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Enterprise Content Management Prof. Dr. W. Riggert Enterprise Content Management z Technologien und Methoden zur Erfassung, Verwaltung, Bereitstellung, Speicherung und Archivierung von Informationen der Geschäftsprozesse eines Unternehmens AIIM Definition z Enterprise Content Management is the technologies, tools, and methods used to capture, manage, store, preserve, and deliver content across an enterprise Funktionseinheiten Capture Store Enterprise Content Management Preserve Manage Deliver ECM-Funktionen z z z z z Capture: Erstellung, Erfassung und Aufbereitung von analogen und digitalen Informationen = Input-Management Manage: Verwaltung, Wiederauffinden und Berechtigungsprüfung von Dokumenten Deliver: Präsentation von Inhalten – Portale, COLD-Technologie, eBooks = Output-Management Store: temporäre Speicherung von Informationen, die nicht archivierungswürdig sind Preserve: Langzeitarchivierung AIIM-Modell ECM – Überblick 5C‘s Quelle: Schiliro, Pandacom ECM - Einordnung Quelle: Schiliro, Pandacom 1. Erfassung (Capture) z z z z z Manuell erzeugte/gescannte Informationen: papiergebundene Schriftstücke Maschinell erzeugte/automatisch erfasste Informationen: durch Anwendungen erstellte Dateien EDI-Dateien: Austausch von Geschäftsdaten XML-Dateien: Austausch standardisierter Informationen Formulare z Vordruckerfassung: Überweisungsträger z Erfassung von Web-Formularen Erfassung (Capture) cont. z COLD (Computer Output on Laser Disk): Druckdateien, Berichte oder Listen lassen sich mit dieser Technologie in ein Archiv überführen. Dazu werden die Druckdaten in Einzeldokumente zerlegt und in ein Zielformat, z.B. TIFF oder PDF umgewandelt. Bearbeitungstechniken Erkennungstechnologien z Optical Character Recognition (OCR) z Handprint Character Recognition (HCR) z Intelligent Character Recognition (ICR) z Mustererkennung z Barcode z Bildbearbeitung z Inhaltliche Erschließung z Manuelle Indexierung z Automatische Indexierung z Automatische Klassifikation z 2. Manage Bearbeitung, Verwaltung und Nutzung der Information durch unterschiedliche Teilsysteme: z Dokumentenmanagement z Workflow z Records Management z Collaboration z Web Content Management z Kern der ECM-Idee z Manage-Funktionen Dokumentenmanagement Idee: Organisation und Koordination der Entwicklung, Überarbeitung, Überwachung und Verteilung von Dokumenten aller Art über ihren gesamten Lebenszyklus von ihrer Entstehung bis zu ihrer Vernichtung. z Ziel: Kontroll-, Steuerungs- und Weiterleitungsfunktionen machen Arbeitsabläufe transparent z DokumentenmanagementFunktionen Check-In/Check-Out: Sicherstellung eines konsistenten Bestandes z Versionskontrolle von Dokumenten: Herstellung von unterschiedlichen Bearbeitungsständen eines Dokumentes z Suchmechanismen: Volltextsuche bis strukturierte Suche z Zugriffskontrolle: Zugriff nur für berechtigte Benutzer z Records Management z Methoden, Verfahren und Anwendungen zur Verwaltung, Erschließung, Sicherung und Löschung elektronischer Informationen Records Management-Funktionen Abbildung von Aktenplänen z Thesaurus- oder wortschatzgestützte eindeutige Indizierung von Dokumenten z Verwaltung von Aufbewahrungs- und Vernichtungsfristen z Collaboration Idee: Computerunterstützung gruppenorientierter Arbeitsabläufe. z Ziel: koordinierter Austausch gruppenbezogener Information und ihre kooperative Bearbeitung z Collaborations-Funktionen Der Collaborationsgedanke integriert unterschiedliche Personen und Funktionsträger zu Teams z Zusammenarbeit entsteht in der Interaktion zwischen Personen, die unterschiedliche Formen und Ausprägungen zwischen den Beteiligten annehmen kann. Die Grundlage bilden: z Kooperation z Kommunikation z Koordination z Anwendungen differenzieren sich nach einem Raum/Zeitkriterium in Videokonferenzing, gemeinsames Editieren oder Whiteboards z Web Content Management Idee: verwaltet die logische Einheit und Konsistenz einer Website. z Grundlage: das Prinzip der Trennung von Inhalt und Layout z Ziel: Wiederverwendung von Content für verschiedene Informationskanäle, z.B. für PC, WAP-Handy oder PDA z Web Content Management Funktionen z z z z z Editieren und Gestalten einer Web-Präsenz Steuerung der Zugriffsberechtigungen Publikationsprozess in Sinne eines Redaktionsablaufes Konvertierung für unterschiedliche Anzeigeformate Möglichkeit der personalisierten Darstellung Workflow Idee: mehrere dynamische, abteilungsübergreifende aber fachlich zusammenhängende, arbeitsteilige Aktivitäten, die in logischer oder zeitlicher Abhängigkeit zueinander stehen z Ziel: Automatisierung formalisierbarer und teil-formalisierbarer Vorgänge mit den Merkmalen: z einzelne Vorgangsschritte sind klar gegeneinander abgegrenzt z der Ablauf ist eindeutig, nach klaren Regeln definiert z den beteiligten Mitarbeitern lassen sich Funktionen, Rollen und Kompetenzen zuweisen z die Informationsbearbeitung- und -bereitstellung ist automatisierbar z Workflow-Funktionen z z z z z z z Steuerung von Ausnahmeregelungen Wiedervorlage von zeitgebundenen Dokumenten Mitzeichnungsverfahren Dokumentenweiterleitungskonzepte Statuseinordnung und Kontrolle des Ablaufs Parallele, wiederholte oder sequentielle Bearbeitung Design eines Ablaufs Zusatz: Compliance Übereinstimmung mit und Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben z Sammelbecken für rechtliche Vorgaben: GDPdU, Basel II, Sarbanes Oxley Act, … z Spezielle Lösung zur Erfüllung der Anforderung häufig unwirtschaftlich -> Schaffung einheitlicher Infrastruktur, die Anforderungen „nebenbei“ erfüllt z Zukünftige Anforderungen nicht absehbar z 3. Store Temporäre Ablage von Informationen, die nicht archiviert werden z Drei Komponenten werden unterschieden: z Speichermedien z Verwaltung der Speichermedien und –geräte z Speichertechnologien z Speichermedien Filesysteme: temporäre Zwischenablage von Dokumenten während des Erstellprozesses z Datenbanken: Speicherung von Indizes und Dokumenten mit entsprechender Steuerung des Zugriffs z Data Warehouse: Zusammenführung (Integration) und Verdichtung (Aggregation) von Daten aus mehreren heterogenen Quellen in einer zentralen Datenbank, um flexible und schnelle Auswertungen zu ermöglichen z Content Management Systeme: Erzeugung und Ablage des „Contents“ z Speicherverwaltung z Speichermanagement für den Online-Speicher (Daten und Dokumente im direkten Zugriff), den Nearline-Speicher (Daten und Dokumente auf einem Medium, das sich im Zugriff des Laufwerks befindet, aber erst durch einen Roboter aktiviert werden muss) und den Offline-Speicher (Daten und Dokumente auf einem Medium, das ausgelagert wurde und nicht dem automatisierten Zugriff des Systems zur Verfügung steht) Technologien z z z z z RAID-Systeme Storage Area Networks (SAN) Network Attached Storage (NAS) Medien wie CD-R, CD-RW, DVD, WORM oder MO-Platten Massenspeicher wie DAT-Tapes 4. Deliver Bereitstellung der Informationen aus der Manage-, Store- und Preserve-Komponente z Funktionalität entspricht dem Outputmanagement: z Transformations- und Konvertierungstechnologien z Sicherheitskonzepte z Verteilung und Publikation z Transformation- und Konvertierung z z z Konverter und Viewer, um einheitliche Anzeige- oder Ausgabeformate zu erzeugen Kompression und Komprimierung, um den Speicherbedarf und Übertragungsvolumina zu reduzieren Verwendung von Standardformaten wie PDF, XML oder TIFF Sicherheitskonzepte Public Key Infrastructure (PKI) zur Versendung vertraulicher Informationen über unsichere Verbindungen mit einer Verwaltung von Schlüsseln und Zertifikaten z Digitale Signatur: Gegenstück zur handgeschriebenen Signatur zur Feststellung der Authentizität und Verbindlichkeit des Dokumentes durch den Leser z Verteilung und Publikation Ziel: Informationen kontrolliert und aufbereitet zur Verfügung stellen z Instrumente: z Internet, Intranet z Portale z E-Mail z Datenträger wie CD, DVD, USB-Stick z Datenübertragung durch SMS, Unified Messaging, Handy z Papier z 5. Preserve Die Archivierung dient der langfristigen unveränderbaren, revisionssicheren Speicherung von Dokumenten z Da die abgelegten Daten nicht nachträglich modifiziert werden dürfen, kommen nur bestimmte – von den Behörden akzeptierte Medien zum Einsatz: z Mikrofilm z WORM z CD-R z Papier z Vision: Information Lifecycle Management Strategien, Methoden und Anwendungen um Informationen automatisch entsprechend ihrem Wert und Nutzen auf den kostengünstigsten Speichermedien bereitzustellen, zu erschließen und langfristig sicher aufzubewahren z Damit ergibt sich eine Verschmelzung von Storage-, Archiv-, Contentund Dokumentenmanagementsystemen z Video z http://www.documentum.com/solutions/dam/tour/EC Mtour.html