Kundenmagazin - Ausschreibung 2016

Ausschreibung „Kundenmagazin Bertelsmann BKK“
Art der Ausschreibung: Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb
Veröffentlicht am: 01.07.2016 auf www.bertelsmann-bkk.de
Gegenstand: Kundenmagazin (Print)
Abgabetermin: 29.07.2016, 12:00 Uhr
Wir sind eine traditionelle Betriebskrankenkasse mit Ausrichtung auf die Mitarbeiter des
Hauses Bertelsmann mit ihren Familienangehörigen. Sitz und regionaler Schwerpunkt ist die
Region Gütersloh. Unsere Mitglieder informieren wir mittels eines Kundenmagazins.
Entsprechend der Vergaberichtlinien unserer Aufsichtsbehörde schreiben wir das
Kundenmagazin hiermit neu aus.
Einzureichen sind:
- Angebot für Produktion, Druck, Adressierung und Postauflieferung von neun
Ausgaben in den Jahren 2017 (3x), 2018 (3x) und 2019 (3x)
- Honorarliste: Angabe Seitenpreis oder Tagessätze (Redaktion, Grafik, Bildredaktion,
Produktionssteuerung)
- Entwurf einer Titelseite
- Eine Doppelseite zum Thema „Impfen“, inkl. eines Diagramms. Ziel ist es unseren
Versicherten die Wichtigkeit dieser Gesundheitsvorsorge zu verdeutlichen.
- Eine Doppelseite mit aktuellen Kurznachrichten zu Gesundheitsthemen.
- Formloser Nachweis über wirtschaftliche Leistungsfähigkeit
(Unbedenklichkeitsbescheinigung einer Krankenkasse)
- Nachweis über Erfüllung der gesetzlichen Datenschutz-Anforderungen nach § 11
BDSG i.V.m. § 80 SGB X zur Datenverarbeitung im Auftrag.
Ein Honorierung der eingereichten Arbeiten ist nicht vorgesehen.
Zuschlagskriterien
Der Auftraggeber wird den Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot erteilen. Die
Zuschlagskriterien anhand derer die Wirtschaftlichkeit der Angebote beurteilt wird und die
damit die Grundlage für die Zuschlagsentscheidung des Auftraggebers bilden, sind:
a) der Preis. Hierbei werden die vom Bieter eingereichten Preise für Produktion,
Versanddienstleistung, Seitenpreis bzw. Tagessatz bewertet.
b) die Qualität der Leistung. Hierbei werden die vom Bieter eingereichten Arbeitsproben
bewertet.
Das wirtschaftlichste Angebot wird anhand folgender Zuschlagskriterien mit der
angegebenen Gewichtung ermittelt:
·
·
Preis:
Qualität:
40 %
60 %
Angebotsfrist und Terminplan
A) Die Angebotsfrist läuft am 29.07.2016, 12:00 Uhr ab. Maßgeblich ist der Eingang des
Angebots. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können Angebote schriftlich zurückgezogen
werden. Verspätete Angebote werden vom Verfahren ausgeschlossen. Bieter und deren
Bevollmächtige nehmen an der Angebotsöffnung nicht teil.
B) Für das Verfahren gilt folgender vorläufiger Terminplan, auf den sich die Bieter
einzurichten haben:
·
bis 22.07.2016 – 12:00 Uhr:
Rückfragen zu den Vergabeunterlagen
·
bis 29.07.2016 – 12:00 Uhr:
Eingang der Angebote (Angebotsfristende)
·
bis 12.08.2016:
Wertung der Angebote
·
19.08.2016:
Zuschlagserteilung
Änderungen in dem Terminplan behält sich der Auftraggeber ausdrücklich vor. Diese werden
den Bietern ggf. auch kurzfristig mitgeteilt.
Einsendeadresse:
Bertelsmann BKK
Karin Schemhaus
Carl-Miele-Str. 214
33311 Gütersloh
Fragen zur Ausschreibung:
per E-Mail an [email protected]
Fragen und Antworten werden auf www.bertelsmann-bkk.de/ausschreibung veröffentlicht.
Anforderungsprofil
Art: Kundenmagazin (Print)
Auflage: 28.000
Erscheinungsweise: 3 Ausgaben p.a. in den Monaten Januar/Februar, Mai/Juni,
Oktober/November. Erste zu produzierende Ausgabe wäre die Ausgabe 1-2017.
Umfang: 24 Seiten, A4
Ziele:
1.
2.
3.
4.
Kundeninformation* (gesetzlicher Auftrag)
Kundenbindung und
Kundengewinnung: in der Familie unseres Mitglieds (Ehepartner, Azubis)
Imageförderung: Das Kundenmagazin soll (in Text, Bild, Themenauswahl, Nutzwert)
unseren Premiumanspruch wiederspiegeln, den wir an unser Leistungs- und
Serviceangebot stellen. Daher ist das Magazin werbefrei.
5. Darüber hinaus soll das Kundenmagazin unsere exklusive Stellung als
Betriebskrankenkasse im Hause Bertelsmann untermauern. Dazu wollen wir:
 unsere exklusive Ausrichtung als Krankenkasse für Mitarbeiter und ihre Familien
herausstellen („Konzernkasse“)
 beispielhaft unser besonderes Engagement im Einzelfall transportieren.
 Vertrauen schaffen (z. B. mit Testimonials)
 über unsere Aktivitäten in der Gesundheitsförderung bei Bertelsmann berichten
6. Gesundheitsbewusstsein fördern (Animieren zu Bewegung, Gesunder Ernährung,
Nutzung von Vorsorge und Früherkennung)
7. Als moderne und attraktive Krankenkasse wahrgenommen werden
*Kunden = Versicherte. Arbeitgeberkunden stehen nicht im Fokus.
Themen:
Verlags- und von der BKK gestellte Themen haben in etwa den gleichen Umfang.
Verlagsthemen:
Der Verlag stellt allgemeine Beiträge zu Kranken- und Pflegeversicherung (z.B. zu
Gesetzesänderungen oder Änderungen im Zuge von Reformen), Bewegung/Sport,
Ernährung, Medizin, Sport, Familie, Work-Life-Balance und Urlaub zur Verfügung.
Themenexklusivität ist nicht gefordert.
Nach Möglichkeit stellt die BKK hier jeweils mittels Infokasten o.ä. einen Bezug zum
Leistungs- und Serviceangebot der BKK her. Dies ist Bestandteil des Angebots und wird
nicht separat abgerechnet.
Bertelsmann BKK | Kranken- und Pflegeversicherung | Carl-Miele-Str. 214 | 33311 Gütersloh | IK 103 725 342
Fon +49 (0)5241 80-74000 | Fax +49 (0)5241 80-74140 | [email protected] | www.bertelsmann-bkk.de
Geschäftszeiten: Montag bis Freitag 8:00 - 17:00 Uhr
Commerzbank AG: IBAN DE73 4784 0065 0158 0950 00 | BIC COBA DE FF XXX
Sparkasse Gütersloh: IBAN DE66 4785 0065 0001 2312 32 | BIC WELA DE D1 GTL
Darüber hinaus sollte der Verlag anhand von der BKK gelieferter Informationen und Fotos
ausführliche Berichte über die Gesundheitsförderungsaktivitäten bei Bertelsmann erstellen.
Ergänzend liefert die BKK:
 Ausformulierte Texte. Seitens des Verlags werden sie auf Verständlichkeit und
Fehler geprüft und ggf. optimiert oder korrigiert. Dies ist Bestandteil des Angebots
und wird nicht separat abgerechnet. Beispiele:
o Unternehmensnachrichten (Satzung, Personalien, Finanzbericht),
o Leistungsänderungen-/neuerungen,
o Veranstaltungen, Termine (Rentenberatung etc.)
 Themenwünsche zu Beiträgen, die vom Verlag zu recherchieren und zu erstellen
sind.
Lektorat: Der Auftragnehmer gewährleistet ein fehlerfreies Produkt.
Layout: Das bestehende CD der Bertelsmann BKK kann als Orientierung dienen. Das
Magazin sollte jedoch heutigen Leseranforderungen genügen. Somit kann der Anbieter im
Sinne eines attraktiven Magazins entscheiden, in welchem Umfang das bestehende CD
einfließt.
Fotos/Bilderwelt: Grundsätzlich werden Stockfotos von Microstock-Agenturen (Fotolia etc.)
eingesetzt, die vom Auftragnehmer gestellt und nicht gesondert abgerechnet werden. Es
sollte jedoch eine eigene Bildsprache verwendet werden. Ist der Auftragnehmer der Ansicht
das dazu eigene Fotos aufgenommen werden sollten, kann dies ergänzender und separat
ausgewiesener Bestandteil des Angebots sein. Hinzu kommen eigene Fotos der BKK zu
Personalien und Events bzw. Veranstaltungen vor Ort.
Zusätzlich sollte zukünftig in jeder Ausgabe auch ein Beitrag mit Fotos aus der BertelsmannWelt bebildert sein. Fotoshooting und Bildbearbeitung der Bertelsmann- und der BKK-Fotos
erfolgen nach Absprache und werden gesondert abgerechnet.
Grafiken: Darüber hinaus sollten Diagramme erstellt und verwendet werden um Inhalte zu
verdeutlichen und Textmengen zu reduzieren. Diagrammerstellung erfolgt nach Absprache
und wird nach Aufwand gesondert abgerechnet.
Druck: Inhalt und Umschlag 100 g/qm, weiß, mattgestrichen, 4/4 Euroskala, Rückenheftung.
Digitalproofs sind nicht Bestandteil der Anforderungen.
Distribution/Datenschutz: Kunden erhalten das Magazin automatisch per Post (Infopost)
zugesandt. Auftragnehmer führt dazu einen Dublettenabgleich (nur 1 Magazin pro Haushalt)
durch. Dies beinhaltet Adressmanagement (Datenabruf der Mitgliederdaten direkt beim
Rechenzentrum) unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Bestimmungen in der GKV.
Die Datenverarbeitung kann auch im Auftrag an ein geeignetes Unternehmen weitergegeben
werden.
Adressierung/Porto: Per Versandetikett entsprechend der Anforderungen an Infopost.
Elektronische Varianten: Ein eMagazin o.ä. ist nicht Gegenstand der Anforderungen.
Die BKK erhält nach Freigabe ein PDF, das sie auf ihre Internetseite stellt.
Rechte: Alle Rechte an den produzierten Ausgaben und Inhalten erhält der Auftraggeber zur
weiteren Nutzung in anderen Medien (Beispiel Diagramme, die auch auf der Internetseite
eingesetzt werden können).
Leistungsfähigkeit: der Auftragnehmer belegt auf geeignete Weise seine finanzielle
Leistungsfähigkeit (Unbedenklichkeitsbescheinigung einer Krankenkasse).
Referenzen: Der Auftragnehmer benennt eine Referenz aus dem Bereich der gesetzlichen
Krankenversicherung.
Anlage
-
Zahlen und Daten zur Bertelsmann BKK
Folgende Dokumente finden sich zudem zum Download unter www.bertelsmannbkk.de/ausschreibung
Kundenmagazine: 1-2016, 2-2016
CD-Manual
Leitlinie Öffentlichkeitsarbeit (Das Selbstverständnis unserer Öffentlichkeitsarbeit
in Kundenmagazin, Homepage und Pressemitteilungen)
Zahlen und Daten zur Bertelsmann BKK
Kundenstruktur
Kundenzahl:
 Mitglieder: 35.000 (+13.000 familienversicherte Angehörige)
 Hieraus resultiert abzgl. der Dubletten eine Auflage von 28.000 Magazinen
(inkl. 600 Freiexemplare)
Regionale Verteilung:
 rund 2/3 Region Ostwestfalen-Lippe (OWL)
 Rest bundesweit mit Schwerpunkten in Pößneck, München und Köln
Geschlechterverteilung:
 50/50