apresentação de Benchfar

BENCHFAR, um projeto científico de benchmarking de indicadores de
qualidade dos serviços de farmácia hospitalária, útil nos seus programas de
melhora continuada.
Este novo projeto permite às farmácias monitorizar-se e comparar-se
setorialmente de forma estatística em 26 indicadores de qualidade,
utilizando a aplicação informática BENCHFAR que foi desenvolvida para
esta finalidade.
Este projeto foi desenvolvido ao longo do último ano e meio, com a importante
colaboração de várias farmácias hospitalárias que participam no projeto piloto
desde o seu início, e que levam medindo os indicadores e utilizando a aplicação
há quase um ano.
A participação no projeto é totalmente gratuita para as farmácias.
Projeto desenvolvido por:
Rúa de Jaca, 7 Baixo B
15707 Santiago de Compostela
Fone: 981 59 29 85 Fax: 881 97 51 47
[email protected]
http://www.fba-consulting.com
© Copyright 2010 Ferreiro, Boullón & Asociados SL
O que é BENCHFAR?
BENCHFAR é um projeto desenvolvido por FBA Consulting, para a medição e comparação de
indicadores de qualidade dos serviços de farmácia hospitalária.
A fase piloto esteve em desenvolvimento 24 meses. Na parte final (12 meses) desta fase piloto,
colaboraram para o seu desenvolvimento na medição dos indicadores foram:
 Hospital Infantil Universitario Niño Jesús - Madrid
 Hospital Universitario La Paz - Madrid
 Complexo Hospitalar Universitário de Santiago de Compostela
 Complexo Hospitalar Universitário de A Coruña
 Complexo Hospitalar Arquitecto Marcide (Ferrol)
 Complexo Hospitalar de Pontevedra
Objetivos Benchfar
1. A medição, continuada no tempo, de indicadores de qualidade de farmácia
hospitalária que foram consensuados e cuja monitorização e benchmarking possa
contribuir à melhora das farmácias.
2. A
obtenção de dados
comparativos
de
benchmarking.
Oferecendo
uma
comparação da situação da farmácia com respeito à média do grupo de farmácias de
um tamanho comparável, e com todas as farmácias da base de dados de FBA
Consulting.
Grupos de Serviços de Farmácia
Existem 4 grupos de farmácias segundo o número de camas do hospital:
Grupo 1 : Menos de 200 camas
Grupo 2 : Entre 200 e 500 camas
Grupo 3 : Entre 501 e 1000 camas
Grupo 4 : Mais de 1000 camas
Serão analizados os resultados obtidos dentro do grupo ao qual pertence o hospital e dentro da
base de dados das farmácias hospitalárias de FBA.
Indicadores
O nº de indicadores inicial foi superior a 300.
Foram selecionados finalmente 26, confirmados seu compromisso de medida pela maioria
das farmácias do projeto piloto.
Os indicadores, dentro do grande número existente, foram selecionados seguindo estes
requisitos:
 Facticidade: que sejam relativamente fáceis de medir
 Utilidade: que possam refletir a qualidade global do serviço
Para participar, deverá haver o compromisso de medir pelo menos o 50% dos indicadores (13
indicadores de 26).
Os indicadores podem ser:
Pela sua forma de medida:
 Direto: é aquele que quanto maior valor tenha, mais qualidade outorga à farmácia.
 Inverso: é aquele que quanto menor valor tenha, mais qualidade outorga à
farmacia.
Pela sua periodicidade de medida:
Mensal, Trimestral, Semestral, Anual
1. Nº de horas aulas de formação continuada de
farmacêuticos
N º hora saulas de formação continuada no ano
N º farmacêuti cos
Definição: Média de horas aulas de formação continuada ao ano por cada farmacêutico.
Periodicidade: Anual.
Exclusões: Excluem-se como horas de formação continuada a assistência a congressos e a
sessões clínicas, salvo que estas sessões clínicas estejam reconhecidas oficialmente.
2. Índice de impacto de publicações científicas
 índice de impacto de cada artigo publicado por ano
Definição: Será incluído qualquer artigo no qual figure ao menos um/a farmacêutico/a do
serviço no ano da publicação.
Periodicidade: Anual.
Detalhes: Para obter o índice de impacto de cada revista se consultará o Journal Citation
Report (JCR) anualmente.
3. Nº de projetos de âmbito nacional, cujo
investigador principal pertence ao serviço de
farmácia
 projetos de investigação com ip do serviço
Definição: Será levado em conta o ano no qual o projeto foi concedido. Se a participação
continua no ano seguinte, por exemplo em um projeto bi-anual, cada ano conta como um.
Assim, uma farmácia com 2 projetos em 2010, um bi-anual e outro de um ano (2010), cujo
pesquisador principal pertence ao serviço de farmácia, conta 2 em 2010 e 1 em 2011.
Periodicidade: Anual.
Detalhes: Serão contados os projetos de âmbito nacional cujo financiamento seja público.
Não se incluirão projetos com financiamento privado.
4. Taxa de atividades automatizadas/informatizadas


N º de atividades automatizadas

 x 100
 N º atividades que se realizam no serviço automatizáveis 
Definição: Da lista de atividades automatizáveis disponível na aplicação, cada serviço
marcará aquelas que já estejam estabelecidas de forma automática.
Periodicidade: Anual.
Detalhes: Serão somadas todas as atividades marcadas como automatizadas pelo serviço e
se dividirá pelo número total de atividades possíveis. Caso existam atividades parcialmente
automatizadas, como por exemplo pedidos automáticos, tomará-se em conta a parte
proporcional.
5. Porcentagem de pacientes
prescrição eletrônica
internados
 N º pacientes com prescrição eletrônica

N º total de camas

com

 x 100

Definição: Será incluído o número de pacientes do hospital com prescrição eletrônica,
independentemente do serviço.
Periodicidade: Anual.
Detalhes: Caso só haja prescrição eletrônica em uma ala do hospital que inclua 2 serviços,
se contará o número de pacientes desses 2 serviços e se dividirá pelo número total de
camas do hospital.
6. Nº falhas nos equipamentos
 falhas de equipamentos no semestre
Definição: Serão consideradas falhas: avarias, mal funcionamento, etc. Não se considerarão
falhas as desviações de temperatura.
Periodicidade: Semestral.
Detalhes: Será falha de equipamento aquela que impossibilite sua utilização, contemplandose como custo de não qualidade. Não serão levados em consideração para este indicador os
equipamentos informáticos.
7. Nº desviações de temperatura
 Desvios de temperatura detectados no semestre
Definição: Serão consideradas desviação, quando o equipamento esteja fora da medida de
temperatura durante mais de 4 horas.
Periodicidade: Semestral.
Exclusões: O controle e registro das temperaturas recomenda-se realizá-lo, pelo menos,
uma vez ao dia, comprobando-se que não se produziu desviação alguma do limite
estabelecido.
8. Taxa de erros de medicação por observação
 N º de erros observados 


 N º total de ad min istrações 
Definição: Observação, por pessoas independentes, do pessoal de enfermagem quando
administram medicamentos.
Periodicidade: Anual.
Detalhes: O número de observações deve ser uma amostra representativa do número de
administrações
de
medicamentos.
Estima-se
uma
amostra
significativa
de
800
administrações. Devem-se realizar as observações em pelo menos três ou quatro unidades
de hospitalização convencionais.
9. Taxa de erro na dispensa de doses unitárias
 N º linhas com pelo menos um erro 

  100
N º linhas totais


Definição: Será feita uma revisão diária, selecionando aleatoriamente 3 carros, e em cada
carro, será revisada a dispensa a 5 pacientes. Podem-se fazer 2 carros em vez de 3, mas
serão revisados, pelo menos, 20 pacientes.
Periodicidade: Mensal
Detalhes: Erro: quando se detecta uma dispensa incorreta, em doses ou fármaco. Se existe
mais de um erro em um medicamento, conta-se que houve um medicamento
incorretamente dispensado e não o nº de erros. Excluem-se os finais de semana e feriados.
10. Taxa de erro na reposição dos kits farmácias
 N º linhas com pelo menos um erro 

  100
N º linhas totais


Definição: Será feita uma revisão de um dos envios à farmacinha, procurando que cada dia
seja o envio a um serviço diferente. O pedido deve ter pelo menos 20 linhas.
Periodicidade: Trimestral.
Detalhes: Se em uma linha existe mais de 1 erro, só se conta que nessa linha houve 1 erro.
Excluem-se os finais de semana e feriados.
11. Taxa de incidência em NÃO reposição de
armários distribuidores descentralizados
 N º linhas não repostas 

  100
 N º total pedidos linhas  
Definição: Será feita uma amostragem semanal das linhas não repostas em um dia com
respeito ao número de petições desse dia. Tentar-se-á que cada semana seja realizada a
amostragem em um dia diferente.
Periodicidade: Mensal.
Detalhes: Será excluída da revisão os finais de semana e feriados.
12. Taxa de preparações eliminadas

N º de unidades eliminadas

 N º total de unidades elaboradas

  100

Definição: Preparações: estéreis (intravenosas, citostáticos, nutrições parentéricas) e
fórmulas magistrais não estéreis.
Periodicidade: Semestral.
Detalhes: Preparação eliminada: por exemplo, é aquela preparação cujo peso final tenha
uma desviação de ± 5% sobre o peso esperado. Uma preparação também pode ser
eliminada por outros motivos.
13. Intervenções
internados
farmacêuticas
 Nº de intervenções realizadas

 Nº total de int ernamentos
em
pacientes



Definição: Intervenção farmacêutica: atuações nas quais o farmacêutico participa
ativamente na toma de decisões, na terapia dos pacientes e na avaliação dos resultados.
Periodicidade: Mensal.
Detalhes: Cada intervenção farmacéutica será registrada na aplicação Benchfar, ou bem no
sistema de registro de intervenções que disponha cada farmácia.
14. Taxa de monitoramento de fármacos a pacientes
internados
 Nº monitoramento realizados 

  100
Nº total internamen tos 

Definição: Contar os monitoramentos realizados no ano em relação ao número de
internamentos no hospital nesse ano.
Periodicidade: Anual.
Detalhes: Apenas em pacientes internados.
15. Taxa de nutrições parentéricas centrais com
duração menor que 5 dias
 N º nutrições com duração  5 dias 

  100
N
º
total
de
nutrições


Definição: Apenas tomaremos em conta aqueles pacientes que foram dados de alta no mês.
Periodicidade: Mensal.
Detalhes: Serão excluídos (em numerador e denominador) aqueles casos nos quais se
suspendem a nutrição por óbito ou por problemas com a toma da via ou em pacientes com
< de 5 dias de estadia.
16. Tempo médio na preparação de citostáticos em
pacientes ambulatoriais
  Tempos de preparação 




Nº preparações


Definição: Tempo médio de resposta na preparação de citostáticos, desde a solicitação, até
a liberação.
Periodicidade: Mensal.
Detalhes: Conhecer o tempo médio no qual o serviço de farmácia, proporciona as
solicitações de citostáticos. Fazer uma amostragem, uma vez por semana, mudando o dia.
17. Quebra de estoque
 Nº quebras de estoque no momento de dispensa 


Nº especialid ades incluídas na GFT


Definição: Será anotada cada quebra do estoque que se detecte no momento da dispensa.
Mensalmente será contabilizado o número de quebras de estoque.
Periodicidade: Mensal.
Detalhes:
Serão
excluídos
da
medida
os
medicamentos
especiais,
estrangeiros,
compassivos, de usos especiais ou fora de indicação e as fórmulas magistrais e elaborações
do serviço de farmácia. Serão incluídos feriados e finais de semana.
18. Porcentagem de medicamentos não recuperados
(em R$) sobre o total de consumo (em R$)
 Medicamentos não recuperados (reais) 

  100
Total de consumo (reais)


Definição: Será levada em conta a quantidade de medicamentos não recuperados (em
reais) no mês, em relação ao total do consumo (em reais) desse mês.
Periodicidade: Mensal.
Detalhes: Dos medicamentos próximos a data de vencimento, diferencia-se os que se
devolvem ao fornecedor sem gerar custo para o serviço, dos que não podem ser devolvidos
ao fornecedor com a conseqüente sobrecarga ao serviço.
Pesquisas de satisfação on-line
Todas as pesquisas de satisfação incluídas em Benchfar, serão realizadas através de algum dos
assistentes de algum dos indicadores relacionados (8 indicadores de resultados de pesquisas).
Para realizá-las, disponibilizam-se os assistentes de enlaces aos quatro tipos de pesquisas:
pessoal médico, pessoal de enfermagem, pacientes e Farmacêutico Interno Residente (FIR).
Ao enviar estes enlaces às distintas listas de distribuição correspondentes (pessoal médico,
pessoal de enfermagem, pacientes e FIR), estes, ao pulsar sobre os enlaces, terão acesso às
perguntas que devem responder.
Uma vez enviados os enlaces, o processo é totalmente automático, dado que os assistentes
recopilarão a informação obtida das distintas pesquisas, realizarão os cálculos correspondentes
e preencherão cada um dos valores dos indicadores segundo sigam respondendo os
questionários, pelo que não é necessário esperar a recopilar os dados e que se realizem os
cálculos para ver os resultados.
No caso da pesquisa de satisfação de pacientes, uma vez que o serviço de farmácia coleta os
correios eletrônicos dos seus pacientes, poderá lhes enviar o link do questionário que aparece
no assistente do indicador, e que permitirá aos pacientes preencherem o mesmo. Os resultados
da mesma se calculará também de forma automática e seu valor se incluirá no indicador
correspondente.
Estas pesquisas são anuais e podem realizar-se em qualquer época do ano.
19. Satisfação global do pessoal médico do hospital
com o serviço de farmácia (on-line)
Método: Será formulada a pergunta sobre a satisfação global com a farmácia do hospital.
Definição: Pesquisa enviada por correio eletrônico pelo Serviço de Farmácia ao pessoal
médico.
Periodicidade: Anual.
Detalhes: Para poder dispor de resultados comparativos com outros centros nos indicadores
de satisfação, a pesquisa deve realizar-se de forma idêntica em todos os centros.
20. Satisfação com a tramitação de prescrições (online)
Método: Na pesquisa de satisfação enviada ao pessoal médico, incluirá-se esta pergunta de
satisfação.
Definição: Dirigida ao pessoal médico.
Periodicidade: Anual.
Detalhes: Para poder dispor de resultados comparativos com outros centros nos indicadores
de satisfação, a pesquisa deve realizar-se de forma idêntica em todos os centros.
21. Satisfação global do pessoal de enfermagem do
hospital com o serviço de farmácia (on-line)
Método: Será formulada a pergunta sobre satisfação global com a farmácia do hospital.
Definição: Pesquisa enviada por correio eletrônico pelo Serviço de Farmácia ao pessoal de
enfermagem.
Periodicidade: Anual.
Detalhes: Para poder dispor de resultados comparativos com outros centros nos indicadores
de satisfacción, la encuesta debe realizarse de forma idéntica en todos los centros.
22. Satisfação com a chegada na hora pactada dos
pedidos ao serviço de farmácia (on-line)
Método: Na pesquisa de satisfação enviada ao pessoal de enfermagem, será incluída esta
pergunta de satisfação.
Definição: Dirigida ao pessoal de enfermagem.
Periodicidade: Anual.
Detalhes: Para poder dispor de resultados comparativos com outros centros nos indicadores
de satisfação, a pesquisa deve realizar-se de forma idêntica em todos os centros.
23. Satisfação
com
a
informação
proporcionada pelo Serviço (on-line)
geral
Método: Será formulada a pergunta sobre a satisfação com a informação geral
proporcionada pelo serviço, ao pessoal médico e de enfermagem.
Definição: Informação geral: alertas de segurança de medicamentos, novos medicamentos,
Guia Fármaco Terapêutica (GFT), etc.
Periodicidade: Anual.
Detalhes: Para poder dispor de resultados comparativos com outros centros nos indicadores
de satisfação, a pesquisa deve realizar-se de forma idêntica em todos os centros.
24. Satisfação com a competência do serviço em
informar de qualquer consulta ou dúvida técnica
(on-line)
Método: Será formulada a pergunta de satisfação sobre as competências do serviço em
informar de qualquer consulta ou dúvida técnica, ao pessoal médico e de enfermagem.
Definição: Esta pergunta estará incluída na pesquisa de satisfação ao pessoal médico e de
enfermagem.
Periodicidade: Anual.
Detalhes: Para poder dispor de resultados comparativos com outros centros nos indicadores
de satisfação, a pesquisa deve realizar-se de forma idêntica em todos os centros.
25. Pesquisa de satisfação a pacientes externos (online)
Método: Será formulada a pergunta sobre a satisfação global com a farmácia do hospital
através do questionário on-line cuja gestão e análise está totalmente automatizada.
Definição: Pesquisa realizada pelo Serviço de Farmácia aos pacientes externos.
Periodicidade: Anual
Detalhes: Para poder dispor de resultados comparativos com outros centros nos indicadores
de satisfação, a pesquisa deve realizar-se de forma idêntica em todos os centros.
26. Satisfação global de farmacêuticos internos
residentes (on-line)
Método: Serão formuladas as seguintes perguntas por meio de questionário on-line cuja
gestão e análise está totalmente automatizada:
 Satisfação em quanto ao grau de cumprimento dos objetivos docentes sobre o
plano de docência.
 Satisfação global com o serviço no qual está realizando sua formação.
 Satisfação em quanto à qualidade percebida da formação.
Definição: Pesquisa realizada pelo Serviço de Farmácia aos FIR.
Periodicidade: Anual.
Detalhes: Para poder dispor de resultados comparativos com outros centros nos indicadores
de satisfação, a pesquisa deve realizar-se de forma idêntica em todos os centros.
Aplicação informática
Para dar suporte a toda a medição de indicadores, desenvolveu-se a aplicação informática
BENCHFAR, melhorada em 2012 com uma ferramenta de registros diários de qualidade, útil e
cômoda que nos permite registrar toda a informação em formato eletrônico, dispondo dela em
qualquer momento e a um único click.
Cada um dos indicadores estabelecidos conta com um assistente informático dentro
da aplicação, que nos permite o registro dos dados.
LISTADO DE INDICADORES
ASISTENTES
Ej: ASISTENTE INDICADOR INTERVENCIONES
AÑADIR UNA NUEVA INTERVENCIÓN
As intervenções podem ser eliminadas ou modificadas.
Este assistente permite por outro lado, obter dados Mensais das intervenções
Ver relatórios por mes
Ver relatórios por tipo
de intervenção
Ver relatórios por subtipo
Histórico de
intervenciones
Estas opções são possíveis com todos os assistentes da aplicação, convertendo
este sistema em uma ferramenta diária de gestão de qualidade dentro da
farmácia, que permite um registro diário dos processos, em formato eletrônico,
podendo recuperar os dados individuais ou agrupados em qualquer momento.
Existe um total de 16 assistentes de indicadores. Outro exemplo seria:
Ej: Nº créditos de formação continua de farmaceúticos
Agregar formación
Cubrir datos de la formación
Informação registrada
Uma vez introduzidos todos os valores dos indicadores, a aplicação elabora de forma
automática relatórios detalhados, utilizando a metodologia:
Metodologia BENCHFAR
Análise univariada de cada indicador incluído no projeto. Para cada indicador calcularam-se os
seguintes dados:
 O valor segundo a definição do mesmo.
 Os intervalos de confiança ao 95% para cada indicador do grupo ao qual pertence a
farmácia e de todas as farmácias incluídas no projeto.
 Os valores para diferentes porcentagens (50%, 75%, 95%) para cada indicador do
grupo ao qual pertence a farmácia e de todas as farmácias incluídas no projeto.
Percentis
O percentil representa a porcentagem dos casos de um grupo que alcançou valores iguais ou
menores que a citada porcentagem. Assim, se uma farmácia encontra-se no percentil 80,
quer dizer que dita farmácia deixa ao 80% de todas as farmácias por baixo da sua
pontuação, isto é, que ela se encontra no grupo do 20% das que obtiveram melhor
qualificação.
A vantagem dos percentis sobre as pontuações brutas para a expressão das normas de
valoração, está em que as pontuações brutas nos dizem pouco sobre a localização de um
centro com respeito aos restantes do grupo. Em troca, se sabemos em qual percentil está
colocado, conhecemos seu status com respeito aos outros centros.
Gráficos do relatório
Gráficos de linhas
Evolução do indicador para a farmácia do relatótio.
Percentis
Evolução do indicador para a farmácia do relatório com respeito aos resultados médios das
farmácias com as que se compara.
Gráficos do relatório
Gráfico de barras
O gráfico de barras utiliza-se para a comparação atemporal de uma série de indicadores
semelhantes. Compara-se o resultado de um indicador para o Serviço de Farmácia do relatório
(amarelo) com respeito ao resto das farmácias do grupo (mesmo tamanho) ou de FBA (todas
as farmácias).
Seções do relatório
Como se cadastrar
Escribir en la barra de directorio:
www.benchfar.com, o buscar en google:
Benchfar
Pulsar Solicitud
Cubrir la solicitud con los datos
necesarios
Aceptar condiciones de uso
Enviar solicitud
Una vez realizada la solicitud, se recibirá por
correo electrónico el usuario y la contraseña.
Una vez introducidos, se podrá acceder a la
pantalla principal del aplicativo