PODER JUDICIÁRIO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO

PODER JUDICIÁRIO
TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO PARÁ
Secretaria de Planejamento, Coordenação e Finanças
Versão:02
Data da última
Versão:16/04/2015
MANUAL DE ACESSO AO SISTEMA DE MONITORAMENTO DE
PLANEJAMENTO (S I M P L A N )
ABRIL
2015
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Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP)
_______________________________________________________________
P221m Pará. Tribunal de Justiça. Secretaria de Planejamento, Coordenação e Finanças
Manual de acesso ao Sistema de Monitoramento de Planejamento (SIMPLAN) /
Tribunal de Justiça do Estado do Pará. Secretaria de Planejamento, Coordenação e
Finanças. – Belém, 2015.
22p.:il.
1.Sistema de Monitoramento de Planejamento - manual .2.
monitoramento .3.Gestor - orientação. I. Título.
Plano de Gestão -
CDD 658.4012
_______________________________________________________________
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SUMÁRIO
1 ASSUNTO/OBJETIVO ..................................................................................... 5
2 FINALIDADE E ÂMBITO DA APLICAÇÃO ..................................................... 5
3 UNIDADE GESTORA ....................................................................................... 5
4 PÚBLICO ALVO ............................................................................................... 5
5 REGULAMENTAÇÃO UTILIZADA .................................................................. 5
6 DEFINIÇÃO E CONCEITOS BÁSICOS ........................................................... 5
6.1 Planejamento ............................................................................................. 5
6.2 Planejamento Estratégico........................................................................... 5
6.3 Missão ........................................................................................................ 6
6.4 Visão............................................................................................................6
6.5 Valores .......................................................................................................6
6.6 Mapa Estratégico.........................................................................................6
6.7 Macrodesafio...............................................................................................6
6.8 Perspectiva..................................................................................................6
6.9 Iniciativa Estratégica....................................................................................6
6.10 Plano de Gestão........................................................................................7
6.11 Gráfico de Gantt........................................................................................7
7 RESPONSABILIDADES .......................................................................... .......7
8 FORMULÁRIO E ORIENTAÇÃO TÉCNICA......................................................8
8.1 Acesso ao Simplan ....................................................................................8
8.2 Acesso às telas do sistema.........................................................................10
8.2.1 Página inicial......................................................................................10
8.2. Minha Página.......................................................................................10
8.2.3 Detalhamento da Ação/ Etapa..........................................................11
8.2.4 Acesso a uma Ação..........................................................................15
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8.3 Plano de Gestão..........................................................................................16
8.3.1 Exemplo de Consulta ......................................................................17
8.4 Relatórios Gerenciais...................................................................................20
ANEXOS
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MANUAL DE ACESSO AO SISTEMA DE MONITORAMENTO DE
PLANEJAMENTO
1 ASSUNTO/OBJETIVO
Apresentar as funcionalidades básicas do Sistema de Monitoramento de
Planejamento (SIMPLAN).
2 FINALIDADE E ÂMBITO DA APLICAÇÃO
Este guia tem como objetivo orientar os responsáveis por ação e etapa do Plano
de Gestão biênio 2015-2017 no acesso ao SIMPLAN para inserção das
informações necessárias para o monitoramento do referido Plano.
3 UNIDADE GESTORA
Secretaria de Planejamento, Coordenação e Finanças.
4 PÚBLICO ALVO
Coordenadores dos Macrodesafios, responsáveis de ações e etapas do Plano
de Gestão do Tribunal de Justiça do Estado do Pará.
5 REGULAMENTAÇÃO UTILIZADA
Portaria n.º 3.715/2013-GP, de 19 de setembro de 2013.
Resolução n.º 28/2014, de 17 de dezembro de 2014, que aprova o Planejamento
Estratégico do Poder Judiciário 2015-2020.
6 DEFINIÇÃO E CONCEITOS BÁSICOS
6.1 PLANEJAMENTO
Identificação, análise, estruturação e coordenação de missão, propósitos,
objetivos, desafios, metas, estratégias, políticas, programas, projetos e
atividades, bem como de expectativas, crenças, comportamentos e atitudes, a
fim de se alcançar de modo mais eficiente, eficaz e efetivo o máximo de
desenvolvimento possível, com a maior concentração de esforços e recursos da
organização. (1)
6.2 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
É um processo dinâmico, contínuo, sistêmico e coletivo, para determinação dos
objetivos, estratégias e ações da organização. Esse processo está embasado
essencialmente nos problemas ou desafios da organização. (2)
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6.3 MISSÃO (Porque e para que existimos?)
A missão do Poder Judiciário do Pará é realizar a justiça, por meio da efetiva
prestação jurisdicional, visando fortalecer o Estado Democrático de Direito.
6.4 VISÃO (Aonde queremos chegar?)
A visão do Poder Judiciário do Pará é ser reconhecidos pela sociedade como
instituição acessível e confiável, voltada à pacificação social.
6.5 VALORES (Que devem nortear todas as nossas ações)
Os valores do Poder Judiciário do Pará são: Acessibilidade, credibilidade,
eficiência, ética, probidade, responsabilidade ambiental, transparência,
participação e humanização no atendimento.
6.6 MAPA ESTRATÉGICO
É a representação gráfica da estratégia definida para alcance dos resultados,
ilustrando as perspectivas, macrodesafios, iniciativas estratégicas, missão, visão
de futuro e valores. Contribui para a visualização e divulgação da estratégia da
organização.
6.7 MACRODESAFIO
Constituem no núcleo do processo de planejamento estratégico, com vistas ao
melhor desempenho do Judiciário de satisfação da sociedade, na solução de
seus conflitos.
6.8 PERSPECTIVA
Expressa dimensões da realidade organizacional, divididas em perspectivas, as
quais abrangem temas e objetivos estratégicos, resultantes do Planejamento.
(Recursos, Processos Internos e Sociedade)
6.9 INICIATIVA ESTRATÉGICA
Delineiam caminhos institucionais para enfrentar os macrodesafios e alcançar
seus objetivos, os quais serão mensurados pelos indicadores e metas.
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6.10 PLANO DE GESTÃO
Consiste no menor detalhamento do Planejamento Estratégico a ser
implementado a cada gestão bienal e deve dispor sobre ações, produtos, etapas,
prazos e responsáveis.
6.11 GRÁFICO DE GANTT
É a representação gráfica usada para ilustrar o avanço das diferentes etapas de
um projeto/ação, tornando visível a linha do tempo.
7 RESPONSABILIDADES
Os gestores responsáveis por Ações / Etapas que compõem o Plano de Gestão
deverão alimentá-las até o 10° dia de cada mês. A Coordenadoria de Controle
de Planejamento efetua análise das informações preenchidas no SIMPLAN e
comunicam aos responsáveis os ajustes que se fizerem necessários.
As reuniões de monitoramento e avaliação do Plano tem previsão de realização
quadrimestral, com o objetivo de avaliar qualitativamente e quantitativamente as
metas das ações / etapas contidas no Plano de Gestão e são realizadas pelo
Colegiado de Planejamento e Gestão Estratégica, com apoio técnico da
Coordenadoria de Gestão Estratégica.
Extraído de: (1) Bases do Planejamento Estratégico 2011-2015 da UNB. Disponível em
http://www.dpo.unb.br/documentos/Bases_2011-2015_preliminar.pdf. Acesso em: 21 de outubro
de 2013. (2) RESENDE, Denis Alcides. Planejamento Estratégico Público ou Privado – Guia para
projetos em organizações de governo ou de negócios. São Paulo: Atlas, 2012
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8.FORMULÁRIOS E ORIENTAÇÃO TÉCNICA
8.1 ACESSO AO SIMPLAN
O SIMPLAN deverá ser utilizado por meio de navegadores da internet,
como Mozilla Firefox ou Google Chrome. No portal interno no site do TJPA
endereço:
http://portalinterno/PortalInterno/ há um ícone do SIMPLAN
que direciona
ao sistema. O mesmo também poderá ser acessado digitando na barra de
endereços da internet o nome SIMPLAN.
Figura 1: Acesso ao SIMPLAN no Portal Interno
O acesso dos usuários cadastrados efetua-se por meio de login e senha
da rede do TJPA. Por exemplo, o usuário insere o login e senha de entrada na
rede do tribunal xxxxxxxxx
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Figura 2 - Tela de Acesso
Após fazer o login a tela inicial do Sistema será aberta. Nesse ambiente
o usuário terá acesso as seguintes abas: a) Página Inicial (boas-vindas, o
objetivo e a gestão do sistema); b) Minha Página (acesso as telas de inserção
dos dados de ações e etapas por responsável); c) Planos de Gestão (apresenta
o histórico de cada Plano de Gestão com uma visão geral); d) Administração
(restrito aos administradores do sistema); e) Relatórios Gerenciais (relatórios
disponíveis para os usuários).
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8.2 ACESSO ÀS TELAS DO SISTEMA
8.2.1 Página inicial
Figura 3 - Página inicial do SIMPLAN
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8.2.2 Minha Página
Ao clicar no ícone Minha Página o usuário terá acesso as Ações e
Etapas de sua responsabilidade.
Para alimentar as
informações clicar na
Ação / Etapa
Esta tela só exibe até 15 ações ou
etapas. Caso haja mais que 15 ações ou
etapas sob sua responsabilidade clicar
neste link
Figura 4 - Minha página
8.2.3 Detalhamento da Ação/ Etapa
Após clicar na ação /etapa abre a tela abaixo a qual o usuário deve inserir
os dados necessários para sua atualização. Neste caso clicar no ícone “atualizar”
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Clicar em Atualizar
Figura 5: Acesso a uma Ação
Após clicar em atualizar abrirá uma tela onde deverão ser preenchidos os
seguintes campos: situação, desempenho, recomendações/dificuldades,
quantidade executada, resultado final e notas (caso haja necessidade de anexar
arquivos clicar em procurar para selecionar o arquivo a ser incluído). Para
finalizar o registro clique em Enviar.
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Situação: indica se a ação/etapa já foi
iniciada, se a execução está em
andamento ou se já foi concluída.
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Desempenho:
mencionar
as
principais ações realizadas para
alcance dos resultados.
Elencar as principais
dificuldades enfrentadas, bem
como sugestões de
recomendações para corrigir os
desvios detectados no
desempenho das ações /etapas
Expressa a quantidade de
bem ou serviço (produto)
efetivamente realizada na
consecução da ação/etapa
São informações qualitativas
relevantes que servem como
memória
das
atividades
realizadas
no
decorrer
do
processo de conclusão da ação.
São
informações
qualitativas
relevantes que servem como memória
das atividades realizadas durante o
processo
de
execução
das
ações/etapas
Anexar documentos
imagens
Preencher após a conclusão da
ação avaliando os resultados
alcançados
ou
Salvar as informações
Figura 6: Campos para inserção de dados no SIMPLAN
Situação:
o Não iniciada: Indica uma ação ou etapa que ainda não teve seus trabalhos
iniciados.
o Em andamento: Indica uma ação ou etapa que já tiveram as atividades
iniciadas.
o Concluída - Validada: Indica uma ação ou etapa que tenha sido considerada
concluída, com a efetiva entrega do seu produto.
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IMPORTANTE!
Quando concluir a etapa é necessário validar!
Após a conclusão da etapa é tarefa e prerrogativa do responsável pela ação
verificar a consistência das informações relatadas na etapa e alterá-las ou validá-las caso
concorde. Sem este procedimento a etapa não será considerada concluída, sua situação
ficará como Concluída - Pendente de Validação.
IMPORTANTE!
No campo Recomendações/ Dificuldades o usuário poderá elencar as principais
dificuldades enfrentadas na execução das ações/etapas, bem como pode sugerir
alternativas para solucioná-las.
Poderão ser incluídas recomendações que contribuam para execução das ações/
etapas, especialmente para a efetiva entrega do produto.
IMPORTANTE!
O campo % Terminado deverá ser preenchido pelo responsável por etapa e se refere
ao percentual de execução, com base no andamento da mesma.
Cabe ressaltar que, nas ações, o preenchimento do % Terminado será automático,
resultante da média de execução das etapas.
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8.2.4 Acesso a uma Ação
Após revisar as etapas
clicar em validar e
concluir
(tarefa
do
responsável por ação)
Figura 7: Acesso a uma Ação - Validação de Etapa
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8.3 PLANO DE GESTÃO
Caso o usuário queira acessar todo o Plano de Gestão, clicar em Planos
de Gestão e selecionar o Plano desejado.
Clicar em
Gestão
Plano
de
Selecionar o
Plano
Figura 8: Acesso ao Plano de Gestão
Quando o Plano de Gestão for selecionado aparecerá a visão geral que
dará acesso a todas as Ações e Etapas. Neste momento o usuário seleciona
Ação ou Etapa ou Ver todas as Ações e Etapas.
Figura 9: Visão Geral - Ações
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Ao selecionar Ação será exibida uma tela onde constam: Filtros (tipo,
situação e adicionar filtros), opções, aplicar e limpar.
Figura 10: Ações
8.3.1 Exemplo de consulta
Figura 11: Ações - Exemplo de consulta
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Ao clicar em adicionar filtro, pode-se escolher diversos tipos de consultas
disponíveis como responsável, título, monitor, prazo final, % terminado etc.
Para fazer uma consulta por responsável por Ação, clicar em adicionar
filtro, selecionar responsável, depois selecionar o nome do responsável e clicar
em aplicar. Então aparecerão todas as Ações e Etapas relacionadas.
Clicar em Adicionar Filtro, para
selecionar o tipo de pesquisa.
Selecionar
responsável
o
nome
do
Clicar em
aplicar
Figura 12: Ações - Exemplo de Consulta
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Clicar em GANTT– gráfico que
mostra o progresso de execução das
ações e etapas na forma de
cronograma
Figura 13: Gráfico de GANTT
Selecionar
responsável
Selecionar através do
filtro RESPONSÁVEL
o
Selecionar período da análise
Os percentuais indicam em que fase
está a conclusão da ação/etapa
Figura 14: Gráfico de GANTT - Exemplo
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8.4 RELATÓRIOS GERENCIAIS
Clicar
em
Relatórios
Gerenciais
Figura 15: Relatórios Gerenciais
Relatórios
Disponíveis
Figura 16: Relatórios Gerenciais Disponíveis
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ANEXO 1 - PORTARIA Nº3715/2013-GP.
IMPLANTA, NO ÂMBITO DO PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO DO PARÁ, O
SISTEMA DE MONITORAMENTO DE PLANEJAMENTO (SIMPLAN),
PLATAFORMA "REDMINE", PARA MONITORAR E AVALIAR AS AÇÕES E
ETAPAS ESTABELECIDAS NO PLANO DE GESTÃO PARA O BIÊNIO 20132015.
CONSIDERANDO as determinações emanadas do Conselho Nacional de
Justiça (CNJ) por meio da Resolução n.º 70 de 18 de março de 2009, que trata
sobre Planejamento e a Gestão Estratégica no âmbito do Poder Judiciário e dá
outras providências;
CONSIDERANDO as ações do Planejamento Estratégico do Poder Judiciário do
Estado do Pará, aprovado pela Resolução 027/2009 - GP de 09 de dezembro de
2009, para o período 2010-2014;
CONSIDERANDO o Plano de Gestão da Presidência do Tribunal de Justiça do
Estado do Pará para o biênio 2013-2015, alinhado aos documentos acima
citados;
CONSIDERANDO a necessidade de monitorar e avaliar as metas estabelecidas
no Plano de Gestão 2013-2015, conforme preconizado na Portaria n.º
1.666/2013-GP;
CONSIDERANDO a necessidade de estabelecer ferramenta de monitoramento,
em tempo hábil e eficiente, das ações e etapas constantes no Plano de Gestão
2013-2015;
CONSIDERANDO a recomendação expressa do Conselho Nacional de Justiça
no sentido de que os Tribunais de Justiça utilizem softwares livres para o
desenvolvimento de seus Sistemas;
Art. 1º. Implantar, no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Pará, o Sistema
de Monitoramento de Planejamento (SIMPLAN), desenvolvido dentro da
plataforma "REDMINE", com o objetivo de monitorar e avaliar as ações e etapas
estabelecidas no Plano de Gestão para o biênio 2013-2015.
Art. 2º. Cabe à Coordenadoria de Gestão Estratégica, subordinada à Secretaria
de Planejamento, Coordenação e Finanças (SEPLAN), do Tribunal de Justiça,
definir as diretrizes e orientações técnicas do processo de monitoramento e
avaliação dos resultados alcançados do Plano de Gestão biênio 2013-2015.
Art. 3º. Para efeito de monitoramento do Plano de Gestão, o SIMPLAN deverá ser
o sistema informatizado utilizado pelos responsáveis de ações e etapas do Plano
de Gestão - biênio 2013-2015 - como ferramenta para o fornecimento de
informações qualitativas e quantitativas das ações e etapas do referido Plano.
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Art. 4º. A Gestão do Sistema será de responsabilidade da Coordenadoria de
Gestão Estratégica e o desenvolvimento e manutenção do Sistema será realizado
pela Secretaria de Informática do Tribunal de Justiça.
Art. 5º. O Sistema deverá ser alimentado mensalmente, até o 10º (décimo) dia útil
de cada mês subsequente.
Art. 6º. A Secretaria de Planejamento, Coordenação e Finanças, no âmbito das
suas atribuições, expedirá normas complementares para cumprimento do
disposto nesta Portaria.
Art. 7º. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 8º. Ficam revogadas as disposições anteriores sobre a matéria.
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