Doku zur Lodas-Übernahme nach SBS

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Excel- und Schnittstellenprogrammierung
Michael Heering · Im Sonnentau 1 · 22417 Hamburg
Tel.: 040 / 611 89 175 · Hotline: 0900 / 11 22 3 44 · Mobil: 0177 / 606 7 606 · [email protected]
BESCHREIBUNG: MultiBox-Schnittstelle
Stand: 16.11.2013
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Arbeiten mit der ECT-DATEV-Schnittstelle
1. Vorarbeiten
Öffnen Sie Excel.
Die Schnittstelle ist eine Microsoft-Excel-Mappe mit Makros. Sie müssen die Makros vor
Benutzung noch aktivieren. Gehen Sie dazu in Excel 2000-2003 auf
Stellen Sie die Sicherheitsstufe auf niedrig und drücken Sie >OK<.
Stand: 16.11.2013
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das war es soweit.
Ab der Version 2007 klicken Sie bitte links oben auf den runden Office-Button
Gehen Sie auf >Excel-Optionen<, dann auf >Vertrauenscenter< und…
Stand: 16.11.2013
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>Einstellungen für das Vertrauenscenter< und wählen Sie die Punkte bitte wie nachfolgend aus:
>ActiveX-Einstellungen< - Punkt 4 aktivieren
>Einstellungen für Makros< – Punkt 4 auswählen – Checkbox anhaken
>Externer Inhalt< – Punkt 1 auswählen (notwendig für Lizenzabruf)
Alles mit OK bestätigen.
Stand: 16.11.2013
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Ab der Version 2010 klicken Sie bitte links oben auf den grünen Datei-Button
Dann auf Optionen. Im neuen Fenster klicken Sie auf
>Sicherheitscenter< und
>Einstellungen für das Sicherheitscenter<
Stand: 16.11.2013
Nehmen Sie folgende Einstellungen vor: >ActiveX-Einstellungen<
Dann >Einstellungen für Makros<
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Dann >Externer Inhalt<
Mit >OK< bestätigen.
Stand: 16.11.2013
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Stand: 16.11.2013
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2. Konvertieren der Daten
Die MultiBox-FiBu-Schnittstelle ist im Excel programmiert und benötigt daher weder eine
Installation noch die Maßnahme von Registrierungseinträgen unter Windows. Voraussetzung ist allerdings eine Excel-Installation ab der Version (2007). Um über mehrere ExcelVersionen hinaus kompatibel zu bleiben, sind die Symbole zum Starten der einzelnen Profile in eine Sidebar ausgelagert, die auch das User-Interface darstellt. Die ExcelAnwendung wird dabei auf die Maximalgröße erweitert und beim Beenden wieder auf
die bisherige Größe minimiert.
Starten des Programms:
Klicken Sie das Programm im Explorer doppelt an, um
es zu starten. Die Sidebar mit den Vertragsbedingungen erscheint. Bitte bestätigen Sie mit >Akzeptieren<Anderenfalls wird das Programm wieder geschlossen.
Danach erscheint die Lizenzabfrage (rechts zu sehen).
Die Werte, die Ihnen unter >Ihre Angaben< angezeigt
werden, benötigt der Entwickler, um Ihre Lizenz zu ermitteln. Bitte tragen Sie für Easy Cash & Tax unter Arbeitsplatzlizenz „ECT“ ein. Die Freischaltung bleibt leer.
Die Lizenz wird vom Entwickler per FTP zur Verfügung
gestellt, wird also automatisch von der MultiBox-FiBuSchnittstelle erkannt, abgeholt und aktiviert somit
auch automatisch Update-Versionen. Ggf. muss die
Schnittstelle für die Aktualisierung erneut gestartet
werden.
Bestätigen Sie dann mit Klick auf den OK-Button.
Das Excel-Fenster öffnet sich. Sie befinden sich in der Regel in dem Arbeitsblatt, in welchem Sie Excel verließen. Wir beginnen mit dem Blatt Import. Beim ersten Start ist es leer.
Später wird es immer die zuletzt importierten Daten enthalten bis Sie neu einlesen.
Stand: 16.11.2013
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Beispiel
In der Sidebar, die ständig rechts vom Excel-Fenster positioniert ist, finden Sie nun Icons zum Handhaben des Programms (von links):
1. Speichern
2. Speichern und Schließen
3. Import starten (Doppelklick startet den Import)
4. Export in das Datev-KNE-Format (Postversanddaten)
5. Netviewer-Support starten
6. Kontaktdaten und Hotline-Nummer
7. Update (zurzeit inaktiv)
Fahren Sie mit der Maus über eines der Icons, erhalten Sie weitere Informationen oder Auswahlmöglichkeiten (einfach mal ausprobieren).
Beim Import-Icon können Sie das Quellformat auswählen sowie die
Mandanten- und Beraternummer. Sie starten den Import mit einem
Doppelklick direkt auf das Filter-Icon.
<- Hier muss >Easy Cash & Tax< stehen
<- Die Mandanten- und Beraternummer benötigen Sie für den korrekten
Import in DATEV. Bitte erfragen Sie diese bei Ihrem Steuerberater und
tragen sie dann hier ein.
Starten Sie jetzt mit dem Doppelklick auf das Filter-Icon.
Stand: 16.11.2013
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Es erscheint ein Browser-Fenster.
Bitte suchen und wählen
Sie die Quelldatei, die
Sie in die Schnittstelle
importieren möchten.
Wählen Sie entweder
die easyct_A.csv oder
die easyct_E.csv aus.
Die andere wird automatisch mit eingelesen.
Klicken Sie >Öffnen<.
Die Informationen, um welches Wirtschaftsjahr es sich handelt, sind nicht
immer vollständig und zuverlässig. Daher wird das Wirtschaftsjahr einmal
abgefragt.
Die Jahreszahl können Sie direkt eingeben und dann mit >OK< bestätigen. Die Daten laufen nun durch…
Importiere…
konvertiere Stammdaten
konvertiere Buchungen
Stand: 16.11.2013
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Sobald die Daten vollständig durchgelaufen sind, erscheint in der Sidebar die entsprechende Erfolgsmeldung.
Die Daten sind nun in ein Standard-Format gebracht, welches als Basis
für den Datev-Export dient.
Bevor Sie nun den Datev-Export starten, können Sie die Daten im Blatt
>Export< sichten und auch ändern/anpassen.
Im Excel-Fenster sehen Sie unten die Arbeitsblätter >Import< und >Export<. Im >Import<
finden
Sie
Ihre originalen Daten wieder. Dort können Sie die Vollständigkeit der Daten ersehen. Im >Export<
sehen Sie die für Datev umgewandelten Daten. In diesem Fenster befinden Sie sich aktuell nach dem Import der Daten.
Die orange hinterlegten Arbeitsblätter sind für Experteneinstellungen vorgesehen und
werden hier nicht weiter erläutert.
Zum Starten des Exports klicken Sie auf den Datev-Button.
Sie können nochmal die Mandanten- und Beraternummer kontrollieren.
Befinden Sie sich im falschen Fenster, z.B. weil
Sie Ihre Daten noch geprüft haben, werden
Sie darauf hingewiesen und das Fenster
wechselt. Bitte nochmal starten.
Stand: 16.11.2013
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Diese Abfrage bitte mit >Ja< bestätigen. Es werden alle Datensätze
markiert und der Export startet.
Haben Sie zuvor einzelne Buchungen markiert, z.B. weil diese falsch waren und Sie ggf. nur diese exportieren möchten, klicken Sie auf >Nein<.
Die Markierung wird nicht auf alle Datensätze erweitert und nur die
markierten exportiert.
Wählen Sie das Verzeichnis aus, in dem Sie
die Datev-Dateien speichern möchten.
Der Dateiname ist fest
vorgeben
durch
die
Datev-Definitionen und
kann nicht geändert
werden.
Klicken
chern<
Sie
auf
>Spei-
Der Export ist abgeschlossen. Die Daten sind gespeichert und wurden
zusätzlich in ein Zip-Archiv gesichert.
Mit Klick auf das Ordnersymbol können Sie das Zielverzeichnis im
Windows-Explorer öffnen lassen.
Stand: 16.11.2013
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Ein Hinweis zu Outlook: Möchten Sie die Daten per eMail an den Steuerberater versenden, hängt Outlook an die Datev-Dateien die Datei-Extension .dat an. Damit können die
Dateien nicht mehr vom Steuerberater importiert werden. Da die Standardeinstellungen
von Windows diese Dateiendung ausblenden, bemerkt der Steuerberater dies auch
nicht und findet nur heraus, dass die Dateien nicht funktionieren. Aus diesem Grund sind
die Daten in das Zip-Archiv gesichert. Senden Sie das Archiv und der Steuerberater entzippt die Daten, liegen diese korrekt vor und können importiert werden.
Beenden
Stand: 16.11.2013
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3. Anpassung Ihrer Daten
ECT ist in Beständen organisiert. Zu diesen Beständen können Sie Ihre Ein- und Ausgaben
erfassen. Für die Übertragung zum Steuerberater müssen die Bestände und Ein/Ausgabenpositionen zur Datev mittels 4stelliger Kontonummern kompatibel gemacht
werden.
Lassen Sie Ihre Daten das erste Mal durchlaufen, stoppt das Programm im Fenster >Export<.
Sie können hier sehen, dass in den Spalten E und J einige orange hinterlegte Nummern
zu sehen sind. Diese sind notwendig für DATEV. Ursprünglich stand statt der >1200< die
Bezeichnung >Sparda<. Alle noch vorhandenen Bezeichnungen müssen genauso
ausgetauscht werden. Das machen Sie im Blatt >Austausch< in den Spalten A und B.
Stand: 16.11.2013
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Klicken Sie auf >Austausch<.
Sie sehen hier schon einige Vorbelegungen. Diese müssen Sie ggf. vervollständigen bis im
Blatt >Export< alle Bezeichnungen durch Konten ausgetauscht sind. Die genauen Konten
erfahren Sie bei Ihrem Steuerberater. Die im Muster genannten Konten habe ich aus dem
DATEV SKR 03 entnommen und hinterlegt. Das sind aber nur Möglichkeiten. Der StB kann
durchaus andere Konten verwenden.
Haben Sie die Liste ergänzt, klicken Sie unten in der Sidebar auf >Sichern< und lassen die
Daten neu mit Klick auf den >Filter< neu durchlaufen. Sind alle Konten orange, können
Sie den Export machen und die Daten an Ihrem StB schicken.
Stand: 15.11.2013

Doku zur Lodas-Übernahme nach SBS

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