Employee Benefits - Vorteile durch einen globalen Ansatz nutzen

Employee Benefits
Vorteile durch einen globalen Ansatz nutzen
2 towerswatson.de
Employee Benefits – Vorteile
durch einen globalen Ansatz nutzen
Inhalt
Employee Benefits – Vorteile durch einen
globalen Ansatz nutzen
4
Überblick gewinnen und Transparenz herstellen
7
Die Handlungsfähigkeit der
Unternehmenszentrale sichern
7
Informationen mit aktuellster
Datenbanktechnologie bereithalten
8
Betriebliche Sozial- und Nebenleistungen an
die lokalen Rahmenbedingungen anpassen
Risiken begrenzen und Chancen ausbauen
Herausforderungen und Risiken meistern
8
10
10
Die Chancen betrieblicher Sozial- und
Nebenleistungen besser nutzen
10
Rechtliche Risiken eingrenzen
10
Wirtschaftliche Effizienz verbessern
11
Effektivität des Vergütungspakets optimieren
12
Risiken und Chancen durch Benefits-Audits
identifizieren
Konsistenz und „Compliance“ gewährleisten
12
13
Verantwortlichkeiten und Entscheidungsprozesse festlegen (Benefits Governance)
13
Ein umfassendes Governance Framework
etablieren
14
Passgenaue Strukturen entwickeln
15
Innovation und Fortschritt fördern
16
Globales Benefits Management in
Zusammenarbeit mit den Tochterunternehmen
16
Die Erwartungen an ein globales
Benefits Management erfüllen
17
Dienstleistungen und Informationen
im Überblick (Auswahl)
18
Employee Benefits – Vorteile durch einen globalen Ansatz nutzen 3
Employee Benefits – Vorteile
durch einen globalen Ansatz nutzen
Das Ganze ist mehr als die Summe der Teile. So
könnte man Anspruch und Auftrag der Unternehmenszentrale eines multinationalen Konzerns
beschreiben. Ein globales Einkaufs- und Ressourcenmanagement, die zentrale Steuerung der Pro­
duktionsstandorte und des Vertriebs, ein einheitliches Produkt- und Markenmarketing über
Ländergrenzen hinweg – das sind wichtige Erfolgs­
faktoren für internationale Unternehmen.
Auch im Bereich des Personalmanagements setzen
sich globale Ansätze und Strukturen immer stärker
durch, weil sie Effizienz und Effektivität des lokalen
HR-Managements erhöhen und die globalen Aktivitäten eines Konzerns besser unterstützen. Dies
schließt die Gewährung und Gestaltung betrieblicher Neben- und Sozialleistungen bzw. Employee Benefits ein – trotz oft sehr unterschiedlicher
gesetzlicher Rahmenbedingungen und kultureller
Traditionen.
Von den Vorteilen einer globalen Perspektive auf
Employee Benefits ist eine zunehmende Anzahl
international agierender Unternehmen überzeugt;
und diese Vorteile finden sich in unserer Arbeit mit
multinationalen Unternehmen immer wieder bestätigt.
Was genau eine globale Perspektive auf Employee
Benefits beinhaltet, darauf finden multinationale
Konzerne – je nach Größe, globaler Präsenz, ­interner
Organisation, Struktur und Kultur – unterschiedliche
Antworten. Grundsätzlich ist eine Tendenz zu einer
stärkeren Zentralisierung zu beobachten, die mit
einer verstärkten Globalisierung der wirtschaftlichen Aktivitäten und der internen Prozesse und
Strukturen eines Unternehmens einhergeht.
Im Hinblick auf Anliegen und Umfang einer g­ lobalen
Perspektive bei der Gewährung und Gestaltung
betrieblicher Sozial- und Nebenleistungen (globales
Benefits Management) lassen sich vier Aufgabenkomplexe unterscheiden.
Abb. 1: Spektrum eines globalen Benefits Managements
Überblick &
Transparenz
Risiken &
Chancen
Konsistenz &
Compliance
Innovation &
Fortschritt
… im Hinblick auf die
Benefit-Programme der
Tochterunternehmen
im Ausland schaffen
und erhalten, um die
Zentrale handlungsfähig
zu machen.
… erkennen und Maßnahmen ergreifen, um
Risiken zu reduzieren
oder zu eliminieren
sowie Chancen zur Erhöhung von Effizienz und
Effektivität zu nutzen.
… im Hinblick auf das
Angebot, Finanzierung
und Administration der
Benefit-Programme
durch globale Richtlinien
und definierte Verantwortlichkeiten sicherstellen.
… ermöglichen und
fördern durch die
Weiterentwicklung der
HR-Zentralfunktion zu
einem „Global Center of
Expertise“.
4 towerswatson.de
Überblick gewinnen und Transparenz herstellen
Startpunkt und Grundlage eines globaleren Manage­­
ments der Employee Benefits ist ein a
­ usreichendes
Wissen über die Benefit-Programme, die von den
Tochterunternehmen im Ausland a
­ ngeboten werden. Oft existieren auch innerhalb eines L­ andes
unterschiedliche Programme, sei es aufgrund von
Unternehmenstransaktionen oder aufgrund unterschiedlicher Entscheidungen in den Segmenten und
Geschäftsbereichen eines Unternehmens. Den Überblick und die Transparenz im Hinblick auf unterschiedliche Benefit-Programme herzustellen und
auf Dauer zu erhalten, ist zugleich Kernanliegen und
unverzichtbare Grundlage eines globalen Benefits
Managements.
Risiken eingrenzen und Chancen ausbauen
Ein besserer Überblick und größere Transparenz
ermöglichen es, bestehende Risiken zu erkennen, zu
reduzieren oder zu eliminieren. Diese Risiken können auf ein bestimmtes Land oder Benefits-Programm begrenzt, oder aber grundsätzlicher Natur
sein – wenn zum Beispiel mit Pensionszusagen langfristige und ungewisse Verpflichtungen verbunden
sind. Bei Defined-Benefit-Plänen sind die Risiken
finanzwirtschaftlicher Art, d. h. Aufwand, Cashflow
und/oder Bilanz sind betroffen. Daneben bestehen
im Hinblick auf sämtliche Neben- und Sozialleistun-
gen auch rechtliche Risiken (Einhaltung staatlicher
Gesetze oder (kollektiv-) vertraglicher Regelungen)
und insbesondere personalwirtschaftliche Risiken
(Wettbewerbsfähigkeit auf dem Arbeitsmarkt, Reputation).
Die Erfahrung zeigt, dass globale oder grenzüberschreitende Ansätze meist neue Chancen zur weiteren Steigerung der Effizienz und Effektivität von
Benefit-Programmen bieten.
Wo Risiken sind, sind zumeist auch Chancen. Dem
Risiko der mangelnden Wettbewerbsfähigkeit auf
dem Arbeitsmarkt steht die Chance gegenüber, mit
Hilfe von Sozial- und Nebenleistungen die Attraktivität des Unternehmens auf dem Arbeitsmarkt zu
erhöhen. Wegen des erheblichen Aufwands, der mit
Employee Benefits weltweit verbunden ist, besteht
die Chance, durch geeignete Maßnahmen Kosten
und Risiken zu reduzieren.
Neue Chancen zur Steigerung der Effizienz und
Effektivität von Benefit-Programmen ergeben sich
nach unserer Erfahrung durch globale oder grenzüberschreitende Ansätze.
In dieser Broschüre zeigen wir beispielhaft einige
dieser Optimierungsansätze.
Abb. 2: Beratung und Unterstützung durch Towers Watson – sowohl für das Headquarter als
auch die HR-Abteilungen vor Ort
Kunde
Headquarter
Anfragen &
Berichte
Globale
Partnerschaft
Steuerung &
Koordination
Richtlinien
Lokale Tochtergesellschaften
TW
International
Consulting
Group
Lokale
Partnerschaft
Infos &
Resultate
TW Lokale
Experten
Employee Benefits – Vorteile durch einen globalen Ansatz nutzen 5
Konsistenz und „Compliance“ gewährleisten
Wie kann am besten sichergestellt werden, dass die
skizzierten Vorteile einer globalen ­Perspektive auf
Employee Benefits erkannt und realisiert werden?
Zahlreiche Unternehmen etablieren dafür e
­ xplizite
und formale Vorgaben und Prozesse, welche die
lokalen HR-Abteilungen bei Entscheidungen über die
Einführung neuer oder die Veränderung be­ste­hender
Benefit-Programme beachten und einhalten müssen.
Diese Aufsichts-, Lenkungs- und Entscheidungsstrukturen sowie -prozesse rund um das Thema Employee
Benefits werden unter dem Begriff „Globale Benefits
Governance“ zusammengefasst.
Innovation und Fortschritt fördern
Eine steigende Anzahl von Unternehmen definiert die
Rolle des zentralen HR-Managements noch umfassender. Über die Steuerung und Kontrolle hinaus sollen
HR-Verantwortliche in der Unternehmenszentrale als
„Center of Expertise“ neue Trends für das Gesamtunternehmen nutzbar machen und ihre Tochterunternehmen bei der Weiterentwicklung der lokalen
Benefit-Programme wirksam unterstützen.
Towers Watson unterstützt Unternehmen bei diesen
Aufgabenkomplexen – sowohl auf der Ebene des
Headquarters als auch mit Beratern und Experten in
den einzelnen Ländern vor Ort. Mit mehr als 200
erfahrenen Beratern weltweit stellt die International Consulting Group von Towers Watson das größte
und erfahrenste Beraterteam seiner Art dar. Unsere
Konzepte und Software-Lösungen sind vielfach
erprobt.
Nachfolgend geben wir weitere Anregungen und
Ideen im Hinblick auf ein globale(re)s Benefits
Management. Gern erläutern und vertiefen wir
unsere internationalen Beratungsangebote im
Rahmen eines persönlichen Gesprächs.
Abb. 3: Die Towers Watson International Consulting Group weltweit
ICG
200 250 300
Berater globaler und regionaler Zentralen multinationaler Unternehmen bei
der Gestaltung, Einrichtung, Finanzierung, Durchführung, Beaufsichtigung
und Kontrolle von Vergütungs-, Benefit- und Nebenleistungsprogrammen.
Spezialisten für globales
Benefits Management
Unternehmen, die sich für TW
als globalen Aktuar entschieden haben
globale Due Diligence
Fälle, die wir jährlich betreuen
60%
10.000
17.750
150
der Benefit Captives weltweit haben mit
uns zusammengearbeitet
in BenTrack erfasste Zusagen
6 towerswatson.de
Leistungszusagen, für die wir jährlich die
globale Koordinierung betreuen
globale Unternehmen, die unsere Tools zur
Planerfassung – BenTrack – nutzen
Überblick gewinnen
und Transparenz herstellen
Die Handlungsfähigkeit der
Unternehmenszentrale sichern
Ein guter Überblick über die weltweiten BenefitProgramme und eine ausreichende Transparenz im
Hinblick auf jedes einzelne der Programme sind
Voraussetzung für jedwedes Eingreifen der Zentrale.
Ein solches Eingreifen kann aus zahlreichen Gründen sinnvoll oder erforderlich sein, wie z. B.:
•• Vermeidung und Reduzierung von wirtschaftlichen
und rechtlichen Risiken, die dem Konzern insgesamt schaden können
•• Vorbereitung und Durchführung von Akquisitionen
und Verkäufen von Unternehmen und Unternehmensteilen und anderer organisatorischer
Veränderungen
•• Erleichterung der länderübergreifenden Mobilität
der Mitarbeiter (Entsendungen etc.)
•• Nutzung von Einsparpotenzialen, die sich aufgrund der größeren Einkaufsmacht des Konzerns
ergeben (economies of scale)
relevanten Informationen genau auszuwählen.
Towers Watson unterstützt Unternehmen bei der
Auswahl, Sammlung, Verwaltung und Aktuali­
sierung dieser Informationen:
•• Identifizierung der relevanten Informationen
und Erstellung eines Fragebogens
•• Unterstützung der lokalen HR-Verantwortlichen
bei der Beantwortung des Fragebogens
••Prüfung und gegebenenfalls Korrektur der
gesammelten Informationen
•• Erstellung von Strukturen und Methoden, um
die gesammelten Informationen zugänglich
zu verwalten
•• Gestaltung von Vorgaben und Routinen, um die
gesammelten Informationen regelmäßig zu
aktualisieren
Towers Watson verfügt über jahrzehntelange
Erfahrung bei der Durchführung einer solchen
Benefits-Inventur und der Erstellung eines
Benefits-Inventars.
Die notwendigen Informationen zusammenzutragen
und aktuell zu halten, kann einen erheblichen Aufwand bedeuten, sowohl für die lokale HR-Organisation
als auch für die Zentralfunktion. Daher gilt es, die
Employee Benefits – Vorteile durch einen globalen Ansatz nutzen 7
Informationen mit aktuellster Datenbank­
technologie bereithalten
Hierfür stellt Towers Watson auch die erforderliche
Technologie bereit. So können mit Hilfe der TowersWatson-Datenbank „BenTrack“ (siehe Abb. 4) die
Sammlung der Informationen, ihre Aktualisierung
und der Zugriff auf sie sehr effektiv gewährleistet
werden. Mit Hilfe von BenTrack können Informationen flexibel und schnell zusammengestellt werden.
Somit lassen sich beispielsweise strukturierte
Vergleiche innerhalb des Konzerns, mit den Programmen eines Akquisitionsziels im Rahmen einer
Due Diligence sowie mit der typischen Marktpraxis
umgehend und übersichtlich erstellen. „BenTrack“
ist aus diesem Grund die führende Online-Datenbank für Benefit- und Compensation-Programme.
Betriebliche Sozial- und Nebenleistungen an
die lokalen Rahmenbedingungen anpassen
Um die Benefit-Programme der Tochterunternehmen im Ausland zu verstehen, sind Informationen
über die Rahmenbedingungen ihrer Gewährung
erforderlich. Für die Frage, welche Benefits in welchem Leistungsumfang angeboten werden, spielt
die Marktpraxis im jeweiligen Land eine erhebliche
Rolle. Oft ergänzen betriebliche Leistungen die vom
Staat oder von der Sozialversicherung gewährten
Leistungen. Viele Unternehmen bieten ­darüber
hinaus freiwillige betriebliche Leistungen an, welche die durch überbetriebliche Kollektivverträge
vorgeschriebenen Leistungen ausbauen. Doch
welcher Ergänzungsbedarf besteht in den jeweiligen
Ländern? Lassen sich dadurch bestehende Unterschiede zwischen den Benefit-Programmen der
Tochterunternehmen ausreichend erklären?
Towers Watson stellt umfangreiche Informationen
zu den rechtlichen Rahmenbedingungen und zur
Marktpraxis im Hinblick auf Benefit-Programme
bereit (siehe Abb. 5) und berät Unternehmen bei
deren Auswahl und Implementierung in den jeweiligen Ländern.
Abb. 4: BenTrack – moderne Technologie zur Verwaltung von Compensation- &
Benefit-Programmen weltweit
Reporting Capabilities
Country Profiles
Governance
•• Creating all kind of extracts, sideby-side reports and overview
•• Input for customized dashboards
•• Supporting in M&A – deals
•• Annually updated country overview including benchmarking
information
•• Adherence to company Policy
•• Alignment with Best Practices
•• Compliance
•• Ongoing Non Ret. Plan Governance
•• Ongoing Retirement Plan Governance
•• Plan Change Proposal
Integrated Global News Briefs
•• Ongoing information on legal
changes to ensure compliance
8 towerswatson.de
Abb. 5: CompSource – umfangreiche und detaillierte Informationen über
Compensation- & Benefit-Programme weltweit
Benefits Data Source
(BDS)
Global 50 Report
General Industry
Reports
Taxation Modules
Detaillierte Markt­daten,
die ein qualitatives und
quantitatives Bench­
marking ermöglichen
Marktdaten (Comp & Ben)
für 50 Positionen/Rollen
Marktsurveys –
Compensation, Benefits,
HR Policies & Practices
Beschäftigungskosten
für bestimmte
Positionen (Brutto- und
Nettovergütung)
CompSource – Informationen zu mehr als 100 Ländern
Benefits Profiles
Employment Terms and
Conditions Reports
Country Starter Kits
Car Policy Reports
Detaillierte Beschreibung
der freiwilligen und
gesetzlichen Sozial- und
Nebenleistungen inklusive
Rahmenbedingungen
Gesetzliche Bestimmung
und übliche Praxis vom
Beginn bis zum Ende eines
Arbeitsverhältnisses
Überblick über wichtige
HR-Rahmenbedingungen
für „neue Märkte“
Detaillierte Informationen
über Verbreitung und
Inhalt von Firmenwagenregelungen
Abb. 6: Laufende Informationsdienste
Global News
Briefs
Global Pension
Finance Watch
Quarterly Benefits
Updates
Global Health
News
Aktuelle Entwicklungen
im Bereich von
Compensation &
Benefits
Updates zu weltweiten
Kapitalmärkten und
Versorgungsvermögen
Überblick über zentrale
gesetzliche Änderungen,
die für den jeweiligen
Kunden relevant sind
Updates zu weltweiten
Trends im Hinblick auf
Gesundheitsmanagement
& Wellness
Employee Benefits – Vorteile durch einen globalen Ansatz nutzen 9
Risiken begrenzen und
Chancen ausbauen
Herausforderungen und Risiken meistern
Der Aufwand, den Unternehmen für betriebliche
Sozial- und Nebenleistungen betreiben, ist beträchtlich. Oft beträgt er 30 Prozent der Lohn- und Gehalts­
kosten, in manchen Ländern sogar noch erheblich
mehr. Betriebliche Zusagen von Leistungen im Fall
von Alter, Tod, Invalidität oder Krankheit können
darüber hinaus umfangreiche Rückstellungen in der
Unternehmensbilanz erforderlich machen. Pensionszusagen und andere langfristige Verpflichtungen
stellen das Finanzmanagement des Unternehmens
vor besondere Herausforderungen, weil sie Aufwand,
Cashflow und Bilanz maßgeblich beeinflussen und
oft nur bedingt und begrenzt kontrollierbar sind.
Aber auch andere Risiken sind mit betrieblichen
Sozial- und Nebenleistungen verbunden und fordern
ebenfalls die Aufmerksamkeit der Zentrale. So gilt
es etwa sicherzustellen, dass die Vergütungs- und
Altersversorgungsprogramme die Gewinnung und
Bindung qualifizierter Mitarbeiter ausreichend unterstützen, so dass hohe Fluktuationskosten vermieden werden. Darüber hinaus müssen die rechtlichen Risiken, die sich durch etwaige Änderungen
von Gesetzen, Vorschriften und überbetrieblichen
Kollektivverträgen ergeben, überwacht werden, um
ggf. rechtzeitig reagieren zu können.
Die Chancen betrieblicher Sozial- und
Neben­leistungen besser nutzen
Das Bestreben, Risiken zu begrenzen oder zu vermeiden und aktuelle Probleme zu lösen, bestimmt
zwar vielfach die Perspektive der Unternehmenszentrale auf Employee Benefits, aber die Unternehmenszentrale kann weit mehr sein als nur ein „globaler Risikomanager“ oder eine „weltweit agierende
Feuerwehr“. Vielmehr kann die Unternehmenszentrale ihre Tochterunternehmen dabei unterstützen,
10 towerswatson.de
Benefit-Programme attraktiver zu gestalten und
kostengünstiger anzubieten. Sozial- und Nebenleistungen sind dann nicht vorrangig Probleme,
sondern vor allem langjährig erprobte Lösungen im
Hinblick auf die Gewinnung, Motivation und Bindung
von Mitarbeitern. Sie tragen für viele Unternehmen
wesentlich zur Definition ihrer Arbeitgebermarke
(Employee Value Proposition – EVP) bei.
Towers Watson kann internationale Unternehmen
auf vielfältige Weise dabei unterstützen, die Risiken
von Benefit-Programmen zu reduzieren oder zu eli­
minieren sowie Chancen effektiver zu nutzen.
Rechtliche Risiken eingrenzen
Unsere Aktuare und Spezialisten für internationale
Rechnungslegung unterstützen bei der Einhaltung
entsprechender Standards. Dies kann die Unterstützung bei der Festlegung der Rechnungsannahmen wie des Diskontierungszinssatzes oder beim
Umgang mit sog. Special Events oder auch die
komplette Übernahme der aktuariellen Bewertung
und ihrer weltweiten Konsolidierung bedeuten.
Unsere Informationsdienste, z. B. Global News
Briefs, Quarterly Benefits Reports, Country Benefit
Reports, Employment Terms & Conditions Reports
sowie Webinare und Trainingsseminare, ermöglichen eine schnelle und sachgerechte Information
über und Reaktion auf gesetzliche Anforderungen
und Neuerungen.
Abb. 7: FAStrack Software – globale Koordinierung der Rechnungslegung für
„post-employment Benefits“
Wirtschaftliche Effizienz verbessern
Durch unsere Studien und Projekterfahrung können
wir Unternehmen dabei helfen, Versicherungsleistungen für Mitarbeiter (Tod, Invalidität, Krankheit, Unfall)
kosteneffizient zu finanzieren, beispielsweise über
die Nutzung von Versicherungsportal-Lösungen („Global Access“), das „Pooling“ von Versicherungsverträgen oder die Einrichtung von unternehmens­eigenen
Versicherungen (sog. Employee Benefit Captives).
Bei der effizienten Finanzierung von betrieb­lichen
Versicherungsleistungen berücksichtigen wir das
gesamte Spektrum möglicher Ansätze und Instrumente (siehe Abb. 8). Oft sind für unter­schiedliche
Länder unterschiedliche Lösungen sinnvoll.
Auch im Bereich der betrieblichen Altersversorgung
können globale oder multinationale Ansätze zu Verbesserung der wirtschaftlichen Effizienz beitragen,
etwa durch eine grenzüberschreitende Vermögensanlage (Pension Pooling), grenzüberschreitende
Pensionspläne (wie z. B. IORP) oder die weltweite
Nutzung von Administrationsstrukturen und Dienstleistern (z. B. Investment-Managern).
Abb. 8: Das Spektrum der Finanzierungsmöglichkeiten für Versicherungsleistungen
Höhe des vom Unternehmen getragenen Risikos
1 2 3 4 5 6
Fully insured,
Global Access
Traditional
multinational
pooling
Actively
managed pool,
passive captive
Global risk
marketing/
management
Captive with
premium and
reserves transfer
Self-insurance
with /without
ASO / TPA
Höhe der Kosteneinsparung und Kontrolle
Employee Benefits – Vorteile durch einen globalen Ansatz nutzen 11
Abb. 9: Benefit Audit auf Basis einer 5-C-Analyse
5-C-Analyse
Competitiveness
Wo stehen die Programme im Vergleich zur Marktpraxis?
Compliance
Werden die vertraglichen und gesetzlichen Vorgaben eingehalten?
Cost efficiency
Sind die Programme kosteneffizient und risikoarm finanziert?
Consistency
Folgen die Programme den Vorgaben des Konzerns?
Consolidation
Sind Skalenerträge und eine Verbesserung der Kontrolle erreichbar?
Effektivität des Vergütungspakets optimieren
Towers Watson bietet mit detaillierten und belastbaren Marktdaten einen Überblick über die Marktpraxis im jeweiligen Land sowie über lokale und
internationale Trends. Wir vergleichen und bewerten
Benefit-Programme, sei es für sich gesehen oder
im Kontext einer Gesamtvergütungsanalyse. Somit
lässt sich sicherstellen, dass die Mittel für Vergütung und Benefits wirksam eingesetzt sind und die
Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens sichern
und erhöhen.
12 towerswatson.de
Risiken und Chancen durch Benefit Audits
identifizieren
Im Rahmen von internationalen Benefit Audits
nehmen wir die lokalen Benefit-Programme „unter
die Lupe“, und zwar sowohl im Hinblick auf ihre
Risiken als auch auf bislang ungenutzte Chancen.
Unsere „5-C-Analyse“ (siehe Abb. 9) hat sich über
viele Jahre als Startpunkt vielfältiger Initiativen der
Konzernzentrale erwiesen, welche über Risikomanagement hinaus die Wettbewerbsfähigkeit des
lokalen Tochterunternehmens und der Unternehmensgruppe insgesamt erhöhen. Der Umfang eines
Audits ist dabei flexibel skalierbar, um den konkreten Fragestellungen – z. B. im Rahmen der Vorbereitung eines Unternehmens(ver)kaufs – schnell und
effizient gerecht zu werden.
Konsistenz und
„Compliance“ gewährleisten
Verantwortlichkeiten und Entscheidungs­
prozesse festlegen (Benefits Governance)
Wie lässt sich dauerhaft gewährleisten, dass
neu eingeführte oder geänderte lokale BenefitProgramme konzeptionell und finanziell in die
globale Benefit-Strategie passen? Wie können
­„Wildwuchs“ und Intransparenz vermieden werden?
Hierfür haben sich eindeutig definierte Zuständigkeiten und formalisierte Entscheidungsprozesse
als probate Mittel erwiesen. Durch ein solches
„Governance Framework“ werden die Grundlagen
für tragfähige Entscheidungen im Sinne des
Gesamt­unternehmens geschaffen und Überblick
und Transparenz auf Dauer gesichert.
Darüber hinaus helfen solche Strukturen, die Risiken von Benefit-Programmen frühzeitig zu erkennen
und zu adressieren sowie etwaige Chancen zu ihrer
effektiveren und effizienteren Gestaltung systematisch zu nutzen.
Viele Unternehmen haben aufgrund der Risiken,
die mit Pensionsplänen und insbesondere DefinedBenefit-Plänen verbunden sind, zunächst eine
Pension Governance etabliert. In einem Folgeschritt
werden diese Strukturen dann oftmals erweitert,
um dann auch alle anderen Benefit- oder Compensation-Programme abzudecken.
Employee Benefits – Vorteile durch einen globalen Ansatz nutzen 13
Ein umfassendes Governance Framework
etablieren
Nach der Beratungserfahrung von Towers Watson
ist es sinnvoll, bestimmte Grundstrukturen einzuführen, die sich in vielen Governance-Konzepten
bewährt haben. Dazu gehören allgemeine Leitlinien
und konkrete Richtlinien, die Definition und Zuordnung von Verantwortlichkeiten sowie die Strukturierung von Prozessen (siehe Abb. 10).
Abb. 10: Zentrale Elemente einer
Benefits Governance
Leit- und
Richtlinien
Governance
Framework
Rollen und
Verantwortung
Entscheidungsprozesse
(Funktionalprinzip), über Gremien bzw. Committees
oder über Gesprächskreise bzw. Roundtables zu­­
sammenarbeiten – je nach Organisationsprinzip
und Kultur eines Unternehmens.
Informations- und Entscheidungsprozesse: Ver­
pflichtende Informations- und Entscheidungsprozesse sind weitere Bausteine einer globalen Benefits
Governance. Dazu gehören etwa turnusmäßige,
z. B. an den Bilanzierungs- oder Jahresabschlussprozess anknüpfende Informations- und Dokumen­
tationsprozesse zwischen den lokalen und globalen
Entscheidungsträgern. Änderungen der gesetzlichen
oder wirtschaftlichen Rahmenbedingungen (z. B. die
Änderung steuerlicher Vorschriften oder Umbrüche
am Arbeitsmarkt) erfordern oft einen gesonderten,
zeitnahen Informationsaustausch, für den ebenfalls
formale Vorgaben im Hinblick auf Zeitpunkt und
Umfang bestehen sollten. Auch im Benefits-Bereich
kann neben funktionierenden Informationsprozessen ein formalisierter Prozess der Entscheidungsfindung notwendig bzw. hilfreich sein.
Abb. 11: Beispiel für eine Leit- und RichtlinienHierarchie-Governance
Total Rewards Philosophy
Leitlinien & Richtlinien: Zur Orientierung und Steuerung von Entscheidungen auf globaler und lokaler
Ebene haben sich formale Leitlinien und Richtlinien
als unverzichtbar erwiesen. Die Leitlinien (Policies)
für die Gestaltung von Benefits sollten aus der „HR
Policy“ allgemein und der Total-Rewards-Philosophie
eines Unternehmens im Besonderen abgeleitet
bzw. in diese integriert werden. Aus den Leitlinien
werden Richtlinien abgeleitet, die so konkret for­
muliert sind, dass sie nicht nur eine Orientierung
geben, sondern auch einzuhaltende Vorgaben
etablieren (siehe Abb. 11).
Rollen & Verantwortlichkeiten: Mit der Gewährung
von Benefits sind Fragen der Rechnungslegung und
der Finanzierung allgemein verbunden. Deshalb
ist ein Zusammenwirken der Zentralbereiche HR,
Finance, Accounting und Risk & Compliance unerlässlich. Je nach Benefit-Programm sollten auch
andere Unternehmensfunktionen bei der Entscheidungsfindung beteiligt werden. Die Verantwortungsträger können z. B. über feste Zuständigkeiten
14 towerswatson.de
Comp & Ben Philosophy
Benefit Philosophy
Pension Guideline
Design Guideline
Funding Guideline
Investment Guideline
Risk Benefits
(Life & Disability,
Health Insurance)
Guideline
Company Car
Guideline
...
Passgenaue Strukturen entwickeln
Bei der konkreten Ausgestaltung einer GovernanceStruktur unterscheiden sich die Unternehmen. Für
manche Unternehmen ist ein sehr ausdifferenzierter Prozess erforderlich, für andere Unternehmen
sind schlanke Strukturen bedarfsgerechter. Einen
maßgeblichen Einfluss darauf haben Anzahl und
Umfang der weltweiten Benefit-Programme. Unternehmen mit umfangreicheren Pensionsverpflichtungen haben daher meist recht genaue und strikte
Strukturen entwickelt und verwirklicht.
Am Beginn einer Beratung durch Towers Watson
steht daher eine sorgfältige Bestandsaufnahme der
Anforderungen an eine Benefits und Compensation
Governance. Hierbei können unsere Berater auf
Erfahrungen aus der Zusammenarbeit mit vielen
Unternehmen unterschiedlicher Größe und Kultur
zurückgreifen. Eine systematische Erfassung der
bestehenden Strukturen und Prozesse anhand des
Towers Watson Global Governance Assessment
Tools (GGAT) hilft multinationalen Unternehmen,
die Stärken und Schwächen ihrer GovernanceStrukturen zu erkennen. Das Instrument ermöglicht
darüber hinaus einen Vergleich mit der Marktpraxis
und nutzt Informationen über die Governance-Strukturen von mehr als 120 multinationaler Unternehmen
(siehe Abb. 12).
Abb. 12: Towers Watsons Global Governance Assessment Tool
Employee Benefits – Vorteile durch einen globalen Ansatz nutzen 15
Innovation und Fortschritt fördern
Globales Benefits Management in Zusammen­
arbeit mit den Tochterunternehmen
Corporate HR trägt Verantwortung für das Unter­
nehmen bzw. die Unternehmensgruppe insgesamt.
Diese Verantwortung muss sich nicht darin erschöpfen, Risiken zu vermeiden und Größenvorteile zu
nutzen. Vielmehr kann die Unternehmenszentrale
auch eine „kreative“ Rolle spielen und die Voraussetzung für die Weiterentwicklung der lokalen
Benefit- und Vergütungsprogramme auf lokaler
und globaler Ebene schaffen.
In dieser Doppelfunktion kann die Zentrale
•• zum einen sicherstellen, dass die Entscheidungen
und Aktivitäten des lokalen HR-Managements mit
den internen Richtlinien konsistent und mit externen Gesetzen und Auflagen konform sind und
•• zum anderen die Ideen und Erfahrungen einzelner
Tochterunternehmen für weitere Tochterunternehmen und die Unternehmensgruppe insgesamt
zugänglich und nutzbar machen – idealerweise
nicht nur auf Anfrage, sondern aktiv als Multipli­
kator, Ideen- und Impulsgeber.
Darüber hinaus beobachtet die Zentrale nicht nur
Ideen und Aktivitäten innerhalb der Gruppe, sondern auch im Markt, bei Wettbewerbern und bei
anerkannt innovativen Unternehmen und bringt
diese aktiv in die Überlegungen und Entscheidun­­
gen ein. Die Zentrale unterstützt somit als „Center
of Expertise“ das lokale HR-Management, vermeidet
16 towerswatson.de
die Wiederholung von Fehlern und macht auf diese
Weise die Benefit- und Vergütungsstrategie des
Unternehmens insgesamt effektiver und effizienter.
Sie fördert den Austausch zwischen den Tochterunternehmen und organisiert einen gemeinsamen
Lern- und Entwicklungsprozess (siehe Abb. 13).
Abb. 13: Rollen der zentralen HR-Abteilung
Multiplikator
& Koordinator
Innovator
Corporate
HR / Ben
Center of
Expertise
Die Erwartungen an ein Globales Benefits Management erfüllen
Die Herausforderungen und Anforderungen, denen sich das HR-Management stellen muss, sind vielfältig.
Mit Blick auf die Mitarbeiter, die Finanzierung der Benefits, die Benefit-Strategie oder etwaige M&A-Aktivitäten stellen sich dabei zahlreiche Fragen, wie z. B.:
Wertschätzung durch Mitarbeiter
•• Wie maximieren wir die Wertschätzung der Vergütung durch unsere Mitarbeiter?
•• Wie setzen wir unsere Vergütungsbudgets am wirksamsten ein?
Zum Beispiel: Welche Benefits sollten in welcher Höhe gewährt werden?
•• Wie können wir die Gesundheit unserer Mitarbeiter erhalten und verbessern
und damit auch die Leistungsfähigkeit des Unternehmens?
•• Wie können wir auch im Fall von Defined-Contribution-Plänen die fianzielle Sicherheit
unserer Mitarbeiter gewährleisten?
Finanzierung von Employee Benefits
•• Wie gehen wir effektiv mit den Risiken langfristiger Leistungsverpflichtungen
(Pensionsleistungen, Termination Indemnities etc.) um?
•• Wie finanzieren wir effizient unsere Todesfall-, Invaliditäts- und andere
Versicherungsleistungen und nutzen unsere Größenvorteile grenzüberschreitend?
•• Wie erzielen wir die richtige Balance zwischen lokalen und multinationalen
Finanzierungsinstrumenten?
Globale Strategie, Aufsicht und Management
•• Wie stellen wir die effektive Kontrolle der Risiken sowie die systematische
Nutzung von Chancen finanzieller und anderer Art sicher?
•• Wie ermöglichen wir die effektive Umsetzung unserer Benefit-Strategie auf
globaler, regionaler und lokaler Ebene?
•• Wie stellen wir sicher, dass die erforderlichen Informationen zur optimalen Gestaltung und Finanzierung betrieblicher Versorgungsleistungen zur Verfügung stehen?
•• Wie können wir die weltweiten Benefit-Kosten reduzieren und kontrollieren?
Akquisitionen, Veräußerungen und Fusionen
•• Wie können wir im Rahmen von Unternehmenstransaktionen schnell und effektiv handeln?
Zur Komplexität der Herausforderungen gesellt sich oft auch die Erwartung, die verfügbaren und ggf. reduzierten Ressourcen besser zu nutzen. Towers Watson unterstützt Unternehmen dabei, Lösungsansätze und
-strategien für ein globales Benefits Management zu entwickeln, so dass das zentrale HR-Management mit
Hilfe internationaler und globaler Ansätze und Strukturen angemessen und effektiv auf diese Herausforderungen antworten kann.
Employee Benefits – Vorteile durch einen globalen Ansatz nutzen 17
Dienstleistungs- und Informationsangebote im Überblick (Auswahl)
Dienstleistungen
Pension & Benefits Governance
•• Benefit Audit
•• Gestaltung und Implementierung eines
Governance Frameworks
•• Gestaltung von Policies und Richtlinien
(Benefits /Pension / Comp & Ben)
•• Compliance Checks
•• Kosten- und Risikoanalysen
International Mergers & Acquisitions
•• Deal Vorbereitung / Datenraum
•• Due Diligence (Comp & Ben)
•• Kaufpreisfindung, Vertragsgestaltung
•• Integration / Carve-out von Benefit-Programmen
•• Expansion in neue Standorte
(New Country Starter Kits)
Multinationale Finanzierung von Benefits
•• Multinational Insurance Pooling: Versicherungen
•• Standardisierte Versicherungslösungen für kleine
Belegschaften (Global Access)
•• Employee Benefit Captives
•• Grenzüberschreitende Pensionspläne (IORP)
•• Multinational Asset Pooling (Pensionspläne)
Benefits Benchmarking
•• Marktsurveys (Verbreitung, Plangestaltung,
Höhe /Umfang)
•• Quantitatives Benchmarking (BenVal®)
•• Total Compensation Benchmarking
•• Club Surveys
Benefits Inventory & Database
•• Informationssammlung (Questionnaires)
•• Darstellung und Aufbereitung (Benefit Inventory)
•• Online Datenbank (BenTrack)
18 towerswatson.de
Konzern-Rechnungslegung (IFRS)
•• Rechnungsannahmen
•• Second Opinion (Zweifelsfragen)
•• Training für in-house Experten
•• Globale Konsolidierung (Konzernabschluss)
•• Global Actuary (lokale & globale Betreuung)
International mobile Mitarbeiter
•• Entsenderichtlinien
•• Expatriate Governance
•• Vergütungsdaten, Zulagen, Benefits
•• Internationaler Pensionsplan
Software & Technologie
•• BenTrack (Datenbank)
•• Global Governance Assessment Tool
•• Cost & Risk Management Channel
•• FAStrack (Actuarial Consolidation)
•• RATE-Link (Assumption Setting)
•• Portfolio Simulator
Surveys & Infodienste
•• Workforce Health Strategies
•• Global Pension Asset Study
•• Multinational Pooling Network Matrix
•• Global Assumption Survey
•• Global News Briefs
•• Global Talent Management & Rewards Study
•• Recent Global Research
•• Global Workforce Study
•• Global Pension Finance Watch
•• International Pension Plan Survey
•• Current and Emerging Global Benefit Themes
Über Towers Watson
Towers Watson ist eine der führenden Unternehmensberatungen weltweit und unterstützt seine
Kunden dabei, ihren Unternehmenserfolg durch
ein effektives HR-, Finanz- und Risikomanagement
zu steigern. Weltweit sind wir mit rund 15.000
Mitarbeitern vertreten, in Deutschland mit ca.
800 Mitarbeitern an den Standorten Frankfurt,
Köln, München, Reutlingen und Wiesbaden. Wir
entwickeln Lösungen für die betriebliche Alters­
vorsorge und Nebenleistungen, für das Personalund Vergütungsmanagement sowie das Risikound Finanzmanagement.
Die International Consulting Group von Towers
Watson ist das im Markt größte und erfahrenste
Team von Spezialberatern. Sie unterstützt globale
und regionale Zentralen multinationaler Unternehmen im Hinblick auf alle Aspekte der Gestaltung,
Implementierung, Finanzierung, Durchführung,
Steuerung und Kontrolle ihrer Compensation- und
Benefit-Programme im In- und Ausland. Sie berät in
allen grenzüberschreitenden Fragestellungen, entwickelt globale oder multinationale Konzepte und
Lösungen und stellt Software für die globale Steuerung von Vergütungsprogrammen zur Verfügung.
Ihre Ansprechpartner:
Ernst Schmandt
Director – International Consulting Group
Telefon +49 69 1505-5191
[email protected]
Sibylle Kampschulte
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