aplicación de rda en la biblioteca nacional de méxico

APLICACIÓN DE RDA EN LA BIBLIOTECA NACIONAL DE MÉXICO:
AVANCES Y PERSPECTIVAS
Evelia Santana Chavarria1
Eje temático: Nuevas direcciones en la catalogación.
Resúmen: El objetivo principal de este trabajo es compartir las experiencias de la
Biblioteca Nacional de México hacia la aplicación del “nuevo” código. La
presentación abarca la trayectoria que ha tenido desde la participación en foros para
comunicar los trabajos sobre catalogación, los avances, la actualización continua del
personal profesional en los cursos que ofrecen las instituciones que llevan la
vanguardia en el tema, la colaboración en algunos programas de catalogación
cooperativa, el análisis en equipos de trabajo sobre la herramienta en línea de RDA,
donde se discuten y se toman acuerdos sobre los procedimientos que se realizarán.
Por otro lado mostrar algunas situaciones problemáticas, así como las soluciones en
los procedimientos. Finalmente mencionar hasta donde vamos con la aplicación para
insertar los cambios en el trabajo de catalogación con RDA, para que la información
pueda ser organizada, representada y recuperarse de acuerdo a los modelos
conceptuales del nuevo código.
Palabras clave: 1. Biblioteca Nacional de México. 2. Catalogación descriptiva, 3.
Control de Autoridades. 4. RDA. 5. FRBR. 6. FRAD.
Resumo: O principal objetivo deste artigo é compartilhar as experiências da
Biblioteca Nacional do México para a implementação do código de "novo" . A
apresentação aborda o caminho que tomou de participação em fóruns de
comunicação trabalho em catalogação, o progresso, a atualização contínua de
profissionais em cursos oferecidos por instituições que lideram a vanguarda no
campo, a colaboração em alguns programas catalogação cooperativa, a análise em
trabalhar na ferramenta on-line RDA , que são discutidos e chegou a um acordo
sobre os procedimentos a serem realizados. Por outro lado, mostram algumas
situações problemáticas e soluções no processo. Finalmente podemos citar agora o
aplicativo para inserir mudanças no trabalho de catalogação com RDA, de modo que
a informação pode ser organizada, representados e recuperados de acordo com os
modelos conceituais do novo código.
Palavras-chave: 1. Biblioteca Nacional do México. 2. Catalogação Descritiva, 3.
Controle de Autoridade. 4. RDA. 5. FRBR. 6. FRAD.
Abstract: The main objective of this paper is to share the experiences of the National
Library of Mexico towards the implementation of the "new " code. The presentation
covers the path that has taken from participation in forums for communicating work
on cataloging , progress , continuous updating of professional personnel in courses
offered by institutions that lead the vanguard in the field , collaboration in some
programs cooperative cataloging , analysis into working on RDA online tool , which
are discussed and reached agreement on the procedures to be performed. On the
other hand show some problematic situations and solutions in the proceedings.
Finally we mention far the application to insert changes in the work of cataloging with
1
Contato: <[email protected]>. Biblioteca Nacional de México.
RDA , so that the information can be organized , represented and retrieved according
to the conceptual models of the new code ..
Keywords: 1. Biblioteca Nacional de Mexico. 2. Descriptive Cataloging, 3. Authority
Control. 4. RDA. 5. FRBR. 6. FRAD.
1 INTRODUCCIÓN
El trabajo de catalogación con base a normas puede ser fácil si se aplican tal
como lo dicta la regla, pero se hace complejo en el momento de su interpretación, y
cuando no hay políticas por escrito, los sistemas de almacenamiento y recuperación
de la información que no cumplen parámetros que se necesitan provocando que
exista la aplicación de acuerdo a criterios e interpretaciones que sean difíciles de
controlar, por lo que el producto que se ofrece a los usuarios no cumple con las
tareas encomendadas.
De tal forma que en este trabajo se presenta en los siguientes rubros, las
actividades que se realizan en la Biblioteca Nacional de México, en materia de
catalogación tomando como base su misión, visión y objetivos. La actualización
continua que se necesita para la implementación del nuevo código y la capacitación
del personal, la importancia de trabajar en grupos colegiados para la toma de
decisiones.
El trabajo de control de autoridades que se realiza en el Departamento de
Catalogación siendo este de suma importancia para la elaboración de los registros
bibliográficos con puntos de acceso controlados para que estos cumplan de manera
optima en la recuperación de información sobre los recursos documentales.
Por último se aborda el servicio de catalogación en publicación o en la fuente,
en donde ya se han implementado algunos cambios en los elementos que marca
RDA, poniendo énfasis al control de puntos de acceso, en lo que se refiere a
nombres personales, corporativos y temas que ya cuentan con su registro de
autoridad los cuales están disponibles a través del OPAC.
La Biblioteca Nacional de México
La Biblioteca Nacional, fundada en 1867, se encarga de salvaguardar
la memoria bibliográfica de México. Es el máximo repositorio
bibliográfico del país: su acervo resguarda y conserva más de
1’250,000 libros y documentos.
Cuenta con Salas de Consulta y las siguientes Salas Especiales, que
fueron creadas entre 1959 y 1982: Bibliografía, Fonoteca, Materiales
didácticos, Mapoteca, Tiflológico, Iconoteca y Videoteca.
2
Su Fondo Reservado es el más importante de México y su objetivo
primordial es preservar y organizar las colecciones de la Biblioteca
Nacional que por su rareza, ejemplares limitados o valor, requieren
de cuidados especiales para su resguardo.
Misión
Normar las actividades bibliotecológicas y publicar la bibliografía
nacional.
Apoyar y desarrollar programas nacionales e internacionales de
preservación del patrimonio bibliográfico nacional.
Proporcionar servicios de consulta, lectura, información y acceso,
principalmente sobre sus propios acervos, pero considerando la
referencia al conjunto de los recursos bibliográficos nacionales.
Divulgar el contenido de sus colecciones mediante: catálogos,
bibliografías, folletos, exposiciones, conferencias, páginas web,
visitas guiadas y otros medios.
Adquirir las obras sobre México editadas o producidas en el
extranjero.
Visión
Compilar la bibliografía nacional.
Facilitar el acceso a la información y a los documentos
resguardados.
Ser el máximo repositorio bibliográfico del país.
Resguardar la memoria bibliográfica de México.
Objetivos
Reunir, organizar, preservar y difundir la memoria bibliográfica y
documental del país, con el fin de apoyar el desarrollo científico,
educativo y cultural de México.
Concentrar, custodiar y hacer accesibles los materiales editados en
diversos soportes, y que integran el patrimonio bibliográfico de la
nación. (BIBLIOTECA NACIONAL DE MÉXICO, 2013).
De acuerdo a la misión, visión y objetivos la Biblioteca Nacional de México en
lo que se refiere a organización de la información ha estado pendiente de aplicar en
el proceso de catalogación la normatividad vigente, por lo que en sus registros
bibliográficos se puede notar que la descripción ha estado acorde a RCA1 y RCA2,
por lo que los registros bibliográficos han respondido en cuanto a organización y
recuperación de la información así con las tecnologías de información de cada
época.
No es noticia que una Biblioteca Nacional debe estar actualizada en cuanto al
trabajo de catalogación, siempre y cuando las condiciones lo permitan, pues también
se sabe que cada entidad bibliográfica nacional lo hará de acuerdo a sus
condiciones económicas, políticas y sociales en el caso de México, desde que
apareció la noticia de que un “Nuevo código” reemplazaría a las RCA2 se ha dado a
la tarea de informarse.
En lo que se refiere a la actualización profesional ha sido permanente, la
Universidad Nacional Autónoma de México a través sus dependencias como el
3
Instituto de Investigaciones Bibliotecológicas y de la información, La Dirección
General de Bibliotecas y el Instituto de Investigaciones Bibliográficas con la
Biblioteca Nacional de México. Han impartido cursos y talleres sobre RDA y sus
modelos conceptuales, dando como resultado mantener informado a la comunidad
académica interesada.
Los contenidos que se han dado en estos cursos y talleres son:
•
Contenido y estructura de las RDA;
•
Diferencias y similitudes de RCA2 y RDA;
•
Creación de Flujos de trabajo con diferentes estructuras de Metadatos y
los lineamientos RDA;
•
Taller de autoridades de nombres personales con RDA y FRAD;
•
Taller de autoridades de autores corporativos con RDA y FRAD.
Con la actualización continua se ha concluido que con RDA es un nuevo
concepto de organizar y recuperar la información, pero con bases de la norma
anterior, por lo tanto, lo que se ha aprendido se discute y se toman acuerdos en
grupos colegiados uno de ellos es: El Comité de Catalogación de la Biblioteca
Nacional de México.
Se instauró en 2010 como un cuerpo técnico propositivo que velará por la
calidad y el adecuado desarrollo de los trabajos de catalogación, la colaboración de
las áreas participantes y la unificación de criterios de trabajo de la Biblioteca
Nacional de México.
De esta forma el Comité se ha dado a la tarea de realizar un diagnóstico, en
la base de datos bibliográfica, con el fin de ver el estado que guardan los registros
que la conforman, sobre todo porque con la transferencia de datos a cada
plataforma y /o en sus diferentes versiones han existido algunas discrepancias. Otra
es la actualización de etiquetas MARC y los parámetros con los que han sido
aplicados por citar un ejemplo.
En cuanto a normas de catalogación, se ha cuidado que las políticas para su
aplicación sea con el mismo criterio, en los diferentes tipos de documentos, teniendo
cuidado en la descripción de elementos, de acuerdo a sus características que lo
distinguen uno de otro, pero destacar, en el control de los puntos de acceso. Pues
los que nos dedicamos a esta actividad, sabemos que en la práctica surgen dudas
en cuanto a la aplicación e interpretación de la norma sobre todo cuando la
4
biblioteca lleva un gran trayectoria en el trabajo de catalogación, caso concreto las
bibliotecas nacionales.
Las reuniones en el Comité han sido fructíferas, porque han permitido
exponer las problemáticas que se dan en la organización con los diferentes tipos
documentos y buscar soluciones de manera colegiada.
La participación en foros sobre el tema tanto a nivel nacional como
internacional, ha permitido la comunicación entre colegas, ha promovido la
colaboración para estar informados y poder tomar decisiones con más seguridad de
acuerdo a las condiciones con las que se cuentan sobre todo económicas y
administrativas.
El Comité de Catalogación de la Biblioteca Nacional de México lleva a cabo
reuniones ordinarias y/o extraordinarias según las necesidades, por lo que a partir
de 2012 se ha ocupado en analizar la estructura de la herramienta RDA en línea, la
experiencia que se puede compartir es que hacerlo en grupo, y sobre todo con los
catalogadores de diferentes tipo de recursos documentales que tiene la biblioteca,
ha sido productivo, puesto que los elementos se analizan en conjunto y no por tipo
de material como era en RCA2. De acuerdo a este análisis se ha decidido que el
cambio y la aplicación de estas nuevas direcciones, será por etapas.
2 IMPLEMENTACION DE RDA EN EL TRABAJO DE CATALOGACIÓN
Con la actualización profesional y el análisis de la herramienta en línea hemos
iniciado a elaborar los flujos de trabajo de cada tipo de documento con la creación
de plantillas, por lo que ha sido necesario ir cambiando políticas en la descripción de
elementos que rompe una larga tradición en el proceso de catalogación, ha
implicado el aprendizaje de un nuevo lenguaje o términos que se venían usando. En
la elaboración de nuevas directrices de trabajo nos hemos detenido en definirlas por
el idioma en que se encuentra RDA, sobre todo por cuestiones lingüísticas y de
interpretación, es por eso que esperemos que la traducción pueda resolverlo en
parte.
El resultado de estas reuniones de trabajo, se presentó a las autoridades de
la institución con la finalidad que estuvieran informadas sobre lo que era RDA y que
representaría o porque se justificaría el cambio en la descripción de los recursos,
5
además sabemos que lo que se ha invertido en actualización, suscripción de RDA,
tiene que ser informado y justificado. Se mencionó que para este cambio implicaría
apoyo por parte del Departamento de Informática y a futuro, cambios o actualización
de la plataforma en la que se trabaja actualmente y esto se convierte en inversión.
El informar a las autoridades de las nuevas direcciones que se tomarán en la
catalogación, es de vital importancia, porque de ello dependerá que se autoricen los
recursos que se necesitan, pero sobre todo como se van a ir reflejando esos
cambios. Porque puede ser que estos cambios resulten lo contrario y que las
autoridades consideren que no son necesarios. Un ejemplo puede ser tener, en el
OPAC registros híbridos es decir con RCA2 y RDA.
Los acuerdos tomados hasta ahora, en cuanto a las nuevas etiquetas del
formato MARC 21 que son necesarias para los registros bibliográficos y de
autoridad, han sido solicitadas al departamento correspondiente, de tal forma que
informar a las autoridades de estos cambios ayuda en gran parte a que se trabaje en
estrecha comunicación con informática. La solicitud de etiquetas que se requieren es
para ir haciendo pruebas, pero hasta este momento solo se puede manifestar que la
Biblioteca Nacional de México está en la etapa de elaborar registros bibliográficos y
de autoridad con las nuevas etiquetas que han sido habilitadas, y que la plataforma
las reconoce. Por tanto lo que se puede hacer es preparar registros con nuevos
campos que pide RDA, esperando que en un futuro cercano se tenga la tecnología
adecuada para cumplir con las tareas del usuario como lo promete el nuevo código.
Se están redactando las políticas, lo cual dará como resultado el manual de
buenas prácticas, porque ahora con esa apertura y como principio que dice RDA
“REGISTRE LO QUE VEA” y también da otra opción a “CRITERIO DEL
CATALOGADOR”, es fácil que se desborden los parámetros, por tanto las redacción
de políticas o buenas prácticas es necesario y obligación si se quiere aplicar RDA.
La primera etapa será iniciar con los documentos que no implican tantos
cambios como son los recursos impresos. En cambio sobre los puntos de acceso se
está trabajando de manera que los registros bibliográficos los incluyan de manera
controlada.
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3 CONTROL DE AUTORIDADES
Se inició el control de autoridades en la Biblioteca Nacional de México en
forma sistemática de los nombres personales con la participación en el Programa de
Cooperación de Autoridades de Nombres (NACO), en 2008, para contribuir con
registros de autoridades a la base de datos maestra de LC a través de OCLC. El
Programa NACO establecía una serie de pautas para las bibliotecas participantes en
el proyecto con autores nuevos, la estructura de los nombres debía corresponder a
las normas vigentes (RCA2) con enfoque a las interpretaciones a las reglas de LC
(Library of Congress Rule Interpretations).
Parte fundamental es el uso y la forma del nombre que se refleja en la
etiqueta 670 del Formato MARC Autoridades que debe estar basada en los datos
que nos aporte el documento (título, año de publicación, forma como aparece el
nombre al cual le estamos estableciendo la autoridad.
Figura 1 - Registro de autoridad de nombre personal.
Fonte: Biblioteca Nacional de México ([2013?a]).
Esto para el trabajo de catalogación representa una nueva dirección,
porque teníamos como práctica asentar o establecer un nombre
personal a partir de la búsqueda bibliográfica en otros catálogos,
porque además se tenía la idea de un asiento único para un autor y
que si otra entidad bibliográfica ya había establecido el nombre
debíamos respetarlo y así lo dejábamos registrado en nuestro
catálogo, considerando que de esta forma se unificaba el punto de
acceso o se contribuía al control bibliográfico, teniendo este concepto
porque se tenía como base una práctica de muchos años.
7
Entre las prácticas que manteníamos se encontraban:
Se le asignaba fecha de nacimiento y muerte cuando se encontraba
en la Library of Congress
Se respetaba como se localizaba en el catálogo de la Library of
Congress (se incluían todos los elementos que conformaban el
asiento de autor)
Se les asignaba fecha de nacimiento y muerte si se encontraba en
una obra de consulta o estaba en alguna parte del mismo documento
que se estaba catalogando
Se asentaba de la forma más completa sí se encontraba en alguna
obra de consulta
Si encontrábamos varias formas en el índice de un nombre
seleccionábamos como válida la que tenía más registros asociados.
Como podemos observar, al establecer un asiento de nombre este
estaba más en apego a los resultados de la búsqueda bibliográfica
que a la normatividad establecida en las RCA2. Además se invertía
más tiempo en buscar en obras de consulta datos que muchas veces
no eran necesarios. (SANTANA CHAVARRÍA; SERRANO CRUZ;
VARGAS SESMA, 2010).
4 PARTICIPACION AL PROGRAMA COOPERATIVO (NACO)
El participar en programas cooperativos de catalogación y de autoridades
tiene un gran impacto en el control bibliográfico, porque cada institución participante
aporta la información de acuerdo a sus documentos con base a la normalización y
apegado a normas y políticas establecidas para los puntos de acceso, esto significa
que cada institución puede aportar las variantes que se puedan presentar, en el caso
de autores personales y en algunos casos la forma única puede variar en un registro
para un programa cooperativo y la institución que lo aporta. Por lo tanto la
participación da oportunidad de actualizarse y tener seguridad en la toma de
decisiones para realizar registros de autoridad con la normativa vigente.
Este tipo de participaciones se pueden dar cuando la institución cuente con
los recursos para hacerlo, estos por lo regular son económicos, humanos y a su vez
se den las condiciones de gestión administrativa.
A continuación se muestran unos ejemplos de cooperación con registros de
nombres y como estuvo la Biblioteca Nacional de México representada en un
catálogo internacional de control de autoridades. VIAF.
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Figura 2 - Sitio del Archivo Virtual Internacional de Autoridades.
Fonte: Virtual International Authority File (2012).
Figura 3 - Bibliotecas participantes.
Fonte: Virtual International Authority File (2012).
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Figura 4 – Registro de autoridad de nombre personal.
Fonte: Biblioteca Nacional de México ([2013?b]).
Figura 5 – Registro de autoridad de nombre personal.
Fonte: Library of Congress ([2013?]).
Con lo anterior se puede ver claramente que el control de autoridades está en
otro concepto, porque en el registro se puede ver las variantes en las que se ha
presentado el nombre, por lo que las bibliotecas que consultamos esta base para el
trabajo de catalogación se debe estar pendiente de que no solo es copiar o bajar el
registro y con el fin de querer evitarnos el trabajo de control de autoridades que debe
realizar cada biblioteca. Esta práctica es común que la apliquen varias bibliotecas
10
que no cuentan con los recurso necesarios, sin embargo no se considera
recomendable, porque no actualizar el registro con la variantes no se enriquece con
nuevos datos.
La organización y recuperación de información con RDA, deben ser a través
de los dos modelos conceptuales FRBR y FRAD de ahí que una nueva dirección de
la catalogación es obligado trabajar el control de autoridades para que puedan
existir las relaciones que presenta el nuevo código. Esta actividad implica en el
proceso de catalogación inversión de tiempo, personal capacitado y que se cuente
con la tecnología adecuada.
El hecho de que en algunas bibliotecas estén insertando nuevas etiquetas
para describir elementos que señala RDA, no quiere decir que ya están haciendo
registros con el nuevo código, en cambio una biblioteca que esté haciendo registros
bibliográficos con las nuevas etiquetas del formato MARC y registros de autoridad,
se puede decir que ya se están insertando cambios hacia el nuevo código.
En este sentido en la Biblioteca Nacional de México ya cuenta con la Sección
Control de Autoridades dentro del Departamento de Catalogación. Actualmente se
están trabajando también además de los nombres personales, se están generando
nombres geográficos, corporativos y algunos de serie.
La Biblioteca ha decidido poner a disposición el catálogo de autoridades, para
se consulta, en primer lugar porque es misión de una Biblioteca Nacional y la otra
para compartir esa información a quién tenga necesidades de información sobre el
tema. Hablando de Bibliotecas Nacionales de América Latina creo que es la única
que tiene disponible su catálogo de autoridades para la consulta libre.
Actualmente contamos con una base de datos de 63000 registros, que
hablando de números pueden parecer mínimos los avances, sin embargo los que
realizamos esta actividad podemos decir que no es tan sencillo sobre todo porque
implica realizar tareas de búsqueda de manera sistemática y más aún cuando existe
una base datos con una cantidad considerable de información, registrada con otros
lineamientos que estuvieron vigentes en determinada época. También cada tipo de
registro de autoridad tiene su complejidad, uno de nombre personal, en comparación
con un corporativo.
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Figura 6 – Ejemplo de um registro de autor corporativo.
Fonte: Biblioteca Nacional de México ([2013?c]).
Figura 7 – Ejemplo de un registro de autor personal.
Fonte: Biblioteca Nacional de México ([2013?b]).
El trabajo de control de autoridades es tan importante porque a pesar de que
será necesario para implementar RDA y además para que cumpla con las tareas del
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usuario. Ayuda en gran mediga a corregir errores de interpretación de normas, de
captura y prácticas de antaño mal aplicadas, por lo que se convierte en tarea
complicada, pero no queda otra alternativa si queremos que la biblioteca cumpla con
uno de sus objetivos en cuanto a la recuperación de información.
Por lo que se refiere a esta actividad también se están trabajando las políticas
para poder implementar las nuevas etiquetas que marca MARC para este tipo de
registros.
046 – Special Coded Dates (R)
368 – Other Attributes of Person or Corporate Body (R)
370 – Associated Place (R)
371 – Address (R)
372 – Field of Activity (R)
373 – Associated Group (R)
374 – Occupation (R)
375 – Gender (R)
376 – Family Information (R)
378 – Fuller Form of Personal Name (NR) (LIBRARY OF
CONGRESS, 2013).
5 CATALOGACIÓN EN LA FUENTE O CATALOGACIÓN EN PUBLICACION
En este rubro se está aplicando en lo que se refiere a las abreviaturas,
locuciones latinas con la definición de algunas políticas que no se contraponen con
la norma anterior y que además RDA lo permite. Las editoriales que solicitan este
servicio es solo para los fomatos impresos.
13
Figura 8 – Archivo de uma Obra de Editorial Medica Panamerica para Catalogación en
Publicación.
Fonte: Elaboración del autora.
14
Figura 9 – Ficha catalográfica en publicación.
Fonte: Elaboración del autora.
15
Promoción de la salud sexual en jóvenes / Raquel Alicia Benavides
Torres … [y tres más]. –- 1ª edición. -- México : Editorial El
Manual Moderno, 2013.
xviii, 154 páginas ; 23 cm.
Incluye índice
ISBN 978-607-448-346-8
ISBN 978-607-448-347-5 (versión electrónica)
1. Educación sexual para jóvenes. 2. Juventud – Conducta sexual. 3.
SIDA (Enfermedad) – Prevención. 4. Embarazo en las adolescentes. I.
Benavides Torres, Raquel Alicia.
613.951-scdd21
Biblioteca Nacional de México
Figura 10 – Ficha catalográfica com descripciones de elementos de acuerdo a RDA y
puntos de acceso controlados.
Fonte: Elaboración del autora.
Figura 11 – Índice de temas controlados para ser registrados en la catalogación en
publicación.
Fonte: Biblioteca Nacional de México ([2013?b]).
16
Figura 12 – Registro de autoridad de tema desde el módulo de catalogación.
Fonte: Biblioteca Nacional de México ([2013?b]).
Figura 13 – Registro de tema controlado.
Fonte: Biblioteca Nacional de México ([2013?d]).
17
Figura 14 – Registro de tema Formato MARC controlado.
Fonte: Biblioteca Nacional de México ([2013?d]).
CONSIDERACIONES Y RECOMENACIONES FINALES.
•
La aplicación de RDA es un nuevo concepto de organizar y recuperar la
información;
•
Los modelos conceptuales muestran cómo organizar la información para que
pueda ser organizada y cumplan con las tareas del usuário;
•
La información sobre RDA está accesible a través de la WEB, con los
módulos de capacitación que ofrece la Library of Congress;
•
Este “nuevo” código promete varias ventajas en nuestras tareas de
catalogación, pero todo cambio también implica nuevos requerimientos que
requieren inversión de recursos de todo tipo sobre todo económicos. Por lo
que se considera que cada Institución sabrá en que circunstancias se
encuentra para poder implementar los câmbios;
•
La toma de decisiones en grupo colegiado fortalece la aplicación y se ejecuta
con más seguridad;
•
La consulta continua a las instituciones que están más adelantadas en el
tema debe ser base para implementarse en otras;
•
La participación en programas cooperativos de catalogación da presencia a la
institución en otros ámbitos y la actualización en el tema es continua;
18
•
Las plataformas para la administración de la información deben ser capaces
de cumplir con los parámetros que exige el nuevo código y los mejores
deseos es que todas las bibliotecas cuenten con esas tecnologías.
REFERENCIAS
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20