.1.
Todo som produzido no estande por aparelho eletrônico poderá ser utilizado de forma moderada,
sem interferir ou prejudicar a ação de outros expositores. A organizadora reserva o direito de suspender
a qualquer momento o uso desses equipamentos sonoros, podendo aplicar multa de R$ 2.000,00 (dois
mil reais) para cada ato de infração. É de responsabilidade dos expositores, quando necessário o
recolhimento das taxas de direitos autorais juntamente ao ECAD – Escritório Central de Arrecadação e
Distribuição.
ECAD | www.ecad.org.br | Tel.: (41) 3242 5088
13.2.
Por questões individuais de cada estado da união, o expositor deverá assessorar-se de profissional
capacitado para orientá-lo com relação às exigências legais sobre a emissão de notas fiscais, de envio e
retorno de suas mercadorias a serem expostas durante a realização do evento.
13.3.
O ministério do trabalho poderá realizar diligências com equipes de fiscais no recinto do evento,
lembramos que a empresa tomadora de serviços poderá ser considerada corresponsável quanto às
obrigações trabalhistas, devendo, portanto, exigir dos prestadores de serviços à comprovação de
regularidade, para resguardo de eventuais demandas. A contratação de recepcionistas, garçons,
seguranças, decoradores e empregados de empresas prestadoras de serviços deverão atender à
legislação em vigor.
14. SERVIÇOS TERCERIZADOS, SEGURO, MERCADORIAS, AUTORIZAÇÃO DE USO DE MARCA, SEGURANÇA DO
TRABALHO, ENVIO E RETORNO DE MERCADORIAS, ETC.
14.1.
O expositor é responsável por todas as ações e obrigações legais das empresas por ele
contratadas, isentando à organizadora e realizadora, a empresa prestadora de serviços que não estiver
cumprindo as normas deste regulamento ou as normas da legislação vigente, poderá ser penalizada com
a suspensão das atividades até sua regulamentação legal.
14.2.
A realizadora / organizadora isenta-se de quaisquer responsabilidades decorrentes do não
cumprimento por parte do expositor/montadora das exigências necessárias, seja de natureza fiscal, civil,
comercial, trabalhista, previdenciária, etc.
14.3.
É de responsabilidade do expositor o transporte das mercadorias e equipamentos a serem
expostos, bem como a retirada dos mesmos no final do evento, o expositor deverá guardar as
embalagens para a reutilização no final do evento, será fornecido pela organização do evento um
depósito coletivo, porem a responsabilidade da guarda e segurança de quaisquer materiais neste
deposito é inteiramente do expositor.
14.4.
Fica expressa a autorização de uso do nome do expositor pela organizadora e vice-versa até 90
dias após o término do evento, ou sempre que se reverenciar ao evento ocorrido.
14.5.
Todas as empresas expositoras e os seus terceirizados, deverão cumprir a legislação vigente de
segurança do trabalho.
14.6.
É permitida a exposição e venda de mercadorias, desde que estejam de acordo com as exigências
legais.
14.7.
Ao transportar mercadorias e equipamentos para exposição deverá constar na NF de transporte
o nome e CNPJ da própria empresa proprietária das mercadorias e no endereço de entrega o do
Dall’onder Grande Hotel.
15. ENVIO DE MERCADORIAS
15.1.
PARA “PASTA DOS PARTICIPANTES”
O envio de materiais deverá ser realizado para o endereço abaixo relacionado no dia 18/10/2016. Não serão
recebidos materiais antes deste dia pelo Dall’onder Grand Hotel. O material que deverá ser inserido na pasta dos
congressistas deverá ter na sua embalagem a identificação “MATERIAL NA PASTA” e deverá ser recebido
impreterivelmente no dia 18/10/2016. Materiais a serem inseridos nas pastas que não forem recebidos no dia
determinado, não serão inseridos.
Endereço para envio de material:
Rua Herny Hugo Dreher, 197 - Bairro Planalto | Caixa Postal 164 | CEP 95700-000 | Bento Gonçalves - RS – Brasil
A/C Bianca Mezher
15.2.
PARA EXPOSIÇÃO/ FEIRA
Toda mercadoria destinada à exposição deverá ter em sua embalagem, claramente identificados o nome do
evento, nome do expositor e o número de seu stand. É de responsabilidade do Expositor observar os
procedimentos legais para emissão de notas fiscais de qualquer natureza para entrega ou retirada de
equipamentos, materiais duráveis ou de consumo, sendo de sua responsabilidade o recolhimento de qualquer
encargo devido. O Expositor deve emitir Nota Fiscal de Simples Remessa ou Declaração de Remessa em nome do
próprio Expositor (estabelecimento remetente), com seu CNPJ, inscrição estadual e o endereço do hotel. No corpo
da nota fiscal deverão ser relacionadas todas as mercadorias e produtos e deverá constar a observação de que as
mercadorias são para demonstração, citando também o nome e a data de realização do evento. A nota fiscal
original deverá ficar sob a guarda do Expositor durante todo evento. Não é permitida a entrada de qualquer
equipamento/produto sem nota fiscal.
FORMULÁRIO 01
APRESENTAÇÃO DA MONTADORA
Este
formulário
deverá
ser
preenchido
e
enviado
ao
e-mail
[email protected] até o dia 20 de agosto de 2016. Obs. Se for a montadora
oficial a contratada, sinalizar apenas com a identificação do nome.
Informamos que a empresa montadora ____________________________________________, foi por nós
contratada para efetuar os serviços de montagem, decoração, manutenção técnica e desmontagem de nosso
estande no evento.
Declaramos que temos total conhecimento de que a contratação da referida empresa não nos isenta das
responsabilidades quanto ao cumprimento integral das normas contidas no Manual do Expositor.
Razão Social (EXPOSITOR)
Nome Fantasia:
Fone:
CNPJ (Obrigatório):
Fax:
E-mail:
Nome do responsável:
Celular:
(
)
Razão Social (MONTADORA)
Nome Fantasia:
Fone:
(
CNPJ (Obrigatório):
Fax:
)
Nome do responsável:
(
E-mail:
)
Celular:
(
)
Assinatura ____________________________________________________ Data: ______________________
FORMULÁRIO 02
TERMO DE RESPONSABILIDADE
Este
formulário
deverá
ser
preenchido
e
enviado
ao
e-mail
[email protected] até o dia 20 de agosto de 2016
Pelo presente Termo de Responsabilidade declaramos que nos responsabilizamos por todas as obrigações
trabalhistas, legais e por todo e qualquer dano que possa ser causado ao pavilhão ou a terceiros pelos funcionários
e subcontratados de nossa empresa, relacionados nos que estarão trabalhando no nosso estande.
Comprometemo-nos ainda a cumprir rigorosamente todos os prazos estabelecidos no Manual do Expositor no
que se refere à montagem, manutenção e desmontagem do referido estande. Declaramos, também, estar cientes
de que toda e qualquer desobediência ao regulamento e ao manual do evento ou às normas do centro de
convenções, autoriza à organização do evento a cancelar o nosso credenciamento e/ou nos cobrar multa.
Razão Social (EXPOSITOR)
Nome Fantasia:
Fone:
(
CNPJ (Obrigatório):
Fax:
)
(
E-mail:
)
Nome do responsável:
Celular:
(
)
Razão Social (MONTADORA)
Nome Fantasia:
Fone:
(
CNPJ (Obrigatório):
Fax:
)
Nome do responsável:
(
E-mail:
)
Celular:
(
)
Assinatura ____________________________________________________ Data: ______________________