Projektmanagement I

Projektmanagement I
G dl
Grundlagen
des
d Projektmanagements
P j kt
t
SS 2014
 Prof. Vertr. Dr. Claudia Kreuder
Lehrgebiete: Kosten- und Investitionsrechnung und Projektmanagement
Literatur
PM_I_2014
Olfert Klaus
Olfert,
Kompakt-Training Projektmanagement
7. Auflage, Herne 2010
Kerzner, Harold
Projekt Management
1. Auflage, Bonn 2003
Probst, Hans-Jürgen
Haunerdinger; Monika
Projektmanagement leicht gemacht
Heidelberg 2007
elektronische Ressource: http://www.wiso-net.de/r_ebook/webcgi?START=
A60&DOKV DB=REDL ARED&DOKV NO=
A60&DOKV_DB=REDL,ARED&DOKV_NO=
9783636014559256&DOKV_HS=0&PP=1
Bergmann, Rainer
Garrecht, Martin
Organisation und Projektmanagement
Heidelberg
g 2008,
elektronische Ressource: http://dx.doi.org/10.1007/978-3-7908-2018-8
Burghardt, Manfred
Einführung in Projektmanagement
Erlangen 2007
Braehmer, Uwe
Projektmanagement für kleine und mittlere Unternehmen
2. überarb. Auflage, München 2009
div. Autoren
Handbuch Projektmanagement
j
g
2006
elektronische Ressource: http://dx.doi.org/10.1007/3-540-29270-5
 Prof. Vertr. Dr. Claudia Kreuder
Lehrgebiete: Kosten- und Investitionsrechnung und Projektmanagement
PM I / SS 2014 / Seite 2
Agenda
1.
Grundsätzliches zum Projektmanagement
2.
Projektauftrag
3.
Projektorganisation
4
4.
P j kt l
Projektplanung
5.
Informationsmanagement und Projektdokumentation
6.
Kostenschätzung und Projektcontrolling
7.
Soft Skills und Erfolgsfaktoren in Projekten
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Lehrgebiete: Kosten- und Investitionsrechnung und Projektmanagement
PM I / SS 2014 / Seite 3
Grundlagen
• Was ist ein Projekt?
• Welche Arten von Projekten gibt es?
• Was versteht man unter Projektmanagement?
• Warum ist Projektmanagement wichtig?
• Wie sehen die Phasen eines Projekts
j
aus?
 Prof. Vertr. Dr. Claudia Kreuder
Lehrgebiete: Kosten- und Investitionsrechnung und Projektmanagement
PM I / SS 2014 / Seite 4
Grundlagen
• Was ist ein Projekt?
• Welche Arten von Projekten gibt es?
• Was versteht man unter Projektmanagement?
• Warum ist Projektmanagement wichtig?
• Wie sehen die Phasen eines Projekts
j
aus?
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Lehrgebiete: Kosten- und Investitionsrechnung und Projektmanagement
PM I / SS 2014 / Seite 5
Projektmerkmale
Improvisation
Projekt
Routine
Management
• Definierte Zielvorgaben
g
• Zeitliche Begrenzung
• Einmaliger Ablauf
• Komplexe Struktur
• Planung
• risikobehaftet
• begrenzte Ressourcen (Geld,
Personal Sachmittel
Personal,
Sachmittel, etc
etc.))
• Koordinierung
• Steue
Steuerung
u g
• Überwachung
• multidisziplinär/fachbereichsübergreifend
• spezifische
ifi h Organisation
O
i ti
Projektmanagement
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Lehrgebiete: Kosten- und Investitionsrechnung und Projektmanagement
PM I / SS 2014 / Seite 6
„Projekt“ nach DIN 69901-5:2009-01
Vorhaben das wesentlich gekennzeichnet ist durch:
Vorhaben,
•
Ei
Einmaligkeit
li k it der
d B
Bedingungen
di
iin ih
ihrer G
Gesamtheit
th it
•
Zielvorgabe
•
Zeitliche Begrenzung
•
Finanzielle Begrenzung
•
Personelle oder andere Begrenzungen
•
Projektspezifische Organisation
Quelle: Deutsches Institut für Normung e.V.
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Lehrgebiete: Kosten- und Investitionsrechnung und Projektmanagement
PM I / SS 2014 / Seite 7
Historische Entwicklung
Großprojekte
p j
in der Geschichte:
• Bau der Pyramiden
• Bau
B der
d Chi
Chinesischen
i h M
Mauer
• Bau des Suez- und des Panama-Kanals
• Bau der großen Paläste
• Bau der große Kathedralen
Nach dem 2. Weltkrieg:
• NASA-Projekte der Raumfahrt
• Einführung des Euro
• ...
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Lehrgebiete: Kosten- und Investitionsrechnung und Projektmanagement
PM I / SS 2014 / Seite 8
Grundlagen
• Was ist ein Projekt?
• Welche Arten von Projekten gibt es?
• Was versteht man unter Projektmanagement?
• Warum ist Projektmanagement wichtig?
• Wie sehen die Phasen eines Projekts
j
aus?
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Lehrgebiete: Kosten- und Investitionsrechnung und Projektmanagement
PM I / SS 2014 / Seite 9
Projektarten - Unterteilungskriterien (I)
Projektarten
• Investitionsprojekte
• Kleine Projekte
• Routineprojekte
• Organisationsprojekte
• Mittelgroße Projekte
• Standardprojekte
j
• F&E-Projekte
p j
• Großprojekte
p j
• Pionierprojekte
• IT-Projekte
• Potenzialprojekte
• Dienstleistungsprojekte
• etc.
• interne Projekte
• externe Projekte
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Auf die Projektgröße kommt es an (III)
Kleines Projekt
bis
1.000 Stunden
Mittelgroßes Projekt
1.000 bis
10.000 Stunden
Großprojekt
G
oßp oje t
über
übe
10.000
0 000 Stu
Stunden
de
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Auf die Projektgröße kommt es an (IV)
Weitere Kriterien zur Unterscheidung
g von verschiedenen Projektgrößen:
j g
• Projektbudget (Personal- /Sachkosten, Investitionen)
• Arbeitskapazität (Ressourcen Vollzeit/ Teilzeit)
• Arbeitszeit (Arbeitsstunden
(Arbeitsstunden, Arbeitstage)
• Dauer des Projektes (Wochen, Monate, Jahre)
• Produktgröße (Umsatzpotential oder Nutzfläche)
• Unternehmensertrag (Deckungsbeitrag
(Deckungsbeitrag, Gewinn)
• Projektbeteiligte (Personenzahl nach Köpfen)
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Internes versus externes Projekt
I t
Internes
Projekt
P j kt
E t
Externes
Projekt
P j kt (Auftragsprojekt)
• Projektgeber
• Auftraggeber
• Projektleiter
• Ausschreibung
• Projektantrag
• Auftragnehmer
• Projektvereinbarung
• Angebot
• Projektteam
• Auftragserteilung
• Eine Rechtsperson
• Projektvertrag
• Kein Regress
• Gewährleistung
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Projektarten - Unterteilungskriterien (II)
Soziale
Kompetenz
hoch: Bereichsübergreifend, multidisziplinär, komplizierte Wirkungszusammenhänge
(komplexe)
Standardprojekte
Pionierprojekte
gering: Hauptsächlich
Zusammenarbeit im
Fachgebiet, einfache
Wirkungszusammenhänge, geringes Risiko
Routineprojekte
Potenzialprojekte
geschlossen: Klare
Aufgabenstellung
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offen: Aufgabenstellung mit
vielen inhaltlichen und vorgehensmäßigen
g
g
Möglichkeiten
g
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AufgabenA
f b
stellung
PM I / SS 2014 / Seite 14
Grundlagen
• Was ist ein Projekt?
• Welche Arten von Projekten gibt es?
• Was versteht man unter Projektmanagement?
• Warum ist Projektmanagement wichtig?
• Wie sehen die Phasen eines Projekts
j
aus?
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Lehrgebiete: Kosten- und Investitionsrechnung und Projektmanagement
PM I / SS 2014 / Seite 15
Definition von Projektmanagement
Projektmanagement ist
• ein spezielles Führungskonzept
zur
• Koordination der spezifischen Aufgaben und Elemente eines
Projekts
um
• Projektergebnisse gezielt, in der geforderten Qualität und geplanten
Zeit herbeizuführen
wobei
• die kooperative Zusammenarbeit der verschiedenen Aufgabenträger
des Projektteams wesentlich ist
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PM I / SS 2014 / Seite 16
„Projektmanagement“ nach DIN 69901-5:2009-01
Projektmanagement ist die Gesamtheit von
Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und
-mitteln für die Initiierung, Definition, Planung,
Steuerung
g und den Abschluss von Projekten
j
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Lehrgebiete: Kosten- und Investitionsrechnung und Projektmanagement
PM I / SS 2014 / Seite 17
Grundlagen
• Was ist ein Projekt?
• Welche Arten von Projekten gibt es?
• Was versteht man unter Projektmanagement?
• Warum ist Projektmanagement wichtig?
• Wie sehen die Phasen eines Projekts
j
aus?
 Prof. Vertr. Dr. Claudia Kreuder
Lehrgebiete: Kosten- und Investitionsrechnung und Projektmanagement
PM I / SS 2014 / Seite 18
Warum Projekte bzw. Projektmanagement?
Gestiegene Anforderungen durch erhöhte Komplexität und Zeitdruck:

Forcierter Technologiewandel

Starker Anstieg der Innovationen

Produktlebenszykluskonzept

Dezentralisierungsbestrebungen

Stärkere Kundenorientierung durch individuelle
Angebote

Durch Globalisierung der Märkte mehr Großprojekte
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Lehrgebiete: Kosten- und Investitionsrechnung und Projektmanagement
PM I / SS 2014 / Seite 19
Nutzen von Projektmanagement
Absicherung des Projekterfolgs:

Bessere Informationen

Frühzeitige Problemerkennung

Einhaltung der vorgegebenen Projektziele und -bedingungen

Höhere Arbeitsqualität

Unternehmerisches Denken

Definition und Abgrenzung bzgl. Aufgaben, Kompetenzen und
Verantwortungen
 Prof. Vertr. Dr. Claudia Kreuder
Lehrgebiete: Kosten- und Investitionsrechnung und Projektmanagement
PM I / SS 2014 / Seite 20
Projektmanagement spart Zeit und Geld
Kosten
ohne
Projektmanagement
20 %
weniger
Kosten
20 %
weniger Zeit
5 % mehr Kosten
am Anfang
mit
Projektmanagement
Zeit
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Lehrgebiete: Kosten- und Investitionsrechnung und Projektmanagement
PM I / SS 2014 / Seite 21
Kein Projektmanagement ohne Ziele
Projektziele
Sachziele
 Prof. Vertr. Dr. Claudia Kreuder
Terminziele
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Kostenziele
PM I / SS 2014 / Seite 22
Das „magische“ Dreieck der Qualitätssicherung
Funktion/
Leistung
QUALITÄT
Zeit
 Prof. Vertr. Dr. Claudia Kreuder
Kosten
Lehrgebiete: Kosten- und Investitionsrechnung und Projektmanagement
PM I / SS 2014 / Seite 23
Die 4 Kompetenzsäulen im Projektmanagement (nach GPM)
GPM = Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V.
 Prof. Vertr. Dr. Claudia Kreuder
Lehrgebiete: Kosten- und Investitionsrechnung und Projektmanagement
PM I / SS 2014 / Seite 24
Warum Projekte scheitern  Statistik-Beispiel
Quelle: http://pm-blog.com/wp-content/uploads/2009/07/warum_scheitern_projekte.png
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Lehrgebiete: Kosten- und Investitionsrechnung und Projektmanagement
PM I / SS 2014 / Seite 25
Warum Projekte scheitern  potenzielle Gründe
Werkzeuge/Tools
g
Kommunikation
Führung
Projektziel
Projektmanagement
Gründe für das
Scheitern
von
S h it
Projekten
Ängste
Projektteam
Projektleitung
Projektorganisation
Projektmitarbeiter
 Prof. Vertr. Dr. Claudia Kreuder
Lehrgebiete: Kosten- und Investitionsrechnung und Projektmanagement
PM I / SS 2014 / Seite 26
Die Komponenten des Projektmanagements
Strukturelle Komponente
Organisatorische Komponente
Logische Komponente
P
Psycho-soziale
h
i l Komponente
K
t
 Prof. Vertr. Dr. Claudia Kreuder
Arbeitsprozess innerhalb einer Organisation
Mehrpersonaler Arbeitsprozess
Problemlösungsprozess
g p
Teamarbeit, Teamführung
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PM I / SS 2014 / Seite 27
Grundlagen
• Was ist ein Projekt?
• Welche Arten von Projekten gibt es?
• Was versteht man unter Projektmanagement?
• Warum ist Projektmanagement wichtig?
• Wie sehen die Phasen eines Projekts
j
aus?
 Prof. Vertr. Dr. Claudia Kreuder
Lehrgebiete: Kosten- und Investitionsrechnung und Projektmanagement
PM I / SS 2014 / Seite 28
Jedes erfolgreiche Projekt braucht eine Struktur
„Klassische Projektplanungsmethoden“:
Wikinger Methode
Wikinger-Methode
Alle rudern heftig und vertrauen auf eine höhere Macht
Columbus-Methode
Ein festes Ziel vor Augen und ganz woanders landen
Titanic-Methode
Perfekt geplant und abgesoffen
 Prof. Vertr. Dr. Claudia Kreuder
Lehrgebiete: Kosten- und Investitionsrechnung und Projektmanagement
PM I / SS 2014 / Seite 29
Phasenmodell

Allen Projekten muss ein
Phasenmodell zugrunde liegen

Wichtige Projektabschnitte heißen
Meilensteine

Das Phasenmodell legt die
Projektphasen verbindlich durch
Definition der Phasenergebnisse fest
 Prof. Vertr. Dr. Claudia Kreuder
Lehrgebiete: Kosten- und Investitionsrechnung und Projektmanagement
PM I / SS 2014 / Seite 30
Die (generellen) 4 Phasen eines Projekts
Projektidee/-impuls
Initiierung/
Vorphase
Projektauftrag & Kick-off
Planung
Projektplan
Realisierung/
g
Steuerung
Projektergebnis
Abschluss
Nutzung
 Prof. Vertr. Dr. Claudia Kreuder
Lehrgebiete: Kosten- und Investitionsrechnung und Projektmanagement
PM I / SS 2014 / Seite 31
Andere Phasenmodelle
Quelle: Handbuch Projektmanagement, 2006, S 16
 Prof. Vertr. Dr. Claudia Kreuder
Lehrgebiete: Kosten- und Investitionsrechnung und Projektmanagement
PM I / SS 2014 / Seite 32
Die 4 Phasen eines Projekts  Initiierung/Vorphase
Initiierung/
Vorphase
Planung
g
Realisierung/
Steuerung
Problemanalyse
 Was sind die Probleme im einzelnen?
Zielklärung
 Was genau wollen wir erreichen?
Definition des Projektes
 Konkrete Projektbeschreibung
Durchführbarkeitsprüfung
 Können wir das überhaupt schaffen?
erste Grobplanung
 Wie wäre ungefähr der Ablauf?
Wirtschaftlichkeit
 Rechnet sich das überhaupt?
Projektteam
 Wer soll mitarbeiten?
Abschluss
 Projektauftrag & Kick-off-Meeting
 Prof. Vertr. Dr. Claudia Kreuder
Lehrgebiete: Kosten- und Investitionsrechnung und Projektmanagement
PM I / SS 2014 / Seite 33
Die 4 Phasen eines Projekts  Planung
Initiierung/
Vorphase
Planung
g
Realisierung/
Steuerung
Abschluss
Phasen & Meilensteine
 Welche Hauptphasen/-ergebnisse gibt es?
Projektstruktuplan
 Die Arbeitspakete genau planen
Ressourcenplanung
 Personal, Sachmittel, etc. planen
Kosten- & Finanzplanung  Projektkosten, -budget und Finanzen planen
Risikoanalysen
 Woran könnte das Projekt scheitern?
Verantwortung
 Festlegen,
Festlegen wer was zu tun hat
Projektorganisation
 Welche Organisationsform? Schnittstellen?
 Projektplan
 Prof. Vertr. Dr. Claudia Kreuder
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PM I / SS 2014 / Seite 34
Die 4 Phasen eines Projekts  Realisierung/Steuerung
Initiierung/
Vorphase
Planung
g
Realisierung/
Steuerung
Durchführung
 Das ist die eigentliche Arbeit
Projekt-Controlling
 Laufende Kostenkontrolle nötig
Abweichungssteuerung
 Neue Lage braucht Reaktion
Planungsaktualisierung
 Weitere Planung neu anpassen
Meilensteine
 Zeigen, ob die Richtung stimmt
Projektdokumentation
 Schriftliche Fixierung Projektstatus, etc.
Abnahme
 Projektteam liefert Ergebnis
Abschluss
 Projektergebnis
 Prof. Vertr. Dr. Claudia Kreuder
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PM I / SS 2014 / Seite 35
Die 4 Phasen eines Projekts  Abschluss
Initiierung/
Vorphase
Planung
g
Realisierung/
Steuerung
Abschluss
Abschlussbericht
 Übergabe der Dokumentation an den Auftraggeber
Abschlussmeeting/-feier
 Motivierendes Erfolgserlebnis für Team-Mitglieder
Re-Integration Teammitglieder
 Nicht einfach, an den alten Arbeitsplatz zurückzukehren
Auflösung
 Offizielles Ende des Projektes
 Nutzung, d.h. Übernahme in die Routinetätigkeiten
 Prof. Vertr. Dr. Claudia Kreuder
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PM I / SS 2014 / Seite 36
Alternative Darstellung der Projektphasen
Projektphasen
j p
Vorphase/
Initiierung
Projektgestaltung
Planung
Organisation
• Ziele
• Probleme
• Potenziale
• Ablauf
• Verantwortung
• Strukturen
Kontrolle
Projektrealisierung
j
g
• Mittel
• Methoden
Personal
Führung
• (Nach-)
Steuern
der
• Auswahl
Arbeiten
• Ausbildung
• Ergebnis
Ergebnissicherung
• Abweichungsanalyse
Projektdurchführung
Start
 Prof. Vertr. Dr. Claudia Kreuder
Abschluss
Lehrgebiete: Kosten- und Investitionsrechnung und Projektmanagement
PM I / SS 2014 / Seite 37