Anwenderstudie zum

Die Lösung auf einen Blick
Unternehmensportrait
Programme/Module
Branche: Facility Management Dienstleister
Diamant®/3 Finanzbuchhaltung: 25.000 Belege
Mitarbeiter: ca. 150
Online-Buchungsschnittstelle, Rechnungseingangsbuch, Kassenbuch,
Web-Services, Prüferarbeitsplatz, Schnittstelle WinIdea
Technische Plattform und Infrastruktur
Serverdatenbank: Oracle 9
Diamant®/3 Kostenrechnung: 25.000 Belege
Server-Betriebssystem: Microsoft Server 2003
Kosten- und Erfolgsplanung, Plankostenrechnung
Client-Betriebssystem: Microsoft Windows XP
Diamant®/3 Anlagenbuchhaltung: 2.500 Anlagegüter
Anzahl der Computerarbeitsplätze im Rechnungswesen:
Diamant®/3 Finanzbuchhaltung: 18
Übergreifende Funktionen:
Diamant®/3 Kostenrechnung: 18
Administratorlizenz Berichtswesen
Diamant®/3 Anlagenbuchhaltung: 1
Einfache Einbindung dezentraler Mitarbeiter
Nahtlose Prozessintegration über Web-Services
Bi-direktionale Echtzeit-Kommunikation mit Vorsystemen
Hohe Kostentransparenz durch schnelle Informations­
verbreitung
Sicherheit und Aktualität durch Wegfall manueller ­
Die Archimedes Facility-Management GmbH aus Bad Oeynhausen ist ein Kom-
Die 1980 gegründete Diamant Software GmbH & Co. KG ist Spezialist für Rech-
plettdienstleister rund um das Thema Immobilien – von der Planung, über Bau
nungswesen- und Controlling-Software. Über 4000 mittelständische Unterneh-
und Betrieb bis hin zu Umnutzung oder Sanierung. Dank bedarfsgerechter, wirt-
men sowie öffentliche Einrichtungen und Verwaltungen im In- und Ausland
schaftlicher Lösungen und qualitativ hochwertiger Serviceleistungen können sich
arbeiten mit Lösungen von Diamant. Dazu gehören Finanz- und Anlagenbuch-
die Kunden der Gebäudemanagement-Spezialisten auf deren Kernkompetenzen
haltung, Kostenrechnung, Controlling und Konzernbuchhaltung. Die Programme
konzentrieren. Archimedes betreut derzeit etwa 410 Objekte mit einer Fläche von
werden einerseits direkt vertrieben, andererseits über ERP- und Branchensoft-
255.000 Quadratmetern. Das Unternehmen beschäftigt rund 150 Mitarbeiter
warehäuser, die das Diamant Rechnungswesen in ihre Komplettlösungen inte-
und erzielte im Geschäftsjahr 2007 einen Umsatz von rund 21 Millionen Euro.
griert haben.
Ansprechpartner
Ansprechpartner
Lothar Maurischat, Bereichsleiter Informationstechnik
Diamant Software GmbH & Co. KG
Vertrieb
Sunderweg 2 • 33649 Bielefeld
Archimedes Facility-Management GmbH
Mindener Straße 44
32547 Bad Oeynhausen
fon +49 (0) 5731 / 255 82 55
fax +49 (0) 5731 / 255 82 56
e-mail: [email protected]
internet: www.archimedes-fm.de
fon +49 (0) 521 / 942 60 20
fax +49 (0) 521 / 942 60 29
Übertragungen
Referenzstudie
Diamant Software GmbH & Co. KG
Feringastr. 6 • 85774 München
fon +49 (0) 89 / 992 16 187
fax +49 (0) 89 / 992 16 200
e-mail: [email protected]
internet: www.diamant-software.de
Zukunftsfähiges IT-Gebäude errichtet
Archimedes Facility-Management GmbH
„Dank der offenen Schnittstellen von Diamant®/3
zu allen Systemen haben wir es geschafft, dass
vollkommen fremde Produkte über Web-Services
miteinander kommunizieren, als wären sie ein
einziges System.“
Lothar Maurischat, Bereichsleiter Informationstechnik,
Archimedes Facility-Management GmbH
Lothar Maurischat
Zukunftsfähiges IT-Gebäude errichtet
Dr. Stephan Schumacher
„Unsere nicht-kaufmännischen Mitarbeiter kontieren Leistungen auf Kostenträger und Kostenstellen, ohne irgendetwas davon zu merken, dass sie sich überhaupt in der Kostenrechnung von
Ausschließlich Web-Anwendungen hat die Archimedes-Facility Management GmbH im Einsatz – so auch die Rechnungswe-
Diamant®/3 befinden.“
sen-Software Diamant®/3. Über Web-Services ist die Lösung von Diamant Software nahtlos in die Prozessketten der west-
Dr. Stephan Schumacher, Prokurist und Kaufmännischer Leiter, Archimedes Facility-Management GmbH
fälischen Gebäudemanagement-Experten integriert. Damit verfügt Archimedes über eine moderne und leistungsstarke
Unternehmens-EDV aus einem Guss.
führt, für jedes dieser Objekte ist ein Verantwortlicher festgelegt. Informationen,
Probleme. Dank der offenen Schnittstellen von Diamant®/3 zu allen Systemen
Am Anfang stand ein Einschnitt: Der Vorgänger der Archimedes Facility-Mana­
In Sachen Rechnungswesen fiel die Wahl von Archimedes dabei auf Diamant®/3.
die in der CAFM-Software entstehen und für die Kostenrechnung relevant sind,
haben wir es geschafft, dass vollkommen fremde Produkte über Web-Services
gement GmbH, ein Planungsbüro, war 1998 als Tochterunternehmen eines regio­
Diese Lösung ist unter Microsoft. NET entwickelt und basiert durchgängig auf In-
werden über Web-Services automatisch und in Echtzeit auf die jeweiligen Ko-
miteinander kommunizieren, als wären sie ein einziges System.“
nalen Energiedienstleisters gegründet worden. Im Rahmen eines Outsourcing-
ternet-Technologien. Anwender benötigen keine Client-Installation, sondern kön-
stenträger gebucht. Das können Erlöse bzw. Erlöserwartungen, Aufwendungen
Projekts entstand dann 2005 die jetzige Form des Unternehmens: ein autarker
nen das Programm über eine gesicherte Internet-Verbindung im Web-Browser
für Material, Spesen oder geleistete Arbeitsstunden sein. Beispiel Arbeitsstun-
Komplettdienstleister für das Gebäudemanagement. Rund 150 Mitarbeiter be­-
nutzen. Die mehrschichtige Softwarearchitektur von Diamant®/3 ermöglicht es
den: Führt ein Mitarbeiter vor Ort einen Auftrag aus - etwa eine Reparatur oder
wirtschaften heute die Immobilien der Archimedes-Kunden. Für die Unterneh-
darüber hinaus, heterogene vor- und nachgelagerte Systeme mit so genannten
Wartung –, meldet er die ausgeführte Tätigkeit inklusive der dafür benötigen
mens-IT der Facility-Management-Experten bot diese Neuaufstellung eine einma­-
Web-Services zu integrieren – Softwarekomponenten mit offenen und standardi-
Zeit in der Branchenlösung zurück. Dort kann der zuständige Teamleiter den Auf-
lige Chance. „Wir konnten unsere EDV praktisch auf der grünen Wiese entwer-
sierten Schnittstellen. Diese Dienste ermöglichen eine direkte Interaktion, indem
trag kontrollieren und abschließen. Tut er dies, wird der zugehörige Kostenträger
fen“, erinnert sich Lothar Maurischat, Bereichsleiter Informationstechnik bei
XML-basierte Nachrichten über internetbasierte Protokolle ausgetauscht wer-
in Diamant direkt mit den angefallenen Arbeitsstunden belastet.
­Archimedes.
den. Der große Vorteil dieses Verfahrens: Die unterschiedlichsten Anwendungen
können nicht nur Daten gemeinsam nutzen, sondern auch Funktionen anderer
Akutelle und korrekte Kostenauswertungen
Einzelne Systeme zu intelligenten Prozessketten verknüpft
Anwendungen aufrufen, und zwar völlig unabhängig davon, welche Betriebssy-
„Unsere nicht-kaufmännischen Mitarbeiter kontieren Leistungen auf Kostenträ-
Die zentrale Aufgabe war es dabei, eine integrierte IT-Landschaft zu realisieren,
steme und Datenbanken eingesetzt werden und in welcher Sprache diese An-
ger und Kostenstellen, ohne irgendetwas davon zu merken, dass sie sich über-
welche die Unternehmensprozesse durchgängig auf Basis von Internet-Technolo-
wendungen programmiert sind.
haupt in der Kostenrechnung von Diamant®/3 befinden“, bringt es Dr. Stephan
gien unterstützt. Ein Hauptgrund dafür ist das äußerst dynamische Kundenum-
Schumacher auf den Punkt. Im Hintergrund läuft dabei eine bi-direktionale
feld von Archimedes: Die Nutzungszyklen der Immobilien verändern sich immer
Erfasste Arbeitszeiten automatisch auf Kostenträger gebucht
Kommunikation zwischen den beiden Systemen ab: Die Branchensoftware mel-
schneller, ständig kommen neue Objekte hinzu. Dabei sind die Mitarbeiter des
Auf diese Weise ist Diamant bei Archimedes nahtlos in die Unternehmens-EDV
det sich online im Diamant®/3 Rechnungswesen an, diese identifiziert den An-
FM-Spezialisten teilweise fest vor Ort beim Kunden beschäftigt, wo ihnen meist
eingebunden. Ihre Leistungsfähigkeit zeigt die Integration über Web-Services
wender, überprüft die Zulässigkeit der Buchung und sendet die entsprechende
ein Büro mit PC und Internetanschluss zur Verfügung steht. „Wir müssen unse-
beispielsweise beim Zusammenspiel von Diamant mit „sMotive“, der CAFM-
Antwort zurück. So ist sichergestellt, dass Buchungen nicht falsch oder doppelt
re Mitarbeiter einfach und schnell an unsere EDV anbinden können, ohne dass
Software (Computer Aided Facility Management), die Archimedes einsetzt. Diese
ausgeführt werden. „Unsere Auswertungen spiegeln immer den aktuellen und
dazu Installationen vor Ort nötig sind“, erläutert Lothar Maurischat. „Ansonsten
Branchenlösung basiert durchgängig auf Java und damit auf einer völlig anderen
korrekten Stand wider, da wir nichts per Hand erfassen oder zeitverzögert und
wäre die IT nicht Motor, sondern Bremse für unser Geschäft. Deshalb setzen wir
Entwicklungsplattform als die Rechnungswesen-Software.
fehleranfällig nachpflegen müssen. So können wir immer verlässlich und zeitnah
heute im gesamten Unternehmen ausschließlich Web-Anwendungen ein – egal
beurteilen, ob ein Auftrag wirtschaftlich erfolgreich ist, oder ob wir gegensteu-
ob für Gehaltsabrechnung, Prozesssteuerung, Auftragswesen oder Rechnungs-
„Diamant®/3 mit seinen offenen Schnittstellen hilft uns ganz entscheidend
wesen. Dafür haben wir uns jeweils die Software gesucht, die die einzelnen Sys­
dabei, das Kostenbewusstsein unserer Mitarbeiter zu stärken“, sagt Dr. Stephan
teme optimal integriert und zu Web-gestützten und intelligenten Prozessketten
Schumacher, Prokurist und kaufmännischer Leiter bei Archimedes. Alle betreuten
Und das Fazit des IT-Experten Lothar Maurischat: „Wir konnten unsere Wunsch-
­verknüpft.“
Immobilien werden von den FM-Experten in Diamant als eigene Kostenträger ge-
EDV vor drei Jahren realisieren, und sie funktioniert bis auf den heutigen Tag ohne
ern müssen“, freut sich der Prokurist.
Die Anwendung im Überblick
Die Herausforderung
Die Archimedes Facility-Management GmbH benötigte eine Rechnungswesen- und Controlling-Software, welche den hohen Ansprüchen ihrer EDV-Philosophie gerecht wird: Die jeweils optimalen
Lösungen am Markt zu integrierten und zu Web-gestützten und intelligenten Prozessketten zu verknüpfen.
Die Lösung
Diamant®/3 basiert durchgängig auf Internet-Technologien und
verfügt über eine mehrschichtige Software-Architektur. Diese Eigenschaften ermöglichen eine tiefe Integration vor- und nachgelagerter
Systeme. Über Web-Services lassen sich dabei nicht nur Daten, sondern auch Funktionen plattformunabhängig gemeinsam nutzen.
Der Nutzen
Mit Hilfe der durchgängig Web-fähigen EDV kann Archimedes seine
dezentralen Mitarbeiter einfach, schnell und sicher anbinden. Durch
die bi-direktionale Echtzeit-Kommunikation von Diamant®/3 mit den
anderen Systemen von Archimedes verfügen die FM-Experten über
eine voll integrierte Unternehmenssoftware.