Dokumenten Managementsystem (DMS)

Dokumenten
Managementsystem
(DMS)
Die integrierte Komplettlösung
für kommunale Verwaltungen und
öffentliche Einrichtungen
Broschüren rund um das Lösungsund Beratungsportfolio von INFOMA®
Kommunales Rechnungswesen – Doppik
Kommunales Rechnungswesen – Erweiterte Kameralistik
Öffentliche Betriebe und Einrichtungen
Liegenschafts- und Gebäudemanagement
Fachverfahren – Ausländerwesen / Einbürgerungsverfahren
Dokumenten Managementsystem (DMS)
Analyse- und Steuerungssystem (BI)
Kommunale Beratung
Schulungen und Workshops
Gerne senden wir Ihnen die gewünschten Broschüren kostenfrei zu. E-Mail bitte an [email protected]
2
Seite
Thema
04
Die Ausgangssituation
06
Die Lösung für das Dokumenten Management
07
Integrierte Workflow- und Service-Architektur
08
Das Dokumenten Managementsystem (DMS)
09
DMS:scan – der Scan-Service
10
DMS:import – der universelle Import- und Migrations-Service
11
DMS:kontierung – der Kontierungs-Workflow
13
DMS:sign – die Digitale Signatur
14
DMS:basis – die Standard DMS-Funktionalitäten
Posteingang und Routing
Rechercheportal
Integrierte Recherche im newsystem® kommunal Finanzwesen
Umlaufmappen
Rechnungseingangsbuch
Vorlagenmanagement
19
DMS:akte – der Akten- und Vorgangsbearbeitungs-Service
Aktenplan
Vorgang
20
DMS:archiv – der Archivierungs-Service
21
Unterstützung bei Implementierungskonzepten
und Organisationsberatung
22
Technik
3
Die Ausgangssituation
Partner der Kommune
Seit INFOMA® die erste Version von newsystem® kommunal präsentierte, hat sich die integrierte Komplettlösung
zu einer umfassenden Produktfamilie entwickelt, in die über 20 Jahre Branchenerfahrung eingeflossen sind. Neben
dem Finanzwesen entstanden weitere integrierte Verfahren, die neue Prozesse in der Verwaltung unterstützen und
bei denen die Integration in das Finanzwesen funktional durchaus sinnvoll ist, wie z.B. Workflow und Dokumentenmanagement. Der Erfolg von INFOMA® und newsystem® kommunal ist Ergebnis einer von Anfang an klaren
zukunfts- und vor allem anwenderorientierten Unternehmens- und Produktstrategie. Deren wesentliche Grundlagen
lauten: sich frühzeitig durch exzellentes Wissen bei weiterführenden Themen zu positionieren und aus dem Dialog
mit den Kommunen neue Lösungen zu entwickeln und umzusetzen.
Konsequent wird dabei berücksichtigt, dass im Zuge der Verwaltungsmodernisierung nicht nur der Wechsel des
Rechnungsstils ansteht. Vielmehr kommt der Zusammenführung und dem Transport von Informationen und den
zugehörigen Prozessen verstärkt eine ausschlaggebende Bedeutung zu.
Die Auswahl einer DMS-Lösung ist immer auch eine langfristige Infrastrukturentscheidung. Ein starker, leistungsfähiger, konstanter und langfristiger Partner spielt dabei eine ebenso wichtige Rolle wie funktionale Kriterien.
INFOMA® erfüllt alle Punkte und ist so in der Lage, die unterschiedlichen funktionalen Anforderungen sowie organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen perfekt für jeden Kunden zu realisieren. Das INFOMA®Finanzwesen übernimmt dabei zunehmend eine zentrale Rolle in der Verwaltungs-IT, wird zur Drehscheibe von
Informationen und Prozessen.
4
Informationen und Prozesse im Blickpunkt
Kommunen sehen sich heute immer mehr zusätzlichen Aufgaben gegenüber, die sie meist ohne personelle Verstärkung erledigen müssen. Hier gilt es, Prozesse und Wege von Informationen, aber auch Belegen zu optimieren
und zu automatisieren. Da beim Wechsel des Buchungsstils häufig auch die Organisation der Buchungserfassung
umgestellt wird, z.B. von der zentralen zur dezentralen Buchung oder umgekehrt, ist es notwendig, Unterlagen
und Belege schnell und automatisiert an die richtigen Stellen zu bringen. Stichworte wie Aktenzusammenführung,
Rechnungsworkflow etc. benötigen dabei genauso überzeugende Antworten wie z.B. die Fragen „Wer scannt was
wo ein?“ oder „Ist ggf. auch eine einfache fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur erforderlich?“. Sind in einer
Verwaltung bereits unterschiedliche Archive vorhanden, können diese zusammengeführt werden.
Das Dokumenten Managementsystem von INFOMA® passt sich flexibel an die Anforderungen jeder öffentlichen
Verwaltung an und ermöglicht die vollständige Abbildung und lückenlose Kommunikation zwischen Abteilungen,
Behörden und Bürger. Nahezu alle dokumentenbasierten Informationsprozesse werden abgedeckt.
Abb.:newsystem® kommunal als Drehscheibe von Informationen und Prozessen
Einwohnermeldewesen
Bas
is-T
ec
hn
ol
news
og
yst
ie
em ®
ko
m
m
n
Analyse- und
Steuerungssystem
SQLDatenbanken
al
un
Kommunale
Betriebe
Anlagenbuchhaltung
PortalLösungen
Doppik
e-Procurement
OfficeAnwendungen
weitere
Fachverfahren
Integration
Geografisches
Informationssystem
Vollstreckung
Liegenschaftsund
Gebäudemanagement
Dokumenten
Managementsystem
Veranlagung
Variable
Buchungsschnittstelle
Kostenund
Leistungsrechnung
XML-Datenaustausch
Ordnungswidrigkeiten
Personalwesen
5
Die Lösung für das Dokumenten Management
Im Finanzwesen und anderen Fachverfahren stehen Informationen bereits vorwiegend sehr strukturiert und gut
organisiert zur Verfügung, allerdings meist in Inseln abgekapselt. Gemessen am Volumen aller vorhandenen Informationen und Dokumente liegt aber der Großteil noch immer in unstrukturierter und / oder nicht organisierter Form vor.
Das bedeutet, Dokumente werden nicht definiert abgelegt, befinden sich auf unterschiedlichen Systemen (lokalen
Festplatten, zentralen Fileservern, Mailsystemen etc.) ohne Versionshistorie und lassen sich oftmals nur mit großem
Aufwand wiederfinden. Eine effiziente Arbeitsweise ist von vornherein nicht möglich, wenn wichtige Dokumente
fehlen, aufwändig gesucht werden müssen, in mehreren Fassungen vorliegen oder in der Warteschleife stecken.
Damit gewinnt das wirksame Management von Dokumenten unter Workflow-Aspekten zunehmend an Bedeutung.
Unproduktive Zeiten für das Suchen, Kopieren, Weiterleiten oder Ablegen von Dokumenten reduzieren sich damit,
Kommunikation und Vorgänge werden beschleunigt, Informationen stehen stets korrekt zur Verfügung. Die Bearbeitung von Fällen und Vorgängen kann schneller und sicherer erfolgen.
Verwaltungen, die Schritt für Schritt ein effizientes Informations- und Prozessmanagement implementieren wollen,
unterstützt das Dokumenten Managementsystem von INFOMA®. Ob von newsystem® kommunal erzeugte, bereits
bestehende, aus Fachverfahren generierte oder neue Dokumente aus File- oder anderen Archivierungs- und DMSSystemen – alle diese Dokumente lassen sich automatisiert in das Dokumenten Managementsystem von INFOMA®
integrieren, in Akten oder Vorgängen effizient verwalten bzw. aufgabenorientiert bearbeiten.
Von der integrierten Scanning-Funktion bis hin zur gezielten revisionssicheren Archivierung werden alle Anforderungen an ein modernes Dokumenten Managementsystem erfüllt. Denn erst die Verwaltung aller Informationen in
digitaler Form ermöglicht eine vollständig elektronische Kommunikation ohne Medienbrüche.
Der konkrete Nutzen zeigt sich auf einen Blick:
Kürzere, fehlerfreie und papierarme Durchlauf- und Bearbeitungszeiten, aufwandreduzierte und transparente Vorgänge, sichere und einfachere Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien und Fristen, höhere Qualität und Prozesssicherheit
ergeben einen öffentlichkeitswirksamen Abbau der Bürokratie, Senkung der Kosten und eine schnelle Auskunftsfähigkeit gegenüber dem Bürger. Gleichzeitig werden die Sachbearbeiter in den Verwaltungen entlastet.
Service- und Workflow-Architektur des Dokumenten Managementsystems
Abb.: Workflow- und Service-Architektur des INFOMA® Dokumenten Managementsystems (DMS)
DMS
RECHNUNGSEINGANGSWORKFLOW
SCAN-S
SCA
N SERV
ERVICE
ICE
BESCHEID- UND
BELEGARCHIVIERUNGSWORKFLOW
Dokumente scannen,
ordnen und speichern
6
IMP ORT- UND
IMPORT
U ND
MIGRAT
MIG
RATION
IONSSSERVICE
Heterogene
Datenquellen
und Dokumente
konsolidieren
AKT EN- UN
AKTEN
UND
D
VORG
ORGANG
ANGSSBEARBEITUNGSSERVICE
Dokumente verwalten,
bearbeiten, prüfen,
veröffentlichen und suchen
REVISIONS
REVISI
ONSSIC
SICHER
HERER
ER
ARCHIV
ARC
HIVIER
IERUNG
UNGSSSERVICE
Unterschiedliche
Speicher- und
Archivierungssysteme
integrieren
Integrierte Workflow- und Service-Architektur
Kernstück des Dokumenten Managementsystems ist die integrierte Workflow- und Service-Architektur. Wesentliche Services bilden hier das Rückgrat:
· Der Scan-Service ermöglicht das Scannen, Ordnen und Speichern von Dokumenten
· Der Import- und Migrations-Service sorgt für die automatisierte Konsolidierung
heterogener Datenquellen und Dokumente in einer Plattform
· Der Akten- und Vorgangsbearbeitungs-Service ermöglicht die Verwaltung, Bearbeitung,
Prüfung, Veröffentlichung und das Suchen von Dokumenten
· Der revisionssichere Archivierungs-Service schafft die Basis für die Integration
unterschiedlichster Speicher- und Archivsysteme.
Die integrierte Workflow-Komponente nutzt dabei gezielt diese vier Services. Ihre Leistungsfähigkeit zeigt sich an
den schlüsselfertig ausgelieferten Workflows, wie z.B. dem „Kontierungs-Workflow“. Der einzigartige, hoch automatisierte Kontierungs-Workflow zeigt deutlich die vorgangsorientierte Vorgehensweise über Abteilungs- und
Verfahrensgrenzen auf. Alle Schritte erfolgen medienbruchfrei und arbeitsplatzübergreifend. So werden Eingangsrechnungen mit Metadaten-Ermittlung gescannt und darauf aufbauend relevante Berechtigungen (z.B. für Benutzer) und Basisdaten (bis zu den einzelnen Bestellpositionen) direkt aus dem Finanzwesen bereitgestellt. Auch bei
der Online-Mittelprüfung und -reservierung sowie Rechnungsprüfung und -kontierung ist der direkte Zugriff auf die
bereitgestellten Informationen aus dem Finanzwesen gegeben. Die Rechnungsfreigabe erfolgt mit automatischer
Verbuchung der Eingangsrechnung im Finanzwesen. Diese Vorgänge werden durch die gescannten Daten und vorhandenen Elemente gesteuert, wie z.B. die Berechtigungen aus dem Finanzwesen. Der Bescheid- und Belegarchivierungs-Workflow dagegen greift automatisiert auf alle gewünschten Steuer-, Gebühren- oder Abgabenbescheide
sowie Kassenbelege inklusive der jeweiligen Verschlagwortung zu und legt sie in den zugehörigen Akten oder Vorgängen ab. Die Dokumente werden an die angeschlossenen Speichersysteme zur revisionssicheren Archivierung
einschließlich aller notwendigen Konformitätsrichtlinien, wie z.B. Aufbewahrungsfristen, übergeben.
Schematische
Darstellung
des Rechnungseingangs-Workflow
Abb.: Schematische
Darstellung
des Rechnungseingangs-Workflow
FINANZWESEN
Das Finanzwesen stellt die Berechtigungen (z.B. für Benutzer) und Basisdaten
(von Lieferantendaten bis hin zu einzelnen Bestellpositionen
bei Rechnungseingang mit Bestellbezug) bereit
1
ZENTRALE POSTSTELLE
Scan der Eingangsrechnung mit automatischer
oder manueller
Metadatenvergabe
3
2
VORGANGS-/KOSTENSTELLEN- BZW.
PRODUKTVERANTWORTLICHER
Prüfung auf sachliche und rechnerische
Richtigkeit sowie Kontierung der
Rechnungspositionen
Verbuchung der Eingangsrechnung
ANORDNUNGSBEFUGTER
Freizeichnung der Anordnung
Klassifizierung der Eingangsrechnung
Bereitstellung der Buchungssätze
DOKUMENTEN MANAGEMENTSYSTEM
7
Das Dokumenten Managementsystem (DMS)
Um heute praxisgerechte Möglichkeiten zur Verbesserung einer leistungsstarken Verwaltung zu schaffen, bietet
das INFOMA® Dokumenten Managementsystem eine Lösung, die mehr kann als nur digitalisierte Informationen in
einem elektronischen Archiv abzulegen. Vielmehr werden Austausch und Zugriff geregelt, so dass jederzeit nachvollziehbar ist, wer was wann an den Dokumenten geändert hat. Denn die Dokumente oder Formulare werden von
unterschiedlichen Sachbearbeitern erstellt, bearbeitet, genehmigt, wieder überarbeitet und sollen dabei in unterschiedlichen Präsentationsformen zur Verfügung stehen.
Im INFOMA® Dokumenten Managementsystem können Daten und Dokumente beliebig gefiltert, neu zusammengestellt und mit anderen Informationen angereichert werden. Alle Informationsarten lassen sich verwalten, Versionen
und die Bearbeitungshistorie darstellen sowie Volltextrecherchen durchführen. Eine Wiedervorlage und elektronische Signatur stehen ebenso zur Verfügung wie vielfältige Im- und Exportmöglichkeiten sowie umfangreiche Benutzer- und Zugriffsrechte.
Abb.: newsystem® kommunal Dokumenten Managementsystem
newsystem® kommunal
Dokumenten Managementsystem
Variable Belegschnittstelle
Signatur
Kontierungsworkflow
Dokumentenablage
DMS-Basisfunktionalitäten
Archivierungsintegration Universal
Archiv Adapter
INFOMA® -/Fremd-Archiv
8
newsystem® kommunal Finanzwesen
newsystem® kommunal Finanzwesen
Scan Client (Kofax)
DMS:scan – der Scan-Service
Als „erstes“ Modul der Verarbeitungskette ermöglicht der Scan-Service ein einfaches und bequemes Scannen, Ordnen und Speichern von Dokumenten. Die hohe Geschwindigkeit sorgt für die Verarbeitung großer wie kleiner Stapel
im Handumdrehen. Da mehrere Scan- und Bildverarbeitungsfunktionen gleichzeitig ablaufen, werden präzise und
schnelle Ergebnisse erzielt – Auffinden, Ersetzen, Zusammenstellen, Zoomen, Teilen, Drehen, Austauschen, Ordnen
und Platzieren von Dokumentenabbildern erfolgen äußerst komfortabel.
Darüber hinaus erlaubt der Scan-Service das automatische Trennen von Dokumenten-Gruppen und vermeidet damit
Produktivitätsverluste, die beim fortlaufenden Scannen der Dokumente auftreten. Dabei wird der automatische Dokumenteneinzug bis zur Kapazitätsgrenze gefüllt; anhand von Patchcodes, Strichcodes oder eingefügten Leerseiten
teilt der Scan-Service dann automatisch in einzelne Gruppen von Dokumenten auf.
Abb.: Scannen von Rechnungsdokumenten
9
Produktmerkmale Scan-Service
· Übersichtliche Menü-Anzeige analog der Microsoft-Office-Anwendungen
· Nahezu jeder heute gebräuchliche 1D- und 2D-Strichcode, aber auch Strichcodes,
die durch Stempel, handschriftliche Notizen oder Verschmutzungen teilweise
überdeckt sind, sind lesbar
· Komfortable Korrekturmöglichkeiten bei Arbeitsfehlern
· Automatische Aufteilung von Dokumenten-Gruppen
· Spätere Prüfung und Korrektur von Dokumenten mit schlechter Qualität
· Die gesamte Abfolge der Bearbeitungsschritte ist an einem Dokumentenabbild sichtbar
und lässt sich ggf. rückgängig machen
· Vielfältige Speicherformate, z.B. JPEG, TIFF, PDF bei Einseitenformat und TIFF, PDF
bei der Mehrseitenformat-Option
· Nahtlose Übergabe der gespeicherten Dokumente an das INFOMA®
Dokumenten Managementsystem
DMS:import – der universelle Import- und Migrations-Service
Mit dem universellen Import- und Migrations-Service werden Datenbestände aus heterogenen Quellen, z.B. von einem Mail- oder File-Server, anderen Archiv- oder DMS-Systemen, eingescannten Dokumenten oder lokalen Festplatten, intelligent mit Metadaten bzw. Meta-Eigenschaften versehen und automatisiert in das Dokumenten Managementsystem von INFOMA® integriert. So können z.B. Dokumente aus dem Einwohnerwesen, für die als Schlagwort
das Ordnungsmerkmal des Einwohnerwesens zur Verfügung steht, aber auch Entgeltabrechnungen oder Steuermessbescheide im Dokumenten Managementsystem verwaltet und archiviert werden. Die Verschlagwortung und
Zuordnung zur Bürgerakte erfolgt in diesem Fall über die jeweilige Steuernummer des Steuerpflichtigen.
Produktmerkmale Universeller Import- und Migrations-Service
· Automatische Metadaten-Ermittlung und automatisierte Ablage
im Dokumenten Managementsystem
· Flexibel konfigurierbare Klassifizierung der Dokumente mit Metadaten bzw. Meta-Eigenschaften
· Zeit- und ereignisgesteuerte Import- und Migrationsjobs
· Variable Steuerung der qualifizierten Ablage in der jeweiligen Bibliothek bzw. in den
vorgesehenen Vorgängen und Akten durch ein hinterlegtes Regelwerk
10
DMS:kontierung – der Kontierungs-Workflow
Als zentraler Bestandteil des INFOMA® Dokumenten Managementsystems vereinfacht, beschleunigt und sichert
der Kontierungs- und Rechnungs-Workflow komplexe Rechnungsbearbeitungsprozesse. Die Abbildung des realen
Prozesses gewährleistet eine flexible Workflow-Konfiguration. So lassen sich die einzelnen Stufen und Weiterleitungsregeln des Workflows völlig frei definieren. Das integrierte Berechtigungskonzept ermöglicht die Abbildung
der jeweiligen Organisationseinheiten, die den Bearbeitungsschritten in den verschiedenen Workflow-Stufen zugeordnet sind. Dadurch sind gesetzliche Bestimmungen wie das Vier-Augen-Prinzip sowie organisationsspezifische
Besonderheiten problemlos umzusetzen. Der Kontierungs-Workflow, der eine gleichzeitige Darstellung von Kontierungsmaske und Originalbeleg erlaubt, deckt alle wesentlichen Belegarten ab, wie z.B. Einkaufsrechnungen mit oder
ohne Bezug zu einer Einkaufsbestellung, Einkaufsgutschriften sowie Verkaufsrechnungen und Verkaufsgutschriften.
Die nahtlose Integration in das Finanzwesen unterstützt die Bearbeitung dieser Belegarten innerhalb des Workflows.
So können alle relevanten Stammdaten, wie z.B. Kreditoren, Debitoren oder Sachkonten, im Workflow unter voller
Berücksichtigung des Berechtigungskonzepts online aus dem Finanzwesen abgerufen und übernommen werden.
D.h., es entstehen keine Zeitverzögerungen oder Synchronisationsprobleme mit redundanten Datenbeständen. Neben dem direkten Zugriff auf topaktuelle Stammdaten ist die unmittelbare Ausführung von wichtigen Funktionen
des Finanzwesens ebenfalls möglich. Mit der Online-Mittelprüfung können darüber hinaus unmittelbar während der
Kontierung einer Einkaufsrechnung im Workflow die verfügbaren Mittel aus dem newsystem® kommunal Finanzwesen festgestellt und sofort reserviert werden. Diese frühzeitige Bindung der Mittel schafft mehr Planungssicherheit und den zeitlichen Vorsprung, um etwaige Liquiditätsengpässe frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig reagieren
zu können. Das erhöht sowohl die Transparenz bei der Belegkontierung als auch die Qualität des Zahlungsprozesses.
Abb.: Kontierungs-Bildschirm im doppischen Rechnungseingang
11
Die dauerhafte und lückenlose Dokumentation der durchlaufenen Workflow-Stufen und durchgeführten Benutzeraktionen gewährleistet ein detailliertes Workflow-Protokoll, das jederzeit mit dem archivierten Originalbeleg abgerufen
werden kann.
Abb.: Budget-Information im newsystem® kommunal Finanzwesen
Produktmerkmale Kontierungs-Workflow
· Komplette, papierlose Bearbeitung von Einkaufsrechnungen, Einkaufsbestellung,
Einkaufsgutschriften, Verkaufsrechnungen und Verkaufsgutschriften
· Metadaten-Ermittlung auf Basis der gescannten Eingangsrechnung in der zentralen bzw.
virtuellen Poststelle
· Abruf von relevanten Berechtigungen (z.B. für Benutzer) aus dem Finanzwesen auf
Basis der ermittelten Metadaten, z.B. benutzerbezogene Sachkonten-, Kostenstellen-,
Produktberechtigungen oder maximaler Freigabebetrag
· Abruf notwendiger Basisdaten, wie Lieferantendaten, einzelne Bestellpositionen etc.
· Zuordnung zum Vorgangs-, Kostenstellen- oder Produktverantwortlichen
· Rechnungsprüfung und -kontierung mit direktem Zugriff auf die abgerufenen und bereitgestellten
Informationen aus dem Finanzwesen
· Online-Mittelprüfung und -reservierung zu vorhandenen Budgets
· Zuordnung zum Anordnungsbefugten
12
· Rechnungsfreigabe mit automatischer Verbuchung der Eingangsrechnung im Finanzwesen
über einen standardisierten XML-Datenstrom und qualifizierte Ablage im Dokumenten
Managementsystem, ggf. mit revisionssicherer Archivierung
· Flexible Definition der Laufwege und Fristen
· Lückenlose, verwaltungsübergreifende Nachverfolgbarkeit, Transparenz und Recherchemöglichkeit
· Workflowgestützter Rechnungsbearbeitungsprozess für kamerale Kunden gleichwertig
zum doppischen Workflow
DMS:sign – die Digitale Signatur
Die Digitale Signatur ist eine ideale Ergänzung, um die Nachvollziehbarkeit eindeutig und sicher zu gewährleisten.
Damit besteht unter anderem die Möglichkeit, an bestimmten Stellen des Kontierungs-Workflows bzw. der Rechnungsbearbeitung digitale Signaturen auf einer vorliegenden Kontierung durchzuführen.
Zur Realisierung der digitalen Signaturen
kommen entsprechende Zertifikate in Verbindung mit kryptografischen Verfahren
zum Einsatz. Hierbei können sowohl reine
Softwarezertifikate als auch verschiedene
Hardwaretechnologien mit Terminal und
PIN-Eingabe zur Durchführung von digitalen
Signaturen genutzt werden.
Abb.: Signatur im doppischen Rechnungseingang
In beiden Fällen erfolgt zum Zeitpunkt der
Signatur die dauerhafte Speicherung sowohl
der aktuellen Kontierung in Form einer digitalen Bildschirm-Momentaufnahme als auch
der Authentifizierungsinformationen des signierenden Benutzers.
Produktmerkmale Digitale Signatur
· Fortgeschrittene digitale Signatur
mit reinen Softwarezertifikaten
alternativ über den Einsatz
verschiedener Hardwaretechnologien, z.B. mit Terminal und PIN-Eingabe
· Dauerhafte Speicherung der aktuellen Kontierung, der Authentifizierungsinfor-
mationen sowie der Benutzerinformation
· Authentifizierung von Verfassern und
Entscheidungen
· Einbindung der Signatur in Geschäftsprozesse
· Integrierte Anzeige der Signatur
13
DMS:basis – die Standard DMS-Funktionalitäten
Modernes Dokumenten Management wird heute als eine Komponente des übergreifenden Enterprise Content Managements (ECM) verstanden. Enterprise Content Management ist die zukunftsweisende Drehscheibe für Informationsaustausch, Kommunikation und Zusammenarbeit.
Durch die strategische Entscheidung von INFOMA® für Microsoft SharePoint 2010 als Basistechnologie steht dem
Anwender von eine Lösung zur Verfügung, die erhöhte Benutzerfreundlichkeit, mehr Funktionalität und einen weitreichenden Investitionsschutz bietet. So kann die Lösung nicht nur Daten und Dokumente aus verschiedenen Quellen in Form einer elektronischen Akte zusammenführen. Vielmehr lassen sich diese Informationen auch über ein
leistungsfähiges Recherche-Portal gezielt und einfach wiederfinden. Darüber hinaus ist die gezielte Steuerung von
Berechtigungen, Statusmerkmalen und die Auswertung von Attributen ebenso möglich wie eine modifizierbare,
individuelle Sichtweise auf ein und dasselbe Dokument. Über die Standardfunktionalitäten stehen leistungsfähige
Funktionalitäten zur Verfügung.
Abb.: Startseite im INFOMA® Dokumenten Managementsystem
Posteingang und Routing
Für die Vorgangsbearbeitung stehen grundlegende Posteingangs- und Routingfunktionalitäten zur Verfügung. Hierzu
zählt unter anderem die Möglichkeit, eingegangene Dokumente innerhalb der Verwaltung gezielt zu verteilen, z.B.
durch eine strukturierte Verteilung nach Fachbereichen. Dokumente können somit bereichsintern und bereichsübergreifend weitergeleitet und bearbeitet werden.
Für den Empfang von Dokumenten lassen sich alle notwendigen Mechanismen nutzen: manuelles Hochladen, EMail an die Postbox, von anderen Postboxen gesendete Dokumente, Hochladen über Jobs aus dem Filesystem in
die Postbox, Wiederherstellen von gelöschten Dokumenten aus dem Papierkorb. Zudem kann der Posteingangsbearbeiter auch ohne Fachwissen bereits viele Metadaten nur durch „Betrachten“ des Dokuments erfassen, z.B.
Absenderinformationen, Dokumentinformationen direkt mit einer Basis-Verschlagwortung versehen. Für die weitere
Verarbeitung können die Dokumente mit einem Weiterleitungskommentar versehen und an andere Stellen weitergeleitet werden.
14
Abb.: Rechnungseingang im Dokumenten Managementsystem
Rechercheportal
Das Rechercheportal dient als zentraler Einstiegspunkt für alle Rechercheaktivitäten im INFOMA® Dokumenten
Managementsystem. Umfangreiche Recherchemöglichkeiten für Dokumente, Vorgänge und Akten sind gegeben.
Alle vorhandenen Metadaten sowie Notizen, Datumsangaben und Dokumententyp-Attribute können recherchiert
werden. Zusätzlich kommt eine leistungsfähige Volltextsuche zum Einsatz. Häufig verwendete Suchanfragen lassen
sich für spätere Suchaktivitäten abspeichern. Aus der Suchergebnisliste heraus ist die direkte Bearbeitung des Dokuments möglich, z.B. mit Microsoft Office-Anwendungen.
Als besonders hilfreich erweist sich, dass mit jedem Dokumententreffer gleich der Akten- bzw. Vorgangsordner, in
dem das jeweilige Dokument abgelegt ist, angezeigt wird. Damit steht für die Bearbeitung die komplette Akte mit
allen notwendigen Informationen sofort zur Verfügung.
15
Einzigartig ist die Suchergebnisdarstellung bei Rechnungen – hier wird direkt angezeigt, wie hoch der offene Restbetrag zu einer Rechnung ist bzw. ob die Rechnung im newsystem® kommunal Finanzwesen bereits beglichen wurde.
Abb.: Dokumentenrecherche im Dokumenten Managementsystem
Integrierte Recherche im newsystem® kommunal Finanzwesen
Bei Einsatz des newsystem® kommunal Finanzwesens steht hier die unmittelbare Integration der INFOMA® Dokumenten Managementsystem Recherchefunktionalitäten im Finanzwesen zur Verfügung und ermöglicht den direkten
Zugriff auf die archivierten Dokumente. So kann z.B. von einem bestimmten Kreditorenposten die zugehörige Originalrechnung aufgerufen werden. Entsprechende Explorer-Funktionalitäten erleichtern die Suche und das schnelle
Eingrenzen mehrerer Dokumente. Dadurch lassen sich z.B. alle Rechnungen eines Bürgers im Handumdrehen ausfindig machen.
Umlaufmappen
Elektronische Umlaufmappen unterstützen die tägliche Arbeit in den dokumentgestützten Prozessen der öffentlichen Verwaltung und sorgen für die Verkürzung von Prozesszeiten. So kann der Sachbearbeiter Umlaufmappen für
Dokumente anlegen, mit Bemerkungen versehen und weitere Aufgaben für die Empfänger der Mappe definieren.
16
Rechnungseingangsbuch
Das Rechnungseingangsbuch liefert detaillierte Informationen über alle in Bearbeitung befindlichen Eingangsrechnungen, wie z.B. die aktuelle Bearbeitungsstufe im Workflow, den Rechnungsbetrag oder das letzte Bearbeitungsdatum. Damit ist ein Überblick über alle Rechnungen, die sich aktuell im Umlauf befinden, in Kürze in der Finanzbuchhaltung eingehen oder überfällig sind, gewährleistet. Der Zugriff auf das Rechnungseingangsbuch kann auf
bestimmte Anwender oder Anwendergruppen beschränkt werden.
Abb.: Rechnungseingangsbuch im Dokumenten Managementsystem
17
Vorlagenmanagement
Um die Kommunikation zum Bürger zu vereinfachen, können Vorlagen für Geschäftsdokumente zentral hinterlegt
und abgerufen werden. Hierbei sind fachbereichsspezifische, aber auch bereichsübergreifende Dokumentvorlagen
möglich, z.B. für den Schriftverkehr. Darüber hinaus stehen Kontierungsvorlagen auch innerhalb des KontierungsWorkflows für häufige identische oder ähnliche wiederkehrende Kontierungen zur Verfügung. Dabei gewährleistet
die zentrale und sichere Hinterlegung der Vorlagen, dass alle Mitarbeiter stets die gleiche, aktuelle Version einer
Vorlage verwenden, die zu jeder Zeit von jedem Arbeitsplatz abrufbar ist. Routinefälle lassen sich somit wesentlich
schneller und komfortabler bearbeiten.
Abb.: Dokumentengenerierung über Vorlagenmanagement
Produktmerkmale DMS:basis
· Zentrale und komfortable Recherche über Volltext-, Metadaten- und Personen Suchfunktionen unter Berücksichtigung von Bereichseinschränkungen
· Rechteverwaltung auf Dokumenten- und Benutzerebene
· Frei konfigurierbare Suchfunktion mit nahezu unbegrenztem Spektrum
von zu durchsuchenden Dokumenten, Formaten und Repositories
· Dokumentenvorlagen-Management
· Volle Browserunterstützung, z.B. Internet Explorer, Firefox, Safari
· Barrierefreiheit nach WCAG2.0
· Höchste Benutzerfreundlichkeit und nahtlose Integration durch vertraute Microsoft-Umgebung
· Office Online Applications (Word, Excel etc.), damit sind keine lokalen Client-Anwendungen mehr notwendig
· Flexible Authentifizierungsmöglichkeiten für verwaltungsübergreifende Anwendungsszenarien
· Integrierte Portallösung
18
DMS:akte – der Akten- und Vorgangsbearbeitungs-Service
Der Akten- und Vorgangsbearbeitungs-Service arbeitet nahtlos mit den Posteingangs- und Routingfunktionalitäten
zusammen. Eingegangene Dokumente lassen sich z.B. direkt einer Akte zuordnen und mit Kommentaren für den
Zuordnungsgrund versehen. Hierbei werden zwei Zuordnungsmodi unterschieden: Das Dokument kann direkt in
dieselbe Akte verschoben werden und „erbt“ dabei automatisch alle wesentlichen Metadaten der Akte oder es wird
nur eine logische Verknüpfung des Dokuments mit der Akte erstellt.
Aktenplan
Zum besseren Wiederauffinden archivierter Dokumente kann ein Aktenplan hinterlegt werden, der einem elektronischen Aktenschrank entspricht. Hierfür wird ein allgemeiner Aktenplan bereitgestellt, der sich individuell und flexibel
an die jeweiligen Anforderungen anpassen und erweitern lässt. Alle Funktionen für die Aktenbearbeitung stehen zur
Verfügung: Aktenerstellung, Pflege aller relevanten Metadaten der Akte, Aktenzuordnung, Aktennotizen, Aktenweiterleitung, Wiedervorlage, Verschieben der Dokumente in Akten etc.
Die Visualisierung der Ablagestruktur des Aktenplans erfolgt hierbei in einer Baum-Darstellung unter Beachtung
der definierten Benutzerberechtigungen. Auf diese Weise lassen sich Dokumente über ein Aktenzeichen einer bestimmten Stufe im Aktenplan zuordnen und durch weitreichende Suchfunktionen jederzeit schnell wiederfinden.
Verschiedene Sichtweisen auf den Aktenplan ermöglichen eine verwaltungsweite, abteilungsweite, benutzerbezogene oder temporäre Nutzung. Im Falle einer Vertretungsregelung werden die Sichten des zu vertretenden Mitarbeiters unter den temporären Sichten angezeigt.
Vorgang
Über die Vorgänge lassen sich durchgängig alle Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus verwalten und bearbeiten. Dabei wird die Dokumentenhistorisierung ebenso automatisch erzeugt wie die Protokollierung und die
Versionierung. Über frei definierbare Vorgänge ist z.B. auch die Abbildung von Überprüfungs- und Freigabeprozessen
möglich.
Produktmerkmale Akten- und Vorgangsbearbeitungs-Service
· Schlanke, aufgabenorientierte Verwaltung und Bearbeitung von Vorgängen und Akten
· Freie Gestaltung der Ablagestruktur
· Zentrale Konfiguration der Geschäfts- und Aktenzeichenzusammensetzung
· Automatische Anlage neuer „Akten“
· Automatisierte Ablage von Dokumenten
· Individuelle Sichtweisen über Statusmerkmale und Attribute
· Ablage von Informationen, Dokumenten aller Art, wahlweise mit und ohne Archivierung
· Flexible Richtlinien zur Beibehaltung, zum Schutz und zur Überwachung von Dokumenten,
Akten und Vorgängen
· Dokumentenänderung mit Versionierung
· Integration der E-Mail-Ablage
· Terminüberwachung, Wiedervorlage, Aufgaben und Checklisten
· Automatisierte Weiterleitung
· Optionale Nutzung von Workflows
· Möglichkeit der Ablage durch Drag & Drop
19
DMS:archiv – der Archivierungs-Service
Der Archivierungs-Service gewährleistet eine dauerhaft revisionssichere, elektronische Archivierung. Bescheideund Belege, bereitgestellte Steuer-, Gebühren- oder Abgabenbescheide sowie Kassenbelege können z.B. durch
hinterlegte Klassifizierungen mit Metadaten archiviert sowie mit den notwendigen Konformitätsrichtlinien zur Archivierung, wie Aufbewahrungsfristen etc., versehen werden.
Der Archivierungs-Service erfüllt selbstverständlich die gesetzlichen und steuerrechtlichen Anforderungen an eine
korrekte Buchführung. Die Ergebnisse der offiziellen Testate können gerne angefordert werden.
Produktmerkmale Archivierungs-Service
· Revisionssichere Archivierung beliebiger Dokumente inklusive aller notwendigen
Informationen über vorhandene Standard-Adapter mit unterschiedlichsten Software oder Hardware-Archivlösungen
· Optionale revisionssichere und überaus leistungsfähige INFOMA®-Standard-Archivlösung
auf NetApp-Basis
· Integrierte Verwaltung der Konformitätsrichtlinien, z.B. für Aufbewahrungsfristen
· Qualifizierte Ablage über hinterlegtes Regelwerk in der definierten Akten- bzw.
Vorgangsstruktur im Dokumenten Managementsystem
· Lückenlose, verwaltungsübergreifende Nachverfolgbarkeit, Transparenz und Recherchemöglichkeit
· Berücksichtigung der Benutzerrechte
· Archivierung aller aus newsystem® kommunal erzeugten Dokumente
» Doppisch: z.B. Rechnungen, Gutschriften, Journale, Bestellungen, Mahnungen aus dem Finanzwesen
» Kameral: Anordnungen und Integrationslisten
» Steuerbescheide
» Steuermessbescheide
» Vollstreckungsbescheide
· Archivierung von Dokumenten aus weiteren Fachverfahren, z.B. Einwohnerwesen oder Personalwesen
· Revisionssichere digitale Archivierung
20
Unterstützung bei Implementierungskonzepten und Organisationsberatung
Um den steigenden Anforderungen hinsichtlich des Informationsmanagements gerecht zu werden, bietet ein spezialisiertes INFOMA® Consulting-Team umfassende und sinnvolle Unterstützung bei der Implementierung einer für die
jeweilige Kundenorganisation am besten geeigneten Lösung. Dabei stehen folgende Bereiche besonders im Fokus:
· Ganzheitliche und individuelle Beratung – nicht nur die Technologie, sondern auch Strategie,
Wirtschaftlichkeit und insbesondere der Faktor Mensch stehen im Mittelpunkt
· Individuelle Analyse und Dokumentation der Geschäftsprozesse
· Empfehlungen zu Prozessoptimierungen
· Review vorhandener Systeme und Lösungen, Aufzeigen von Verbesserungspotenzialen
· Einführungsplanung und -begleitung
· Projektleitung
· Erstellung von Dokumenten Managementsystem Verfahrensdokumentation
· Coaching von Führungskräften bei der Ableitung von Maßnahmen im Prozessoptimierungsfall
· Schulung der Mitarbeiter
Daneben bietet das INFOMA® Consulting-Team zusätzlich:
· Anbindung an Fremdsysteme (z.B. Einwohnermeldewesen, KFZ-Zulassungswesen)
· Analyse der Hardware-Anforderungen
· Lieferung der Hardware-Lösung sowie der notwendigen Infrastruktur
21
Technik
newsystem® kommunal Dokumenten Managementsystem ist eine mandantenfähige Anwendung, die sich neben
Gemeinden, Städten und Landkreisen jeder Größenordnung auch für Verwaltungsgemeinschaften, Samt-, Amts- und
Verbandsgemeinden sowie alle anderen Institutionen mit kameraler oder doppischer Buchhaltung bestens eignet.
Von newsystem® kommunal wird folgende Systemsoftware unterstützt:
Portal
· Microsoft SharePoint 2010
Client Betriebssystem
· Microsoft Windows XP SP3
· Microsoft Windows Vista SP1 oder höher
· Microsoft Windows 7
Server Betriebssystem
· Microsoft Windows Server 2003
· Microsoft Windows Server 2008
· Microsoft Windows Server 2008 R2
Datenbanken
· Microsoft Dynamics NAV 2009
· Microsoft SQL Server 2005
· Microsoft SQL Server 2008
· Microsoft SQL Server 2008 R2
Zusatzsoftware
· Microsoft Internet Explorer 7
· Microsoft Internet Explorer 8
· Microsoft Office 2003 SP3
· Microsoft Office 2007 SP1 oder höher
· Microsoft Dynamics Mobile 2008
· ExpandIT Utilities
Sämtliche in diesem Dokument verwendeten eingetragenen Warenzeichen und Markennamen sind auch ohne
entsprechenden Vermerk im Text als Warenzeichen bzw. Markennamen der jeweiligen Eigentümer zu verstehen.
22
Software Consulting GmbH
03/2011
Software Consulting GmbH
Hörvelsinger Weg 17-21
89081 Ulm
Phone
+49 731 1551-0
Fax
+49 731 1551-555
web
www.infoma.de
email
[email protected]
Geschäftsstellen
Deutschland Berlin · Düsseldorf · Hannover ·
Limburg · München · Schweiz Rotkreuz
FRITZ & MACZIOL : INFOMA®,
Part of Imtech N.V., Gouda, NL