2.3.4. Reisekosten – Taggeld, Nächtigungsgeld

2.3.4. Reisekosten – Taggeld, Nächtigungsgeld
Unter die Reisekosten fallen das Taggeld und das Nächtigungsgeld. Diese sind Betriebsausgaben
und bei Auszahlung an einen Dienstnehmer lohnsteuerfrei und sozialversicherungsfrei,
wenn nachfolgende Voraussetzungen erfüllt sind. (Die Fahrtkosten,
die im Zusammenhang mit einer Reise anfallen, werden im Kapitel C.I.2.3.8 besprochen.)
• Wann liegt eine Reise beim Unternehmer vor?
Eine Reise liegt vor, wenn sich der Unternehmer zur Ausübung seiner beruflichen
Tätigkeit von seinem Unternehmen (Betriebsstätte oder Mittelpunkt seiner beruflichen
Tätigkeit) um mindestens 25 km (einfache tatsächlich zu fahrende
Strecke) entfernt und die Reisedauer bei Inlandsreisen mehr als drei Stunden
und bei Auslandsreisen ebenfalls mehr als drei Stunden (bis 2007: mehr als
fünf Stunden) beträgt.
Die Fahrtkosten sind auch dann abzugsfähig, wenn die Entfernung unter 25 km liegt.
Fahrten innerhalb eines Bezirks, bzw. in einen anderen Bezirk innerhalb Wiens
stellen keine Reise dar.
Ein weiterer Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit liegt vor (kein Anspruch auf das
Taggeld), wenn man außerhalb der nachfolgenden fünf bzw. 15 Tage-Begrenzung liegt:
Der Unternehmer wird am selben Einsatzort
– maximal an fünf Tagen hintereinander tätig. Erfolgt innerhalb von sechs Kalendermonaten
kein Einsatz an diesem Ort, ist mit der Berechnung der fünf
Tage neu zu beginnen.
– maximal an fünf Tagen regelmäßig wiederkehrend (mindestens einmal wöchentlich)
tätig. Erfolgt innerhalb von sechs Kalendermonaten kein Einsatz an
diesem Ort, ist mit der Berechnung der fünf Tage neu zu beginnen.
– maximal an 15 Tagen innerhalb eines Kalenderjahres wiederkehrend, aber
nicht regelmäßig tätig.
• Wann liegt eine Dienstreise beim Dienstnehmer vor?
NeuÆ Punktuelle Neuregelung ab 1.1.2008
Die gesetzliche Neuregelung der Taggelder und Fahrtkostenvergütungen, die ab
1.1.2008 anzuwenden ist, ist auf Grund der Rechtsprechung des Verfassungsgerichts
notwendig geworden. Grundsätzlich bleibt alles wie bisher gehabt, es gibt nur
vereinzelte Neuerungen.
Grundsätzlich können aus Anlass einer Dienstreise Taggelder lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei
an Dienstnehmer ausgezahlt werden. Dabei sind folgende
zwei Fälle von Dienstreisen zu unterscheiden:
1. Fall:
Der Dienstnehmer verlässt seinen Dienstort (Büro, Betriebsstätte, Werksgelände,
Lager usw.) zur Durchführung von Dienstverrichtungen.
Folgende Einschränkung ist jedoch zu beachten:
Der Dienstnehmer wird am selben Einsatzort
– maximal an fünf Tagen hintereinander tätig. Erfolgt innerhalb von sechs Kalendermonaten
kein Einsatz an diesem Ort, ist mit der Berechnung der fünf Tage
neu zu beginnen.
– maximal an fünf Tagen regelmäßig wiederkehrend (mindestens einmal wöchentlich)
tätig. Erfolgt innerhalb von sechs Kalendermonaten kein Einsatz an
diesem Ort, ist mit der Berechnung der fünf Tage neu zu beginnen.
– maximal an 15 Tagen innerhalb eines Kalenderjahres wiederkehrend, aber
nicht regelmäßig tätig.
Liegt man innerhalb dieser fünf bzw. 15 Tage-Begrenzung, liegt noch eine Dienstreise
vor.
Ab dem 1.1.2008 gilt eine neue Rechtslage: Der gesetzliche Dienstreisebegriff (fünf
Tage bzw. 15 Tage) kann durch lohngestaltende Vorschriften (insbesondere Kollektivverträge,
Betriebsvereinbarungen) erweitert werden, wenn es sich um folgende
Tätigkeiten handelt (abschließende Aufzählung):
– Außendiensttätigkeit (z. B. Kundenbesuche, Servicedienste, Patrouillendienste),
– Fahrtätigkeit (z. B. Zustelldienste, Taxifahrten, Linienverkehr, Transportfahrten
außerhalb des Werksgebäudes des Arbeitgebers),
– Baustellen- und Montagetätigkeit außerhalb des Werksgeländes des Arbeitgebers,
– Arbeitskräfteüberlassung,
– vorübergehende Tätigkeit an einem Einsatzort in einer anderen politischen Gemeinde.
Nach der Rechtslage bis Ende 2007 ist die Erweiterung des Dienstnehmerbegriffes
durch lohngestaltende Vorschriften nicht auf die abschließend aufgezählten Tätigkeiten
beschränkt. Bei diesen Tätigkeiten handelt es sich aber um die wichtigsten
Außendiensttätigkeiten, sodass in der Praxis die gleiche lohnsteuer- und sozialversicherungsfreie
Zahlung von Taggeldern aufgrund von lohngestaltenden Vorschriften
wie bisher möglich ist.
Unterliegt aber ein Unternehmen keinem Kollektivvertrag, der einen erweiterten
Dienstreisebegriff definiert, so kann ein großzügigerer Begriff über die fünf bzw. 15
Tage entweder in
– einer Betriebsvereinbarung,
– oder einer Einzelvereinbarung (wenn es keinen Betriebsrat gibt, der eine Betriebsvereinbarung
abschließen könnte – also nur für Betriebe unter fünf
Dienstnehmern) festgelegt werden.
Die Möglichkeit der Einzelvereinbarung gibt es aufgrund der Rechtslage bis Ende
2007 nicht und ist eine echte Neuerung ab 2008. Die Einzelvereinbarung kann nur
mit allen Dienstnehmern oder sachlich gerechtfertigten Gruppen von Dienstnehmern
abgeschlossen werden. Eine Einzelvereinbarung ist dort sinnvoll, wo Dienstnehmer
vielfach mehr als fünf bzw. 15 Tage am selben Einsatzort tätig sind und bisher an
sie steuerpflichtige Taggelder bezahlt worden sind.
Die gesetzliche Obergrenze der Steuerfreiheit der Taggelder kann aber weder durch
lohngestaltende Vorschriften noch durch eine Einzelvereinbarung hinaufgesetzt
werden. Diese beträgt nach wie vor im Inland € 26,40, im Ausland richtet sich die
Obergrenze nach den Ländersätzen laut der Reisegebührenvorschrift.
Sollte der Unternehmer darüber hinausgehende Spesensätze bezahlen, sind diese
voll lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.
2. Fall (sogenannte Familienheimfahrt):
Als Dienstreise gilt für die Dauer von sechs Monaten ferner, wenn der Dienstnehmer
über Auftrag des Dienstgebers so weit weg von seinem ständigen Wohnort
(Familienwohnsitz) arbeitet, dass ihm eine tägliche Rückkehr an seinen ständigen
Wohnort (Familienwohnsitz) nicht zugemutet werden kann (i. d. R. ab 120 km).
Kilometergelder als Fahrtkostenvergütung können vom Arbeitgeber höchstens für
eine Fahrt pro Woche zur Rückkehr an den Familienwohnsitz – so genannte Familienheimfahrt
– steuerfrei gewährt werden, wenn zusätzlich folgende Merkmale
erfüllt werden:
Bis Ende 2007 können diese Kilometergelder nur aufgrund lohngestaltender Vorschriften
steuerfrei ausbezahlt werden.
Ab 2008 können Kilometergelder immer steuerfrei – unabhängig von lohngestaltenden
Vorschriften – gewährt werden. Weitere Voraussetzung jedoch: Die Heimfahrt
muss für arbeitsfreie Tage erfolgen und es darf kein Taggeld gewährt werden.
Bei Dienstreisen von Dienstnehmern gilt die 25-km-Grenze – im Gegensatz zum
Unternehmer (siehe oben Reise beim Unternehmer) – nicht.
Fahrten innerhalb der Bezirke Wiens stellen eine Reise dar (anders beim Unternehmer
– siehe oben Reise beim Unternehmer).
Wird ein Dienstnehmer nicht im Auftrag seines Arbeitgebers tätig (z. B. Fahrt zu
Fortbildungsveranstaltungen im Zusammenhang mit dem ausgeübten Beruf aus
Eigeninitiative), gelten dieselben Voraussetzungen wie beim Unternehmer.
Berechnung des Tag- und Nächtigungsgeldes
Inlandsreisen
Ab 2008 kann neben der grundsätzlichen Berechnung der Taggelder nach der 24-StundenRegel in allen Fällen eine Abrechnung nach Kalendertagen erfolgen (bisher war eine
Kalendertagsabrechnung nur zulässig, wenn eine lohngestaltende Vorschrift das vorsah).
Taggeld
Das Tagesgeld für Inlandsreisen beträgt ab einer Reisedauer von mehr als 3 Stunden
für jede angebrochene Reisestunde ein Zwölftel von € 26,40, d. h. € 2,20 pro angebrochene
Stunde. Dauert eine Reise mehr als 11 Stunden, so steht der volle Tagessatz
von € 26,40 zu.
Nächtigungsgeld
Nächtigungsgeld steht nur dann steuerfrei zu, wenn tatsächlich genächtigt wird. Der
Umstand der Nächtigung ist grundsätzlich belegmäßig nachzuweisen. Bei Entfernungen
von mindestens 120 Kilometer können pauschal € 15,00 pro Nacht steuerfrei gelassen
werden.
Werden die Nächtigungskosten sowie die Kosten des Frühstücks nachgewiesen, so
können diese vom Arbeitgeber voll lohnsteuerfrei ersetzt werden. Sieht bei Dienstnehmern
der Kollektivvertrag höhere Tag- oder Nächtigungsgelder vor, sind diese zur Gänze
Betriebsausgaben.
Beispiel:
Eine Dienstreise beginnt um 8 Uhr des ersten Tages und endet um 16:30 Uhr des zweiten
Tages. Neben dem Tagesgeld von € 26,40 für 24 Stunden und von € 19,80 (= 9/12 von
€ 26,40) ist ein nachgewiesener Nächtigungsaufwand einschließlich Frühstück Betriebsausgabe
bzw. steuerfrei. Wird der Nächtigungsaufwand nicht nachgewiesen, so sind
€ 15,00 Betriebsausgabe bzw. steuerfrei.
Auslandsreisen
Als Tagesgelder für Auslandsdienstreisen können die Höchstsätze der Auslandsreisesätze
der Bundesbediensteten geltend gemacht werden.
Taggeld
Die Aliquotierung der Tagesgelder bei Auslandsdienstreisen erfolgt ab 1.1.2008 wie bei
Inlandsreisen (ab drei Stunden je 1/12 pro angefangener Stunde, maximal 12/12).
Bis 31.12.2007:
• von bis zu fünf Stunden kein Tagesgeld
• ab drei Stunden Aliquotierung (1/12 des Tagesgeldes pro angefangener Stunde),
• von mehr als zwölf Stunden das volle Tagesgeld geltend gemacht werden kann.
Nächtigungsgeld
Als Nächtigungsgeld können die tatsächlichen Kosten für Nächtigung inkl. Frühstück, oder
wenn keine höheren Kosten nachgewiesen werden, kann das den Bundesbediensteten
zustehende Nächtigungsgeld der Höchststufe berücksichtigt werden (Regelung bleibt
gegenüber 2007 unverändert).
Die Höchstsätze der Auslandsreisesätze der Bundesbediensteten sind für jedes Land unterschiedlich
und werden in der Tabelle auf den folgenden Seiten angeführt.
Gemischte Reise
Ab dem Grenzübertritt stehen die Auslandsreisesätze zu. Für die Gesamtreisezeit abzüglich
Auslandsreisezeit steht das Inlandstagesgeld zu.
Beispiel:
Die Reise Wien – Frankfurt erfolgt mit dem Pkw bzw. mit der Bahn. Beginn der Reise
7 Uhr, Grenzübertritt Salzburg 11:15 Uhr, Grenzübertritt bei Rückfahrt 15 Uhr nächster
Tag, Ende der Reise 18:10 Uhr.
Tagesgeld Auslandsanteil:
11:15 Uhr – 15:00 Uhr des nächsten Tages = 27 Stunden 45 Minuten
= ein volles Auslandstagesgeld für Deutschland € 35,30
Tagesgeld Inlandsteil:
Gesamtreisedauer 7:00 Uhr –18:10 Uhr des nächsten Tages
36 Stunden (für jede angebrochene Stunde wird eine volle verrechnet)
abzüglich 1 Tag Auslandstagesgeld= 12/12 Inlandstagesgeld € 26,40
Gesamt € 61,70
• Arbeitsessen im Zuge einer Reise
Die Aufwendungen für „Arbeitsessen“ (siehe nachstehendes Kapitel 2.3.5) mit ausschließlichem
oder weitaus überwiegendem Werbecharakter sind grundsätzlich
sowohl hinsichtlich der Bewirteten als auch hinsichtlich der eigenen Konsumationen
zur Hälfte absetzbar. Die zu berücksichtigenden Tagesdiäten werden dabei
bei Inlandsreisen um je € 13,20 pro Mahlzeit (Mittag- bzw. Abendessen) gekürzt.
Bei Auslandsreisen erfolgt entsprechend der Reisegebührenvorschrift der Bundesbediensteten
bei einem Geschäftsessen pro Tag keine Kürzung, bei zwei
Geschäftsessen steht nur ein Drittel des jeweiligen Höchstsatzes zu. Steht infolge
kurzer Reisedauer insgesamt kein oder nur ein niedrigerer Betrag für den Verpflegungsmehraufwand
zu, so ist die Kürzung mit diesem Betrag begrenzt. Eine
„Hinzurechnung“ hat nicht zu erfolgen.
• Vorsteuerabzug im Zusammenhang mit Reisen
Es stehen 10 % Vorsteuerabzug vom pauschalen Tages- und Nächtigungsgeld bei
Reisen im Inland zu. Kein Vorsteuerabzug steht bei Auslandsreisen zu.