Job Description – 1. Receptionist

Supervisor:
Hotel Manager/Corp. Hotel Manager
Job Description – 1. Receptionist
Main Tasks:
 Responsible for the entire reception area as well as the onboard shop according to Scylla/Edelweissgastro
standards
 Responsible for the correct handling of work arising daily/per cruise/monthly according to Scylla/Edelweissgastro
standards
 Responsible for guest satisfaction and the corresponding ratings
 Responsible for the compliance with safety guidelines in the reception area
 Responsible for customs formalities and in port manning according to the safety regulations
 Responsible for dealing carefully with equipment and IT-systems
 Responsible for the correct spelling of menus and displays
 Responsible for the correct booking of goods, items in the system such as minibar, massage, hairdresser,
beverages, laundry, etc.
 Responsible for the separation of garbage at the reception and also to check all departments on board
 Assist the administrative jobs from the hotel manager such as bookkeeping, order, etc.
 On board announcements over the microphone
 Responsible for excursions if Scylla/Edelweissgastro is in charge (order of guides, busses, etc.)
 Preparation of inventories and orders of the reception department
 Acceptance and control of goods delivered for the ship according the S.O.S. guidelines
 Responsible for team-building and team spirit at the reception area and the whole ship (role model function)
 Responsible for the working schedule of the departments
 Responsible for the stock list of all beverages on board
 Fair and equal treatment towards all crew on board
 Managing, training and coaching the reception crew according to Scylla/Edelweissgastro standards.
 Daily team briefing as well as working in of new crew
 Support and coaching for so-called "Aufsteiger" (crewmembers on their way to management positions), in
consultation with the Hotel Manager and Head Office
 Responsible for the manner and appearance of the reception crew, including dress code during spare time on board
 Honest and open communication with the supervisors, the corporate staff as well as the head office in Basel /
Belgium and Cyprus
Qualification Profile:
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Excellent management, organizational and communication skills
Guest focused, stress resistant, calm under pressure, team player and with positive appearance
Open minded and flexible with high social and inter-cultural competencies
Excellent English skills (written & verbal), other languages are an advantage
Must work independently, good computer skills
Additional tasks for all crew members:
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Assistance with the welcome of guests on the day of embarkation
Participation in the crew show
Assistance with the loading of goods and suitcases
Keep crew mess and your own crew cabin clean
Thorough execution of the safety role on board
Vorgesetzter:
Hotel Manager/Corp. Hotel Manager
Tätigkeitsbeschreibung – 1. Rezeptionistin
Hauptaufgaben:
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Verantwortlich für den gesamten Empfangsbereich sowie die Onboard-Shop gemäss Scylla/Edelweissgastro
Standards
Verantwortlich für den richtigen Ablauf der Arbeiten, pro Tag / pro Kreuzfahrt / monatlich gemäss
Scylla/Edelweissgastro Standards
Verantwortlich für die Gästezufriedenheit und die entsprechenden Bewertungen pro Reise, sowie freundliche
Gastbetreuung gemäss Scylla/Edelweissgastro Standards
Verantworlich für die Einhaltung der Sicherheitsrichtlinien im Rezeptionsbereich
Verantwortlich für die Zollformalitäten und das sog. inPort Manning gemäss Scylla/Edelweissgastro Standards
Verantwortlich für den sorgsamen Umgang von Eqiupment und EDV-Anlagen an Bord
Verantwortlich für die korrekte Rechtschreibung bei Menüs, Karten und Tagesprogramme
Verantwortlich für die korrekte Buchung von Waren im Buchungssystem, wie beispielsweise Minibar, Massage,
Friseur, Getränke, Gästewäsche, usw.
Verantwortlich für die Trennung von Müll an der Rezeption
Unterstützung des Hotelmanagers bei adminstrativen Aufgaben, wie Buchhaltung, Freie Tage Kalender, etc.
Durchsagen über das Lautsprechersystem an Bord wenn nötig und in Abwesenheit des Hotelmanagers oder
Kreuzfahrtleiters
Verantwortlich für Ausflüge, wenn Scylla / Edelweissgastro verantwortlich ist (Bestellung von Reiseleiter, Busse,
etc.)
Vorbereitung und Hilfe bei Inventuren, Bestellungen im Rezeptionsbereich
Annahme und Kontrolle von Hotelmaterial welches über den S.O.S. System bestellt wurde
Verantwortlich für Teambildung und Teamgeist an der Rezeption sowie das gesamte Schiff (Vorbildfunktion)
Verantwortlich für die Dienstplangestaltung der Abteilungen an Bord
Verantwortlich für das ordentliche und genau Führen der Vorratsliste aller Getränke an Bord
Faire und gleiche Behandlung gegenüber allen Besatzungsmitgliedern an Bord
Verantwortlich für das trainieren, einarbeiten von neuen Mitarbeitern an der Rezeption gemäss
Scylla/Edelweissgastro Standard
Tägliche kurze Besprechungen mit den Mitarbeitern an der Rexeption
Unterstützung und Coaching für so genannte "Aufsteiger" (Besatzungsmitglieder auf dem Weg in
Führungspositionen), in Absprache mit dem Hotel Manager und Head Office
Verantwortlich für die korrekte Ausdrucksweise und das Aussehen der Empfangs Mitarbeiter sowie die Einhaltung
Kleiderordnung in der Freizeit an Bord
Ehrliche und offene Kommunikation mit den Aufsichtsbehörden, dem Unternehmenspersonal sowie der Büros in
Basel / Belgien und Zypern
Qualifikation:
 Exzellente Management, gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
 Gäste orientiertes arbeiten, Stressresistent, Teamplayer und positives Erscheinungsbild
 Aufgeschlossen und flexibel mit hohen sozialen und interkulturellen Kompetenzen
 Sehr gute Englischkenntnisse (schriftlich und mündlich), weitere Sprachen sind von Vorteil
 Selbstständiges arbeiten, gute PC-Kenntnisse
Zusatzaufgaben für die gesamte Crew:
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Mithilfe bei der Begrügung der Gäste am Tag der Einschiffung
Teilnahme an der Crew-Show
Mithilfe beim Koffer- und Waren-Loading
Sauberhalten der Crew-Messe
Gewissenhafte Ausführung der Sicherheitsrolle an Bord