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DESCRITIVO DA EMPRESA CÉLULA GESTAO DE DOCUMENTOS, ARQUIVOS E INFORMAÇÕES LTDA
A Célula está localizada na Rod Br 040, km 800, n 24, no Condomínio Empresarial Park Sul, município de
Matias Barbosa, próximo à entrada da cidade de Juiz de Fora.
Nossas unidades possuem estantes projetadas e construídas usando conceitos rígidos de segurança, de forma
a proporcionar resistência estrutural na verticalização.
Possuímos circuito interno de alarme 24h por dia, sistema de segurança interno contra incêndio e
monitoramento 24h por dia da temperatura do Data Center, backups de segurança internos e externos dos
servidores, bem como vigilância 24 horas por dia, 7 dias na semana, dos galpões do Condomínio Empresarial.
Contamos com profissionais treinados e qualificados para atender às necessidades de nossos clientes.
Possuímos veículos próprios e equipe qualificada quanto aos procedimentos de segurança e conservação
adotados na manipulação das embalagens e documentos transportados.
A CÉLULA assume a responsabilidade de manter rigoroso sigilo sobre quaisquer dados ou informações
decorrentes dos documentos que lhe forem confiados para armazenagem, conforme descrito na cláusula 4.8
do contrato assinado entre as partes.
O galpão de armazenagem dos documentos tem acesso restrito às pessoas autorizadas, sendo que as caixas
padrão para armazenagem dos documentos não tem na sua parte externa qualquer identificação com o nome
da empresa, ou com o seu conteúdo.
O HMTJ, opcionalmente, poderá lacrar as caixas com lacres próprios.
SISTEMA DE GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS (GED):
A CÉLULA disponibiliza para o HMTJ um sistema de gerenciamento de documentos para acesso via internet,
denominado sistema GED. O sistema GED faz o controle de usuários que acessam a base de dados da HMTJ
através de senhas de identificação, habilitação e permissão, senhas estas que são criptografadas, além do
acesso seguro ao GED via HTTPS.
A base de dados do HMTJ no sistema GED é gerenciada por pessoa designada pelo representante legal do
HMTJ, denominado GESTOR, e seus dados estão registrados no ANEXO I do Contrato, onde a CÉLULA
procedeu a correspondente habilitação e liberação de acessos e permissões no sistema GED .
O GESTOR com sua senha de identificação/acesso é responsável pelo cadastro e habilitação no sistema GED
de outros usuários. O GESTOR a qualquer momento poderá também desabilitar um usuário no sistema GED.
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Caso haja substituição do GESTOR, a empresa HMTJ deverá comunicar expressamente por escrito em papel
timbrado da empresa os dados do novo GESTOR conforme descrito no ANEXO I do contrato. O referido
documento deverá ser obrigatoriamente assinado pelo GESTOR e Representante legal da HMTJ.
O Sistema GED poderá ser utilizado para:
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Várias possibilidades de consultas aos documentos;
Solicitação de cópias de documentos ou digitalização sob demanda;
Requisição de Material/embalagens;
Requisição de caixas/documentos para consultas;
Devoluções de consultas realizadas;
Ativação ou desativação de usuários, incluindo definição de permissões individuais;
Acompanhamento de solicitações por usuário;
Consulta On line das imagens dos prontuários previamente digitalizados.
BENEFICIOS DO RASTREAMENTO DE PRONTUÁRIOS NO GED:
O sistema GED otimiza o procedimento de consulta e armazenagem dos prontuários do HMTJ.
Os prontuários são cadastrados individualmente no Sistema GED de acordo com índices definidos pelo HMTJ .
Cada prontuário recebe uma etiqueta de código de barras, seus índices são digitados no GED, possibilitando
múltiplas consultas, segurança no acesso e rastreabilidade.
Indices escolhidos:
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NÚMERO DO SAME/PRONTUÁRIO
NOME DO PACIENTE
DATA DE INTERNAÇÃO
DATA DA ALTA
Os índices adicionais solicitados pelo HMTJ estão sendo incluídos no Sistema:
• SEXO
• DATA DE NASCIMENTO
• CID
• NOME DA MAE
• DATA DO ÓBITO
Com a decisão pela terceirização da guarda dos prontuários, o hospital deixa de ter a preocupação constante
com espaço adequado para o armazenamento do grande volume de documentos gerados mensalmente e
com mão de obra qualificada para organizar e manusear esta documentação.
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O Hospital também ganha espaços internos para uso da atividade fim da empresa, tendo a garantia que o seu
documento está armazenado em local seguro, com rastreabilidade e controle de acesso.
ATENDIMENTO:
O nosso atendimento será das 08:00h às 18:00h, de segunda a sexta-feira, com prazo de até 24 horas,
contados a partir do dia e hora de registro do requerimento, para disponibilização, entrega ou coleta dos
documentos. Para os atendimentos emergenciais, o tempo de atendimento é de até 4 horas a contar do
registro do requerimento.
Caso seja necessário utilizar as dependências da Célula para consulta de documentos, disponibilizamos uma
sala própria, estando aberta a auditorias e visitas dos órgãos de vigilância e saúde publica de qualquer
instancia (municipal, estadual ou federal), desde que seja acompanhado por funcionário autorizado pelo
HMTJ para solicitação e consultas de documentos.
GERENCIAMENTO E CONTROLE DE DOCUMENTOS:
A CÉLULA fará o gerenciamento e controle dos documentos do HMTJ.
Entende-se por documento, toda e qualquer base de conhecimento fixada materialmente por registro gráfico,
magnético ou ótico, que possa ser cadastrado para consulta, incluindo, mas não limitado a registros gráficos
de qualquer natureza, disquetes, suportes fonográficos e audiovisuais sob qualquer formato, bases de dados e
registros backups.
Entende-se por cadastro, a aplicação de um mecanismo de identificação de código de barras para cada
documento no sistema GED, com o objetivo de permitir o seu manuseio. O mecanismo de indexação será
estabelecido de acordo com as características do documento. Em qualquer hipótese, a aplicação do
mecanismo de identificação terá como única finalidade permitir o manuseio de cada documento, e não a
identificação de seu conteúdo.
Entende-se por indexação o cadastro no sistema GED de campos específicos para consulta futura dos
documentos.
O HMTJ, desde que a natureza do documento assim permita, poderá optar pela sua consulta da imagem do
documento, direto no sistema GED, mediante solicitação, através do formulário de requisição emitido no
sistema GED.
MANUSEIO E MOVIMENTAÇÃO DOS DOCUMENTOS
Entende-se por manuseio a retirada ou a recolocação de caixas/documentos nas estantes da CÉLULA,
possibilitando ao HMTJ a livre consulta a seus documentos.
Entende-se por movimentação o transporte de caixas/documentos, a pedido do HMTJ, através do formulário
de requisição /comprovante de entrega / devolução de caixa emitido via GED, do galpão da CÉLULA a um local
indicado pelo HMTJ ou vice-versa, em um prazo máximo de 24 (vinte e quatro) horas, exceto sábados,
domingos e feriados.
O serviço de movimentação, em qualquer hipótese, não engloba o serviço de manuseio.
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Os serviços de manuseio serão prestados exclusivamente pela CÉLULA, cabendo ao HMTJ a opção pela
utilização dos serviços de movimentação.
Relatório de Acompanhamento dos Serviços de Gestão de Documentos
Assinatura do Contrato: 08/02/2010
Início dos Trabalhos: 18/02/2010
Colocação dos documentos previamente dedetizados em caixas padrão CE 20/20.
Transporte para as dependências da Célula (4 viagens de caminhão).
Início dos trabalhos de organização em 04/03/2010, composto de:
Implantação:
Materiais e Serviços
Unidade
Volume Coletado
Caixa
Caixa
1539
1539
1539
Prontuário
Caixa
Sob demanda
1539
Coleta e Transporte de Implantação Caixa CE 20/20
Caixa de papelão duplo CE 20/20
Cadastro e implantação Repositórios
Indexação de Prontuário
Manuseio de Entrada
Obs: A Célula não cobrará o excedente de indexação de prontuários.
Serviços Mensais:
SERVIÇOS MENSAIS
Materiais e Serviços
Unidade
Quantidade (previsão)
Licença de Uso do Sistema GED
licença
1
Armazenamento Caixa CE 20/20
Serviços sob demanda
caixa
documento
1.539
Sob demanda
4
FOTOS DO ARQUIVO DO HMTJ ANTES DA TERCEIRIZAÇAO:
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FOTOS DO ARQUIVO DA CÉLULA:
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